工作说明书编制文档格式.docx
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比如,要确定绩效标准,只要把下面的话补充完整就可以了:
“如果你做到这样,我会对
你的工作很满意。
”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整,自然就会形成一套较完整的绩效标准。
8.聘用条件
包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机会等。
9.工作要求
主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件,基本分为:
①一般要求:
包括年龄、性别、学历、工作经验;
②身体要求:
包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度;
③心理要求:
包括观察能力、学习能力、解决问题的能力、语言表达能力、人际交往能力、性格特点、品格气质、兴趣爱好等。
工作说明书编写要求
工作说明书任组织管理中的地位极为重要,是人力资源部门与相关用人部门招聘人员和考核的重要决策和参考依据。
一份实用性强的工作说明书应符合下列要求:
1、清晰明白
在编写工作说明书时,对于工作的描述必须清晰透彻,让任职人员读过以后,可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等,无需再询问他人或查看其他说明材料。
应避免使用原则性的评价,同时对较专业且难懂的词汇必须解释清楚,以免在理解上产生误差。
这样做的目的是为了使用工作说明书的人能够清楚地理解这些职责。
2、具体细致
在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时,用词应尽量选用一些具体的动词,尽量使用能够准确地表达你的意思的语言。
比如运用“安装”、“加工”、“设计”等词汇,避免使用笼统含糊的语言,如在一个岗位的职责描述上,使用了“处理文件”这样的文句,显然有含混不清的成份,“处理”是什么意思呢?
因此,住具体的编写时,需要仔细区分到底是对文件进行分类,还是进行分发。
3、简短扼要
整个工作说明书必须简短扼要,以免由干过于复杂、庞大,不便于记忆。
在描述一个岗位的职责时,应该选取主要的职责进行描述,一般不超过十项为适,对于兼顾的职责可作出必要的补充或说明。
编写时应注意的事项
1、以符合逻辑的顺序来编写
一般说来,一个岗位通常有多项工作职责,在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章的、随机的,而是要按照一定的逻辑顺序来编排,这样才有助于理解和使用工作说明书。
2、尽量使用通俗易懂的语言
应尽量避免过于强调技术性的文字或概念,所描述工作说明书不仅要让上级能够理解,更重要的是上岗人员能实实在在地领会,因此,当遇到技术性的问题时,应尽量转化成较为通俗的解析。
3、应该表明各项职责重次性
许多具体的工作,所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同。
因此,可考虑按重次程度自上而下排列,或者结合各项职责出现的频率高低,在对应的备注栏上说明职责住总的职责中占的比例。
要较好的编写工作说明书,不仅要清楚其岗位工作的丰要内容,而且对其职责大小与次序的划分也是要明确的。
在实际编写方面,可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析,关键是客观如实和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。
一般来说,由于基层或生产线员工的工作更为具体,其工作说明书中的描述也应更为详细。
实际上,许多企业是使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代的。
篇二:
岗位说明书编写流程
如何编制岗位说明书
一、岗位工作分析
岗位工作分析也就是岗位分析,即是指对某工作进行完整的描述或说明,以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信息,从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源管理的基础性活动。
很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出了很大的代价,结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性,难以开展。
那么如何制订岗位工作说明书呢?
岗位分析要从以下八个要素开始着手进行分析,即(7w1h):
who:
谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。
what:
在雇员要完成的工作任务当位中,哪些是属于体力劳动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?
whom:
为谁做,即顾客是谁。
这里的顾客不仅指外部的客户,也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的人:
直接上级、下级、同事、客户等。
why:
为什么做,即工作对从事该岗位工作者的意义所在。
when:
工作任务应该被要求在什么时候完成呢?
where:
工作的地点、环境等。
whatqualificatiaons:
从事这项工作的雇员应该具备哪些资质条件呢?
how:
如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规范以及为从事该工作所需要的权利。
岗位工作分析是一项复杂的系统工程,企业进行岗位工作分析,必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。
进行岗位工作分析通常使用的方法有:
问卷调查、总结分析、员工记录、直接面谈、观察法等方法。
有了岗位工作分析的结果以后,我们就可以着手制定岗位工作说明书了。
二、岗位工作说明书
也称岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。
岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编制时,要注意文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;
内容要越具体越好,避免形式化、书面化。
另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。
而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异,但是大多数情况下,岗位说明书应该包括以下的主要内容:
1.岗位基本资料:
包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工
资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。
2.岗位分析日期:
目的是为了避免使用过期的岗位说明书。
3.岗位工作概述:
简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;
执行的依据等。
4.岗位工作责任:
包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没有此项内容),要逐项列出任职者工作职责。
5.岗位工作资格:
即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。
岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。
它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判断所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位工作分析的结果。
此外,有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。
岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材料,可用表格显示,也可用文字叙述。
编制岗位工作说明书的目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务,提供原始资料和科学依据。
岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。
尔后,岗位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。
实际中,当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。
在遇到岗位工作说明书要加以调整的情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信息收集,并对职位说明书做出相应的修改。
三、岗位说明书的填写
岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后,应该用准确、简洁的语言,将上述的五大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、准确、使用方便的管理文件。
众所周知,不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。
有的是为设计培训方案,提高员工的技术素质;
有的是为了制定更切合实际的奖励制度,调动员工工作的积极性;
还有的是为根据工作要求,改善工作环境、提高安全性。
因此,这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。
可一般来说,岗位工作分析主要包括两方面的内容:
(一)岗位描述
岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。
它包括以下几个方面的内容:
1、岗位名称。
即指岗位所从事的是什么工作。
2、岗位活动和程序。
包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、
机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。
3、工作条件和物理环境。
包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。
4、社会环境。
包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。
此外,应该说明企业和组织内以及附近的文化和生活设施。
5、职业条件。
由于人们常常根据职业条件来判断和解释职务描述中的其它内容,因而这部分内容特别重要。
职业条件说明了工作的各方面特点:
工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。
(二)岗位要求
岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、兴趣、体格和行为特点等心理及生理要求。
制定工作要求的目的是决定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。
岗位要求包括:
有关工作程序和技术的要求、独立判断与思考能力、记忆力、注意力、知觉能力、警觉性、操作能力(速度、准确性和协调性)、工作态度和各种特殊能力要求。
岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。
岗位要求可以用经验判断的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。
基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。
若根据某公司职(岗)位说明书的描述,再加以细化分析,具体可从以下几个方面进行考虑:
1、岗位基本信息
岗位基本信息也称为工作标识。
包括岗(职)位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。
2、工作内容描述
这是最主要的内容,此栏详细描述该职位所从事的具体的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。
同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。
3、任职资格
(1)教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。
在进行工作分析时,经常有这样的情况:
某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工,但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。
在确定教育背景时应该考虑,如果让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。
(2)经验此项反应从事该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求,一般包括两方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;
另一个需要的是本组织内部的工作经历要
求,尤其针对组织中的一些中、高层管理职位。
(3)技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。
某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。
而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。
(4)个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。
(5)培训经历此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不允许上任或不能胜任工作。
具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后,还必须经过哪些培训。
(6)其它例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能需要三班倒;
在高科技企业中需要经常加班;
建筑施工人员经常出差;
一般管理人员则正常上下班等。
4、责权范围
(1)责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。
(2)权力一定的工作岗位要承担一定的责任,必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。
篇三:
如何编写一份使用的工作说明书
如何编写一份实用的工作说明书
工作说明书作为组织重要的文件之一,是对某类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条件,以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。
1、工作标识
2、工作综述
描述工作的总体性质,即列出主要工作的特征以及主要工作范围。
虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度,但实际上,—项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书,只是用“所分配的其他任务”一类的文字,就很容易为回避责任找到一种托辞,这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现有意无意的漏洞。
3.工作活动和程序
包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。
4.工作条件与物理环境
5.内外软环境
6.工作权限
包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施监督权以及审批财务经费和预算的权限等。
7.工作的绩效标准
工作说明书中还需包括有关绩效标准的内容,即完成某些任务或工作量所要达到的标准。
“如果你做到这样,我会对你的工作很满意。
8.聘用条件
包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机
会等。
9.工作要求
主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件,基本分为:
①一般要求:
②身体要求:
③心理要求:
工作说明书在组织管理中的地位极为重要,是人力资源部门与相关用人部门招聘人员和考核的重要决策和参考依据。
在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时,用词上应尽量选用一些具体的动词,尽量使用能够准确地表达你的意思的语言。
比如运用“安装”、“加工”、“设计”等词汇,避免使用笼统含糊的语言,如在一个岗位的职责描述上,使用了“处理文件”这样的文句,显然有含混不清的成份,“处理”是什么意思呢?
因此,在具体的编写时,需要仔细区分到底是对文件进行分类,还是进行分发。
整个工作说明书必须简短扼要,以免由于过于复杂、庞大,不便于记忆。
1、以符合逻辑的顺序来编写
—般说来,一个岗位通常有多项工作职责,在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章的、随机的,而是要按照—定的逻辑顺序来编排,这样才有助于理解和使用工作说明书。
应尽量避免过于强调技术性的文字或概念,所描述工作说明书不仅要让上级能够理解,更重要的是上岗人员能实实在在地领会,因此,当遇到技术性的问题时,
许多具体的工作,所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同。
因此,可考虑按重次程度自上而下排列,或者结合各项职责出现的频率高低,在对应的备注栏上说明职责在总的职责中占的比例。
要较好的编写工作说明书,不仅要清楚其岗位工作的主要内容,而且对其职责大小与次序的划分也是要明确的。
—般来说,由于基层或生产线员工的工作更为具体,其工作说明书中的描述也应更为详细。
篇四:
如何编制职位说明书
如何编制职位说明书
职位说明书(jobdescriptions,亦称工作描述或职位说明书)是工作分析(jobanalysis)的结果之一。
通过职位说明书,可以明确得到任职者的信息,如报告关系、工作总目的、升迁和降级渠道、职级等级、薪酬等级、主要责任、权力、义务、任务、工作环境和工作条件等。
与职位说明书密切相关的是职位规范(jobspecification,亦叫工作规范),它说明什么类型的人能够胜任本职位工作,主要内容包括:
职位名称、知识要求、能力要求、素质要求、技能要求、身体条件要求、职业道德要求等等。
将工作描述和职位规范结合在一起,便于操作,这种结合体称为职位说明书。
为什么要编制职位说明书?
它有什么作用呢?
职位说明书是企业人力资源管理的基础文件,也是人力资源管理的重要信息来源,而且职位分析设计也是人力资源管理中比较难做的工作之一。
一、对编制人员的要求
1、编制工作者(人力资源部门的工作人员)需要有必要的专业知识和专业经验。
2、有较强的文字表达能力和分析能力,能够将工作规范准确地用文字表达清晰。
3、职位说明书不可能单独由人力资源部门完成,它必须与职位所在部门共同描述。
4、编制人员必须随着工作条件、任务要求、职位调整与合并等变化而适时对职位说明书进行变动。
5、编制人员必须真正了解职位所涉及的工作范围、要求、流程和工艺等基本要素。
二、职位说明书的主要作用:
组织作用:
确定本职位工作在组织中的地位,是本职位人员及其相关人员明确在本职位工作的目的、作用。
招募与选拔作用:
使人力资源管理部门依据本职位说明书的条件,对本职位人员的具体要求,甄选该岗位的工作人员,便于熟悉与掌握选拔和用人的条件。
契约规范作用:
使企业在人员选拔与任用上,有据可依,公平、公正、透明,以免引起内部纠纷和法律诉讼,也是本职位人员依照工作内容和职责有所遵循。
绩效管理作用:
提供了设置岗位目标的基本构架,为企业进行全面绩效管理提供重要衡量标准。
薪酬管理作用:
职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具,通过对工作进行评价与分级,可衡量每个工作岗位对企业的贡献,从而为薪酬的级档确定提供参考。
培训作用:
职位说明书中必须明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求,如果新招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求,人力资源部门和所在岗位部门就要提出相应培训计划。
三、职位说明书的格式与内容
职位说明书的格式根据企业不同需要,而格式有别。
有的采用事件或任务罗列式,将职位的主要责任与任务按主次一一列出;
有的采用因素归类法,把职位的责、权、利及任职条件分成几大因素进行归类描述。
职位说明书大体上涵盖以下内容:
*职位基本信息,也称工作标识。
包括职位名称、所在部门、直接上级、管辖下属部门、定员、部门编码、职位编码、薪金等次、职位批准人等。
*工作目标与职责。
重点描述从事该职位的工作所要达到的工作目标,以及该职位的主要职责和权限等。
*工作内容。
这是职位说明书最重要的内容,应该详细描述本职位所从事的具体工作,并全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作。
包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。
还可以将工作中需要的工作环境和条件、工具设备等进行描述。
工作内容应该从主要工作、重要工作开始,到此重要工作逐一列出。
*个人必备的工作能力和专业技能、证书。
主要反映从事该职位应具有的技术能力和水平,为某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。
比如作“投资部主管”,如果没有证券、财务会计等相关基础知识以及国家金融政策法规知识,就根本无法开展工作。
而相比之下另一些职位则对某些能力要求更为明确,比如“市场部主管”职位,要求有较强的公关能力、语言表达能力等。
*适应该职位的教育背景。
从事该职位目前应具备的最低学历要求。
在确定教育背景时应考虑,如果让一位新员工担任本职工作,他应该具备什么学历,
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