商务信函的英文书写规则Word下载.docx
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如何付款(Howpaymentwillbemande)如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘,不能理赔等)应说明理由--为什么(Why)
实例解说:
"
CelluloseTape1/2"
x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"
x5yds,1,000doz."
这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。
中文意思是:
纤维素带(幅)宽半英寸,长3码,带塑料包装容器,700打;
同上,但(幅)宽宽半英寸,长5码,1000打。
主要问题是后半句不清楚。
"
ditto"
在这里表示前面提到的商品名称纤维素带,但不能包括"
带塑料包装容器"
,因此,幅宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚,不完整。
所以最好改成:
x3yds,withplasticdispenser700doz.
CelluloseTape1/2"
x5yds,withplasticdispenser1000doz."
这样即完整,又清楚明确,不会引起误解。
(一)避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇
〈例一〉
AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
(从香港到旧金山有直达船)
但是bimonthly究竟是一个月两次,还是两个月一次呢?
不明确。
因此,最好清楚明白地说明“一个月两次”还是“两个月一次”:
(a)WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.
(每月两次直达船)
(b)WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.
(每半月一次直达船)
(c)WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.
(每两个月一次直达船)
(二)注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:
(a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible:
(b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.
以上两句中修饰的内容不同:
(a)你们要求我们尽快做些什么。
(b)请尽快告诉我们。
所以(a)可译成“请告诉你们要求我们为此尽快做些什么”;
(b)可译为“请尽快告知,你们要我们为此事做些什么”。
(三)注意代名词,关系代词和先行词的关系
按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。
例句:
不好:
TheyinformedMessrs.John&
Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.
较好:
TheyinformedMessrs.John&
Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.
(四)注意前后一致和紧凑,连贯
不一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.
or;
Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
(五)仔细和恰当地分段落(Paragraphing)
商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落,一般的分段落原则是一个段落一个意思(Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.)。
现举例说明:
ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.
Yoursfaithfully,
以上这封信只有一段,供两句。
第一句39字,第二句66字。
读后虽然能基本了解其内容,但读起来很舒服。
信的内容大体有三点:
1、伊朗中央银行因外汇原因,通知各商业银行从五月三日起停止开立信用证;
2、这临时措施,新的进口政策一订,这个措施就可能取消;
3、希望对方随时告之有关情况。
按照这三点,适当地分分段落,把信重新改写一下,可能读起来比原来的清楚易懂:
ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.
Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.
Yoursfaithfully
商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系,是各种商业单据的依据。
广义的说,商业书信的正确性表现在:
(一)运用正确的语言水平
(二)叙述得正确
(三)数字要正确
(四)正确理解和运用商业术语
(五)合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"
。
(一)正确的语言水平
(1)、正式的和非正式的语言水平所用词汇比较:
formalinformal
terminate
domicile
deem
transpire
conflagration
edifice
endeavor
obtain;
procure
peruse
remunerate
utilize
subsequent
ascertain
contingentupon
anticipate
interrogateend
home
think(or:
believe)
happen
fire
building
try
get
readorstudy
pay
use
nextorfollowing
findout
dependingon
expect
ask
(2)、正式的和非正式的语言比较
Willattaintheageof18years.Willbe18yearsold
Renderusmoredetail
WewillinstituteamailsearchSendusmoreinformation
Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.
WethankyouinanticipationofthiscourtesyandassureyouthatitwillbeapleasuretoserveyouinasimilarmannerWeshallappreciateyourhelpingus.Letusknowwhenwecanreturnthefavor.
InformmeofyourintentionsastotheliquidationofthisbalanceLetmeknowwhenyoucansettlethisaccount.
Giveconsiderationtoaplan.Consideraplan
Thisplanwilleffectasavingof$10,000.Thisplanwillsave$10,000.
ToeffectcertainmodificationsinaprocedurecontingentupontheconcurrenceofmanagementTomakecertainchangesifmanagementagrees.
Theconclusionsascertaindfromaperusalofthepertinentdataisthatalucrativemarketexistsfortheproductinthisvicinity.
Thedatastudiedshowthattheproductisingooddemandinthisarea.
(3)、避免使用不标准的语言
不要说 应该说
ain'
'
t
hadn'
tought
irregardless
nohow
inregardto
can'
thardly
betweenyouandI
where….atisn'
t,aren'
shoudn'
regardless
anyway
regarding
canhardly
betweenyouandme
where
下面的内容是用三种不同语言水平的比较参考:
Formal:
AlthoughItem12isenumeratedinthereport,thewriterhasascertainedthatitiscurrentlynotintheorganization'
sinventoryorinthewriter'
spossession.
Informal:
AlthoughItem12islistedinthereport,it'
snotinourstocknowandIdon'
thaveiteither.
Standard:
Irregardlessofthereportthatitemain'
tonourshelvesnow,andIhaven'
tgotiteither.
商业书信的内容要叙述得正确,既不能说得不够(Understatement),更不能说得过头(Overstatement)。
例一:
Thisstoveisabsolutelythebest(or:
theverybest)onthemarket.
(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。
)
这句话是用来介绍商品的,但没有具体介绍商品的性能,而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。
这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。
改写:
OurmodelA195isdesignedonmodernlinesandgives,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.
(我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。
所以,你会同意,这是个优良的节约燃料的炉子。
(三)字要正确
做对外贸易离不开数字。
对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时“失之毫厘,差之千里”。
甚至引起不同的理解。
(a)“以上”,“以下”,“以前”,“以后”,“从……到……”等的表达法。
$2or(and)above(over) 二美元和二美元以上
60dozenor(and)up(upward,upwards) 60打和60打以上
2%or(and)more 2%和2%以上
anorderfor50grossorupward 50罗或50罗以上的定单
anorderfornotlessthan50gross
不少于50罗的定单
5%upto10%inclusive
5%到10%
over5%upto10%inclusive 5%以上到10%
(b)
fromandincludingtoday(thisdate) 从今日起(包括今日)
onandfromNov.10;
从11月10日起
onandafterNov.10;
(包括11月10日)
asfromNov.10 从毁约之日起
asfromthedateofthebreach (包括毁约之日)
upto$40inclusive;
到40美元
uptothemaximumof$40 (包括40美元)止
uptoandincludingNov.20 到11月20日止
(包括11月20日)
asfromthe1sttothe15thofMarchinclusive;
从3月1日到15日
fromthe1stto15thofMarchbothinclusive (包括1日和15日)
duringtheperiodbeginningon 从3月1日起到3月30日止
March1andendingonMarch30, 这一期间(包括头尾两天)
bothdatesinclusive.
(四)理解和运用商业术语
一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷,如:
Youaskveryshortdeliveryforyourorder.
写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。
”
可是shortdelivery不是快点交货的意思,而是“短交”的意思,这就用错了商业术语。
因此,应该说:
Yourrequirequick(prompt)deliveryofyourorder.
(1)、非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写(spelling)每一个英文字。
拼写正确与否是一个很重要的问题。
有时,一不小心,拼写错了,会误大事或出笑话。
你想买靴子,英文应该是BOOTS,要是拼写成BOATS就变成你想买船了。
怎样才能正确地拼写?
最好的办法是读得仔细,注意每个字的正确拼法及字母排列。
要注意
音节(syllables)
字根(roots)
前缀(prefixes)
后缀(suffixes)
有人就此写了首打油诗做了个“总结”
IbeforeE
ExceptafterC
OrwhensoundedasA
Asinneighbororweigh.
其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是[ei]之外,通常是I在E之前。
(a)ie[发音i:
]
achieve,grieve,retrieve
believe,niece,shield
brief,piece,shriek
chief,pier,siege
field,pierce,thief
fiend,relieve,wield
fierce,reprieve,yield
(b)ei[发音i:
ceiling,conceive,deceive,perceive,receive
(c)ei[发音ei]
feint,obeisance,sleigh
freight,reign,veil
inveigh,rein,weigh
neighbor,skein,weight
例外:
either,fiery,foreign,friend,heifer,height,inveigle,leisure,seize,sovereign,weird.
又如以ceed,cede,和sede结尾的动词中,只有三个普通的动词以ceed结尾,即:
exceed,proceed和succeed结尾的,如:
acced,concede,intercede,precede,recede.
名词的复数形式也得注意,否则也要出错。
不过如何把名词的单数变成复数还是有规律的。
(a)绝大部分的名词从单数变为复数时,只要在词尾加个"
就行了。
如:
hat,hats;
acrobat,acrobats;
banana,bananas.
(b)单数名词的字尾是s,ch,x或z的复数,通常是加es,如:
mass,masses;
patch,patches;
tax,taxes;
b
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