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用以宣布职务任、免决定的命令。
其标题以“令”作中心词,有的则以《任免名单》作标题。
有的只有任命或只有免命。
奖惩令。
用以奖励或惩处有关人员的命令。
用作奖励的称嘉奖令,用以惩处的则称惩戒令,一般均以“令”作标题中心词。
命令(令)一般只由国务院、部省级行政领导机关或其主要领导人行用,省以下行政领导机关或领导人、党的组织、群众团体、企事业单位不用。
某些负有特殊使命、具有指挥权力的机构,如防讯、救灾指挥部之类非常设机构,可以使用事项性命令,如1983年8月9日《武汉市防汛指挥部第七号命令》。
在某些情况下,遇有必要,党的省级以上组织可与同级行政及其它领导机关联合行用命令。
(2)指令
指令是用以发布指示性和规定性相结合的措施或要求的专指性命令。
其内容所及多系经济、科技等专门领域的事项,既作具体规定,又阐述根据与道理,带指示性质。
一般由国务院及部级机构发布。
(3)指示
批示是用以对下级布置工作,重在阐明指导原则与基本要求的文种。
一般由高级党、政机关行用,其针对性极强。
(4)决定
决定是用以对重要事项做出决断、安排的文种。
有两类:
知照性决定。
只知照对有关事项的决断,没有具体要求的一种决定文种。
机关里的表彰、处分、设置机构等决定,均属此类。
指挥性决定。
既知照对有关事项的决断,同时着重提出需要执行的安排、要求的一种决定文种。
(5)决议
决含义是用以表述重要会议议决事项的文种。
事项性决议。
记述会议对单一事项议决结果的文种。
如1982年12月4日《中华人民共和国第五届全国人民代表大会第五次会议关于中华人民共和国国歌的决议》。
纪要性决议。
综述会议多个事项议决成果,同时叙及会议简况的文种,带会议纪要色彩。
如1979年11月16日《第四次全国文代会决议》。
(6)计划
计划是记述对即将展开的工作所作预想性部署与安排的文种。
常见的规则、方案、意见、工作要点等公文形式,均可视作计划的分支,它们只是在涉及的时间跨度、部署安排的详略等方面有所不同。
(7)布告
布告是公布需要周知并一律遵守的决断、规定的文种。
布告由各级行政领导机关或主要领导人行用,张贴公布。
如1981年9月15日《湖北省人民政府关于维护铁路运输安全的布告》。
2.报请类公文
(1)报告
报告是用以向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文种,有三类:
上复性报告。
用以向上级汇报交办任务的处理情况与结果的报告。
知照性报告。
向上级汇报例行的或临时性工作情况、提出建议的报告。
其所及工作情况,一般不是上级所布置或要求给予回复的。
如机关的年度工作报告、处理临时事项的情况报告等,均属此类。
简报。
向上级及时、简明反映新情况、新动态的报告。
其文面格式的文头部分以简报为文件名称,其下标写期号、编制部门与时间。
行文部分一期一事。
(2)请示
请示用以向上级请求指示、批准回复的文种,有两类:
申述性请示。
用以向上级提出请求同时申述请求理由的请示。
其行文以请求为核心,以申述理由为主。
机关凡遇需要解决又并非在自己职权内可以解决的事项,一般都行用申述性请示。
安排性请示。
用以向上级提出某项工作的安排意见,报请上级批转或转发有关机关执行的请示。
行文内容的主体是工作安排意见,请求则在正文最后一句“以上意见如无不妥请批转各地执行”(或类似表述)。
3.批转类公文
(1)批复
批复是用以回复下级申述性请示的文种。
(2)批转
批转是用以处理下级安排性请示,将其批示给下属机关执行的文种。
上级机关若同意下级安排性请示的安排意见,则应请示的请求行用批转。
其行文部分前是批转行文,包括标题、收文机关、正文、签署、署时;
后面应紧跟着安排性请示的全部行文。
(3)转发
转发是用以处理下级、平级安排性请示,上级批复、通知等公文,要求执行的文种。
其行文部分同样前是转发行文,后跟转发对象行文。
4.知照类公文
(1)公告
公告是用以向国内外宣布重要事项的文种,有两类:
事项性公告。
只宣布事项不带要求的公告。
祈使性公告。
宣布事项同时带有希望、要求的公告。
(2)通告
通告是用以知照需要周知并遵守的要求与规定的文种,有两类:
事项性通告。
以知照事项为主或带有某些要求的通告。
约制性通告。
在一定范围知照需要一律遵守的规定及要求的一种通告,具有法规作用。
(3)通报
通报是用以表彰或批评、传达重要情况的文种,有三类:
表彰性通报。
用以表彰先进人事并归纳经验的通报。
批评性通报。
用以批评错误、过去并归纳教训的通报。
情况通报。
向一定范围知照重要情况的通报。
其文面格式与简报相似,一般由高级党、政机关办公部门分期刊用。
(4)通知
通知是用以知照工作部署、具体事项、任免决定、会议安排的文种,有四类:
指挥性通知,用以部署工作、作出指示的通知。
就其内容和功用看,也可归入指挥类通用公文。
事项性通知。
向有关范围知照事项一般不含具体要求的通知。
任免通知。
向有关范围知照职务任、免的通知。
这种任免通知一般由无权行用任免令的中、下层机关行用。
会议通知。
用以知照会议内容、时间、地点、安排及要求的一种通知。
机关常用。
5.记述类公文
(1)会议纪要
用以综述会议简况并主要概括会议及基本精神的文种。
(2)总结
用以系统回顾工作、归纳经验、教训的文种。
可分为综合性总结,用来系统回顾一个阶段综合工作;
专题性总结,用来系统回顾某一项工作。
(3)会议记录
现场如实记载会议情况、议论、议决的文种。
记录紧随会议进程即时记述而成,供工作依据而存查,不作运转处理。
(4)大事记
用以随时记载机关日常重要活动简况的文种。
供作存查,也不作运转处理。
大事记与会议记录,可视为准公文。
6.联系类公文
函。
用以在机关之间商洽工作,询问、回复问题的文种,有两类:
公函。
具备较完整公文格式的函件。
一般用来知照、联系较重要的事项。
便函。
不具备完整公文格式、只有行文的函件。
一般用于知照、联系日常公务。
7.规范类公文
(1)章程
用以表述一个组织、团体的性质、宗旨、任务、组织、成员权利与义务等的文种。
如《中国共产党党章》、《中国共产主义青年团团章》,学术团体的章程等。
(2)规定
用以表述对某项较稳定工作、活动所定的规程、要求的文种。
如《西安市私房交易暂行规定》。
(3)条例
用以表述对某方面长期性工作、活动所订的原则性规章、要求的文种。
一般由国家行政职能部门制订,经国家政领导机关批准实施。
(4)办法
用以表述根据有关政策或条例所制定的某项工作、活动的具体规章、要求的文种。
如《中华人民共和国学位条例实施办法》,就是根据《中华人民共和国学位条例》的原则所制订。
(5)细则
用以记述根据有关政策或条例中部分条款所制定的某项工作、活动的详细方法、要求的文种。
公文撰拟,是将机关管理思想和意图,通过文字表达,形成公文文稿的过程,也称公文起草。
公文撰拟是机关赖以沟通管理信息进行正常运转的基本手段之一,也是机关公务人员,尤其是中高级秘书人员经常性的重要职能任务之一。
公文形成环节包括交拟、拟议、撰拟、审核、签发、缮校、用印、封发等八道基本活动程序,具体如下:
交拟。
机关领导或领导集团向撰拟人员交待制文意图和撰拟任务的过程。
拟议。
撰拟人员动笔撰稿前的酝酿构思的过程。
撰拟。
撰拟人员下笔撰写公文文稿的过程。
审核。
机关部门领导或办公部门初步审核拟成文稿的过程。
签发。
机关领导参照审核意见,审阅定稿并签署发意见的过程。
缮校。
文印部门缮制签发定稿及校对缮制定稿的过程。
用印。
办公部门在拟发公文上行用机关印章的过程。
封发。
收发部门登记、封缄、发出公文的过程。
从以上简述可以看出,要形成发出一份公文,八道程序都有各自不可缺少的作用。
如果从形成公文定稿看,前五道程序中,交拟、拟议、撰拟三道程序,尤其是撰拟程序,又处于比较关键的地位。
公文撰拟是机关沟通信息以实现管理目标的基本活动手段。
从秘书职能看,撰拟公文又是他们最为经常的本职任务,也是他们辅助领导、为机关沟通信息、服务机关全局管理的重要形式和手段。
很明显,机关秘书人员做好公文撰拟工作,同机关圆满实现管理目标之间关系重大而密切。
公文撰写同普通写作有相通之处,更有不同之处。
因此,秘书撰拟公文,也就必须掌握其别具一格的原则制约。
1、符合党和国家的方针政策
公文撰拟的实质,是用文字将党和国家的方针、政策、部署或它们在本机关的具体化,系统而简明地表述于书面。
这就决定公文撰拟要受到党和国家方针、政策的绝对制约。
秘书要撰拟出合格的公文,首先就得使所撰拟的内容与党和国家的方针、政策相吻合。
2、忠实机关制文的基本意图
公文属于机关管理意志的显物化形态,是机关的书面代表。
秘书撰拟公文,是通过自己的加工劳动,用文字表达机关管理意向。
公文撰拟的实质,也决定撰拟公文要受制于机关制文的基本意图。
3、坚持实事求是的务实精神
公文是有法定权威,是机关管理活动的依据。
机关要通过下级公文掌握情况进行决策,针对其内容进行处理;
机关要执行上级公文精神,组织推动工作。
公文内涵如政策、部署、措施、情况,哪怕一个情节、一个数字不切实际,不反映本质真实,都直接影响机关管理乃至国家利益。
4、具备严谨迅捷的撰拟作风
这里所谓严谨,指秘书要严格精细、勤谨认真地对待具体的撰拟工作。
公文文种繁细,要恰当选用;
行文制度复杂,要精于遵循;
文面格式规范,要认真处理;
制文规程严明,要严于遵守;
行文影响重大,要字斟句酌,连标点符号的使用稿面字迹的清晰等等因素,秘书都得一丝不苟地对待,不可马虎
所谓迅捷,指秘书要在限时之内完稿,具备“倚马可待”的撰拟能力。
“工欲善其事,必先利其器”(《论语·
卫灵公》)。
公文是机关用以沟通信息、推进管理的基本工具,自然也得适应机关庄严重严肃、追求效率的特定需要,文风形式方面庄重、简明,让人过目即明,一目了解,符合机关特征,便于机关管理。
其特点可概括为简、朴、晓、畅四个字。
1、篇幅简短
机关里公务繁忙,公文不宜过长,要求“惜墨如金”。
一般讲,报告、请示在千字左右,某些通知,几十字甚至两三句话即可。
这就要求:
下笔前,吃透交拟意图,注意摆布素材,构思出简明的撰拟布局。
着笔时,尽量酌用简洁的语句进行表述,说清意思为佳。
草成后,着意修删,可要可不要的字句、段落,果断翦除。
不过,篇幅简短要以内容充实为前提,做到一语一意,言简意赅,不要因简害义。
即是在内容充实、说清说准事理的基础上,力求循着简明的思路,使用精当的语言进行撰拟,有话长,无话短,详略有致,意尽言止。
2、文笔朴实
公文撰拟要求庄重、朴素、自然、得体、讲究平易、通俗,忠于事物本来面目,以臻好读、好懂、好记、好处理执行。
这要求秘书撰拟公文时:
一要忠于事物本来面目
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