办公室管理期末复习综合练习题.docx
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办公室管理期末复习综合练习题
《办公室管理》期末复习综合练习题
一、设计题
1.小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了
带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要
翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2 刀),要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适
当的位置。
小李应该怎么做?
电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹
上贴上相应的标识条;各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上
面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层,复印纸放在
下面几层。
2.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同
生产国内紧缺的产品。
上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小
李作好准备。
假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
(1)接受任务;
(2)了解来宾;(3)制订计划;<4)预订食宿;<5)迎接来宾;<6)商议日程;<7)安排会谈;
<8)陪同参观;(9)送别客人;(10)接待小结。
3.康桥宾馆位于本市南京西路 45 号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在
11 月 15 日上午 9:
00 到 12:
00 召开全厂中层干部大会,讨论第二年产品发展和销售计划,地点就在康桥
宾馆的 12 楼会议室。
这次会议由总经理办公室负责安排。
办公室主任让小付拟一个会议通知。
他应该考
虑哪些问题?
(1)会议的名称;
(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(4)
地点:
(具体在几楼几号会议室);(5)议题(或者议事日程);(6)主办者的联络处,电话号码等;(7)开会所在地,建
筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。
4.文秘人员如何主持会议?
应注意哪些细节?
5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的价格打入市场,决定召开专家座
谈会,对新产品进行评估,办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者;
(2)座
谈会以小型为主,人数以七,八人为宜;<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;<4)主持人负责引导,组
织,可不做记录;(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;<6)座谈会的时间不必严格规定,
可长可短;(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。
6.某个下雨天,在利达公司内召开的新产品推介会结束了。
公司的大型会议室有很各种会议用品,
室外有接待处,公司还租了汽车来接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?
(1)要替搭车回去的人安排车子
(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领
(3)有留话时,切记务必传达
(4)检查会场有无物品遗漏
(5)要为参加会议的人员送行
(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭
(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾
(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回
1
(9)关紧门窗并上锁。
7.科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公
室正副主任和职工代表等,共 46 人,会议文秘人员和其他服务人员 4 人,会议时间为 5 小时。
参加会议
人员月平均工资为 2400 元,其他收入 600 元,假设一个月工作 30 天、一天工作 8 小时。
会议后勤费用开
支有:
文件材料费 200 元,饮料费 100 元,因会议紧张安排午餐,餐费每人 10 元。
请计算会议的成本。
(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为 10 元,(2400÷30÷8)
(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为 2.5 元。
(600÷30÷8)
(4)T——参加会议人员人均到会时间为 5 小时;
(5)n——参加会议人数为 50 人(46+4);
(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为 800(200+100+10×50)
(7)会议成本一 6×(10+2.5)×5×50+800
=18750 一-800
=19550(元)
8.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始
记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作
(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
9.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?
(P186)履
行哪些职责?
(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和
到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.
(2)制定约会计划.约会计划表包括:
城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时
间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.
(3)为商务洽谈收集资料.
(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.
(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:
行李准备识别标签.
(6)安排差旅费.
(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.
(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
10.某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?
(1)客人的选择.确定名单,再请上司核定.
(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假
日.
(3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等。
11.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?
(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中
秋节等
(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等;
2
(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的
购物环境.
(4)还应熟知以下规则:
除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选
择适当的礼物即可.
(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.
(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出
一些其他的意见,以及标明价格范围.
(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.
12.上海某企业欲与德国某企业合作,德国以品牌、技术入股,利用上海比较便宜的原材料和人工,
共同生产国内紧缺的产品。
德国代表团一行 9 人将于 8 月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请
小李作好准备。
假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
接受任务;了解来宾;制定计划;预定食宿;欢迎来宾;商议日程;礼节性拜访;宴请;正式会谈;
签订协议书;陪同参观游览;互赠礼品;欢送来宾;接待小结。
13.某中外外资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何
办?
要考虑哪些因素?
(1)了解清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯等
(2)征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又比较喜欢的物品
(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下
(5)附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理
14.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付,小付应该怎样做?
小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放,随印随
锁;如因事外出,须经批准交他人代管;加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;并要将盖用文件名称,
编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记;加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。
二、案例分析题
1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作,在征得上司的同意后,她
请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作,时间为一个月。
陈小姐大专刚毕业,比较单纯,刘小姐把工
作交代给她,并鼓励她努力干,准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:
来电者:
“是利达公司吗?
”
陈小姐:
“是。
”
来电者:
“你们经理在吗?
”
陈小姐:
“不在。
”
来电者:
“你们是生产塑胶手套的吗?
”
陈小姐:
“是。
”
来电者:
“你们的塑胶手套多少钱一打?
”
陈小姐:
“1.8 美元。
”
来电者:
“1.6 美元一打行不行?
”
陈小姐:
“对不起,不行的。
”说完,“啪”挂上了电话。
3
上司回来后,陈小姐也没有把来电的事告知上司。
过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以 1.4
美元一打卖出了 100 万打。
陈小姐突口而出:
“啊呀,上星期有人问 1.6 美元一打行不行,我知道你的
定价是 1.8,就说不行的。
”上司当即脸色一变说:
“你被解雇了”,陈小姐哭丧着脸说:
“为什么?
”
上司说:
“你犯了五个错。
”
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错,分别是什么?
她在电话礼仪方面还犯了哪些错?
参考答案:
五个错:
(1)该问的没有问(指对方情况,手套的需要量);
(2)该记的没有记录(对方的姓
名、公司、电话号码); (3)该说的没有说(没有及时向上司汇报); (4)不该说的却说了(价格上的自作主
张,不向上司请示); (5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方,犯了错误,也没必要告诉上司,
使自己陷入被解雇的境地)。
电话礼仪方面:
(1)接电话时没有自报家门;
(2)不等对方说完,就“啪”挂上电话。
2.文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件。
早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打
电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。
打完电话,
心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。
她抽出所有的信
纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。
邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:
“亲爱的
红:
……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。
她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌
上。
这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐
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