办公用品采购办公费用日常管理规定Word文件下载.docx
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2、办公设备指公司或部门公用的办公类设备,如空调机、复印机、打印机、
扫描仪、传真机、摄像机、投影仪、照相机、电视机、保险柜、资料柜、饮水机、
电话机等。
其他办公设备指电脑、优盘等,同时包括公司非建筑类展示板及组合
宣传板等。
第四条、职责
1、办公用品供货商由运营总部负责招标,确定定点(不少于二家),签订购销合同。
办公设备、办公用品由公司运营总部统一账面管理,各下属分公司运营部自行组织实施的日常管理,公司行政助理负责具体监察。
其他办公设备由领用人保管。
运营总部行政助理负责公司办公用品的采购及发放工作及核算。
2、财务总部、运营总部负责确定费用指标,并按费用指标进行检查、考核。
3、各使用部门负责在额度内提供每月需求计划。
第五条、要求
(一)、办公设备、办公用品
一、采购
1、办公用品:
(1)、每月1日,公司各职能总部文员根据本月办公用品的实际需求填写《办公用品采购计划》经部门总经理批准后提交至公司运营总部。
(2)、运营总部预审后汇总当月公司办公用品采购计划,于每月3-5日统一安排采购。
2、非常规用品的采购应由使用部门提出申请,填写《固定资产请购单》,预
算内报运营总部、财务部联审,预算外再报总裁审核批准后,再由运营总部行政助理统一安排采购。
3、办公书籍由各使用部门按计划采购。
4、员工采购需求可在每月28日前告知所在部门相关管理人员,汇总上报运营
总部。
5、如因特殊情况,工作急需物品可先行采购后再按规定报销。
二、领用
1、各职能部门应按《办公用品采购计划》的品种和数量到运营总部填写《办公用品领用登记簿》后领用;
2、员工应按经批准的《固定资产请购单》,在填写《固定资产交接证》后领用;
对于贵重的设备,公司与员工签订《设备领用协议》。
3、如超出部门采购计划领用,应经部门领导签字,运营总部审核后方可领用。
4、公司每月集中领用办公用品时间为每月5日、6日(遇节假日顺延)。
5、员工个人平时领用时间为每周二、四下午2:
30-4:
30。
6、新到岗员工在报到之日领取办公用品。
7、其他时间如急用可根据实际情况领用。
三、维护管理
1、办公设备与办公用品,运营总部指定专人管理、建账和领用发放。
2、运营总部行政助理定期检查办公用品的库存量,对日常必须品、不易采购品或用量大者应酌量库存,以备不时之需。
3、运营总部有权检查各职能总部办公用品的使用情况,如发现浪费可对有关人员进行处罚。
四、缴回处理
1、领用各类物品的人员,均由行政助理或其指定人员建卡、登记;
员工离职
前必须归还所领用的全部办公用品(低值易耗品除外),并由行政助理签字后方可
办理离职手续。
2、所缴回的旧品,行政助理应归类入库,酌情处理。
3、滞用品之处理
运营总部行政助理每隔半年检查物品的明细,将超过六个月未曾领用过的物品提报处理。
(二)、办公费用
一、控制流程
1、个人使用的零星办公用品。
公司各职能总部、下属分公司,运营总部、运营部具体经办人在定额标准内填报需求计划,报部门主管领导审批后,再到定点供应商领取或通知定点供应商按订单送货,各部门不得擅自采购,否则财务部门不予报账。
2、运营总部、运营每月与定点供应商核对无误后,到财务总部财务部办理报账、结算手续。
3、公用办公用品,公司各职能总部、下属分公司,每月底在费用标准内填报需求计划,经部门主管公司领导审批后报商务部按采购流程执行,各职能部门、下属分公司于次月按上报计划去库房领用。
4、公司各职能部、下属分公司在使用打印纸时,上报副总裁以上领导的材料和存档的文档才可用打印纸双面打印,报部门主管领导审批的材料一律使用废纸打印。
5、公司各职能部、下属分公司一律使用办公用品领用表(分公用性、个人使用),办公用品仍然使用材料领用单发料的,财务总部不予核账,后果自负(见附表二、附表三)。
二、办公用品使用标准
1、个人使用的零星办公用品实行定额控制,其标准定额如下:
公司
副总及其以上领导不限,公司级一般管理人员X元/月,主管级人员X元/
月,经理级人员XX元/月,总监级人员XX元/月,级别按公司下发的红头任命文件为准。
2、公用性办公用品使用标准见附表一。
三、奖罚规定
1、财务总部每月检查办公用品使用情况并予以通报。
2、办公用品领用表各部门一律在运营总部领取,由运营总部每月5日对上月领用情况核算后报财务总部审核。
3、超支或节约的,按超支额或节约额的50%在季末终了后10日内兑现。
超支的,其兑现额由单位第一负责人落实责任人,并于兑现结果公布后5日内报财务总部,否则,由单位第一负责人承担。
第六条、工作记录
以下纸面记录由运营总部保存2年:
《办公用品采购计划》、《固定资产请购单》、《办公用品领用登记簿》、《固定资产交接证》、《设备领用协议》。
第七条、附加说明
本文件由运营总部起草,并负责解释和管理。
2015年办公用品计划指标
附表一:
序号
部门
指标
备注
1
运营总部
2
财务总部
3
投资总部
4
人力资源总部
5
合计
附表二
年个人使用的零星办公用品领用表
总级人经理级人一般人员人
名称
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
数量
金额
铅笔
圆珠笔
圆珠笔芯
签字笔
签字笔芯
订书机
订书针
回形针
信纸
信封
橡皮擦
N次贴
实际合计
包干标准
节、超额
财务总部审核:
运营总部审核:
部门填表人:
附表三
年部门公用性办公用品使用标准领用表
标准元/月
打印纸
墨盒
硒鼓
色带
计算器
档案袋
凭证打印纸
三层打印纸
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