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MCXZ2019002),建立合同台账,须记载包括“合同签订部门、合同内容、合同金额、签订时间、签订人、合同页码、存档时间、存档部门”等内容。
(三)负责审查各报批合同商业内容的合规性,重大合同提交有关部门会审。
(四)负责跟踪督促各部门合同履行,并定期自查合同履行情况。
(五)负责合同文本资料的统一会签传递。
(六)协调、移送并配合处理合同纠纷的仲裁、诉讼等法律事务。
第七条合同具体经办业务部门履行以下管理职责:
(一)负责审查合同相对方资质和当事人身份。
负责完成合同项目申请申报、组织询比价或招投标、发放中标决定(通知)书等相关资料;
(二)依据立项需求申报、招投标资料、中标决定书等文件起草合同文本;
(三)组织合同项目可行性研究和谈判;
(四)办理授权委托申请;
(五)监督、组织合同履行,并及时协商处理合同纠纷;
(六)负责合同的登记、统计、归档,做好合同管理工作;
(七)负责将双方签字盖章生效合同文本正本在30个工作日内交合同存档部门和财务部门各一份。
第八条财务部门履行以下管理职责:
(一)协助合同承办部门监督合同执行情况;
(二)审查合同的资金结算、酬金支付方式的合法性;
(三)按照合同约定办理收支事项;
第九条总部法务部履行以下合同部分工作职责:
(一)宣传和组织学习《合同法》以及有关法规,培训合同管理人员和经办人员依法管理合同;
(二)负责审查本总部及各公司签订合同的合法性、完善性和可行性,对须报批或鉴证、公证的合同及时督促合同经办主办理相关手续;
(三)对合同经办部门经工作申报移送的合同纠纷进行审查处理,配合合同经办部门及时提起或应对诉讼、仲裁;
第十条部分特殊合同可根据实际情况,由合同经办部门提出申报,经公司主管领导、公司总经理审核后,报总部总经理批准方可自行管理。
第三章合同的类别及签订原则
第十一条根据公司生产经营情况及合同内容性质,将合同分为五类:
(一)采购合同:
即公司购买生产物资和非生产性物资时签订的合同。
(二)销售合同:
即公司销售生产产品、经营产品以及其他物资时签订的合同。
(三)资产购买合同:
即土地租赁、林地流转以及在其他资产购买时签订的资产购买合同。
(四)建筑工程合同:
即承包人进行工程建设施工,发包人支付价款的合同。
(五)其他合同:
如广告宣传、半成品加工、资信委托、租赁及其他法律、行政法规及公司规定的在开展经营管理活动时签订的合同。
第十二条合同的经办根据合同的类别由公司各相关职能部门负责办理。
第十三条合同签订原则。
在合同拟订时,各职能部要按照以下原则进行:
(一)经办人应对合同当事人的主体资格和资信状况进行审查;
合同主体应具有经当年度年审有效的营业执照或其他权利能力文件,其核载的内容与实际相符;
(二)合同标的应符合当事人经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可文件;
涉及资质要求的,应具备相应的资质(等级)证书;
(三)由代理人承办、代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明;
(四)具有履约信用:
过去三年重合同、守信用,无严重违约事实;
在签署本合同时,未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件的;
(五)其他与合同签订、履行相关的事项。
第十四条对不符合本规定的当事人,不应与其签订合同;
必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。
其中,以保证形式作出的担保,其保证人必须是具有代偿能力的独立法人经济实体,并应对保证人适用本办法第十二条进行审查。
第十五条合同内容必须合法、具体、条款齐全、责任明确、用语确切、文字严谨、术语、数字准确。
一般包括但不限于以下主要条款:
(一)合同双方名称、住所、法定代表人姓名、电话;
(二)标的(合同当事人双方权利和义务所共同指向的对象);
(三)数量、质量及其检测验收标准和方式;
(四)价款、支付方式;
(五)履行地点、期限和方式;
(六)安全责任和不可抗力条款;
(七)违约责任;
(八)变更、解除条件;
(九)争议解决方式;
(十)生效时间和条件;
(十一)合同正、副本份数及附件。
第十六条合同签订的基本要求
(一)合同书面清楚、字迹工整,不能使用繁体字、同音字,不得出现错别字。
(二)合同内容应完整,标的物参数、付款方式描述,要清晰、明确。
(三)合同应明确约定违约责任、安全责任。
(四)凡经公司授权并加盖合同专用章的合同,在合同货款支付或收款方式条款中,必须写明款项按合同账号转账(电汇)方式支付或收款。
(五)合同原则上应采用清洁文本,如须修改应重新打印清洁文本后发起合同审批流程。
特殊或紧急情况下,在清洁文本中修改必须由双方共同签字或盖章确认。
(六)合同相对方代理签字人应由具有权限的自然人本人、法人代表或法人授权委托人签字,授权委托人签字时应在合同中约定或由法人出具授权委托书,委托书中应预留被授权人笔迹。
(七)必须注明有效时间的界定。
(八)合同金额的大小写必须相等,合同内全部项目金额之和与合同累计金额必须相等。
(九)必须明确款项或服务费用结算币种、价格执行条件和担保抵押方式。
(十)承诺得当,合同签订人只能在自己权限和公司规定范围内承诺相关条款。
(十一)涉及商业机密的合同,应当订立保密条款,约定保密责任。
(十二)两页(含两页)以上自行装订的合同,应加盖骑缝章。
(十三)遇到可能给公司造成损失的紧急情况,经办人及所在部门除及时向主管领导汇报外,应同时采取措施,防止损失的扩大。
(十四)签订的合同公司至少留存正本二份,一份传财务部协助履行,一份由合同存档部门留存,其他部门可以根据权限复制正本后使用或执行合同内容。
第十七条合同双方盖章生效后,应交公司指定的合同管理员按公司确定的合同类别分类进行编号并登记存档,并明确合同执行部门及相关责任人。
第十八条合同补充条款(补充协议、经济签证等)也视作书面合同按本办法规定程序进行报批审查,统一予以编号并登记存档。
第十九条合同签订报批时,除合同主体文本外,合同管理部门存档的合同中还必须附以下相关文件资料:
(一)经权限领导审批同意的合同项目内容申请申报资料;
(二)合同项目内容的询比价表或中标决定书等价格来源资料;
(三)其他合同会审、会议等材料。
第二十条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。
第四章合同审批签订权限及方式
第二十一条合同审批签订权限依照最新的《总部签字审批流程管理办法》为准。
第二十二条总部所有在绵阳市范围内的公司均应按纸质《合同会审表》进行签批,不在绵阳市范围内的公司在OA中按照第二十一条的规定权限进行电子档会审和签批。
第五章合同事务管理程序
第二十三条总部及各公司凡对外签订的涉及权利义务的经济合同应提交总部法务部审核,合同(协议)审核流程:
(一)审核前准备:
各合同经办部门根据本合同管理办法完成前期审查,拟制合同文本后,由合同送审经办部门填报《合同会审表》及《合同风险评估目录表》,《合同风险评估目录表》的填制时应听取合同履行部门的意见并完善风险目录表,提交总部法务部审核,提交审核时需进行合同审核登记。
拟制合同文本时优先适用总部制定的示范文本合同,法务部定期更新示范文本库。
(二)第一次审核:
1、纸质会审:
法务部收到提交的合同文本后,及时进行审核处理,一般情况下三日内(法定节假日除外)完成审核,如需修改将返回经办人员,由合同经办部门根据法务部意见进行修订,修订完毕后再按本流程重新发起审核,无需修订由法务部直接签署意见并于会审件加盖“法务已审核”骑缝章进入下一个合同签订流程。
2、OA电子档会审:
法务部收到OA中的会审申请后,及时进行审核处理,一般情况下三日内(法定节假日除外)完成审核,如需修改,直接退回经办人员,由合同经办部门根据法务部意见进行修订,修订完毕再次于OA中发起会审,无需修订由法务部签署意见进入下一个会审流程。
(三)审批阶段:
经法务部第一次审核并签署意见后进入审批阶段。
由各公司根据现有审批流程与审批权限将合同报审,各级领导审批完成后进入下一个合同签订流程。
(四)第二次审核:
合同经终签领导审批并同意签订后,将会审表与合同文本送交法务部第二次审核。
法务部第二次审核主要审核领导意见是否得到落实、合同签署是否按授权管理办法完成各级领导的审批、合同形式是否符合要求,法务部完成第二次审核后签署意见并于正式合同加盖“法务已审核”印章进入用印环节。
法务部第二次审核主要审核领导意见是否得到落实、合同签署是否按授权管理办法完成各级领导的审批、合同形式是否符合要求,如均符合要求,则直接签署同意意见并完成会审程序。
如不符合要求或各级审批意见未得到修订时,法务部直接终止OA会审,退回经办部门按要求或修订意见修订后再次发起OA会审。
(五)用印阶段:
经法务部第二次审核并签署意见后,由总部行政部印章管理员按规定用印。
完成会审程序的合同由各单位印章管理员根据OA审核记录核实后用印。
第二十四条合同归档与合同管理办法检查
总部法务部将根据合同审核登记台账,每两个月至少完成一次合同管理办法检查,并于检查当月内完成检查通报下发。
被检查单位由法务部根据工作安排确定,年度内完成总部所有单位的检查工作。
合同归档应当包含以下合同履行过程资料和应遵循以下规范:
(一)各合同经办部门在合同履行过程中或履行完毕后,将能证明各单位已经履行合同义务的相关证明性资料(如竣工证明等)随合同一并归档。
如相关证明性资料不能随合同一并归档,则在合同归档资料中注明此证明性资料存放处。
(二)合同文本由各存档部门委派专兼职人员统一归档和妥善保管。
根据档案管理有关规定,每月整理(立卷)、归档。
(三)单位、部门合并时,全部合同应当随之合并管理。
单位、部门撤销时,归档的合同文件整理后按有关规定交新的主管部门。
(四)工作人员调离工作时,合同归档部门应监督其本人暂存、借用的合同按照有关规定移交、清退。
(五)合同归档的应具备的附件:
1、合同项目立项申报;
2、中标决定书、招标文件、询比价表、定价申报
3、用于签订的合同文本和补充协议;
4、合同会审表。
5、相关证明性资料。
第六章合同借阅
第二十五条所有存档合同文本由于业务原因需借阅、复印的一律按《四川兴事发总部档案管理办法》相关条款办
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