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信息收集的主动性要增强。
收集者应主动、自觉,培养积极主动精神和一丝不苟的作风。
3.2信息收集
制定方案。
收集之前,要根据所需信息的容、围和时限作出安明确步骤,并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定。
信息识别。
收集真实的、有用的、关键的信息,减少信息处理工作;
信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要,有选择地收集信息、识别信息。
信息检验。
对信息进展格的正确性检查,防止信息尤其是数据有过失、重复和遗漏。
4、信息传递
信息的传递必须及时和准确,防止因传递缓慢或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。
4.1信道畅通。
一是除去不必要的环节,层次设置应合理;
二是在每一层次或环节中,接收、反响、中
转的职责要清楚。
4.2传递如实。
不管是接收或传递,都应实事,保证信息可靠,不能任意取舍或歪曲。
4.3体制健全。
这包括组织系统和法制健全,统一指挥、依法行政、令行制止。
5、信息存贮
5.1建立数据的逻辑组织,按数据的在联系和使用式,组合成合理的构造,以便存取。
5.2选择适宜的存储设备和介质,并对载体采取如加密等保护措施,以防丧失、盗用和破坏,保证其性和平安性。
双向沟通伴随反响过程,使发送者可以及时了解到信息在实际中如被理解,使受讯者得以表达承受时的困难,从而得到帮助和解决。
为此,要做到:
为工程成员提供多种渠道,能随时提出心中的疑问
工程经理应该提供渠道,保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。
沟通时往往是综合运用多种式进展,如在语言沟通时辅之以表情、手势;
又如会议完毕时有个纪要,与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要,就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。
只有这样,才能提高信息沟通的整体效应。
管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标
传递资讯不是一个简单的事件,而是一个提出和采纳意见的过程。
很少有什么建议一提出来就立刻被大家承受,这中间包括倾听他人的意见,对主进展测试,提出新主,再测试,直至达成协定等一系列容。
定期匿名调查,了解成员对工程、管理人员的看法
管理人员在聚集调查结果之后,就调查结果进展讨论,分析员工的关注点,找出解决问题的方法,并积极付诸实施。
信息加工
5.3原则
去粗取精,去伪存真。
整理大量初始性的消息、资料、数据,使其获得准确的定性和定位,并对实质容加以鉴别,以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。
由此及彼,由表及里。
要反复进展分析、综合,剖其表象,究其涵,力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。
物尽其用,细大不捐。
加工信息应根据使用价值的时效性与条件性,分大小、轻重、缓急区别处理。
不管价值大小的信息都应认真处理,不得随意废弃
5.4要使用准确的表达式
要把经理人员的想法用语言和非语言准确地表达出来,而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
5.5要进展信息的追踪与反响
信息沟通后必须同时设法取得反响,以弄清下属是否确已了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。
5.6要言行一致地沟通
经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法,而且更有效的沟通是"
行重于言〞。
5.7沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来
大多数的沟通,均要切合当前情况的需要,但是,沟通也不应无视长远目标的配合。
例如,一项有关如改进绩效与促进士气的沟通,固然是为了处理眼前的问题,但同时也应该是为了改善长远的组织改革。
5.8要注意倾听
经理人员在听取他人的述时,应专心致志,成为一个"
好听众〞,才能明确对说些什么。
6、工程信息管理主管的工作责任制度
6.1为规工程信息管理中心责任人工作职责,强化信息支持,特制定本制度。
6.2职责
在工程经理领导下,有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存与本工程相关的经营管理、科技进步、思想工作等面的综合信息,为工程经理办公室决策和各相关部门提供效劳。
负责归口管理本工程方案统计、经营销售、生产调度、物资供给、财务管理等面工作所形成的档案,并积极组织档案编研,主动为工程成员提供利用。
负责组织开展经济技术情报工作,为工程组制定经营决策和风险管理案提供依据。
组织搞好科技资料图书的选购、收藏、介绍工作,为提高工程科学技术素质效劳。
归口管理工程信息微机系统器材。
负责组织协调本工程信息〔通讯〕网络的工作。
负责组织制〔修〕定综合信息管理制度。
积极组织开展重大信息的调研活动,努力做好信息管理系统的建立工作,不定期召开信息发布会,及时向工程成员及工程利益相关者传递、发布有关信息。
积极参加行业、地区及经济技术信息网络活动,搞好信息的协作和交流,不断提高信息管理水平。
逐步开展对外有偿信息咨询效劳活动。
逐步开展与国际相关信息联系。
6.3职权
有权组织信息员收集与工程相关的各面的信息。
对所辖信息工作岗位有检查催促权。
有权代表本工程参加行业和地区经济技术信息网络活动。
有权组织开展综合信息调研活动,组织召开工程信息发布会,建立工程信息管理系统并发布、更新工程信息。
有权向本工程相关各部门索取有关信息资料,催促按期整理交缴归档。
7、工程信息管理制度
7.1为保守工程部信息秘密,维护工程组织权益,特制定本制度。
7.2工程所涉及部门组织和分支机构以及员工都有保守工程信息秘密的义务。
员工不准向外界泄露已确定为秘密的有关工程部情况,或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、方案、部署、工程标底等。
7.3本信息工作,实行既确保秘密又便于工作的针。
7.4围
本工程重大决策中的秘密事项。
本工程尚未付诸实施的经营战略、经营向、经营规划、经营工程及经营决策。
工程组织部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
工程财务预决算报告及财务报表、统计报表。
工程组所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
工程成员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。
其他工程负责人确定应的事项。
一般性决定、决议、通告、行政管理资料等部文件不属于围。
7.5确定:
工程信息秘密的分为"
绝密〞、"
〞、"
秘密〞三级
工程经营开展中,直接影响工程组织权益的重要决策文件资料为绝;
绝密是最重要的工程信息秘密,泄露会使工程组织的权力和利益遭受特别重的损害。
工程的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为级;
也是重要的工程信息秘密,泄露会使工程组织的权力和利益遭受到重的损害。
工程人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘;
秘密是一般的工程信息秘密,泄露会使工程组织的权力和利益遭受损害。
属于工程信息秘密的文件、资料,应按规定标明,并确定期限。
期限届满,自行解密。
7.6文件和资料的管理:
属于工程信息秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由工程经理办公室或工程主要负责人委托专人执行。
未经工程经理或工程主要负责人批准,不得复制和摘抄。
收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的平安措施。
在设备完善的保险装置中保存。
7.7拟稿
容拟稿是文件、资料工作的开场,初稿形成后,要根据文稿容确定。
7.8印制:
秘密文件、资料,应由机要打字员打印,或依据准印手续到秘密载体定点复制单位印制。
注意要点
编文号时要标明和期限。
对本次工程中产生或被上级组织授权翻印、复印的文件、资料,要格按照工程主要领导审定的份数印制,不得擅自多印多留。
格控制印刷中的接触人员。
打印、印刷形成的蜡纸、衬纸、清样、废页要妥善处理,及时监销。
7.9收发:
收发部门是文件、资料运行中的进出口。
收发员在收发文件、资料时,应注意
收进文件,要核对收件单位或收件人,检查信件封口是否被开启。
启封后,清点份数,按不同类别和,分别登记、编号。
发文应按文件、资料的类别和文号及顺序号登记清楚去向,并填写发文通知单,以便收文单位清点查收,信封要编号并加盖章。
收发文件、资料都要建立登记制度和格实行签收手续。
7.10阅办:
阅办文件、资料时的注意要点
设立阅文室,按规定组织有关人员到阅文室阅读文件、资料。
呈送领导批示的文件、资料,应先进展登记,领导批示后,及时退还或由经管文件部门当日收回,领导之间不得横向传批文件,不得把批文直接交承办单位〔人〕。
凡需有关部门〔人〕承办的文件、资料,一律由文件、资料经管部门办理。
文件、资料不得在个人手中保存,更不得把秘密文件、资料带回家或带入公共场所。
控制文件、资料阅读围,无关人员不得看文件、资料。
7.11保管
秘密文件、资料应存放在有设施的平安处,做到专室专柜,专人保管。
要集中管理,个人不得保存。
绝密文件、资料一般不外借,确因工作需要借用的,经主管领导批准,办理借阅手续,当日收回。
7.12清退:
要坚持文件、资料清退制度。
一般每季度要对所管理的文件、资料进展一次清理,并将清理情况报告有关主管部门,工程完毕后,应将相关秘密文件、资料清退,交主管部门。
清退中如发现缺份,要及时向主管领导报告,认真查处。
7.13归档:
没有解密的"
三密〞文件、资料在建立档案时,要在卷宗的扉页标明原定,并以文件、资料中最高为准。
不宜保存或不属于本工程留存的"
三密〞文件、资料,要及时清理上交或登记销毁,防止失散。
有的档案要以秘密文件、资料管理方法进展管理。
7.14销毁:
销毁秘密文件、资料必须按规定登记造册,经主管领导批准后由两名以上机要人员护送至指定的造纸厂监视销毁。
禁向废品收购部门出售"
三密〞文件、资料。
7.15属于工程信息秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁,由工程经理办公室指定专门部门负责执行,并采取相应的措施。
7.16在对外交往与合作中需要提供工程信息秘密事项的,应当事先经工程经理批准。
7.17会议管理:
具有属于工程信息秘密容的会议和其他活动,主办部门应采取以下措施
选择具备条件的会议场所。
根据工作需要,限定参加会议人员的围,对参加涉及事项会议的人员予以指定。
依照规定使用会议设备和管理会议文件。
确定会议容是否传达及传达围。
7.18宣传报道管理
向员工进展教育,讲清宣传报道事项应注意什么、什么容可以报道、什么容不可以报道、怎样做好宣传报道事项等。
建立健全宣传报道中的制度。
凡属"
三密〞文件、资料的容,都不得擅自公开或在报道中引用;
工程产生或掌管的秘密事项及有关部事项不得公开传播或宣传;
对宣传报道稿件要认真进展审查。
7.19对不准拍照的设备、图表、资料应悬挂明显的标志或采取掩蔽措施。
7.20加强对生产要害部位的管理。
凡需进入生产要害部位的非本部位工作人员,应执行相关规定。
7.21工程工作人员发现工程信息秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告工程经理办公室;
工程经理办公室接到报告,应立即作出处理。
7.22责任与处分
出现以下情况之一者,给予警告,并扣发工资200元以上1000元以下
a).泄露工程信息秘密,尚未造成重后果或经济损失的;
b).违反本制度规定的秘密容的;
c).已泄露工程信息秘密但采取补救措施的。
出现以下情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失
a).成心或过失泄露工程信息秘密,造成重后果或重大经济损失的;
b).违反本制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供工程信息秘密的;
c).利用职权强制他人违反规定的。
7.23附则:
本制度规定的泄密是指以下行为之一
使工程信息秘密被不应知悉者知悉的。
使工程信息秘密超出了限定的接触围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。
7.24对保守、保护工程信息秘密以及改进技术、措施等面成绩显著的部门或员工,参照"
工程成员奖惩制度〞予以奖励。
7.25对不遵守制度造成重后果的,参照"
工程成员奖惩制度〞予以处分。
7.26本制度自2011年06月18日制定并执行。
8、技术合同管理规
8.1为规技术合同工作,维护公司权益,特制定本规。
8.2适用围:
公司与其他技术进展技术开发合作,须定出合同。
8.3依据:
甲乙双根据"
人民国反不正当竞争法"
和、地有关规定,就企业技术秘密保护达成协议。
8.4容
乙在合同期前所持有的科研成果和技术秘密已被甲应用和生产的。
乙在合同期研究创造的科研成果。
甲已有的科研成果和技术秘密。
甲所有的技术资料。
8.5双的权利和义务
甲为乙的科研成果提供良好的应用和生产条件,并根据创造的经济效益给予奖励。
乙必须按甲的要求从事工程的研究与开发,并将研究开发的所有资料交甲保存。
乙必须格遵守甲的制度,防止泄露企业的技术秘密。
未经甲书面同意,乙不得利用技术秘密进展新的研究与开发。
乙在双解除聘用合同后的三年,不得在生产同类且有竞争关系的产品的其他企业任职。
8.6协议期限
聘用合同期。
解除聘用合同后的三年。
8.7费的数额及支付式:
甲对乙的技术成果给予的奖励,奖金中含费,其奖金和费的数额,视技术成果的作用和创造的经济效益而定。
8.8违约责任
乙违反此协议,甲有权无条件解除聘用合同,并取消有关待遇。
乙局部违反此协议,造成一定经济损失,甲视情节轻重处以乙一定金额的罚款。
乙违反此协议,造成甲重大经济损失,应赔偿甲所受全部损失。
以上违约责任的执行,超过法律、法规赋予双权限的,申请仲裁机构仲裁或向法院提出上诉。
8.9合同书后须有双法定代表人签名和甲乙两加盖的印章。
8.10本规定自2011年06月18日始实施。
9、文件管理制度
9.1为完善公司制度,维护公司权益,加强文件管理,特制定本管理制度。
9.2围
生产设备设计图具有专利性与独特性的机械设计图,以及生产设备布置图。
技术性的资料具有独特技术性的操作标准,与外部人员技术合作或外部人员技术指导资料,产品配,产品开发、改进或试验资料,国外现场实习报告及其他技术上属于性的资料。
业务性的资料销售本钱资料、市场情报、国外业务考察报告及其他业务上属于性的资料。
其他经工程职能经理以上主管认为有必要列入文件管理的一切资料。
9.3保管部门
外来文件应以工程经理室为保管部门;
经工程经理核准须于事业部、研究所或工厂所在地保存者,应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经理〔副经理〕室或总经理指定的部门为保管部门。
开发、工务、营业等部门自行建立的专业性文件,应以各职能经理所在经理室为保管部门。
各部、室、中心的文件,属各该部门承办的专责性质者,应以各该部、室、中心为保管部门。
应指定专人经工程经理核定〔总管理处由总经理核定〕,负责文件收发、登记及归档等事务。
9.4外来文件处理
文件由代表工程组取得该文件的人员直接送至总管理处文件保管人员,以"
收〔发〕文登记单〞一式五联登记,呈请工程经理核派经办人〔主办人〕及指定处理期限后,其分文、经办、复文或主动发文均依规定流程处理。
必须保证文件递送均亲自为之,不得假手他人。
容对本工程权益影响重大时,保管人员在文件分类办理时,应用影印本,原文件由保管人员妥藏。
文件处理期间,须负全责;
如需分派其所属人员办理时,则于每日上班时将"
文件传递记录卡〞注明时间、用途,由经办人签章后,"
文件传递记录卡〞由主办人留存,密件交经办人办理。
当日下班〔或完工〕时,主办人应负责将密件收回,并将"
文件传递记录卡〞填注收回时间,由经办人签认后随"
收〔发〕文登记单〞第五联与密件一并归档。
后由主办人亲自递送或封妥签章,交予文书管理部门收发人员寄送。
9.5自创的专业性文件处理
术、开发、工务、营业等部门的工作人员在承办特定工程业务时所建立的资料,应视同文件,依本条的规定办理。
各项文件的经办部门应于每月底编制下月的"
工作方案表〞,写明交办的特定业务工作主题、容摘要、经办人及预定完成期限等,经各保管部门主管核定后,一份自存,一份送保管部门存查。
9.6经办式
于办公场所处理文件,不得擅自携带外出或转借、出示于他人。
处理期间应妥善收存,防止他人轻易取得或翻阅。
得请托他人代抄、代描文件,非经经理级以上主管核准者,亦不得擅自复制。
因公确需携带文件外出时,应呈经理级以上主管〔专业性文件须呈工程经理〕核准后带出。
未能在规定期限处理完毕,应于到期前签呈交办的主管核准延长处理期限,并联络保管人员延缓稽催。
9.7归档
文件在主办人办妥并经工程经理核定保存期限后,应将文件连同"
收〔发〕文登记单〞第四、第五联及"
文件传递记录卡〞送交保管人员签收,编定档号,依其类别登入"
文件保管备查簿〞,第四联送回主办人存查,第五联连同文件归档。
建立的文件,经办人办妥并经工程相关职能经理核定保存期限后,应将文件类别、容摘要、预定保存期限等填入"
文件送件单〞,随文件送交保管人员编定档号并签收后,"
文件送件单〞退回经办人存查,文件由保管人员依类归档,并将其名称及归档编号登入"
文件保管备查簿〞。
9.8档案整理
应将每月增加的文件,于下月5日前填入"
文件增列表〞呈工程经理〔专业性者呈各职能经理〕核阅。
工程完毕后清理档卷,将认为已无需继续保管或已消失性质的文件,造具"
文件销毁表〞呈报工程经理〔专业性者呈相关职能经理〕核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。
应于每月底查对"
文件增列表〞或"
工作方案表〞,如有应送而未送归档者,则以便函稽催经办部门送交归档。
应单独成立档卷,与其他一般文件分开保管。
9.9调卷
调阅文件时,除依普通文件调阅规定式办理外,经办人填具"
调卷单〞,注明调阅期限及用途,经调阅部门主管证明并送保管部门主管处同意后,可调卷。
接到经核准的"
调卷单〞,应即开立"
文件传递记录卡〞一份,连同密件交予调卷人签收后,"
文件传递记录卡〞由保管人员留存。
用毕归还时,密件经保管人员点收无误后,将归还时间填记于"
文件传递记录卡〞并经调卷人签认后一并存档。
9.10本制度自2011年05月18日始实施。
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