1公文管理培训讲稿文档格式.docx
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文件—指机关单位用文字写成并使用的具有完整内容和固定格式的特定文字材料。
党政机关公文的概念:
是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
公司:
公文是公司在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书;
(《安庆分公司公文处理办法》是传达贯彻党和国家、集团公司方针政策、部署要求,请示、报告重要事项,指挥、布置和商洽工作,答复问题,通报和交流情况等的重要工具。
(二)公文的特点:
一是权威性和政策性。
二是针对性和指导性。
三是规范性和约束性。
四是程序性和严密性。
五是对应性和定向性。
公文的作用:
Ø
法规作用:
是法律法规的体现形式
领导与指导作用:
是一种工具
公务联系作用:
是协商和联系工作的一种手段
宣传教育作用:
是教育的一种方式
凭证和记载作用:
是公务活动的文字记录
指导工作,传达意图。
(通知)
联系工作,交流情况。
(函)
请示工作,答复问题。
(请示、批复)
总结工作,推广经验。
(通知、决定)
记载工作,积累史料。
(各文种)
(三)公文的种类(文种)
根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》,公文种类主要包括:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等共计15种。
根据安徽公司公文处理办法,公司公文的种类包括:
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等共计9种。
(四)公文的分类
从文件的来源:
收文、发文(对内、对外)
从行文关系:
上行文、平行文、下行文
按时限要求:
一般、急、特急
按机密程度:
国家(绝密、机密、秘密、普通);
企业(核心商秘、普通商秘、内部信息、一般)
从文件的使用范围:
通用、专用(签报)
公司的公文分为通用公文(9种)和专用公文(签报)两大类
签报不仅仅是向公司领导请示工作,也可以汇报工作、反映情况(适用于公司各部门向公司领导汇报工作、反映情况和请求批示、批准)
(五)公文的拟写
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机构和印发日期、页码等组成。
份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉及国家秘密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
涉及公司商业秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“核心商密”、“普通商密”和“内部信息”。
紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度标明“急”、“特急”。
发文单位标志。
由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。
联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。
发文字号。
由发文代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时,使用主办单位的发文字号。
签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
标题。
由发文单位名称、事由和文种组成。
主送单位和抄送单位。
主送单位指公文的主要受理、执行单位;
抄送单位指除主送单位外,需要配合执行或知晓公文的其他单位。
两者都应使用全称或规范的简称、统称。
两个以上的主抄送单位,应按先外后内、先大后小的次序排列。
正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
附件说明。
公文附件的顺序号和名称,在正文中的相应位置标注“(详见附件)”。
发文单位署名。
署发文单位全称或者规范化简称。
成文日期。
成文日期应与公文签发人签发的日期一致,联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。
印章。
公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
附件。
公文正文的说明、补充和参考资料。
在正文结束后成文日期前标注。
印发机构和印发日期。
公文的送印机构和送印日期。
页码。
公文页数顺序号。
公文拟写:
准备阶段(明确发文目的要求、发送和阅读对象),撰写阶段(拟定提纲、安排结构、正文起草),修改阶段(字斟句酌)
公文语言:
准确、鲜明,庄重严谨、简明通顺,平实得体、通俗易懂
三、常用公文规范
(一)行文规则
1.行文应当确有必要,讲究实效,注重针对性和可操作性。
2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般分为上行文、平行文和下行文。
上行文应当遵循:
(1)原则上主送一个地方政府机关、上级单位,根据需要同时抄送相关的政府机关、上级单位,不抄送其下级机关(单位)。
(2)请示应当一文一事。
一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
请示必须标注联系人和联系方式。
(3)一般不越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。
下行文应当遵循:
(1)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。
重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
(2)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;
擅自行文的,市公司可责令其纠正或者撤销。
联合行文、平行文应当遵循:
(1)公司与政府机关、社会团体、企业事业单位可以联合行文;
市公司和市公司工会可以向所属单位及其工会委员会联合行文。
联合行文应当明确主办单位,并由主办单位编号、印发。
(2)市公司各部门不得与外单位联合行文。
公司内部部门不得联合行文,涉及两个及以上部门的事项采用会签方式行文。
(3)市公司部门之间原则上不相互行文,各部门之间可以“部门函”的形式商洽工作,询问和答复问题,征求或反馈意见。
(二)发文形式
公司公文的形式包括公司发文和部门发文。
凡涉及市公司层面的重要事项,以公司名义发文,包括:
1.进行重要工作部署;
2.发布规章制度和重要政策;
3.印发公司领导的重要讲话,传达重要会议精神;
4.人事任免,有关绩效考核的重要事项;
5.对下级单位(含市公司部门)和员工进行奖惩;
6.转发上级机关的重要文件并提出贯彻落实要求;
7.需要全市执行或周知的事项;
8.其他相关重要事项。
凡涉及部门职责范围内的常规性事项,以部门名义发文。
(三)标题
完全标题,包括发文机关、事由、文种。
如:
《集团公司关于进一步精简会议和文件的通知》
省略标题,常见省略发文机关。
《转发集团公司关于进一步精简会议和文件的通知》,省略了“安徽公司”。
常用标题:
(发文机关)+事由+文种
例:
关于进一步优化全省生产经营分析会的通知
《关于安庆分公司XXX情况总结的报告》缺少谓语:
应为《关于上报安庆分公司xx情况总结的报告》
公文标题的标点符号
公文的标题里面一般不用标点符号,但在两种情况下,要使用标点符号。
A、标题比较长,不用标点符号会造成意思不明确和歧义时,应使用适当的标点符号
例:
《中共广东省委广东省人民政府关于授予吴广球等七位同志“广东省白求恩式先进工作者”称号的决定》——表示特有意义的称号。
《关于进一步规范公文处理,精简市委及市委办公室文件的通知》——避免歧义。
B、标题里批转、转发特别重要的公文和法律、法规性公文的题目,可用书名号以提起关注,突出其义。
中共广东省委批转《关于在全省开展以“讲学习、讲政治、讲正气”的主要内容的党性党风党纪教育的意见》的通知。
国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知。
原标题是《关于加大智能终端及重点客户及资费促销的通知》
(四)文种
使用非法定文种,如XXX总结、计划,关于XXXX的申请
文种重叠、生造文种、乱用文种、文种混用
(五)转发
多层转发问题:
可以省略中间层次,如《转发中国移动集团公司转发工业与信息化部<
关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知>
的通知的通知》,可以直接为《转发工业与信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知》
为了弥补如此变通后可能出现的信息损耗,应把被删节的中间层次写进公文的开头,如:
“近接集团公司以中移通〔2009〕×
号发来工业与信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知,现转发给你们,……。
”
(六)主抄送
两个以上的主抄送单位,应按先外后内、先大后小(由高到低)的次序排列。
规范:
各市分公司、省公司各部门,安徽中移公司,终端公司安徽分公司;
发往12个以上(含12个)的分公司/部门,标注为“各市分公司/省公司各部门(除**、**外)”;
发往12个以下的分公司、部门,应一一列出各分公司、部门的名称(仅限省公司发文)
签发领导一般不再抄送,会造成重复阅文。
分公司文件发送省公司和发送省公司部门是不同的。
(七)发文字号
公文正文中引用发文字号年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。
如,根据《关于开展增补中高端手机营销活动的通知》(市场〔2011〕951号)要求,……
六角括号输入方法:
在WORD中点击“插入”→“符号”,从中选择后点击“插入”即可。
如“安移动办[2005]64号”应为“安移动办〔2005〕64号”。
收文编号:
省级〔2014〕1534号和发文字号:
安移动人〔2014〕22号是不同的
(八)正文
1.开头
比如依据什么情况、因为什么原因、由于什么事件等,常用“目前…”、“根据…”、“鉴于…”、“为了…”来开头。
一般以一个自然段完成(最多两个),不作过多解释。
没有开头:
开头修饰语太多
2.主体
公文的核心部分。
如果比较简单就一气呵成写完。
如果复杂,就用分条列项或小标题的方式来写。
结构层次序数的第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”,第五层为“①”。
公文结构层次原则上不要超过五层。
根据省公司现行相关规定,目前安徽公司OA发文(含签报、工作协办单)正文统一使用3号仿宋体字、单倍行距(排版后A4纸每面应为22行、每行28个字),OA发文WORD格式的附件要求同上。
会议纪要、签报、工作协办单中的表格不作以上要求。
正文中如有小标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三第四层用仿宋体字标注。
企业公文除了发文机关标识(红头)、发文字号和红色反线外,正文中一般只用黑色。
3.结尾
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