涉外接待复习课程Word文档格式.docx
- 文档编号:18754024
- 上传时间:2023-01-01
- 格式:DOCX
- 页数:8
- 大小:25.08KB
涉外接待复习课程Word文档格式.docx
《涉外接待复习课程Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《涉外接待复习课程Word文档格式.docx(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
应当注意的是,在佩戴首饰时,通常不宜多于三种,每种亦应以两件为限。
佩戴多种、多件首饰时,应当尽量使之质地、色彩相同。
5、女性的化妆在参加涉外活动时,女士一般应当化妆。
在国际交往中,化妆不仅意味着自尊自爱,而且也是对交往对象重视有加的一种表示。
在公务场合,宜化淡妆;
在社交场合,化妆可以稍浓一些;
在休闲场合,则没有必要化妆。
三者不宜一概而论。
(二)重要的禁忌
1、着装六忌在公务场合,涉外人员的着装应当避免过于杂乱、过于鲜艳、过于暴露、过于透视、过于短小、过于紧身,此为着装六忌。
女士在涉外公务活动中,着装尤忌“六露”,即忌讳露胸、露肩、露脐、露背、露脚趾、露脚跟。
2、关于西装在正式场合男士以穿深色单排扣西装、白衬衫、黑色皮鞋为佳。
穿西装时,最好不要内穿羊毛衫,不要穿布鞋或凉鞋,不要背背包。
凡站立时,一定要扣上西装的钮扣。
西装上衣外侧的胸袋中不宜别钢笔。
西装上衣衣袖上的商标必须拆去。
3、关于领带穿西装套装时,一定要打领带。
在公务场合宜打单色或带有几何图案的领带,并应慎用黑色领带或花领带。
最好不使用“一拉得”或“一卡得”领带。
打好之后的领带,不应当长过腰带。
在一般情况下,没有必要使用领带夹。
夹领带夹时,宜令其处在七粒扣衬衫从上往下数的第四与第五粒衣扣之间,它的位置越向上越不好。
4、关于鞋袜参加正式活动时,一般不宜穿凉鞋、拖鞋或旅游鞋,赤脚不穿袜子也不合适。
男士穿西装时,通常忌穿尼龙袜与白色的袜子。
女士穿裙服时,切勿穿残破的袜子,或者以健美裤代替袜子。
女士穿裙子时,袜口如果外露,是既不雅观,又不礼貌的。
二、关于会面会谈工作
在涉外活动中与外国友人初次会面时,有必要遵守有关的会面礼节。
对此掉以轻心,往往会给交往对象留下不良的印象。
在涉外交往中,介绍分为自我介绍与介绍他人两种,其具体要求各有不同。
1、自我介绍进行自我介绍时,有两点尤须注意。
其一,言简意赅。
自我介绍,通常愈简洁愈好,一般不应当使之长于一分钟。
其二,内容完整。
在公务场合所使用的自我介绍,大体上应同时包括本人的所在单位、具体部门、担负职务以及完整姓名等四项基本内容。
它们应被“一气呵成”,缺一不可。
2、介绍他人介绍他人时,最重要的礼仪问题是被介绍双方的先后次序。
基本的规则是“尊者居后”,即介绍女士与男士时,应先介绍男士后介绍女士;
介绍长者与晚辈时,应先介绍晚辈后介绍长者;
介绍上司与下级时,应先介绍下级后介绍上司;
介绍客人与主人时,则应当先介绍主人后介绍客人。
在外事接待中,若宾主双方不止一人,仍须先介绍主方人员,后介绍客方人员。
不过在介绍各方人员时,一般应当依照其职务、身份的具体高低,由高而低地依次进行。
(二)握手
见面与分手时,人们大都以握手为礼,在握手时,下列两点应予重视。
1、先后顺序行握手礼时,双方伸出手来的先后顺序至关重要。
它的基本规则是“尊者在前”,即女士与男士握手时,应由女士首先伸手;
长者与晚辈握手时,应由长者首先伸手;
上司与下级握手时,应由上司首先伸手。
宾主双方握手时的情况比较特殊:
客人抵达时,应由主人首先伸手,以示欢迎;
客人告辞时,则应由客人首先伸手,以示请主人就此留步。
应当指出的是,握手时伸手的先后顺序分男女、论长幼,仅限于社交、休闲场合;
在公务场合,通常是只看职务、只分宾主的。
2、主要禁忌在公务场合与外国人握手时,有下述六种主要禁忌不宜冒犯。
其一、心不在焉。
其二、使用左手。
其三、戴着手套。
其四、戴着墨镜。
其五、用双手与异性相握。
其六、多人同时握手时出现交叉。
(三)名片
在公务活动中,与初识者互换名片,是一种交际惯例。
宾主双方对此皆应“有备无患”。
1、递上名片把自己的名片递给外国人时,有四点注意事项其一,应当起身站立,递到对方手中。
其二,应当使用双手,或是使用右手。
其三,应当以文字正面面对对方。
其四,应当注意顺序。
通常,双方交换名片时,应由位低者首先递上自己的名片;
当一人与多人同时交换名片时,则应当由尊而卑或者由近而远依次而行。
2、接受名片接受名片的基本讲究有五:
其一,应当起身站立,或迎向对方。
其二,应当使用双手,或者使用右手。
其三,应当在接过名片后将其认真捧读一遍。
其四,应当将其毕恭毕敬地收好。
其五,应当随后回敬对方一枚自己的名片。
3、主要禁忌用于涉外交往的名片,一般不宜印上本人照片、格言警句或私宅电话号码,并且不应当在其上涂涂改改,加加减减。
接受外宾的名片时,不宜当面将其置于桌上、裤袋之内,或是将其交给他人传阅。
(四)话题
与外国人交谈时,应对具体选择的话题认真地加以斟酌。
1、忌选的话题以下三话题,不宜在同外国人交谈时选择。
其一、格调不高的话题。
诸如灾祸、凶杀、惨案、绯闻等等。
其二、非议他人的话题。
“来说是非者,必是是非人”,外国人往往对此也有同感。
其三、涉及隐私的话题。
收入、年龄、婚恋、健康、住址、经历等个人隐私话题,尤其不宜主动提及。
2、宜选的话题与外国人交谈时,选择下述三类话题。
一般均不会出现问题。
其一、交往对象所擅长的话题。
其二、轻松愉快的话题。
如体育比赛、影视娱乐、休闲度假、时尚流行、风土人情、烹饪小吃、天气状况等等。
其三、格调高雅的话题。
哲学、历史、地理、文学、艺术等格调高雅的话题在交谈中均可涉及,但切勿不懂装懂或班门弄斧。
三、关于座谈
在涉外交往中,座次的具体排列往往多有讲究。
基本的讲究排列座次时,国内外的基本作法有所不同。
在涉外场合排列座次时,一般均应遵守国际惯例。
1、我国传统作法在排列并排的座次时,我国的作法是“以左为上”,即认为居左之位高于居右之位。
当前,国内在举行会议及正式合影时,仍多沿用此法。
2、国际通行作法并排排列座次时,国际上的通行作法是“以右为上认为居右之位高于居左之位。
在涉外场合,它已被广泛采用。
外宾接待工作
礼宾次序,是指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的次序。
礼宾次序通常按以下规则排列:
1、按身份与职务的高低排列。
这是礼宾次序排列的主要根据。
一般的官方活动,经常是按身份与职务的高低排列。
2、按字母顺序排列。
多边活动中的礼宾次序有时按参加国国名字母顺序排列。
一般以英文字母排列居多,少数情况也有按其他语种的字母顺序排列。
3、按通知代表团组成的日期先后排列。
按通知代表团组成的日期先后排列礼宾次序是经常采用的方法之一。
东道国对同等身份的代表团,按派遣团组成的日期排列;
或按代表团抵达活动地点的时间先后排列;
或按派遣国通知代表团参加活动的答复时间先后排列。
注意事项
1.背景资料准备得越充分越好,对对方了解越多越好,包括对方的职位、信誉情况、经济状况、人事变动、来宾个性、兴趣爱好等等。
2.对方以前曾来访过,最好按以前的接待规格接待。
应慎用高规格接待,特别是在多国参加的国际活动中,如仅对某国来宾高规格,可能会引起其他来宾的不满。
3.接待人员名单定下后,最好组织进行业务培训。
培训内容包括涉外礼仪、外事原则等等。
接待准备
外事接待单位为圆满完成接待任务,一般需要专门接待小组,全面负责一切接待事宜。
接待工作首先应了解来访者的基本情况,弄清代表团的国别、名称、成员名单、来访目的等内容。
如需要根据客人要求预定宾馆或返程机票,还应索取来宾护照的复印(传真)件。
掌握了以上情况后,再制定一份周密的(中外文)书面接待活动日程安排(表),包括迎送、会见、会谈、签字、宴请、参观游览、交通工具、餐寝时间、陪同人员等详细内容。
日程安排应尽量事先征询来宾意见,还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰。
日程安排印制妥当后,要让来宾抵达后及时人手一份。
迎送
要依据来访者的身份,确定迎送规格。
根据国际惯例,主要迎送人通常同来宾的身份相当。
遇有高层外宾来宜昌访问,要按上级接待部门的通知要求安排党政领导人出面迎送,组织好迎送仪式、场地布置、献花、照相、拍电视、组织群众场面等内容,比如飞机(车、船)抵离时间、献花人员的挑选和鲜花花束(花环)的准备、介绍宾主相见的方式、车辆顺序的编排、座次的安排、国旗的悬挂等等,都要逐项落实。
迎宾时,外宾下飞机(车、船)后,礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾,迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。
如遇外宾主动与我方人员拥抱时,我可做相应表示,不要退却或勉强拥抱。
如需献花,应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。
所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。
乘车时,应先请客人从右侧上车,陪同主人再从左侧上车。
待外宾与陪同人员全部上车后,再驱车去宾馆。
途中,陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物,如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。
重要外宾和大型团体来访,应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。
外宾抵达住处后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间。
会见
凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人,称为接见或召见。
反之,凡身份低的人士会见身份高的,或是客人会见主人,称为拜会或拜见。
接见和拜会后的回访称为回拜。
接见一方的安排人,应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。
如有合影,还要事先编好合影图,一般主人居中,按礼宾顺序,主人右手为上,主客双方间隔排列,两端均由主方人员把边。
会见前,主人应在门口迎候客人,可以在大楼正门迎候,也可以在会客厅迎候。
如果主人不到楼门口迎候,则应由工作人员在大楼门口迎接,引入会客厅。
会见结束,主人应送客人至车前或在门口握别,目送客人离去。
领导人之间的会见,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。
谈话过程中,旁人不要随意进出。
安排宾主座次时,主宾坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。
其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座,座位不够可在后排加座。
会谈
会谈是指双方就某些重大的政治、经济、文化及其它共同关心的问题交换意见。
会谈内容较为正式,且政治性或专业性较强。
会谈首先要组成专门班子,确定主谈人。
我方主谈人的职位要与对方主谈人相同或相近。
会谈人数大体双方相等。
其次是准备会谈提纲,如需在会谈结束时双方签署《会谈纪要》或《协议书》,应事先草拟好文本。
会谈由主谈人主持,其他人员未经主谈人许可,不得随便发表意见。
如有不同看法,可写条子递给主谈人,供主谈人参考。
如主谈人请大家做补充发言,其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充,但不能提出与主谈人意见相反的看法。
会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主按各人名牌所示相对而坐,以正门为准,主人占背面一侧,外宾面向正门。
主谈人座位居中。
签字仪式
参加签字仪式的,基本上是双方参加会谈的全体人员。
双方为了对签订的协议表示重视,往往由更高的领导人出席签字仪式。
一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌,桌面覆盖深色台呢,桌后并列置放两把椅子,供双方签字人使用,主左客右。
座前摆放各自保存的文本,上端分别放置签字文具,中间摆一旗架,悬挂签字双方的国旗。
双方参加签字仪式的人员进入签字厅,签字人入座,助签人分别站在签字人外侧,其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。
签字时,由助签人协助翻揭文本,指明签字处,本方保存的文本上签毕后,由助签人互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,签妥后由双方签字人交换文本,相互握手。
有时备有香槟酒,签字后,共同举杯庆贺。
国旗悬挂
国旗是国家的象征,是民族的尊严。
涉外活动中,我们往往通过悬挂国旗表示对本国的热爱和对他国的尊重。
国际交往中,一个主权国家内悬挂他国国旗有着一些公认的通行惯例。
按国际关系准则,一国元首、政府首脑、议会议长在他国领土上访问,有在其住所及交通工具上悬挂本国国旗的外交特权。
国际会议上,会场外须悬挂每个与会国国旗;
国际性体育、展览等活动中,也要在有关正式场合悬挂所有与会国国旗。
悬挂双方国旗,以右为上,左为下。
两国国旗并挂,以正面为准,右挂客方国旗,左挂本国国旗;
汽车上挂旗,驾驶员左手为主方,右手为客方。
双方对座会谈时,主客双方分别在各自主谈人桌上用旗架悬挂本国国旗。
国旗不能倒挂,也不能反挂。
宴请
宴请分宴会、冷餐招待会、酒会、茶会等形式。
宴请的时间应对主客双方都合适,注意避开对方的重大节假日、有禁忌的日子和时间。
例如,宴请基督教徒不要选十三日,更不要选十三日又星期五;
伊斯兰教徒在斋月内白天禁食,宴请应安排在晚上。
各种宴请活动,一般应发请柬,这既是礼貌,亦可对客人起备忘之用。
请柬内容包括活动形式、时间及地点、应邀人的姓名、对服饰的要求、是否要求回复等。
请柬行文所提及的人名、单位名、节日名称都应用全称。
正式宴会最好能在发请柬之前排好席次,并在信封下角注明席次号。
正式宴会的席位、桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低。
同一桌上,主人居中,主宾位于主人右侧,其他席位的高低以离主人的座位远近而定。
外国的习惯是,男女掺插安排。
宴会厅的布置应该严肃、庄重、大方。
不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花。
用餐前二十分钟,应将冷盘放好。
凡是花式冷盘,如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘,以及鸡鱼等,头要朝主位。
食品、饮料摆好后,服务人员不要离开餐厅。
宾主落座后,即可斟果酒、汽水等,斟酒斟水八分满即可。
宴会如有讲话,要拟好书面讲稿。
通常宾主双方事先交换讲话稿。
主、宾讲话在宴会开始时进行。
主人、主宾讲话时,其他人员不得用餐。
主桌首次起立祝酒时,其他桌也应起立祝酒;
一般情况下,主桌祝酒之前,其他桌不可首先起立或串桌祝酒。
宴会进行中,主人和陪客应普遍地同外宾交谈,不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。
便宴不排座位,不作正式讲话,菜肴道数亦不多,气氛较随便。
工作进餐是现代国际效中经常采用的一种非正式宴请形式(有时由参加入各自付费),利用进餐时间,边谈问题边进餐。
此类活动一般只请与工作有关的人员。
冷餐会一般是在招待人数较多时举行,规格有高有低。
冷餐会一般在较大的场所举行,设餐台、酒台,食品较丰富实惠。
由客人自取餐具、自取食品。
酒水由招待员端送,也可自取。
酒会,又称鸡尾酒会。
除了鸡尾酒外,还有其他类的非烈性酒及各种果汁。
食品多为三明治、面包托、炸春卷及香肠之类的小吃,人们可用牙签取食。
一部分饮料和食品,事先摆在茶几上;
另一部分,由招待员随时以托盘端送。
酒会可自由入座,也可不设座椅,站立进餐,以便于进餐者自由自在活动和攀谈。
酒会一般在中年和傍晚举行,时间较短。
茶会是一种更为简便的招待形式,常在客厅或室外花园举行。
不排席位,可以随便就座,主宾和主人坐在一起。
茶会主要是请客人品茶(也有喝咖啡的),茶叶、茶具的选择应该讲究。
除茶之外,还可略备点心和地方风味小吃。
摄影
在对外活动中,摄影人员(包括摄影记者)一般都应该在现场抓拍,不可根据摄影的需要摆布客人和主人,也不应用手拨动镜头前的人,必要时可说:
“对不起,请让一下。
”
遇到拍合影时,接待人员安排好宾主就坐后,摄影人员应该迅速拍摄,不要让大家久等。
拍摄照片一般不要追随个人,特别是给女性外宾拍肖像,如必须拍摄,应征得当事人的同意。
家庭接待
经组织安排有涉外接待活动的家庭,应以“亲切、自然”为原则,一切按本地风俗习惯行事。
当地的风土人情正是外国人的兴趣所在。
接待前后应注意如下几点:
1、接待前搞好个人卫生和室内、外的清洁卫生,以示对客人的尊重。
2、保持良好的精神面貌。
注意衣着整洁、服饰应与环境协调,如在农田劳动不宜穿西装打领带。
还要避免全家老少人人一身新衣。
3、展示家庭劳动、生活等内容,要本着实事求是的原则。
4、遇有外宾在活动中提出新要求,要以我方陪同人员的意见为准。
服务礼仪
一、宾馆、饭店、酒店服务人员要讲究职业道德,规范服务行为,做到笑脸相迎、服务热情、语言亲切、姿态优雅、落落大方。
通过自己的优质服务向外宾展示一个开放的、高素质的宜昌人形象。
大堂是宾馆的门脸,大堂接待员往往代表整个宾馆,甚至整个城市,给来访的客人留下第一印象。
从这个意义上讲,大堂的服务质量代表着全市的管理和服务水平,这就更加要求服务员的一言一行必须符合岗位规范。
车一停,迎宾先生协助开门、向客人问好、表示欢迎、迎入大堂;
行李员主动搬送行李;
登记房间要尽可能满足客人要求,总台小姐要动作娴熟、准确无误;
入住手续办妥后由迎宾小姐送至客房门前,并将走廊、衣帽间和卫生间等处的电灯打开,以示介绍。
走道上与外宾相遇时,应主动问好和让路,如因急事而必须超越外宾时,要说声“对不起”。
客房服务员应最大限度为客人提供方便,并以不打扰客人为原则。
整理房间时如遇客人挂出“请勿打扰”告示牌,则应按客人要求的时间进行。
整理客房,不得翻动或查看客人的物品,如摆放太乱可适当加以整理。
除垃圾外,不得擅自处理客人的个人杂物。
餐厅服务员首先协助客人入座,再一一送上餐巾布。
要熟悉菜单,掌握上菜速度。
上菜时,先客人,后主人;
先女宾,后男宾;
先主要客人,后其他客人。
上菜用左手托盘,右手端菜,从客人左边上。
斟酒水则应右手持瓶,从客人右侧倒。
往桌上送菜与撤盘,宜在两位主方陪客之间进行,并先打招呼。
客人吃完,应从右侧撤换餐具。
主、客人祝酒时,应退后肃立,停止上菜、斟酒。
遇客人不慎打翻酒水,应主动上前处理,撤去杯子,用干净餐巾临时垫上。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 涉外 接待 复习 课程