浅析中小企业内部控制问题分析及对策Word文档格式.docx
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4.保证企业既定方针的贯彻执行……………………………………6
5.为内外不审计工作提供良好基础与依据…………………………6
(四)内部控制的基本特征………………………………………………6
1.全面性………………………………………………………………7
2.经常性………………………………………………………………7
3.潜在性………………………………………………………………7
4.关联性………………………………………………………………7
二、中小企业内部控制问题分析…………………………………………7
(一)内部控制制度不健全………………………………………………8
(二)缺乏有效的监督机制………………………………………………8
(三)对内部控制制度认识有片面性……………………………………9
(四)内部控制制度行为主体素质较低…………………………………9
(五)内部审计职能弱化…………………………………………………9
三、企业内部控制制度的控制要点及设计原则…………………………10
(一)内部控制的控制要点………………………………………………10
1.建立组织规划控制机制……………………………………………10
2.建立授权批准制度…………………………………………………10
3.实行预算控制………………………………………………………10
4.实行实物控制………………………………………………………10
(二)内控制度的设计原则………………………………………………10
1.政策性原则…………………………………………………………10
2.有效性原则…………………………………………………………10
3.账、钱、物分管原则………………………………………………10
四、中小企业内部控制问题的解决方法…………………………………11
(一)树立以人为本的观念……………………………………………11
1.经济福利激励………………………………………………………12
2.绩效考核激励………………………………………………………12
3.价值满足激励………………………………………………………12
(二)提高企业全体员工对内部控制的认识……………………………12
1.提高中小型企业领导的管理素质………………………………………12
2.大力提高财会人员的业务技能和内部控制知识水平…………………13
3.加强全体员工道德修养和内部控制制度教育…………………………13
(三)加强内部审计控制…………………………………………………13
(四)责任权利结合,实行责任追究制度………………………………13
(五)企业负责人必须高度重视内控制度并自觉接受监督……………13
五、总结……………………………………………………………………14
参考文献……………………………………………………………………15
一、内部控制基本概念和特征
(一)内部控制的含义
内部控制是单位为了保证实现经营管理目标,在分工负责的前提下,组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施,用以明确单位内部各职能部门的职责和权限,形成一个完整、严密的相互联系、相互协调、相互制约的控制系统的总称。
按其控制目的的不同,内部控制可以分为会计控制和管理控制。
会计控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制;
管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。
内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。
企业是现代社会中最主要的经济组织,没有一个完善、科学的内控制度,其经济活动就不能取得预期效果。
大量的管理实践证明:
得控则强、失控则弱、无控则乱,因而内部控制成为衡量现代企业管理的重要标志。
企业应从实际出发,按照企业管理系统要求,实事求是地建立自我调整、检查和制约的内控体系,并形成一个健全完整、运行灵活的控制网络系统。
这既是企业组织管理的客观要求,也是企业生产经营顺利运行的根本保障以及成为市场竞争主体的重要保证。
(二)内部控制的内涵
内部控制是因加强经济管理的需要而产生的,是随着经济的发展而发展完善的。
最早的控制主要着眼于保护财产的安全完整,会计信息资料的正确可靠,侧重于从钱物分管、严格手续、加强复核方面进行控制。
随着商品经济的发展和生产规模的扩大,经济活动日趋复杂化,才逐步发展成近代的内部控制管理系统,并逐步提出内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控等五个相互联系的要素。
2004年9月,COSO又提出了《企业风险管理——整合框架》,它既是对《内部控制——整体
框架》的超越,也标志着内部控制的转型。
在内涵构成上拓展、延伸为“八要素”:
1.目标设定:
指企业和管理层根据公司的风险偏好设定战略目标。
2.内部环境:
指公司的组织文化以及其他影响员工风险意识的综合因素,包括员工对风险的看法、管理层风险管理理念和风险偏好、职业道德规范和工作氛围、企业和监事会对风险的关注和指导等。
3.风险确认:
指企业和管理层确认影响公司目标实现的内部和外部风险因素。
4.风险评估:
指企业和管理层根据风险因素发生的可能性和影响,确定管理风险的方法。
5.风险管理策略选择:
指企业和管理层根据公司风险承受能力和风险偏好选择风险管理策略。
6.控制活动:
指为确保风险管理策略有效执行而制定的制度和程序,包括核准、授权、验证、调整、复核、定期盘点、记录核对、职能分工、资产保全、绩效考核等。
7.信息沟通:
指产生服务于规划、执行、监督等管理活动的信息并适时向使用者提供的过程。
8.检查监督:
指公司自行检查和监督内部控制运行情况的过程。
(三)内部控制的作用
内部控制主要是指内部管理控制和内部会计控制,内部控制系统有助于企业达到自身规定的经营目标。
随着社会主义市场经济体制的建立,内部控制的作用会不断扩展。
目前,它在经济管理和监督中主要有以下作用:
1.提高会计信息资料的正确性和可靠性
企业决策层要想在瞬息万变的市场竟争中有效地管理经营企业,就必须及时掌握各种信息,以确保决策的正确性,并可以通过控制手段尽量提高所获信息的准确性和真实性。
因此,建立内部控制系统可以提高会计信息的正确性和可靠性。
2.保证生产和经管活动顺利进行,圆满实现企业的经管目标
内部控制系统通过确定职责分工,严格各种手续、制度、工艺流程、审批程序、检查监督手段等;
可以有效地控制本单位生产和经营活动顺利进行、防止出现偏差,纠正失误和弊端,保证实现单位的经营目标。
3.保护企业财产的安全完整
财产物资是企业从事生产经营活动的物质基础。
内部控制可以通过适当的方法对货币资金的收入、支出、结余以及各项财产物资的采购、验收、保管、领用、销售等活动进行控制、防止贪污、盗窃、滥用、毁坏等不法行为,保证财产物资的安全完整。
4.保证企业既定方针的贯彻执行
企业决策层不但要制定管理经营方针、政策、制度,而且要狠抓贯沏执行。
内部控制则可以通过袱定办法,审核批准,监督检查等手段促使全体职工贯彻和执行既定的方针、政策和制度,同时,可以促使企业领导和有关人员执行国家的方针、政策.在遵守国家法规纪律的前提下认真贯彻企业的既定方针。
5.为内外不审计工作提供良好基础与依据
审计监督必须以真实可靠的会计信息为依据,检查错误,揭露弊端,评价经济责任和经济效益,而只有具备了睡全的内部控制制度,才能保证信息的准确,资料的真实.并为审计工作提供良好的基础。
总之,良好的内部控制系统可以有效地防止各项资源的浪费和错弊的发生,提高生产、经营和管理效率,降低企业成本费用,提高企业经济效益。
(四)内部控制的基本特征
内部控制,不仅意指控制,还有管理、核实、检验、调节、监督指导等含意,所以一般称之为监控,即规范与监督企业的经营活动,其目的是完成设定的目标,因此「控制」应代表『有效率与有效能地经营企业』,包含有「激励」及「绩效衡量」的涵意。
以缓和其生硬僵化,并得以延伸扩展制度的弹性。
而汉语中所指的控制,有检讨或检对之意,即检验事物的实际发展,是否符合预期的状况。
据此,我们所指的内部控制,并非是要备有成文规定的具体制度《有的话那是指内部控制文件化或书面化,具
有标准化的执行、审计轨迹,是比较完善的内部控制制度,也是上市公司最基本的要求》,而是在单位组织规划、管理办法、以及各种作业程序中,应用内部控制原则、技术、方法,以贯彻实施既定政策。
因此,它一般应具有以下特征:
1.全面性。
即内部控制是对企业组织一切业务活动的全面控制,而不是局部性控制。
它不仅要控制考核财务、会计、资产、人事等政策计划执行情况,还要进行各种工作分析和作业研究,并及时提出改善措施。
2.经常性。
即内部控制不是阶段性和突击性工作,它涉及各种业务的日常作业与各种管理职能的经常性检查考核。
3.潜在性。
即内部控制行为与日常业务与管理活动并不是明显的割裂开来,而是隐藏与融汇在其中。
不论采取何种管理方式,执行何种业务,均有潜在的控制意识与控制行为。
4.关联性。
即企业的任何内部控制,彼此之间都是相互管联的,一种控制行为成功与否均会影响到另一种控制行为。
一种控制行为的建立,均可能会导致另一种控制的加强、减弱或取消。
二、中小企业内部控制问题分析——以J公司为例
J公司属于中小企业,存货管理集中在一个大仓库内,里面分设原材料、低值易耗品、产成品三个仓库,有简易的隔离设施和明显的表识。
每个仓库各配有一个保管员专人负责,这个管理人员负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货的管理工作。
三个保管员各司其职。
由于仓库人手少,管理松懈,存在账实不符和串库情况。
而公司财务科只要求每个仓库每年末盘点一次,并以各仓库的保管员年末编制的盘点表上的是实盘数为准,调整财务上有关存货的账面记录。
年报审计时,审计人员发现,盘点表上只有保管员一个人签字,实际盘点数与财务账面期末数的差异均作为盘盈盘亏处理后计入当期损益,既没有原因分析,也没有报批手续和领导签字,财务账户处理的依据就是仓库的保管员年末编制的盘点表。
据说这样的作法已成习惯,多年一贯制,所以也没有人提出过什么疑义。
但是,每年存货的盘亏大与盘盈,有的数额较大,针对上述情况询问财务人员,也说不清具体原因,只是提到可能存在货物已到、发票未到的情况;
询问仓库保管员,以为有时候生产领用存货没有即使办理手续所造成的,究竟是什么原因,具体数额多少,不得而知。
企业也没有内审人员和存货定期检查制度。
(一)内部控制制度不健全
J公司每个仓库各配有一个保管员专人负责,这个管理人员负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货的管理工作,从这点我们可以看出多数企业的内部控制制度不够全面,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节,使中小企业会计工作秩序混乱、核算不实而造成会计信息失真现象极为严重。
如不少企业常规票据分管制度、重要空白凭证保管使用制度、会计人员分工中的“内部牵制”原则均没有建立,甚至一些小企业没有正规的财会部门,会计、出纳、审核等事项由一个人包办。
原始凭证的取得或填制本身就不合法,以此为依据编制的记账凭证、登记的账簿、出具的会计报表及一系列的会计分析等也就毫无意义。
一些企业人为捏造会计数据,设置“小金库”,乱摊成本,隐瞒收入,虚报利润,恶意逃避税收等。
所有这些,都与企业内部控制制度不健全密切相关。
究其原因,主要表现为:
一、与组织结构有关,二、与制度体系有关,三、与单位负责人有关。
部门之间缺乏有效的协调和牵制,往往造成管理脱节,产生漏洞,使人有机可乘。
(二).缺乏有效的监督机制
为了加强财务领域及其他领域的监督,我国已形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系,这些体系对大型企业的监管非常到位,当然这也和大企业法制观念较强不无关系。
但由于监管体系中的工作人员对中小企业的重视程度普遍不高,如J公司每年只盘点一次,并且盘点表上只有保管员一个人的签字,就有可能造成由这个弊端而延伸出的问题,象收受贿赂,暗中也为中小企业接受监管不到位起到了一定作用。
所以,这些外部监管体系对中小企业监督效果不尽如人意。
有的中小企业虽然建立了内部审计机构,却不能充分发挥其职能,种种监管形同虚设。
一些企业的业务经办人员、财会人员甚至管理人员利用监督不力的漏洞,大肆侵吞公款,利用虚假发票非法占有企业资金。
造成企业成本、费用的虚增,让企业背上了一些不必要的负担。
(三)对内部控制制度认识有片面性
J公司每年存货的盘亏大与盘盈,有的数额较大,针对上述情况询问财务人员,也说不清具体原因,只是提到可能存在货物已到、发票未到的情况。
业也没有内审人员和存货定期检查制度。
从这点我们可以看出:
内部控制制度是企业各个业务部门或人员,在业务运作过程中形成的相互影响、相互制约的一种动态机制,是具有控制功能的各种方式、措施及程序的总称,它绝不等同于规章制度,也不等同于内部管理,更不是组织计划。
内部控制要以有效为前提,其关键是作为内控制度主体的经理和员工。
由于一些中小企业的经理和员工对内控制度认识上存在偏差,导致企业认识不到内控制度的重要作用,造成企业的管理混乱。
(四)内部控制制度行为主体素质较低
对于J公司每年的盘亏大于盘盈,公司只是靠询问财务人员和仓库保管员这一方法,也反映出近年来中小型企业比较典型的问题,中小企业财会人员的思想教育、业务培训跟不上,一些根本不具备从业资格的人员混进财会队伍,思想素质差,业务一知半解,连正常的会计业务都处理不好,更谈不上内部控制制度的运用。
一些企业领导对会计制度、会计准则一窍不通,却目无法规,独断专行,势必给企业造成不可挽回的损失,使本就资金紧张的企业举步维艰。
(五)内部审计职能弱化
从J企业的例子来看,内部审计智能弱化十分明显。
内部审计是企业内部控制制度的一个重要组成部分。
据调查,为数不少的中小企业没有设置内部审计机构,即使具有内审机构的企业,其职能也已严重弱化,不能正确评价财务会计信息及各级管理部门的绩效。
于是,各级管理部门更加有恃无恐,趁机钻了内部控制的空子。
另外,内部审计机构职能的发挥从很大程度上取决于企业最高层的主观意愿。
三、企业内部控制制度的控制要点及设计原则
从上述一系列问题中,我们需要了解下一下企业内部控制制度的控制要点及设计原则:
(一)内部控制的控制要点
1.建立组织规划控制机制某些相互关联的职务不能集中于一个人身上,各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预,每类经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门间进行相互检查。
在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证被检查出的问题得以迅速解决。
2.建立授权批准制度应该对企业内部部门或职员处理经济业务的权限加以控制。
单位内部某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准,否则就不能进行。
3.实行预算控制企业编制的预算必须体现其经营管理目标,并明确责权。
预算在执行中应当允许经过授权批准对预算进行调整,以使预算更加切合实际,应当及时或定期反馈预算执行情况。
4.实行实物控制一是应严格控制对实物资产的接触,如限制接近现金、存货等,以减少资产的损失;
二是定期进行财产清查,做到账实相符。
中小企业可以安排专门的部门和人员来实施内控监督和评价,提出建议,督促各个内控环节不断改进控制,增强规范内控制度与有效执行制度的自觉性,使企业干部职工积极参与到内部控制的体系中去。
(二)内控制度的设计原则
1.政策性原则。
中小企业内控制度的设计必须首先符合并严格执行国家有关法律、法规和国家统一的会计制度,然后结合企业自身特点和财务管理的要求进行设计。
2.有效性原则。
设计内控制度的目的就是规范管理行为,保证企业目标的实现。
内控制度的设计必须以“有效”为前提,尽量做到内控环节不宜过长而又环环相扣,使人操作起来切实有效;
必须有利于控制和检查,具有了解控制制度执行情况的手段和途径,同时要根据执行情况和管理需要不断完善,以保证内控制度更加适应管理需要,提高工作质量和工作效果。
3.账、钱、物分管原则从目前中小企业内部控制的主要问题来看,严格贯彻账、钱、物分管原则是内控制度设计的重中之重。
任何一项经济业务都要按照既定的程序和手续办理,多人经手,共同负责,努力克服货币资金、财产物资及有关账簿的管理混乱现象,防止企业资产的流失。
特别是企业的现金和银行存款业务,每日终了,应及时计算当日收入、支出合计数和结存数,逐日逐笔进行日记账登记;
月份终了,日记账余额必须与有关总账余额核对相符,做到日清月结。
同时,对财产物资进行定期或不定期清查,随时反映账面数与实存数,保证账实相符。
这样能够防止贪污盗窃行为的发生,保障企业财产的安全。
四、中小企业内部控制问题的解决方法
我国中小企业数目众多,规模大小不一,业务性质特点各不相同,在企业内部建立一套科学、完整并行之有效的内部控制制度是必不可少的。
中小企业可以根据实际情况,在遵守国家法律、法规的基础上,结合自身的特点,形成纵横联系的分工、协调、制约和监督机制,促进企业管理的科学化、规章化、制度化;
减少违法、违纪现象,防止贪污、舞弊行为的发生,使企业走上健康、持续、高速的发展道路。
具体方面可以从以下几个环节重点建设:
(一)树立以人为本的观念。
人是管理创新的根本和灵魂,企业制定经营目标、设置核算机制以及企业中具体业务的运作,都必须依靠具体的工作人员来完成。
如果一个企业中员工素质较高,那么即使内部控制管理制度制定的不是十分完善,员工也会去主动适应和调整,从而减少不必要的损失;
反之,如果一个企业中员工素质不高,总是想法设法钻管理上的漏洞,那么再完备的法规也不好防范这些员工。
所以,如何全面提高企业中员工的素质,成为一个企业领导者工作中的重中之重。
强调以人为本,要求企业内部控制要充分发挥人的作用,依靠提高人的综合素质、道德水准和法规意识,充分发挥控制者和被控制者的主动性、积极性和创造性,从而达到内部控制的最佳效果。
内部控制的成败,取决于企业员工的控制意识和行为,而企业领导者的内部控制意识和行为是关键。
企业领导者应注重内部控制,经过系统化的进人机制和培训机制,全面提高员工的综合素质,促进整个企业健康、持续、快速的发展。
由此我们需要建立有效的激励:
1.经济福利激励
经济福利激励也就是通过企业薪酬管理,让人们的工作努力程度和对企业发展目标实现所做贡献的大小,与其所获得的经济福利――工资的高低、奖金的多少、福利和津贴的多少直接而紧密地挂起钩来。
让人所期望的实现经济福利增加的欲望的满足,只能选择通过多努力、多贡献来实现,并且要让这种努力和贡献与他们在经济福利上的收益大小相适应,真正实现多劳多得。
这里的劳不仅仅是指努力的过程,更多的是指努力的结果,即为企业业绩――销售收入的增加,市场份额的提升等所做贡献的大小。
2.绩效考核激励
所谓的绩效考核激励是指员工获得“能”的欲望的满足,实现自我价值。
如果没有绩效考核进行科学地比较,就难以确定每个人地“人无我有”,也就难以让人获得自我价值实现地满足。
3.价值满足激励
价值满足包括两个方面的含义,一是自我价值实现地满足;
二是价值判断实现地满足。
价值满足激励,不是简单地构筑一种边际处境,迫使人把潜能发挥出来,而是能让人愉快、自豪、有抱负、有信心,能使自己地潜能自然地发挥。
(二)提高企业全体员工对内部控制的认识
企业内部控制不仅仅涉及会计,它贯穿于整个企业的生产经营管理全过程,因此企业的控制环境是由企业全体职工造就的,包括企业的领导、会计人员和所有员工。
1.提高中小型企业领导的管理素质
企业内部控制环境主要是企业的管理者所造就。
提高企业领导管理水平和管理思想,使他们认识到建立内部控制制度的重要性和必要性,是加强内部控制的关键。
要使企业领导明白,正是这种让他们自己感到办起事、花起钱不再那么顺手的制度体系,使得企业财务和经营决策人在行使权力时多了一份制约、多了一份提醒、多了一道程序,才使企业资产多了一份安全、企业经营决策多了一份谨慎,从而使企业经营少了一份风险,企业目标的实现多了一份保障。
2.大力提高财会人员的业务技能和内部控制知识水平
作为企业会计控制的主体,会计人员业务素质和内控知识的高低尤为重要。
针对目前中小型企业财会人员在内部控制上的失责状况,应从加强年度性会计资格认证制度管理上抓起,促进中小企业会计人员学习会计知识和会计法规,提高业务水平。
而内部控制知识应作为会计人员继续教育的必学内容,列入会计专业技术资格和各级职称考试之中,从而使内部控制制度逐步深入到中小型企业会计人员的心中。
3.加强全体员工道德修养和内部控制制度教育
企业内部控制应当建立在共同的伦理道德规范的基础上,只有当企业中的每一个员工目标明确,观念趋同,内部控制才能更有实效。
企业应定期对职工进行内控知识的教育,使每一个员工都有企业再小都应在内部控制制度的约束下开展经营活动的观念;
使每一个企业员工都要有内部控制制度的概念和意识,知道自己的一举一动都要受到内部控制制度的牵制和约束。
(三)加强内部审计控制
内部审计机构应直接对企业最高领导层负责,保持相对独立性。
企业通过内部审计制度对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价,包括企业经营方针的贯彻执行情况、企业财务会计信息的真实性和可靠性、各级管理人员的绩效、内控环节的协调情况等。
内部审计机构的组成人员应该由企业最高层直接聘任,让业务能力强、思想素质高、敢说真话、敢于坚持正义的员工从事内部审计工作。
(四)责任权利结合,实行责任追究制度
企业各级管理部门和人员必须明确各自的职能和责任,建立责任追究制度。
可以把财务指标落实到单位和个人(采取直线制组织结构的指标可直接落实到个人),并赋予财务管理责任人相应的管理权限,根据履行职责的情况在年末进行考评,依据
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