文件及资料管理程序Word格式文档下载.docx
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2.适用范围
本程序涉及管理体系运行中所涉及和形成的内部与外部文件与资料。
3.定义
3.1文件分类
3.1.1系统文件:
公司受控发行之手册(一阶文件)、作业程序书(二阶文件)、作业指导书(三阶文件)、表单(四阶文件)。
3.1.1.1管理手册(一阶文件):
质量、环境、职业健康与安全管理手册,质量体系的描述、体系总要求、质量方针、质量目标等;
3.1.1.2程序文件(二阶文件):
指公司内部各相关单位为完成某项活动或过程所规定的途径、运作方法,涉及到与其它单位的分工合作。
3.1.1.3工作指导文件(三阶文件):
是管理手册、程序文件的支持性文件。
包括操作指导书、工艺图纸、作业标准、规范、公司规章等。
3.1.1.4表单(四阶文件)是主要负责数据采集的功能,提交资料、意见,规范流程执行过程的格式,在特定区域中(比如:
文本域、下拉列表、单选框、复选框等)输入信息。
3.1.1.4.1签呈:
公司内部流传文件,表单的一种形式,各部门在处理尚未有有效的制度文件所规范的工作事项,或需要特别处理之工作事项时,应采用签呈文件进行核决处理。
【签呈】
()文件一般包含发文部门、受文者/部门、主旨、内容、需求日期、会签及核准等内容。
公司标准的签呈文件格式请参考附件。
3.1.1.4.2记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注1:
记录可用于文件的可追溯性活动,并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。
注2:
通常记录不需要控制版本。
3.1.2外来文件:
法律法规、上级文件、函件等。
3.2文件机密等级
若文件内容涉及产品价格、材料价格、客户专案、产品设计之电路图等相关管制型文件或由主办单位主管宣告其为机密性文件。
3.2.1高:
文件内容以内部使用阅读为主,文件若需对外发行或提供,一般以PDF档案格式为主,一般以公司三四阶文件为主。
3.2.3中:
文件内容以内部使用阅读为主,文件若需对外发行或提供,一般以PDF档案格式为主,一般以公司一、二阶文件为主。
3.2.4低:
文件内容以内外部使用阅读为主,文件若需对外发行或提供,一般指公司的宣传册、认证证书等。
4.权责
4.1文管中心(DCC)负责对各部门管理性文件进行编码,并统一进行管理。
文管中心负责对公司内部所有文件的会签、发行、登记、管理、发放、存档,并负责作废、过期文件的销毁等工作。
4.2各部门主管负责对会签文件进行评审、更改,并指定本部门的一名负责人员对本部门文件进行统一管理。
4.3各职能部门:
4.3.1根据此规范对相关签呈文件进行编制、使用与保管。
4.3.2各部门负责对本部门所需的二、三、四阶文件的编写、维护与管理,确保文件保持清晰、易于识别。
4.3.3各部门文件、资料的管制作业的日常监督由各单位主管或其指定代表负责,防止作废文件的非预期使用,文件评审与签核的跟催
4.3.4负责接收、保管、传递本部门的所有文件、资料并实施控制,在实施过程中负责本部门文件的更改申请。
5.作业程序
5.1文件的制定
√
5.1.1文件编码:
各阶层文件的制定由各相关部门依实际作业之需要依『文件格式制作规范』(DC3-001)制定,为符合公司管理系统文件的要求,初版文件应由文件制定部门填写【文件□制定/□修改/□废止申请表】
(DC2-001-01),并依文件的性质及内容确定需会签的部门,并在需会签的部门旁边打“√”交由本部门第一负责人审核签字确认后交由DCC申请文件编号,DCC依如下编码原则进行编号,并依据『文件格式制作规范』(DC3-001)检查文件格式、版本、内容、签核等。
一、二、三阶文件编码原则。
采用六码编号,其规定如下:
XXX-XXX
部门+功能阶层-流水号
5.1.1.1第一、二码为×
×
公司各“部门+功能“代码,指定为:
(如表附件所示)。
5.1.1.2第三码为文件阶层。
1:
一阶文件(系统文件)。
2:
二阶文件(程序文件)。
3:
三阶文件(作业指导书)。
第三码和第四码之间以“-”隔开。
5.1.1.3第四、五、六码为流水号,自001-999号由各单位依据需要以流水号方式编号。
例:
DC3-001
DC:
部门代码(文管中心)
3:
三阶文件
-:
间隔号
001:
流水号
5.1.2文件会签:
5.1.2.1文件编号完成后,由文件制定部门依据【文件□制定/□修改/□废止申请表】
(DC2-001-01)表中确定的会签部门进行一一会签,会签时需签至各相关部门第一负责人及分管副总,跨厂间的会签若因相隔远,为顾及时效性可用Mail/ERP会签。
若会签单位认为需要时可依据实际过程、活动追加其他相关单位。
5.1.2.2文件会签部门依据文件内容进行审核,若对文件内容无异议,在“会签意见”一栏中写明“同意”俩字,并注明会签日期,若对文件内容有异议,且对本部门工作影响重大时,在“会签意见”一栏中写明会签意见,无需签“同意”,若对文件内容无异议,但有一些建议性的意见时,可在“会签意见”一栏中写明“同意”俩字,并且在后面注明建议的意见。
5.1.2.2会签完成后,文件制定部门依据会签单上的会签意见确定是否需重新修改文件:
5.1.2.2.1若所有会签部门都签“同意”时,文件可进行发行,对于建议性意见,由文件制定部门决定是否采纳与否,若采纳修订后,需进行再次会签。
5.1.2.2.2若有任何一个部门在“会签意见”栏未签“同意”俩字时,文件制定部门须与对应部门主管或实际执行人员充分协调沟通统一意见,并将沟通后的意见于会签单上标示清楚,若仍不同意,文件制定部门可依据会签部门及会签意见的复杂性及重要度等确定再定会签的途径:
通过召开会议召集相关部门的主管进行讨论,或通过电话、面谈等方式沟通并将最终各部门认可的改意见写于“会签意见修订”一栏。
5.1.2.3文件编写部门根据各部门最终确定的会签意见进行文件修订,由所有相关部门的主管再次签字确认后由文件编写部门的分管副总进行签字核准。
核准后附上【封面】
(DC3-001-01),并在“变更事项”一栏注明“新建”,根据附件中表1权限进行部门内部签核。
5.1.2.4若文件内容无变更,仅文件格式发生更改时,无需进行会签,由DCC统一进行更改后附上【封面】
(DC3-001-01),并在“变更事项”注明变更事项,进行发行。
5.2文件的发行
5.2.1制定部门将会签文件与核准文件连同电子档(或MAIL)同一天内一并交予文管中心,电子档提交格式为:
编号+文件名称+版本,如:
DC2-001文件与资料管理程序Rev.05同时填写【文件预发行管控表】
(DC2-001-05),登记文件名、编号、登记时间、部门、登记人等,文管中心应于收到有效版本的登记三个工作日内完成文件发行工作。
5.2.2新版本发行时,DCC根据会签的部门确定需打印的份数,统一打印、装订、盖蓝色[发行]章,原则上每个部门一份文件,若有特殊要求需加发的,按5.4.2执行,原件由文管中心保留,同时由DCC在【文件预发行管控表】
(DC2-001-05)中登记发行日期。
5.2.3发文时以【文件□分发/□回收/□签收记录】
(DC2-001-03)作为各相关部门签收证明,并同时回收旧版,DCC会以邮件方式通知新版本的领取及旧版本的回收,确保使用部门获得适用文件的有关版本。
在文件正式发行后一个工作日内DCC要以邮件形式通知相关部门领取,邮件通知七天内无法将旧版文件送交DCC的视为遗失文件,需部门经理签字并做相关说明,否则不予领取新文件,如若日后发现该旧版文件应交由文管中心处理。
5.2.4各部门文件领取后,文管中心将文件的发行情况登录于【文件□汇总/□回收/□销毁记录表】
(DC2-001-02)中。
5.3文件接收、登入、保存及使用
各单位于文件签收、登入、分发、保存、使用与回收,应指派专人负责。
5.3.1接收:
各单位接收文件时,于【文件□分发/□回收/□签收记录】签收,并核对所接收文件的名称、编号、版次等,并签字确认。
5.3.2登入:
将收到的文件登录于部门内的【文件汇总表】
(DC2-002-01)中,并定期于每月末将更新的文件汇总表发于DCC,以便DCC进行统一管理。
5.3.3保存:
本公司的系统文件、产品文件、外来文件由DCC负责备份保管(含电子文件与纸质文件)。
5.3.3.1文件档案应放置于通风良好,避免高温、高湿或灰尘的场所。
对于秘密性文件,应予以特殊保管,以防止人为的损坏或泄密。
5.3.3.2收文单位必须永久保存一、二、三阶文件最新版本。
5.3.3.3对于文件的定密、解密、销密,须经副总经理或副总经理以上核准。
5.3.3.4纸质文件、电子档、照片、移动硬盘等不同载体的文件资料应备份并分开保存。
5.3.4使用:
5.3.4.1各部门负责人应确保部门内文件执行人员使用最新版本文件,且确保最新版本的文件进行内部传阅,并填写【传阅单】
(DC2-001-10)。
5.3.4.2文件使用单位,禁止使用盖章管制文件的复印件,复印件视为无效文件。
任何人不得于现场使用的文件上加标记,亦不可使用各种笔类、刀具或修正液手改文件。
5.3.4.3盖「参考专用」章的文件仅做参考之用,不可以做为部门生产、工程、检验之依据,参考文件申请填写【参考文件申请单】
(DC2-001-04),经分管副总核准后,向文管中心提出需求申请颁布。
5.4文件借阅、加发/补发
5.4.1借阅:
5.4.1.1可向各部门文件管理人员借阅文件,由部门文件管理人员控制。
5.4.1.2内部使用文件:
无需对外提供的文件,由借阅部门提出书面申请,填写【文件调阅申请单】
(DC2-001-06),经借阅部门及配合提供部门第一负责人核准后,由配合部门提供。
5.4.1.3对外发行给供应商、客户等相关方的文件,由联络部门提出书面申请,填写【文件调阅申请单】
(DC2-001-06)需借阅机密等级「低」级文件或档案者,应经部门第一负责人核准,借阅机密等级[中]级及以上文件或档案时,须经分管副总核准后,由相关部门提供档案或对象文件。
若是书面文件,文管中心盖「参考专用」章,对外联络单位接收到变更后的新版文件时,及时检查是否之前发给供应商、客户,若已发送应判定是否需要变更(旧文件收回销毁或通知作废,如无法收回者视同作废)。
5.4.1.4借阅人员应保持所借之文件、档案整洁,不得污损、做记号、非经允许不得拆卸、复印,使用完应尽速归还,档案管理人员应仔细检视归还文件的完整性后归档结案。
5.4.2加发/补发
5.4.2.1加发:
如使用单位在应用上要求加发文件时,填写【文件□加发/□补发申请表】
(DC2-001-07),由申请部门分管副总审查,DCC确认后即可加发。
5.4.2.2补发:
如使用单位因作业不当,致文件遗失须由责任部门经理签字申请补发,后续如发现遗失之文件应缴回文管中心销毁。
5.4.2.3加发与补发机密等级为「高」以上文件及档案时,须经分管副总核准。
涉及公司绝密或具有知识产权性质文件,比如研发资料、财务资料、市场调研等涉及公司重大利益的文件与资料的补发须经分管副总以上领导核准。
5.5文件变更、修改:
5.5.1因法律法规要求﹑客户要求﹑产品实现过程及公司活动发生变化、公司内部进行改进改善要求或其它相关方
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