材料与设备采购管理手册V1文档格式.docx
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6.组织建立供应商考核标准、服务标准,负责日常供应商业绩的监督和年度考核,建立动态的供应商评价淘汰机制。
7.负责对供应商资格认证和综合能力考评。
8.负责供应商价格调整的审核、评审。
9.组织制定项目部材料的最佳库存量方案。
10.负责公司工程材料的采购招标,确定并制定招标方案。
11.负责投标单位的资格审查、投标文件审核、评标、定标、确定中标单位,发放《中标通知书》,签订合同。
第四条供应商评审小组的一般议事规则与日常事务处理
1.供应商评审(招标)小组成员的聘任和解聘应经处长办公议同意。
2.供应商评审(招标)小组不设专门机构,日常工作由设备材料部负责。
3.供应商评审(招标)小组会议分定期和不定期两种,定期会议为每半年召开一次,审议半年度合同执行情况,对供应商作评价。
不定期会议为:
公司材料、设备单次采购30万元或30万元以上的项目;
材料市场价格发生较大变化时必须召开采购调价会议;
经两名小组成员提议或有紧急事由时,召开不定期会议。
4.供应商评审(招标)小组会议应由半数以上小组成员出席方为有效,供应商评审(招标)小组作出决议,须经半数以上小组成员表决通过方为有效,表决结果应经全体与会小组成员签字认可。
5.供应商评审(招标)小组决议经处长办公会议批准后实施,设备材料部就决议的实施情况进行跟踪检查。
在检查中发现有违反决议的事项时,可要求和督促相关部门予以纠正。
6.供应商评审(招标)小组举行会议就有关议题进行表决时,应由小组成员本人出席,不得委托他人代行职权。
小组成员因故不能出席时,可以就讨论议题出具书面意见。
7.供应商评审(招标)小组日常资料收集、档案记录由公司设备材料部负责。
第五条供应商的招投标
1.供应商评审按照《供应商评审流程》。
2.招标申请由设备材料部列出招标的材料/设备名称、数量、质量和最新市场价格,推选投标供应商名单。
3.招标审批供应商评审(招标)小组审核招标报告,确定招标方案。
4.发函设备材料部依据供应商评审(招标)小组核准的名单,向合格单位发出招标邀请函。
5.资格审查由供应商评审(招标)小组公开组织投标、开标、议标、择优定标。
第二章材料管理
第一条材料的分类
材料管理分为三类:
1.计划、采购与调拨集中统一管理的材料;
2.项目部自行负责的零星材料与应急采购材料;
3.废料的管理。
具体材料的分类见下表。
分类
备注
集中统一采购材料
沥青、碎石、纤维、柴油、油漆、防眩板、安全锥、预告牌、施工牌、防撞桶
零星与应急采购材料
小型生产用具、设备配件、劳保用品
废料
具体见《废料标准》
第二条材料的预算与计划
1.坚持“两算”先行原则,由预算员在施工图预算基础上,针对工程特点和工艺要求,结合合同要约及时编制出施工用料消耗预算表,并报预算工程师审批。
项目部以施工用料、消耗预算表为指导,组织主辅材料、设备机械以及工用具的进耗控制。
2.材料需求计划
施工组组长根据施工计划提前申报材料需求计划,材料需求计划以施工消耗预算为标准,计划上注明名称、规格、用途、计划数量、质量要求及进场时间,报项目经理批准后报设备材料部。
由设备材料部统一安排采购员根据项目经理批准的材料需求计划,组织材料采购计划的编制,否则一律不准采购。
(材料需求计划单一式三份:
项目经理一份,财务部一份,另一份采购员采购结报时用)。
3.材料需求计划的提前期要求
材料需求计划的提交应以满足相关材料采购提前期的时间要求,具体相关材料的计划提前期如下。
材料名称
提前期要求
沥青、碎石、油漆、安全锥、防眩版、防撞桶、预告牌、施工牌、纤维、柴油
10天(项目第一次用前)
配件(清扫车扫把)
5天
大型设备
1个月
小型工具
1周
劳保用品
第三条采购询价与采购执行
6.采购员必须严格把好采购材料的数量、规格、价格、质量、到货周期关,做到手续齐全,按质订货,按时到货,按价格限幅定货,按计划量交货。
在市场采购过程中以合格供应商名录为首选进行询价,并编制采购计划,现款采购的材料,必须在材料检验合格入库接收后1周内到财务办理核销手续。
7.自购沥青、沙石大宗材料,一定要先签订合同,合同的洽谈、签订由采购员、设备材料部经理参加,总工审核,处长审批后入档。
采购合同必须严格履行评审会签制度,必须适用标准文本,对双方的制约条件必须对等,合同中要明确采购价格、质量、技术要求、性能指标、供货方式与时间、售后服务、退货及赔偿、付款方式以及违约责任等。
大宗采购合同必须在合同中明确由供方现场送货。
第四条零星与应急采购
1.关于临时零星应急的采购,由项目部材料员通过电话向设备材料部经理提出申请后,办理相关报批手续,设备材料部采购员负责并将采购的数量、种类、金额、供货商等信息及时建立备案。
2.一次性购物500元以下的材料由项目经理批准后采购。
一次性购物500元以上的材料由材料员填写零星应急采购申请表,项目经理签字,报总工批准。
特殊情况急用,可先电话申请同意后补签。
千元以上应用支票支付,材料员领用支票时必须经财务人员根据金额限额控制。
3.零星应急采购的选择如不在公司合格供应商名录内或者采购价格发生波动,材料员应及时询价并将信息及时汇报公司设备材料部。
4.材料员需要每周汇总采购数量与金额,并凭报销手续在一周内到财务审计部集中及时办理报销。
第五条材料的进场、检验与入库
1.材料进场生产日期、品牌、规格、型号、价格、出厂日期、批次、产品合格证等手续必须齐全。
进场材料及任何车辆进场至出场必须由设备材料部采购员全过程跟踪监督,预防相关材料流失现象发生。
2.材料进场(库)必须坚持核验制度,收料必须由采购员在收料单核验签字后,由仓库保管员填写入库单,记入台帐。
并严格进场料清点、丈量实数、按实收数签字,否则收料单无效,杜绝未经验货签具收货手续或隔日补签,否则给予责任人200-2000元处罚。
3.现场质量检验的材料由质量员共同认可,材料质量认可不一致时由项目经理与设备材料部经理共同裁决。
4.属于试用期的料、机具,按规定验收后出具暂收手续,必须有采购员签字;
试用完毕及时办理正式入库手续,原暂收条附后,注明入库手续已办。
5.材料的存放(外场或仓库)必须做到分类、有序、标识、防火、防潮、防盗。
要建立完整的台帐,确保帐物相符、帐卡相符、帐帐相符,有凭有据,手续完备,及时反映物料的进、耗(出)、存的状况。
第六条材料的领用与出库
材料出库必须有领用人签字的领料单,领料单按照定额控制限额由领用人填写后并且施工组组长审核。
低值易耗品一律根据需要以旧换新,由项目部内勤统一签发领料单,项目经理审批后领用。
有意损坏或丢失按原价或折价赔偿,月底盘存列出清单。
(领料单一份仓库,一份财务,一份项目部留底)
低值易耗品清单如下:
低值易耗品类别
品名
更换要求
小型用具
扫帚、铁锹、泥桶、毛刷、扳手、铁锨、卷尺、锤子、钢筋剪刀、电筒
以旧换新周转使用
由各班组长统一办理领用与归还手续
安全帽、反光背心、雨靴、雨衣、手套、救生衣
安全帽每年每人一个
雨靴、雨衣根据工种需要每人每年一套
超出部分由个人负责(特殊原因除外)
封路设施
施工牌、安全锥、防眩版、防撞桶、预告牌
每次施工完毕回收,下次更替使用
因人为损坏,追求相关责任与赔偿损失
第七条材料的核算
1.项目部会计每月25日根据仓库保管员提供的材料进场与使用量清单,以及各种的施工定额耗用量和材料采购价格上下限,对材料的采购与使用量进行统计汇总,并由预算员进行材料的成本核算分析。
核算分析结果在次月的5日前上报项目经理和预算工程师。
2.对调换的材料,不管是乳化沥青、碎石或其它材料,由材料员进行市场调研,并及时向设备材料部经理汇报调换的折率和价格,并建立专门台帐(相关人员必须签字),设备材料部、仓库、财务审计部各保管一份,以便检查,未建立调换台帐的对责任人罚款500元。
3.项目年度/总体成本核算:
年终或竣工,财务审计部相关人员、预算工程师联合做一份各项目年度/总体成本核算分析报告和单位成本核算分析报告,经项目经理签字后报财务分管副处长和处长。
第八条材料调拨
1.项目与项目之间调拨材料,由施工组组组长编制材料需求单经项目经理审核并报设备材料部经理审核,总工审批后,由采购员填写调拨单,调出单位仓库保管员检查无误可运出现场,未经批准同意材料运出现场,对相关责任人处以200—500元经济处罚。
2.工程单位借用:
工程相关配合单位领(或借)用我单位材料时必须由对方单位经办人办理签收手续。
领用的材料由项目部会计核价后直接送交财务审计部列入往来单位账,借用久不归还的材料作同样处理。
3.为提高周转使用效率和经济效益,工具用具、机械设备的投入和调拨,项目部必须服从公司的统一安排和调度。
第九条材料过程使用
1.对野蛮用料、长料短用,大材小用,整料零用,用剩的材料散落在道路上不回收,空开机等等,要重点抓,严格管,违者给责任人处罚100-500元。
以上情况被公司领导发现对项目部有关人员或集体处罚200-2000元。
2.进出:
切实加强施工临时仓库的材料进出工作,谨防内窃外盗。
所有物料移出临时仓库区域,均得办理出库手续,否则作偷盗处理。
无办理材料出库手续而擅自出库的,对责任人处罚100-500元。
出库手续由项目经理在出库单审核签字,仓库保管员见单后办理出库手。
出库单一式三份,一份留存领用人交予施工组组长,一份交仓库保管员保管,一份存根联交给项目部会计。
第一十条废料管理
1.沥青、碎石等废料处理由项目部提前通知本项目部材料员,由材料员会同仓库保管员安排时间、择价格合理的采购者进行处理,处理时必须三方同时在场,并当场开具三方签字的收款收据或出库单(收款收据、出库单中必须注明收料人的单位或个人,并注明联系方式),由材料会计当时收回处理款并送交财务。
项目部不得擅自自行处理,更不得利用处理废料款等收入进行坐支有关费用。
违者作偷盗处理,并给予处理款的100%处罚。
2.回收:
剩余材料、工用具、小型机械设备均得回收入库,非正常性磨耗损坏应申报公司查明原因依情处理。
否则按人为损坏丢失查处,由责任人按价赔偿并追查项目部有关人员责任。
项目在现场施工过程中,材料与设备能回收的应尽最大可能回收,遇特殊情况不能回收的应以书面形式报公司设备材料部备案,不列入损耗范围。
第一十一条采购合同应留存在合同管理部(原件)、财务审计部、设备材料部、各一份(复印也可)。
对采购料具以次充好、弄虚作假者,对责任人进行货款5-10倍处罚,行为严重、违规次数频繁者进行辞退。
第一十二条付款:
材料价款结算与报付,大宗采购由采购员编制采购付款单由设备材料部经理审核,分管副处长审核,处长审批,凭在项目部签字手续完备的入库单、发票、审批后采购付款单到财务审计部报支。
零星采购由项目部材料员编制采购付款单,由设备材料部经理审核,分管副处长审核,处长审批,凭在项目部签字手续完备的入库单、发票、审批后采购付款单到财务审计部报支。
第三章设备管理
第一条设备的采购与调拨
1.项目开工与施工过程中,各班组长根据项目实际需要提出具体需要,由设备管理员编制设备需求计划,提交项目经理审批,提前1个月报设备材料部提请总工审核,处长审批,需要调拨的由设备材料部经理安排设备部采购员填制设备调拨单进行调拨。
2.对确实需要但又一时无法调配的,由设备材料部经理经过再次审核、分管处长审核,处长审批后,由采购员根据设备采购合格供应商名录进行询价报设备材料部经理审核、处长审批后由设备材料部安排采购员进行采购并调拨至项目使用。
采购前需要与安全员、操作工,知晓所采购设备的规格及相关规定,如有必要咨询业主,避免不必要的损失。
3.对采购入库过程中弄虚作假者,设备的采购价格高于市场平均价格或质量不符合要求,一经查实,处以相关责任人设备采购金额30%的经济处罚。
4.根据施工的需要项目部之间的机械设备相互调拨要提前由调入项目部向设备材料部申请,由设备材料部视情况通知适合调出的项目部,进行项目部之间的调拨,调出项目部接到调出通知后,要及时地对相应的机械设备再次进行检测、维护、清洁和保养,确保调出设备正常运转使用,如没有做好维护保养的、隐瞒实情的视情况给予调出项目部相应的处罚,调入项目部的材料员也要严把验收关,避免不必要争执,同时办理完整的调拨手续。
第二条设备的租赁与归还
1.项目部由于生产施工需要租赁的大型机械设备必须提前向设备材料部提出申请,由设备材料部根据需要组织进行市场调研,调研结果及时正确的向总工汇报,草拟合同待合同管理部审批完后,会同项目经理与租金合理、服务态度好的租赁站(租赁公司)办理租赁手续、签定合同(合同中应有机械操作人员的配备人数、工作时间及工资发放等内容),待双方签字盖章完毕后设备材料部要及时地把合同文本、设备租赁正式启用单报到合同管理部,财务审计部,设备材料部各留底一份。
发现设备租赁价格高于市场平均价格的,给予设备材料部相关责任人设备租赁款总额20%的经济处罚。
2.租赁的机械设备性能应符合施工生产要求和安全报验标准,并在施工阶段检查、监督各部件及配件紧固情况以及灵敏度有效情况。
3.租赁设备使用结束后,由项目部向设备材料部提出退场归还的申请,设备材料部收到项目部退场归还申请后,向租赁单位办理归还手续,设备租赁款的结算由设备材料部会同项目部对使用期限、租赁价格确认后,提交总工审批后到财务审计部办理。
第三条设备的维修与报废
1.各项目部根据设备材料部的计划适时安排对设备进行大、中修,并将大中修结果及有关的资料报设备材料部备案。
2.项目部设备管理员负责检查督促机修工、机械工做好设备的日常保养、维修、调整、紧固、清洁和防腐工作。
3.设备的报废,由项目部设备管理员根据设备使用情况与公司设备报废标准,提请设备材料部检验,确实需要报废的设备,由设备材料部组织编制设备报废申请报总工审批后由财务审计部进行相关账务核销处理。
4.设备维修和保养所发生的相关费用,由项目部设备管理员办理相关手续经设备材料部审核后报总工审批。
第四条设备采购的费用报销
采购来的设备在第一时间办理入库手续,并把相关的合格证、准用证一并交给仓库保管员,记录相应的台账,采购员编制采购付款单,由设备材料部经理审核,分管副处长审核,处长审批,凭在仓管员签字手续完备的入库单、发票、审批后采购付款单到财务审计部报支。
第五条设备档案管理
1.设备材料部应对公司所有设备进行清查盘点并编号,建立完整、详细的台帐。
2.项目部建立各自机械设备台帐和设备卡片,保存设备的原始资料档案。
第六条设备使用过程中的具体规定
1.工程机械设备的使用和维护由项目部落实到相关负责人,新采购入库的工程车辆进行喷涂所划拨的统一编号,便于科学化的车辆集中管理。
2.机械设备在施工现场使用中确保清洁、完整和合格有效,闲置下来的机械设备及时清理、整修。
3.设备材料部不定期的对项目部机械设备使用维护情况进行检查,发现问题对项目部设备管理员、安全员分别进行50元处罚,设备材料部不及时检查的处理100元处罚。
4.机械设备在项目部发生偷盗、遗失现象,无法追回时,上报设备材料部并责成相关责任人照价赔偿,直接做在个人帐户上,年终兑现。
5.施工机械属公司的固定资产各项目部不得随意转借他人或拆卸零部件。
6.各项目部因施工任务的变化而出现部分施工机械设备在一定时间内闲置不用的,应及时报告设备材料部统一调度或封存入库。
7.封存不用或调出的施工机械设备,在入库或调出前应做好清洁润滑保养工作,入库或调出时必须认真检查机械零部件是否缺损,且保证正常使用、并做好记录。
库房停用的机械设备不得以任何借口拆卸零部件。
发现拆卸的给予设备仓库保管人员200—1000元经济处罚。
8.施工机械设备的使用应贯彻管用结合、人机固定的原则,主要施工机械设备必须定人定机,少数小型机械不能定人使用的必须由项目部采取相应的措施,加强机械设备的管理。
9.严格执行施工机械操作员持证上岗制度,严禁无证操作,切实健全机械工种的岗位责任制。
10.施工机械操作人员必须参加相应的培训,并通过严格的技术考试,合格后取得有关部门核准发放的操作证方可作业,学徒工严禁单独操作。
一经发现必须立即更换操作人员,并给予相关责任人200元处罚。
11.机械设备操作人员必须严格按照机械设备安全技术操作规程操作,严禁“三违”(带病运转、超负荷、运转中维修保养)及违章作业,发现违规操作的每次给予200元处罚,若相关项目管理人员未按规定进行检查监督,给予同等处罚。
12.设备材料部每月、季在安全生产考核的同时对项目部机械设备进行检查,发现问题及时提出整改意见。
各项目部设备管理员会同有关人员每周对本项目部的在用设备进行检查,及时发现设备使用中出现的问题及时修整,确保设备运行状况良好。
13.设备材料部负责制定施工机械设备大、中修计划,并督促项目部实施。
第七条设备使用中的事故处理
1.机械设备发生不正常的损坏和损失(包括丢失),造成停产或质量功能降低的均属机械设备事故,机械设备事故可分为一般事故、大事故和重大事故。
一般事故:
机械设备零部件损失价值和修理费总计在¥1000.00~5000.00元之内或停产修理5天以内。
大事故:
机械设备零部件损失价值和修理费总计在¥5000.00~20000.00元以内或停产5~10天。
重大事故:
机械设备零部件损失价值和修理费总计在¥20000.00以上或导致价值2万元左右的机械报废或停产10天以上。
由于违章作业或其他原因对施工生产造成严重影响、威胁安全生产的不论损失价值大小均属事故。
2.重大事故由总工带领设备材料部会同相关部门按章程进行处理,并将处理结果报处长;
大事故设备材料部会同项目经理按章程进行处理,并将处理结果书面汇报总工和处长;
一般事故由项目部有关人员按章程进行处理,报设备材料部备案。
3.机械设备事故由于人为造成的由直接责任人按情节轻重负责赔偿经济损失的10%-50%费用。
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