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第五条公司各中心(部门)、各分支机构均配备专职或兼职档案管理人员,负责各中心(部门)、各分支机构的日常档案管理工作。
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和公司关于档案工作的各项规章制度。
(二)负责指导本单位所属机构的档案工作。
(三)负责各中心(部门)、各分支机构各类文件的收集、整理、立卷、归档、保管与利用等工作。
(四)建立各中心(部门)、各分支机构工作档案。
收集、整理、立卷、归档本部门员工在工作过程中形成的不属于公司归档范围的工作资料、工作记录及各中心(部门)、分支机构会议资料。
(五)各中心(部门)、各分支机构根据公司档案管理有关规定,定期向公司档案室移交有关档案,并接受公司档案室的监督和指导。
(六)各中心(部门)、各分支机构的专、兼职档案员是做好档案工作的源头,各级领导一定要给以高度重视,以保证档案工作的具体落实。
(七)本中心(部门)、分支机构相关的其他档案工作。
第三章 档案的归档范围、整理方法及归档要求
第六条 各类档案的归档范围及整理方法分别参照《文书档案管理细则》、《客户档案管理规定》、《客户档案整理细则》、《会计档案管理细则》、《声像档案管理细则》等执行。
第七条 归档文件材料应符合以下基本要求:
(一)以公司名义制发的一般性文件存正本和定稿,重要性文件存正本、定稿和草稿三种文本。
(二)以中心(部门)名义制发的文件存正本和定稿两种文本。
(三)文件附件要完整。
(四)请示与批复要完整,如果是电话批复或口头批复,应存电话记录或由经办人员另附说明,并请经办人所在中心(部门)总经理或副总经理签字。
(五)转发文件应附原件。
(六)凡归档文件无论是收文、发文或无文号文件都应存正件,一般不得用传真件和复印件代替。
(七)草拟或签批公文严禁使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和纯兰墨水。
对归档文件中用笔不规范的张页,应退回重写。
个别无法重写的张页可复印后与原件一并归档。
(八)对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(热敏纸传真件)以及破损文件,应复制后归档。
(九)归档文件不得使用废纸或单页废的纸张。
对归档文件中不规范的用纸,须退回。
对个别无法重印或复印的,要作相应的文字说明。
(十)纸张大小采用国际标准A4型。
(十一)纸质档案和电子档案同时并存。
(十二)各中心(部门)、各分支机构形成的工作档案归各中心(部门)、各分支机构进行整理和管理。
第五章档案的移交与管理
第八条 各中心(部门)应于每年的3月底前将上一年度整理完毕的文件材料移交至全面执行管理中心。
各中心(部门)在移交档案时,应办理交接手续,填写《档案移交(接收)登记簿》(附件1)及《文件材料移交目录》(附件2),一式两份,经核对无误后,应由双方经办人签字并加盖所在单位公章,交接双方各保存一份。
附件1、附件2适应于文书档案及声像档案的交接。
客户档案及会计档案的交接手续参照《客户档案管理规定》及《会计档案管理细则》执行。
第九条 客户档案需移交到客户关系管理中心。
客户书面档案移交期限为:
(一)保险经纪业务,保险公司出单后2个月内,由项目负责人移交客户关系管理中心。
(二)咨询业务,完成协议规定的工作内容后2个月内移交。
(三)委托文件,客户签订后文件正本应在15个工作日内移交。
(四)签订委托协议未发生实际业务,应在签订委托协议满一年后的30天内移交客户书面档案。
(五)理赔档案,应在理赔结束30日内移交理赔档案。
第十条 公司每年形成的会计档案,应由计划财务管理中心保管,按照《会计档案管理办法》规定,专人负责整理、立卷、编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一年,期满后,编制移交清册和会计档案案卷目录,移交档案部门。
档案部门接收与保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需拆封整理的,应由计划财务管理中心完成。
第六章档案的利用
第十一条本公司人员因工作需要查调档案时,必须办理借阅登记手续,填写《档案(资料)利用登记簿》(附件3),借阅会计档案时,应征得计划财务管理中心同意,须经财务总监或该中心总经理批准并签字。
附件3适用于文书档案、会计档案、声像档案。
客户档案参照《客户档案管理规定》执行。
第十二条涉密文件的借阅或携出应按公司保密管理制度的有关规定执行。
第十三条借阅人员对所借档案负有安全保密、妥善保管的责任。
不得在档案上涂改,不得随意抽取,不得自行转借。
第十四条外单位人员借用本公司档案时,必须持有单位介绍信,经公司领导批准后,可在档案室查阅,一般不准借出。
第十五条借阅档案后应尽快归还,借阅档案人员因出差、出国、请假时,应及时归还档案,无特殊情况,最长不得超过7天。
第十六条借出档案时,必须严格履行登记手续,归还时注意检查并注销。
第十七条档案资料复制,应按照公司保密管理规定做好登记。
第七章档案的鉴定和销毁
第十八条档案部门必须搞好档案的鉴定工作,对超过保管期限的档案要进行再次鉴定,鉴定工作应由全面执行管理中心牵头,汇同有关部门组成鉴定小组,对超过保管期限的档案提出存毁意见,确无保存价值的档案,要登记造册,经主管领导审查批准后予以销毁,销毁时必须有两人监销,监销人员应在销毁清单上签字。
第十九条销毁档案应严防档案的遗失和泄密。
第八章档案的统计
第二十条建立健全档案统计台帐(附件4)。
第二十一条各类档案统计内容包括档案管理基本情况、库藏档案数量增减情况、提供利用情况及其效果。
第九章附 则
第二十二条本办法适用于公司各中心(部门)、各分支机构。
第二十三条本办法由全面执行管理中心负责解释。
第二十四条本办法自下发之日起实行。
附件1:
档案移交(接收)登记簿
档案移交(接收)登记簿
案卷目录题名或
组织机构名称
所属年度
移交(接收)日期
移交(接收)原因
案卷数量
备注
小计
其中
永
长
短
移 交 单 位:
接 收 单 位:
移交人(签字):
接收人(签字):
附件2:
文件材料移交目录
文 件 材 料 移 交 目 录
序号
责 任 者
文 号
文 件 材 料 题 名
文件日期
份数
页数
备 注
移交单位:
接收单位:
移交人:
接收人:
年 月 日
附件3:
档案(资料)利用登记簿
档案(资料)利用登记表
利用
日期
利用人
利用单位
利用形式
题名
卷内件数
经办人
归还
审批人(密级文件)
借阅
查阅
咨询
复制
附件4:
档案统计台帐
(一)封面
江泰保险经纪有限公司
(二)机构、人员
档 案 机 构 、 人 员 情 况 表
年 度
机 构
人 员
单位名称
档案室所属机构
档案人员总数
专职或兼职
姓 名
年龄
文化程度
所负责档案类别
所在部门
(三)档案基础设施
档案基础设施、库房情况表
档案工作用房(m2)
档案基础设施
总面积
办公室
库房
档案柜(个)
电脑(台)
空调机(台)
复印机(台)
加湿机(台)
(四)档案的利用
档案编目、利用、编研统计台帐
编 目
利用(借阅、复制、复印)
编 研
案卷目录(本)
归档文件目录(本)
总数
档案
资料
名称
万字
人次
卷(件)次
(五)档案馆藏
档案馆藏情况统计台帐
年度
文书档案
科技档案(卷)
客户档案
会计档案(册)
声像档案
光盘档案
实物档案
总件数
永久
长期
短期
m
2000-2001年
(总部填写)
总卷数
件
业务
档案
委托文件
客户(以委托文件为准)
凭证
报表
账簿
其它
底片
照片
磁带
录像带
磁盘
卷
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