火电建设项目工程档案管理办法文档格式.docx
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G.2电子文件登记表(续页)
G.3归档电子文件移交、接收检验登记表
附录H
H.1火电建设项目档案交接签证表(首页)
H.2火电建设项目档案交接签证表(第二页)
H.3火电建设项目档案交接签证表(第三页)
附录I案卷移交目录(规范性附录)
附录J建设项目档案验收申请表(规范性附录)
附录K竣工图章内容、尺寸(资料性附录)
附录L档号章(资料性附录)
附录M施工总结封面格式(规范性附录)
附录N案卷质量审核表(规范性附录)
附录O竣工图质量审核表(规范性附录)
附录P技术改造及工程建设项目文件归档范、保管期限、责任单位一览表(资料性附录)
附录Q建设单位项目档案6-9类分类表
国电阳宗海发电有限公司技术改造及工程建设项目通用档案管理办法
国电阳宗海发电有限公司技术改造及工程建设项目通用档案管理办法是在参考《中国国电集团公司火电企业烟气脱硫特许经营档案管理办法(试行)》的基础上,依据符合企业标准体系的国标(GB/T15496—15498)、GB/T1.1《标准化工作导则第一部分:
标准的结构和编写规则》、DL/T800—2001《电力企业标准编制规则》、DL/T600—2001《电力行业标准编写基本规定》、DL/T241—2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》以及《中国国电集团公司建设项目档案验收管理办法》等相关编制原则和要求编制而成。
本管理办法用于规范国电阳宗海发电有限公司技术改造及工程建设项目的档案管理工作,适用于工程项目的竣工文件的编制、档案整理及竣工档案验收。
GB/T11322—2000科学技术档案案卷构成的一般要求;
GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法;
GB/T13968—1992档案交接文据格式;
DA/T28—2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范;
国档发[1988]4号基本建设项目档案材料管理暂行规定;
国档发[1992]8号建设项目(工程)档案验收办法;
档发[2002]5号企业档案管理规范;
档发[2004]4号国有企业文件材料归档办法;
DT/T5229-2005电力工程竣工图文件编制规定;
DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范;
国电集工[2006]41号火电机组达标投产考核办法(2006年版);
国家电力公司总文档[2002]29号火电企业档案分类表6~9大类(修订本);
国电集办〔2011〕528号中国国电集团公司火电企业烟气脱硫特许经营档案管理办法(试行);
国电集总[2007]439号中国国电集团公司建设项目档案验收管理办法(试行)。
3.1档案:
保存备查的直接记述和反映基本建设活动的文件。
3.2项目文件:
指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.3项目前期文件:
指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.4项目竣工文件:
指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
3.5项目施工文件:
指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.6项目竣工图:
指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.7项目监理文件:
指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
3.8项目竣工验收文件:
指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
3.9设备档案:
指项目采购的各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料,包括设备开箱形成的相关档案材料。
3.10项目档案:
指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.11项目文件归档:
建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向业主单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件;
项目业主单位各部门将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
3.12项目档案移交:
项目竣工验收后,建设单位根据合同、协议和规定向业主单位的档案管理部门移交有关项目档案。
4.1业主单位职责。
4.1.1业主单位负责项目(工程)建设全过程档案管理的组织、协调、检查、指导、验收工作。
档案部门应对参建单位档案工作进行监督、检查、指导和协调,并将各职能部门的档案纳入统一管理,实行项目档案与项目建设同步管理。
4.1.2业主单位负责监督各参建单位严格遵守项目的管理制度,并纳入合同条款中进行管理。
档案应在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。
4.1.3业主单位负责项目(工程)前期管理性文件的收集,整理与归档工作。
4.1.4应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行汇总、审核,提交设计单位编制竣工图。
4.1.5业主单位负责汇总工程的设计、施工、监理单位的建设总结。
4.1.6应按归档范围负责收集、整理本单位各部门在施工安装活动中形成的文件。
应对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。
4.1.7应负责组织项目档案的移交审查、项目档案验收工作。
应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责。
4.1.8负责监督指导总承包单位对竣工档案的整理、录入、归档每一卷档案,完整的录入卷内目录备考表;
完整准确的移交全部竣工档案。
4.2勘测、设计单位职责。
4.2.1应按合同约定,收集项目前期设计活动中形成的工程地质、地形测量等设计基础文件,向建设单位移交。
4.2.2设计活动中形成可行性研究阶段、项目初步设计阶段、设计交底及图纸审查、设计优化、施工图、现场形成设计变更文件、竣工图,负责收集整理,经项目设计总负责人审核后移交业主单位档案部门归档。
4.3监理单位职责。
4.3.1应按DL/T241-2012和合同约定,对项目监理活动中形成的文件收集、整理后,向业主单位移交。
4.3.2设备监造单位应按合同约定,收集、整理在设备监造活动中形成的文件,在设备投运后,向业主单位移交。
4.3.3在项目建设活动中形成的监理文件、施工监理(策划、记录、会议及报表)、设计监理(策划、记录、审查)、设备监造(策划、记录),按国家、行业规定收集、整理,经项目总监理工程师审核后移交业主档案部门归档。
竣工图审查章见图。
竣工图审查印章
13
(监理单位名称)
(监理工程师姓名)
(日期)
10
402515
︱︱︱︱
4.4施工、调试单位职责
4.4.1应按合同约定,收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件,经监理审核后向业主单位移交。
4.4.2凡有工程分包时,应对分包单位形成的项目文件进行审核确认,履行签字手续,并对移交的项目文件质量负责。
4.4.3应负责收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件,经监理单位审查后,移交业主单位档案部门归档。
4.5总承包单位职责
4.5.1应按合同约定的总承包范围,依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理并对档案质量负责。
对各分承包单位的档案管理实行监督、检查、指导。
4.5.2应对各分包单位移交的竣工档案进行审核、验收,对项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责。
4.5.3按照合同约定的总承包范围,收集、整理在施工、安装建设活动中形成的档案,并将各承包单位形成的档案汇总、整理、编目,经监理单位审查后向业主单位档案部门移交。
4.5.4应配合档案业主单位完成项目档案专项验收。
4.6业主单位的各职能部门都应在各自的职责范围内做好本部门的档案管理工作,设立兼职档案员,负责本部门形成档案的收集、整理、组卷、归档工作,专业人员在工程结束或调离岗位时,要向部门负责人或兼职档案员移交材料。
各职能部门具体职责如下:
4.6.1生产技术部:
4.6.1.1负责本专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件的收集、整理和归档;
4.6.1.2负责有关技术性的来往传真、信函的收集与归档;
4.6.1.3负责有关本专业的会议纪要的收集和归档;
4.6.1.4负责工程声像档案的整理、归档工作;
4.6.1.5负责对本工程项目各参建单位移交的施工文件、竣工图和调试文件进行审核,确保其完整、准确可靠,并在有关的工程竣工验收单及质量审核表上签字。
4.6.1.6负责项目基建达标及申报各类工程建设奖项中工程档案组的组织迎检工作。
4.6.1.7负责对工程的收发文件(包括发文手稿)、重要会议文件、纪要、工程相关材料汇编等进行分类、登记、组卷、移交归档。
4.6.1.8负责工程前期技术性文件、工程管理的技术性规定文件以及工程技术验收文件的收集、整理和归档。
4.6.1.9负责生产准备、试运行及168期间形成的科技档案材料整理和归档,如培训教材、运行记录、修改和制定的新的制度、规程图纸等生产准备和试生产管理过程中形成的档案材料。
4.6.2安全监察部:
4.6.2.1负责工程前期可行性研究、安全性评价、环境影响评价等立项资料及批复文件的收集、整理和归档。
4.6.2.2施工过程中的安全、环保方面的文件、工程安全管理、脱硝项目安全生产委员会相关文件、记录、报表等文件资料的收集、整理和归档。
4.6.2.3工程安全、环保方面的验收文件的收集、整理和归档。
4.6.3物资部:
4.6.3.1负责工程各类合同、协议、招投标文件的收集、整理和归档。
4.6.3.2负责设备及材料招投标文件、有关技术性的来往传真及信函、设备开箱档案、材质证书、产品合格证、设备材料装箱清单、货运清单、商检等文件材料的收集、整理和归档。
4.6.4财务产权部:
负责工程结算会计凭证、会计核算资料的整理归档。
4.6.5监察审计部:
负责设备工程审计报告、工程结算审计、财务管理审计、工程决算、财务决算、审计批复性文件材料等的整理和归档。
4.6.6档案管理人员:
4.6.6.1负责工程文件、图纸的收集和催交,参加工程竣工验收,对所有应移交归档的文件材料进行检查审核,符合规范要求方可接收,确保工程档案的完整性。
4.6.6.2负责对移交的全部档案按标准、规范要求进行整理,确保工程档案的归档率和准确率,达到验收标准和国家有关标准。
对项目公司形成的科技档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作。
4.6.6.3负责项目工程档案专项验收申报和迎检工作。
4.7接受国电集团公司以及公司所在地档案行政管理部门的监督和检查。
5.1总则
5.1.1业主单位负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
5.1.2项目设计单位、施工单位、监理单位、调试单位等必须按本制度的相关规定和要求,在项目验收后的1个半月内向业主单位移交经验收合格的档案。
若超期,视超期情况,按工程款的3%--5%进行处罚。
5.1.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
项目档案应完整、准确、系统。
5.1.4工程建设初期,业主单位应组织力量编制项目档案移交要求总目录,明确各参建单位应形成的项目文件材料、归档范围和档案移交要求。
5.1.5业主单位根据国家有关基建、技改项目档案管理要求,会同勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
5.1.6项目文件形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。
并有相应的检查、控制及考核措施。
5.2归档范围
5.2.1业主单位在本项目活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料以及来往的电传、传真、联系单等文件材料。
5.2.2在本项目建设各阶段形成的文件材料包括:
5.2.2.1项目准备阶段形成的项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件,勘察、设计形成的有关设计基础材料和设计文件。
5.2.2.2项目施工阶段形成全部文竣工文件;
项目监理形成的有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
5.2.2.3项目试运行阶段试运行单位在生产技术准备和试运行中形成的文件;
项目器材供应和财务管理中形成的文件。
5.2.3归档范围还包括反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,归入建设项目档案。
5.2.4基建项目档案具体归档范围参见中国国电集团公司基建达标实施细则中工程档案组归档范围,保管期限参见国家重大建设项目文件归档保管期限。
5.3归档时间
5.3.1工程项目在投运后一个半月内向业主单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工文件档案。
竣工图按合同或原电力部电建〔1996〕666号文规定的日期提交;
考核期内交清与本项目有关的全部档案。
5.3.2若项目合同另有规定的,按合同规定时间移交工程竣工图和竣工档案。
5.3.3试生产运行岗位形成的部分技术文件,如运行日志(典型日)、值长运行调度记录、设备运行时数统计、运行分析记录等,试生产结束后移交归档完毕。
5.3.4各类生产技术管理月报、工程简报、质量分析、运行分析、安全简报、来往的电传传真、联系单等,在分发同时送档案部门归档。
5.4归档质量
5.4.1目录齐全规范:
有总目录、案卷目录、全引目录、检索目录、卷册目录等
5.4.2档案材料规范统一:
工程项目分类、验评表等一般表式符合原部颁规定,项目和内容填写齐全、规格统一或符合合同要求。
5.4.2.1施工技术记录、验评记录等表式要符合国电集团规定的表式样张要求,部分国电集团没有的表式则根据合同规定的施工和验评标准,由施工单位提出其本行业的表式,经业主单位审核,规范表式的纸张格式后可以使用。
5.4.2.2施工技术记录、工程签证单、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档,如果表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件。
5.4.2.3工程概况、施工总结等材料要求编写规范、内容齐全,要有编写、审核、批准人员签名,要注明编制单位和编制日期;
会议纪要要求有参加各方代表签字。
5.4.2.4施工方案、联系单中如果有附图的,则附图必须完整清晰附上。
5.4.3内容准确可靠:
档案材料填写的内容齐全准确、试验或测试的依据有效准确、试验或测试的方法准确、数据或结论准确。
5.4.3.1所有文字材料的文字和数据书写材料必须合格;
各类表式填写的文字用语必须符合国电集团有关规范的要求;
任何文字或数据如果有修改,则必须在修改处加盖修改章。
5.4.3.2每个单位工程的设计变更材料均应编制设计变更材料一览表,在表上注明每份变更材料的执行情况,格式参见附录A。
5.4.3.3每个单位工程中所有材料质保书与复验报告应一一对应放置。
5.4.3.4所有记录、验评表格均要填写齐全,确实不需填写的项目均应打横杠或加盖“以下空白”章。
5.4.4字迹图像清晰,如果电传、传真是热敏材料的以复印件归档移交。
调试措施、方案和报告及试验曲线等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件。
5.4.5书写材料合格:
必须用能长期保存的毛笔、碳素或蓝黑墨水的钢笔、签字笔书写。
5.4.6签名真实规范:
是当事人亲笔签名、签有法律效力的真实全名、不缺少应有的单位印章。
5.4.7文件材料应以正本、原件归档:
5.4.7.1凡需长期和永久保存的或可作为法律依据的合同、协议、交接书、重要批复、有领导人签发的重要会议纪要等一定要以正本归档;
5.4.7.2凡本工程项目管理部门发出的须归档的文件、凡主送、抄送本工程项目管理部门的文件,均应以红头原件归档。
5.4.7.3移交档案的原件与正副本移交要求按“项目文件材料原件归属范围表”规定执行(参见附录B)。
5.4.8文件不合格项要关闭:
归档保存的报告、纪要、文件等中的不合格项,需下次整改的必须关闭,即将整改后的结果材料一并归档。
5.4.9竣工图准确、规范:
应有竣工图专用章、施工图和设计变更单与竣工图相符。
5.4.9.1所有设计单位根据设计修改通知单重新绘制的竣工图,必须按竣工图标题栏标释、签字。
5.4.9.2无设计变更的施工图,设计单位应逐张审核,确认与现场相符后加盖竣工章(格式参见附录C)。
5.4.10工程声像照片材料归档要求(具体参见声像、实物档案管理制度要求执行):
5.4.10.1编制要求:
要有简短、完整、明了的文字说明,每张照片文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。
5.4.10.2组卷要求:
一个施工单位负责编制三个以上单位工程档案的,则要将每个单位工程的照片材料抽出集中组卷,采用统一标准的工程照片档案册;
个别小单位工程的照片档案可直接放入该单位工程文字材料的组卷中。
5.5归档数量
5.5.1合同、协议、试运后签证、验收交接书、移交生产交接书、检修质量验评等文件材料均应为一套正本(即必须有各代表方符合书写要求的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章)二套副本归档移交,不能用副本或复印件归档移交。
5.5.2主送和抄送本单位的文件材料以一套红头文件(原件)二套复印件归档移交。
5.5.3投标书移交中标单位的投标书正本一套付本二套(一式三份)、未中标的投标书移交二套。
5.5.4设计基础材料、工程设计文件移交一份原件二份复印件(一式三份)。
5.5.5土建、水工施工、设备及管线安装文件移交一式三份,一份为原件。
5.5.6设备文件要求按项目提交一份正本,按设备文件移交范围列出设备文件总清单一份(设备台账),按系统进行组卷移交。
5.5.7系统调试文件,要求按项目提交一式三份,其中一份为原件。
5.5.8工程质量监督文件,要求按项目移交原件一份,复印件二份(一式三份),包括各阶段质量监督检查材料,报告和结论意见,以及质量监督检查的依据性文件、规程、标准等清单。
5.5.9监理依据性文件,要求按项目移交原件一份,复印件二份。
5.5.10竣工文件,要求按机组移交施工图、设计变更单、竣工图一式三套。
5.5.11声像、实物档案材料:
5.5.11.1声像、实物档案材料包括磁盘、光盘、录音录像带、实物档案等,凡是在项目建设中形成、或与项目有关的特种载体档案均应同时归档一套。
竣工图电子版根据合同情况作为电子档案一同移交归档一套。
5.5.11.2各项目负责人在移交纸质档案的同时,移交电子版本的档案。
5.5.11.3工程声像照片档案:
每个单位工程有4~6张反映不同施工阶段或工序的工程照片。
较大的单位工程项目照片数量较多的应单独移交一套照片、录像带、录音带等。
5.6竣工文件编制要求
5.6.1项目竣工档案的编制
5.6.1.1项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
5.6.1.2竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。
具体内容参见归档范围表。
5.6.1.3对施工文件、竣工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
5.6.1.4与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起,也可以单独组卷,但应由项目主管部门或业主单位做出统一规定。
5.6.1.5凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件。
5.6.2竣工图编制要求:
5.6.2.1在项目竣工时要编制竣工图。
项目竣工图由设计单位负责编制,监理单位审核和签认责任。
5.6.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范,修改到位。
真实反映项目竣工验收时的实际情况。
5.6.2.3按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
5.6.2.4施工过程中进行了设计变更或变更设计的,应重新绘制竣工图。
重绘图按原图编号,末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“竣工阶段”,并签署竣工图章。
5.6.2.5同一建筑物、构筑物重复的标准图。
通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明:
不同建筑物、构筑物应分别编制。
5.6.2.6竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠。
5.6.2.7编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
5.6.3竣工图章的使用。
5.6.3.1竣工图章内容、尺寸如附录C所示。
5.6.3.2所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。
竣工图章中的内容填写应齐全、清楚,不得代签。
5.6.3.3竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。
5.6.4竣工图的审核。
5.6.4.1竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
5.6.4.2竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更,施工及质检记录相符合。
5.6.4.3竣工图按单位工程、装置或专业编制,并配有详细编制说明和目录。
5.6.5.4竣工图应使用新的或干净的施工图,并按要求加盖并签署竣工图章。
5.6.4.5一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。
5.6.4.6国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目。
外方提供的竣工图应由外方签字确认。
5.6.4.7竣工图套数:
项目竣工图归档为三套。
由总承包单位向业主和生产(使用)单位移交;
建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的,按主管机关的要求办理。
按照FIDIC《设计一建造与交钥匙工程合同条件》建设的项目,竣工图套数按合同条件的规定提交。
5.7竣工档案的整理与归档
5.7.1整理。
5.7.1.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
5.7.1.2建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。
5.7.1.3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
5.7.1.4施工技术文件应按单项工程
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- 火电 建设项目 工程 档案 管理办法