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例如,在信文前段称呼收信人时,可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。
对对方的问候必不可少,对对方亲友亦应依礼致意。
在信文后段,还应使用规范的祝福语,等等。
(2)完整在写信时,为了避免传输错误信息,必须使书信的基本内容“按部就班”,完整无缺。
例如,在信文中提到收到对方来信,或是在末尾落款时,不可一笔带过,而应准确到具体日期,一般要求写明几月几日,必要时还须写明何年何月何日何时。
在书写封文时,双方的邮编不可缺少。
另外,在书写收信人及发信人地址时,要力求其完整,而不宜采用简称。
惟有如此,方能确保书信被及时送达,或是因故被退还时不至于丢失。
(3)清楚书写信函时,必须使之清晰可辩。
可做到这一点,须注意以下四条。
其一,是字迹应当清清楚楚,切勿潦里潦草,乱涂乱改。
其二,是要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封,切勿不加选择,随意乱用。
其三,是要先用字迹清楚的笔具与墨水。
在任何时候,都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信,红色、紫色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。
其四,也是至关重要的一条,在书信里叙事表意时,要层次明、条理清、有头有尾。
切勿天马行空、云山雾罩,令人疑惑丛生,不知所云。
(4)正确在写信时,不论是称呼、叙事,还是遣词、造句,都必须认真做到正确无误。
在信中,坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字,也不要为了省事,而用汉语拼音或外文替代不会写的字。
在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时,不应出现任何差错。
在封文上,于收信人姓名之后书写的称呼,如“同志”、“先生”、“小姐”等等,是专供邮递员或带信人使用的,而并非是发信人所用的称呼,因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼,是不宜出现的。
(5)简洁写信如同作文一样,同样讲究言简意赅,适可而止。
在一般情况下,写信应当“有事言事,言罢即止”,切勿扬扬洒洒,无休无止,空耗笔墨,浪费时间。
当然应当避免为命名书信简洁而矫枉过正,走另一个极端,过分地惜墨如金,而使书信通篇冰冷乏味。
比方说,像“爸:
没钱,快寄!
”这样一封某大学生写给其父的电报式家书,连起码的人情味都没有,便是简洁失当了。
2、发信写毕书信之后,写信者在准备、寄发信件时,还有一系列的事情要做。
在发信之时,下述礼仪规范亦不可不知。
(1)折叠写好信文,将信笺装入信封时,不可令其过大或过小。
在折叠信笺时,既不要随手乱折,也没有必要搞上缠下绕,边角对插,过份神秘。
折叠信笺的常规方法有四:
一是先将信笺三等分纵向折叠,然后再将其横折,并令其两端一高一低。
此法叫作“以低示己法”,意在表示谦恭之意。
二是在折叠信笺时,有意将收信人姓名外露。
它叫“外露姓名法”,可令收信人产生亲切感。
三是先将信笺纵向对折,随即在折线处再往里卷折1厘米~2厘米宽,最后再将其横向对折。
此法叫作“公函折信法”,多用于因公通信。
四是将信笺先横向对折两次,然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。
此法称为“随意折叠法”,适用于日常通信之时。
(2)装入折好信笺,将其正式装入信封时,要注意的问题是:
一定要将其推至信封的顶端,并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离。
这样做的好处是,收信人将来拆阅书信时,因为发信人早已“留有余地”,信笺便不易被“伤筋动骨”,影响阅读了。
(3)附件有些时候,发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件。
在处理这一问题时,应当注意三点。
第一,要符合有关方面的具体规定。
不要违规,乱装违禁物品。
第二,要保持信封的平整、美观。
不要因所装附件过多,而令其膨胀不堪,甚至因而“开膛破肚”。
第三,要向收信人交待明确。
在信文之中,要对附件的数量写得一清二楚,必要时还可要求收信人“收到即告”,免得对方“查无实据”。
(4)邮资通过邮局寄发的信件,应自觉按规定交付足够的邮资,不要缺资、欠资,大家都不方便。
需要自己在信封上贴邮票的话,将其端端正正地贴好,而切勿“见缝插针”,随便乱贴邮票。
贴一枚邮票时,按惯例,应将其贴在信封正面(横式信封)右上角的指定之处。
在一般情况下,最好不要在一封信上贴多枚邮票。
非得这么做时,则须将其一并贴在信封背面的封口之处。
(5)封闭对于信笺装入信封后,信封应否封闭的问题,不可不加任何分别地一概而论。
根据现行的习惯做法,通过邮局寄达的信件,其信封必须一律封口。
而托请他人代交的信件,其信封则原则上不宜封闭。
之所以要这样办,在前者,是为了恪守个人隐私,保障通信秘密;
在后者,则主要是表示对托带者的信任与尊重。
3、收信接到他人来信后,收信人在礼仪方面有下列五点需要认真加以注意的事项。
(1)守法我国现行宪法之中明文规定:
“中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护”。
这等于告诉人们:
任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为,都是触犯法律的。
因此,在人际交往中接触书信,尤其是替他人收取的书信时,务必要具有良好的法律意识,切勿违法,即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑,也是绝对不许可的。
(2)拆信收到他人来信,通常先要拆启,才能进地阅读。
拆阅他人信件时的具体做法是否得当,不仅涉及来信能否完整无缺的问题,而且也间接体现着收信人的个人修养。
拆信时,一要确保信生长的完好,二要注意信封拆启后的美观。
拆信的最佳之处,当推信封的封口处。
有可能的话,最好利用刀、剪拆信,而不要直接下手去撕。
无论如何,都不要把信封拆得“犬牙交错”,“遍体鳞伤”。
(3)保存收到他人来信后,切勿乱扔、乱塞。
未经发信人本人允许,千万不要随便将对方的来信公开发表,或是到处进行传阅。
这样做,对对方是非常不尊重的。
对于需要长期保存的书信,可整理在一起,或装订成册,然后妥为收藏。
对于毋须保留的书信,可集中起来,以火焚毁,或用碎纸机进行破坏性处理。
但是不宜将其作为垃圾扔掉,或是当成废纸卖掉。
(4)即复在一般情况下,收到他人来信之后,应当立即去做的头一件事,就是尽可能快地回复对方的来信。
应当说,及时复信,不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌,而且也是做人应当具备的一种美德。
对于他人的来信,只收不复,或者能拖便拖,得过且过,不但会令发信人耽心他的来信是否丢失,而且还有可能会延误正事。
有人在回复他人来信时,总喜欢说什么:
“因为太忙,迟复为歉,希望见惊”云云。
其实,这种说法根本站不住脚。
因为只要牵挂对方,再忙的人也能挤出回一封信的时间来。
忙不能成为迟复他人来信的理由。
若是对他人的来信一拖了事,干脆不作答复,让对方觉得自己杳无音信,则更是通信之大忌。
(5)回应对于他人的来信,不仅要及时给予回复,而且在复信之中,还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题,一一作答。
特别需要注意的是,对于他人来信之中提及的问题,如有可能,应当及时在复信中给予答复。
对于确需延后回答或不能解答的问题,在复信时要说明具体原因,或者是将延后回答所需要的大致时间,及时相告于对方。
不要避而不谈,或是含糊作答。
对于他人在来信之中求助于自己的问题,能够出手相助,最好尽力而为。
由于种种原因,难于相助于人的话,亦应及时复信,并在信中申明具体困难,向对方致歉,或请求对方予以谅解。
附送:
通信技巧.
在通信时,除了发信人在写信时要遵守书信程式以外,通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上,均有许多技巧与规范应该掌握。
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