管理信息系统进销存Word文档格式.docx
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涉及的主要技术如下:
●使用Access创建数据库、表以及建立表间关系的方法;
●使用窗体向导,在设计视图创建窗体以及创建包含子窗体的高级窗体的方法;
●设计查询的方法;
●设计报表的方法;
●使用切换面板管理器的方法。
1.数据库设计
1.1设计思路
进销存管理系统主要应用于中小型生产销售企业,管理人员通过该系统可以实现对产品、客户、库存和订单信息的增加、删除、修改和查询等操作。
根据这些要求可以得到进销存系统的数据流程图,如图1-1所示。
根据系统的数据流程图,进销存管理系统中需要设计以下的数据信息:
●产品表1,该表包括产品好、产品名称、月生产能力、生产地点、单个利润、价格、型号等字段。
●产品表2,该表包括产品号、数量、完成日期、生产负责人等字段。
●订单表,该表包括订单号、订单时间、产品号、客户号、产品数量、需要产品时间、订单业务员、订单是否发货等字段。
●发货单,该表包括订单号、发货时间、产品号、客户号、产品数量、发货价格、发货负责人等字段。
●进库表,该表包括进库号、产品号、进库数量、进库时间、经手人等字段
●客户表,改表包括客户号、地址、税号、信誉度、国家、省份等字段
●库存表,该表包括产品号、库存量、存放地点等字段
图1-1教学管理系统的数据流程图
在这些表中,教师档案表和教师授课信息表通过“教师编号”字段相关联:
学生档案表和学生成绩表通过“字号”字段相关联:
课程名表,教师授课信息和学生选课信息通过“课程编号”相关联
1.2设计结果
1.2.1表的字段设计
从上面的分析可以确定教学管理系统应包括教师档案、教师授课流程、学生档案、学生成绩、课程名和学生选课信息6张表。
产品表1如表1-1所示,以“产品号”为主关键字,登记产品的具体信息。
表1-1产品表1
字段名称
数据类型
字段大小
必填字段
是否主键
产品号
文本
20
是
产品名称
否
月生产能力
数字
生产地点
单个利润
价格
型号
产品表2如表1-2所示,以“产品号”为主关键字
表1-2产品表2
数量
完成日期
日期/时间
生产负责人
订单表如表1-3所示,以“订单号”为主关键字,登记订单信息。
表1-3订单表
订单号
订单时间
客户号
产品数量
需要产品时间
订单业务员
订单是否发货
发货表如表1-4所示,以“订单号”为主关键字,用来发货信息。
表1-4发货表
发货时间
发货价格
发货负责人
进库表如表1-5所示,以“进库号”为主关键字,登录产品进库的相关信息。
表1-5课程名表
进库号
进库时间
经手人
客户表如表1-6所示,以“客户号”作为主关键字,登录客户信息。
表1-6客户表
20
地址
税号
信誉度
国家
省份
库存表如表1-7所示,以“产品号”为主关键字,登录产品库存的相关信息。
表1-7库存表
库存量
存放地点
1.2.2设计表间关系
在Access中要想管理和使用好表中的数据,就必须建立表与表之间的关系,只有这样才能将不同表中的相关数据连接在一起,并为建立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。
下面将介绍定义表之间关系的操作步骤,需要注意的是,在定义表之间的关系之前,应把需定义关系的所有表关闭。
●单击“工具”菜单,选择“关系”菜单项,系统弹出“显示表”对话框。
●在“显示表”对话框中,单击“产品表1”,然后单击“添加”按钮,接着使用同样的方法将“产品表2”、“订单表”、“发货表”、“进库表”、“客户表”和“库存表”添加到“关系”窗口中。
单击“关闭”按钮。
●选定“产品表1”中的“产品号”字段,然后按住鼠标左键不放将其拖动到“产品表2”中的“产品号”字段上。
●选中“实施参照完整性”选项,然后单击“创建”按钮。
使用同样的方法设置其他表之间的关系。
2.系统功能的设计
系统功能的设计师数据库管理系统开发的重要一环。
系统功能设计首先进行需求分析,根据用户的系统开发要求,初步调查,明确问题,解决目标系统“做什么”的问题,最后确定出目标系统的功能模块。
2.1需求分析
进销存管理系统从功能来说,主要是实现中小企业的信息化管理系统。
用户的需求可分为如下3个方面:
(1)管理人员通过该系统登录产品、客户和订单的有关信息;
(2)管理人员可以通过该系统来设置进库信息和对进库的处理;
(3)通过该系统对订单进行总统计和分析。
具体地说:
●产品进库管理:
完成对教师档案的教师授课情况的管理,具体包括教师档案登录、授课信息登录、教师相关信息查询、教师相关信息统计和教师相关信息浏览等。
●订单处理管理:
完成对学生档案和学生成绩的管理,具体包括学生档案登录、学生成绩登录、学生相关信息查询、学生相关信息统计和学生相关信息浏览等。
●发货确认管理:
完成学生选课信息和课程信息的管理,具体包括课程信息登录、选课信息登录和选课信息查询等。
●报表显示管理:
2.2模块设计
根据前面对用户需求的分析,依据系统功能设计原则,对整个系统进行了模块划分,得到了如图1-16所示的功能模块图。
图1-16“教学管理系统”功能模块图
1.教师信息管理
该模块用于实现教师档案信息(姓名、性别、工作时间、政治面貌和学历等)和教师授课信息(课程编号、教师编号、授课地点和授课时间等)的登记,如果有调入学校的新职工,则为其建立档案并将基本信息输入到计算机中。
同时,该模块还提供了对教师档案信息、教师授课信息的统计、查询和浏览功能。
该功能模块包括教师档案登录、授课信息登录、教师相关信息查询、教师相关信息统计和教师相关信息浏览5个窗体。
其中教师档案登录和教师相关信息查询窗体如图1-17和图1-18所示。
图1-17“教师档案登录”窗体
图1-18“教师相关信息查询”窗体
2.学生信息管理
实现学生档案信息(学号、姓名、性别、出生日期和班级编号等)和学生成绩的登录(学号、学年、学期、课程编号和成绩等),可将新入学的学生基本信息输入到计算机中,还可以将每一学期所选课的考试成绩录入到计算机中。
另外该模块还提供了对学生档案、成绩等信息统计、查询和浏览功能。
该模块包括学生档案登录、学生成绩登录、学生相关信息查询、教师相关信息统计、教师相关信息浏览5个窗体。
其中学生成绩登录和学生相关信息浏览窗体如图1-19和图1-20所示。
图1-19“学生成绩登录”窗体
图1-20“学生相关信息浏览”窗体
3.选课信息管理
该模块用于实现课程信息(课程名、课程编号和学分等)和学生选课信息(课程编号和学号)的管理。
包括学生选课信息登录、课程信息的登录以及各有关课程等情况的查询。
包括课程信息登录、选课信息登录和选课相关信息查询3个窗体。
其中课程信息登录和选课信息登录窗体如图1-21和图1-22所示。
图1-21“课程信息登录”窗体
图1-22“选课信息登录”窗体
这时“教学管理系统”的主界面如图1-23所示。
图1-23“教学管理系统”主界面
到此为止,整个系统的分析和设计全部完成。
从上面的需求分析和数据库设计以及功能模块的划分可以看出,“教学管理系统”包含了一个数据库应用系统最基本的功能,它是一个非常简单的系统原形。
通过本例的系统设计过程,你一定对系统的开发有了一定的了解。
以后无论何种类型复杂的数据库应用系统,都可按此思路和做法进行系统开发。
3.窗体的实现
窗体是Access数据库中的一种对象,通过窗体用户可以方便地输入数据、编辑数据和显示数据。
与数据表不同的是,数据表以行和列的形式显示数据,而窗体可以按任何格式显示数据。
“教学管理系统”正是利用了窗体的这一特点来实现数据登录的。
实现数据登录时,应遵循输入准确、迅速、方便的原则,输入数据应尽可能少,输入提示应尽量明确详细。
3.1登录学生档案窗体的实现
1.创建窗体
在Access中创建窗体有人工方式创建和使用窗体向导创建两种方法。
人工方式创建窗体,需要创建窗体的每一个控件,并建立控件和数据源之间的联系。
而使用窗体向导创建窗体,用户只需按向导提示输入有关的信息,一步一步的完成即可。
创建过程简单、快捷、效率高,因此在设计Access数据库应用系统时,往往是先使用窗体向导建立窗体的基本轮廓,然后切换到设计视图使用人工方式进行调整。
利用窗体向导创建“登录学生档案”窗体的步骤如下:
●首先在数据库管理器重选择对象标签的“窗体”项,然后双击“使用向导创建窗体”选项,启动“窗体向导”,如图1-24所示。
●单击“表/查询”下拉列表框右侧的箭头,列出所有有效的表或查询数据,从中选择“表:
学生档案表”。
在“可用字段”列表框中选择需要在新建窗体中显示的字段,此处单击
按钮,选定所有字段,如图1-25所示。
图1-24“窗体向导”对话框1
图1-25“窗体向导”对话框2
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-26所示的对话框。
在此对话框中,选择“纵栏表”项,这时可以在左边看到新建窗体的布局。
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-27所示的对话框。
在此对话右侧的列表中列出了若干窗体的样式。
选中的样式效果在对话框的左侧显示,用户可以选择喜欢的样式。
此处选择“标准”样式。
图1-26“窗体向导”对话框3
图1-27“窗体向导”对话框4
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-28所示的对话框,在此对话框中可为创建窗体输入一个标题,在此输入“登录学生档案”。
●单击“完成”按钮,进入“登录学生档案”窗体设计视图,如图1-29所示。
图1-28“窗体向导”对话框
图1-29“登录学生档案”窗体设计视图
至此,使用窗向导快速创建了“登录学生档案”窗体,其他的窗体也可以通过上面的步骤创建。
2.对窗体的调整
上一节中创建出来窗体有很多不尽人意的地方。
比如,所有数据的输入都需要用户通过按键来完成,输入操作不简便,窗体布局比较乱,这些都违背了输入设计的原则。
仔细观察“登录学生档案”窗体,可以发现,窗体中包括的数据内容大致分为两类,一类内容范围不确定,例如姓名、出生日期等;
另一类内容范围确定,例如性别、政治面貌等。
为了提高输入速度,减少输入内容,方便输入操作,对于内容范围确定的数据应尽量避免键盘输入。
因此,需要对窗体进行修改和调整。
修改和调整窗体可以在设计视图中通过使用各种控件来完成。
具体方法和步骤如下:
(1)调整位置
调整窗体中各控件的尺寸和位置,在设计视图窗口中打开“登录学生档案”窗体,调整窗体上已经设置了的各个控件位置和尺寸,调整结果如图1-30所示。
图1-30“登录学生档案”窗体
(2)添加控件
在窗体中添加、设置所需控件。
●在窗体上添加一个“矩形”控件,单击工具箱中的“矩形”控件按钮,在窗体主体区域画一个矩形区域,使现有的窗体内容均放在其中;
将“矩形”控件的“特殊效果”属性设为“凸起”。
●添加一个“标签”控件作为窗体标题,在窗体上方中央添加一个“标签”控件,并输入“登录学生档案信息”作为该窗体标题。
将标题的字体名称改为“隶书”,字体大小设为26,前景颜色设为“深灰”。
由于像性别、政治面貌、学历、职称和系别等字段有固定的取值,如性别取值为“男”和“女”政治面貌取值为“群众”、“团员”、“党员”和“其他”。
因此,可以将这些字段的控件改为“组合框”控件,这样可以简化输入操作,提高输入效率。
下面以政治面貌为例,说明组合框的创建和调整方法。
其余4个控件的创建和调整方法与此相同。
●将已有的“政治面貌”字段删除。
●单击工具箱中的“组合框”工具按钮,在窗体上单击要放置“组合框”的位置。
屏幕显示“组合框控件向导”对话框,如图1-31所示。
选择“自行键入所需的值”。
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-32所示的对话框,在“第1列”列表中依次输入“群众”、“团员”、“党员”和“其他”等值,每输入完一个值,按TAB键移至下一行。
图1-31“组合框控件向导”对话框1
图1-32“组合框控件向导”对话框2
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-33所示的对话框,选择“将该数值保存在这个字段中”项,并单击右侧向下箭头按钮,从弹出的下拉表中选择“政治面貌”字段。
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-34所示的对话框,在“请为组合框制定标签”文本框中数日“整治面貌”作为该组合框的标签。
此时,拖动列的右边框可以改变列表框的宽度。
图1-33“组合框控件向导”对话框3
图1-34“组合框控件向导”对话框4
●单击“完成”按钮,组合框创建完成。
同时对“性别”字段进行设置,适当的调整即可得到图1-35所示的窗体。
图1-35“登录学生档案”窗体
(3)创建命令按钮
在如图1-36所示的窗体下方添加“下一记录”、“上一记录”、“添加记录”、“保存记录”以及“退出”等5个命令按钮。
下面以“退出”按钮为例,说明使用“命令按钮向导”创建命令按钮的过程和方法。
●单击工具箱中的“命令按钮”工具按钮,在窗体上单击要放置按钮的位置。
屏幕上弹出“命令按钮向导”对话框,如图1-36所示。
●在对话框的“类别”列表框中列出了可供选择的操作类别,每个类别在“操作”列表框下都对应着多种不同的操作。
先在“类别”框内选择“窗体操作”,然后再对应的“操作”框中选择“关闭窗体”。
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-37所示的对话框。
为使在按钮上显示文本,单击“文本”选项,然后再其后的文本框内输入“退出”。
图1-36“命令按钮向导”对话框1
图1-37“命令按钮向导”对话框2
●单击“下一步”按钮,弹出如图1-38所示的对话框。
在该对话框中可以为创建的命令按钮起一个名字,以便后面的使用。
图1-38“命令按钮向导”对话框3
●单击“完成”按钮。
至此命令按钮创建完成,其他按钮的创建方法与此相同。
●为了使窗体布局整齐、美观,可再加一矩形控件,将5个命令按钮放置其中,矩形按钮的“特殊效果”为“蚀刻”。
最后结果如图1-39所示。
图1-39“登录学生档案”窗体
到这里,“登录学生档案”窗体已基本设计完成,但在浏览窗体时,“记录定位器”、“浏览按钮”等,这些事窗体不需要的,应该将其去掉。
记录定位器属性有两个值:
“是”和“否”。
它决定窗体显示时是否有记录定位器,即数据表最左端是否有标识块。
“登录学生档案”窗体的记录定位器属性值为“否”。
浏览按钮属性也有两个值:
它决定窗体运行时是否有浏览按钮,即数据表最下端是否有浏览按钮。
一般如果不需要浏览数据或用户自己设置了数据浏览时,该属性值应设为“否”,这样可以增加窗体的可读性。
“登录学生档案”窗体的浏览按钮属性值为“否”。
其他的属性设置在这里不再过多说明。
此时,窗体的浏览效果如图1-40所示。
图1-40“登录学生档案”窗体浏览效果
至此,我们已经完成了一个完整的窗体的创建,按照同样的操作方法,可以很容易地创建“教学管理系统”中“学生成绩登录”、“教师档案登录”和“教师授课信息登录”窗体。
3.2课程及选课信息查询窗体的实现
数据的查询和统计是“教学管理系统”最重要的功能之一。
建立数据应用系统,将数据准确、及时地输入并保存在数据库中并不是最终目的,最终目的是为了更好、更充分地使用它,通过对数据库的数据进行统计、分析,从中提取出有用的信息。
在Access数据库汇总,查询是一种统计和分析数据的工具,它能够把多个表中的数据抽取出来,供用户查看、更改和分析使用。
“教学管理系统”的查询统计功能都是通过创建查询,将查询与统计连接来实现的。
本节将重点介绍如何通过创建查询来实现查询和统计,如何通过窗体和宏来与所建查询进行连接,以形成完整的查询统计模块功能。
下面将首先讲解系统中所使用的查询设计方法和宏设计方法,然后以创建课程和选课信息查询窗体为例,具体说明该类窗体的创建方法。
1.查询统计设计
前面提到,本系统的查询统计功能是通过窗体与所建查询连接来实现的。
因此,首先要创建查询。
根据“教学管理系统”查询统计的需要,在创建查询时,使用了四种类型,分别是选择查询、计算查询、交叉查询和参数查询。
(1)选择查询的设计
选择查询是最常见的查询类型,它从一个或多个表中根据准则检索数据,它的优点在于能将一个或多个表中的数据集合在一起。
例如,查找不及格学生,并显示学生坐在班级编号、姓名、课程名和成绩。
像这样的查询要求需要将“学生档案表”、“学生成绩表”和“课程名表”等3张表的数据连接在一起,找出不及格的学生。
创建选择查询的步骤如下:
●在如图1-40所示的数据库界面中双击“在设计视图中创建查询”选项。
进入查询设计视图窗口,同时弹出“显示表”对话框,如图1-42所示。
图1-41“教学管理系统”数据库界面
图1-42“显示表”对话框
●在“显示表”对话框有3个选项卡,它们是“表”、“查询”、“两者都有”。
如果建立查询的数据源来自表,则单击“表”选项卡,如果建立查询的数据源来自己建立的查询,则单击“查询”选项卡;
如果建立查询的数据源来自表和已建立的查询,则单击“两者都有”选项卡,这里单击“表”选项卡。
●双击“学生档案表”,将“学生档案表”添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中。
然后使用同样方法将“学生成绩表”和“课程名表”添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中。
单击“确定”按钮。
●依次双击“学生档案表”中的“班级编号”、“姓名”,“课程名表”中的“课程名”和“学生成绩表”中的“成绩”等字段,使这些字段显示在“设计网格”的字段行上。
●在“成绩”字段列的“准则”行中输入条件“<
60”,如图1-43所示。
●单击工具栏上的“保存”按钮,这时出现一个“另存为”对话框,在“查询名称”文本框中输入“不及格学生信息”。
图1-43“不及格学生信息”查询
●单击“完成”按钮,完成查询的设计。
在建立“不及格学生信息”查询时,在“成绩”字段列的“准则”行中输入了准则“<
60”。
准则是运算符、常量、字段值、函数预计字段名和属性等的任意组合,能够计算出一个结果。
准则在创建选择查询时经常用到,因此,了解准则的组成,掌握它的书写方法是非常重要的。
准则一般有两种:
简单准则和复杂准则。
简单准则一般是通过关系运算符连接一个值来表示。
比如,查找90分以上的学生可以表示为>
=90;
查找1980年5月1日以后出生的学生可以表示为>
=#80-05-01#;
查找男学生可以表示为=“男”。
为了输入方便,Access允许在表达式中省去等号“=”,所以,可直接表示为“男”。
输入时应注意:
文本值用英文的双引号括起来,日期值用英文的#号“#”括起来。
使用Access进行查询时,有些查询条件比较复杂,因此,准则书写也相应比较复杂。
复杂准则一般需要通过逻辑运算符、关系运算符、特殊的运算符、函数以及它们的组合来连接一个或几个值,这里不展开说明了。
(2)计算查询的设计
在建立查询时,有时可能关心查询记录,有时可能关心记录的计算结果。
比如,查找平均分地域所在班平均分的学生。
再比如,计算各类职称教师的人数、计算各班每名学生的平均成绩等。
要获取这样的数据,都需要在创建查询时进行统计计算。
在“教学管理系统”中所建的查询统计模块,有许多功能是通过创建计算查询实现的,如各系教师人数、每班不及格人次、各班每名学生的平均成绩等。
下面以“各系教师人数”为例介绍其创建过程。
●双击“查询”对象中的“在设计视图中创建查询”选项,屏幕上显示查询设计视图窗口,并显示“显示表”对话框。
●在“显示表”对话框中,单击“表”选项卡,然后双击“教师档案表”将其添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中,单击“关闭”按钮。
●依次双击“教师档案表”中的“姓名”和“系别”字段,将它们添加到字段行的第1列和第2列中。
●单击工具栏上的“合计”按钮,这是Access在“设计网格”中插入了一个“总计”行,并自动将“系别”字段和“姓名”字段的
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