搞好统计分析与写好分析报告文档格式.docx
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对于统计人员来讲,弄报表填数字仅仅是粗浅之功,如果您对自己的要求仅仅是完成报表并且不迟报不误报,那您对统计的理解还是浮浅的、欠缺的,更有意义的事情是通过对统计资料的深度开发,还原事物本象、查找存在问题、找出发展规律、提出相应对策,为领导决策和指导经济社会发展提供有价值的参考依据。
所以别拿着分析不当回事,它对统计作用的发挥和统计在领导心目中的地位,远比报表本身要大得多;
它需要的功夫,也远比鼓捣报表要硬得多,我们必须给予高度重视,把它当作一个大活儿、硬活儿、出彩的活儿来干。
我是觉着,分析与研究是密不可分的,因为分析本身就是一个研究的过程,同时分析出来的问题,也得研究解决的办法,所以要把分析提升到研究的高度来看待,形成一种将它默默然挂在心上的职业习惯,并用研究的缜密、学者的细心来洞观其变,随时跟踪动态、收集素材。
如果从起点上就融进分析的意念,相信您的分析就会丰富的多、深刻得多。
2、遵循的原则——三别
第一,别光拿数字说事儿。
统计分析当然要用数字说话,但仅有数字是远远不够的。
一方面,有些事情本身就不可量化,比如不同地方的文化差异用什么量化?
谁能说河南省与北京市的文化底蕴相差百分之几?
另一方面,即使是可以量化,现有的统计也不可能或没必要实现完全的覆盖,比如现行的工业统计就仅统计到规模以上的企业,而需要上报的也仅仅是几个重要指标,大量企业运营的详细情况,我们还统计不上来。
没有足够的情况,单纯的数字罗列充其量是乱码一堆,干涩而苍白、呆板而无力。
我的体会是:
要想让统计分析深刻到位、更有价值,就必须跳出统计搞分析,在充分利用统计手段和统计数据的同时,更多地使用一些非统计的方法,用非数字的东西去佐证您的判断、印证您的观点。
第二,别光拿报表说事儿。
搞统计分析最忌讳的是就报表说报表。
现在的领导,理论素质都比较高,统计学、经济学都懂,随便拿过一张报表,他就能看出个子丑寅卯,用不着您再多做解释。
需要我们做的,一是要加工报表,以派生出更能说明问题的衍生指标。
比如用财政收入占GDP的比重去反映经济运行的质量,用本期增速与前期增速的对比去反映发展态势是否正常、用某一指标与外地的对比来验证我们的发展是快是慢等等。
二是要延伸报表,就是要有意识地补充一些辅助性指标。
用更加全面、更加细化的资料来说明问题。
我们的报表是国家统一制式,它以满足国家宏观管理需要为前提,虽然相对科学,但未必能够反映事物的全面,尤其不能反映某一特定时期地方领导关注的热点、难点、焦点问题,而多数统计岗位服务的直接领导,恰恰是地方的父母官、企业的大老板,因此非常有必要把表上的指标向下延伸、细化。
三是要突破报表,就是要走出办公室,去了解和掌握与统计事项有关的各种信息和情况,而不是光低着头子琢磨报表。
第三,别光拿指标说事儿。
就是要探寻指标以外的东西、挖掘数字背后的根源。
比如CPI的变动到底反映了何种倾向?
是什么影响了CPI?
比如前段时间蔬菜等农产品价格大涨,一定程度上导致了CPI的走高,我们分析的时候不但要说明它对CPI的影响程度,而且要挖掘到底是什么原因导致了菜价的上涨;
再有的地方财政收入占GDP比重偏低,被后的原因是什么,是GDP有水分、还是特殊的产业及其产业结构不合理导致税率结构失衡,或者是应收未收等等。
要想搞清这些问题,就必须了解足够多的情况、占有足够多的资料。
这需要我们养成一个良好的习惯:
即在日常工作中注重开展一些辅助性的调研,它所提供的情况,往往胜过指标本身。
当然不是让您抛开报表再去进行大规模的调查,我所提倡的,是要大家留意地去听去看,围绕着统计事件走出去搂一些情况,或者附带着进行一些辅助性的抽样或者典型调查。
在这个过程中,您可以问卷、可以访谈、可以观察、可以体验,只要留心,不经义间的所见所闻,都可以用于分析。
情况搂的越多、摸的越实,就越有助于分析的深化。
3、分析的策略——三高两面一点
分析什么、不分析什么,什么时候分析什么,是要有所讲究的。
我给大家的建议是:
选题上要突出三高、目标上要紧盯两面、时间上要卡住一点。
三高:
一是高点站位。
就是要胸中有大局,站在全局的高度来甄选研究什么。
对于统计专业人员来说,工作是具体的、专业是固定的,但思考问题时不能仅仅局限于您那个小圈子。
要有意识地了解宏观大势,力求从全局的高度想事情,从领导的角度看问题。
这样的话,您就可以居高临下,就可以看到别人看不到的现象、发现别人找不到的问题、想出别人想不到的主意。
二是高层重视。
就是要研究领导重视的问题,把分析研究的重点锁定在领导关注的大事、要事、难事、急事上。
这需要更多地把握领导意图,经常地给领导摸摸脉,看看他们需要什么。
作为一般工作人员可能到不了领导跟前,不知道他在想什么,但只要多看文件、多看报纸、多听会议,就可以弄个八九不离十。
三是高度留意。
就是要形成用心观察的职业习惯,善于在平常中发现不平常、在一般中发现不一般,特别是要善于从日常报表工作中去发现蛛丝马迹,将一些动态性的东西及时反映出来,以服务领导决策。
“两面”:
就是要从正反两个方面来研究问题。
领导关注的往往是非常态的东西,要么是某个事挺露脸,需要总结;
要么是某方面不正常,需要解决。
所以我们的分析也得有所侧重。
我的看法,正常的事不必多说,两面的事留心关注。
也就是说歌功颂德、总结经验的东西要多多的搞,这样的话领导高兴基层满意,最终是皆大欢喜。
但仅做这些是不够的,真正有价值的东西不是裱糊领导、讨好基层,而是要客观地帮着领导查摆问题,给他解惑、答疑、支招。
个么时候您的分析只能给领导看、让老板读,成了上层重视的内部资料,就说明您的功夫到家了。
当然,您得吃透领导的脾性、揣摩领导的心情,并选用适当的方式来纳柬。
否则,费力不讨好,惹脑了领导也是得不偿失。
一点:
就是卡住分析研究和报告上报的时点。
有些事情具有很强的时效性,过了点再分析就没有价值了。
比如我们经常搞季度经济形势分析,这个东西必须在季度结束后尽快推出,到了5月份还搞一季度的分析,有什么意义?
快速行动,适时上报,往往是事半功倍。
4、提高的途径——三条
一是多学多练。
分析水平的提高是一个渐进的过程。
您别觉着现在的东西不行,只要您努力,说不定哪一天您就成为分析高手;
您也别觉着您的东西不错,只要您用心,说不定哪一天就看着原来的东西不是东西。
只要我们不满足现状,善于学习和积累,善于在学中干、在干中练,我们的分析能力就会不断提高。
二是反复推敲。
我们不是天才,没有“一眼望穿”的本事。
对客观事物的认识,都得日甚一日,一步步的来。
所以,形成一个结论、一种观点并且准确无误,不是一件容易的事情。
我的建议是:
拿不准的事可以先放一放,过些日子再拿出来看看,就有可能看出问题、看出破绽,什么时候觉着成熟了,再拿出来给领导参考。
三是相互争鸣。
争鸣是一种开拓视野、完善思路、提高分析水平的好办法。
遇到问题,不要光自己憋、自己想,可以拿出来让大家帮着探讨。
这个事,大家要放开思想,可以直抒己见、可以相互否定、甚至可以争的面红耳赤,这个伤不了和气。
5、搞好的要求——三点
一是耐寂寞。
统计是个清贫的差事,把统计分析搞好更是一件不容易的事情。
它除了清贫,还要耐得住清苦、清净,还要一丝不苟、一心独用,甚至需要您舍弃与朋友聚会、与家人团聚的时间和机会,所以我们必须要有耐住寂寞的思想准备和心理素质,以高度的责任心和使命感来鞭策自己,以做学问的“专注”和执着来潜心分析。
二是坐得住。
不管您是内向的性格还是外向的脾气、深沉的性情还是张扬的个性,要搞统计分析,就必须沉下心来,扎扎实实地了解情况;
就必须稳下心来,老老实实地进行研究。
三是善积累。
好脑子比不上赖笔头,不管您的记忆力多好,都要形成做笔记的好习惯。
要善于记、善于想,记得全,需要的时候就能够信手掂来、取如拾遗;
想得深,分析的时候就能够鞭辟入里、穷理尽性。
如果记的少、或者记的不全,就会影响到材料的积累和组合。
形成做笔记的良好习惯,把平时的所见、所闻、所思、所想记录下来,对搞好分析十分有益。
有的时候,思想火花就是一闪念的东西,稍纵即逝,一不留神就又忘掉了,所以要备个本子记录下来。
搞统计分析,除了统计资料,靠的就是这些日积月累的素材。
所以建议大家要带本子、记笔记。
三、写的技巧——写好的体会
一个好的统计人员,不仅要把分析搞的深入透彻,而且分析报告也要写得规整漂亮。
您分析的不错,但表达不到位、逻辑不清楚、语言不通顺,就会事倍功半,埋没了您的劳动。
所以在写作上也得下一些功夫、找一些技巧。
对于写作,我从三个方面给大家探讨:
基本的程序、把握的重点、写作的建议。
1、基本的程序——五步
写分析报告不能象小学生写作文一样想到哪里写到哪里,要讲究文章的结构、层次、韵味和可读性。
对于脑子好、基础好的同志来说,这个不在话下,可以先打腹稿,然后一气呵成。
对于多数同志,还是建议您按照下面的顺序来组织文章:
先写提纲。
把您要写的内容先罗列进去,这期间可以增增删删、逐步细化,直至您觉着这些内容足以表达您的意思。
这样写起来就有个靶子,不至于丢项落项。
再搞梳理。
决定哪些详写、哪些略写,这是一个资料取舍和权衡的过程。
确定标题。
包括总标题、大标题和小标题,也就是给您的报告起一个好名字、给您的文章搭一个好架子。
这实际上是一个谋篇布局问题。
进入写作。
分别就每个标题下面的内容进行详细阐述。
修改加工。
对觉着不满意的地方进行完善,包括修改篇章结构、审查逻辑关系、润色文章语言等,最后形成完整的分析报告。
2、把握的重点——四个
写分析报告应该是个比较严肃的事情,但为了增加报告的可读性,在不冲淡主题、不失严谨的前提下,可以使用一些写作的技巧。
我给大家的建议是“千锤标题、百炼正文、精雕开头、细琢结尾”。
这四个方面把握好了,您的报告就富有色彩。
①标题的润色。
文美在标题。
一篇文章能不能吸引读者,首先要看您的标题起的怎样。
古人说过:
“题好文一半”,足见标题之重要。
润色出一套好标的题不容易,它要求我们有足够的词汇积累和过硬的嵌词造句功夫。
润色标题要遵循三个原则:
一是简明概括。
就是要一语破的,让人能够看懂您要说些什么,要表达什么意思。
标题上不能用模棱两可的词、不能有生僻硌棱的字,也不能啰啰嗦嗦,一个标题弄几行。
二是亮丽清新。
就是要让人读着爽快,新奇而又朗朗上口。
这里,您不能用老掉呀的词来说事,但也不能把尚未定型、指代不明确的词儿放进来。
三是对仗工整。
包括大标题、小标题形式要统一、词性要一致、字数要相等,这样显得干净利落、规整严谨。
②正文的锤炼。
正文是报告最主体,标题再漂亮、开头再精彩、结尾再赶劲,如果正文写不好,那就成了“花拳绣腿”。
为了把正文写得丰富可读、耐人寻味,我给大家的提示是“三讲”:
一是讲究逻辑。
先讲什么、后说哪些,要有个合理的安排,不能语无伦次。
按照题目的性质,或者是平行着写,分别就需要说明的问题逐一论述;
或者是递进着写,层层深入地渐进分析。
不管是哪种写法,都不能有逻辑上的错误,并且要干脆利索、表达准确。
同时还要注意一件事情、一个问题只能在一个部分表述,不能前边说了后边还说。
二是讲究例证。
就是要用案例给您的论点当注脚、给您的分析添厚度,或者通过旁征博引让您的报告深入浅出。
三是讲究文采。
就是要在报告的文采上下些功夫。
光用统计语言不行,干干巴巴地平铺直叙也不行。
要善于运用修辞手法,善于进行遣词造句,以增强您报告的准确性、可读性和感染力。
③开头的雕琢。
万事开头难。
写文章也是如此。
不管是什么文章,首段得势,则通篇皆佳。
否则的话,一开头就让人提不起精神,谁还往下看?
组织开头要注意四点:
一是起笔点题。
使读者一下子就“进入角色”。
二是阐明基调。
明确分析事件的性质,是好、是坏,是正面的、还是反面的,一开始就要让人明白您想分析什么问题。
三是引人入胜。
要引起人的兴趣,吊起人的胃口,让他“伸着脖儿”往下看。
四是引起下文。
为正文打下伏笔,使读者读下面的文章时不感到突兀或摸不着边际。
④结尾的写作。
编筐编篓,全在收口。
口收的好,即使报告里有些瑕疵,有时候也不是那么扎眼。
好的结尾要能够强化中心,给人以冲击、给人以启发、给人以深刻的思考。
要能够“使读者好像嚼橄榄,已经咽了下去而嘴里还有余味;
又好像听音乐,已经到了末拍而耳朵里还有佘音”。
总的来说结尾要结的适时、结的赶劲、结得拔高、结的动人心弦。
当然,有些报告在说明主题后,也可以自然结束(比如统计公报)。
文章结尾有“四忌”:
一忌“刹空”,该结的时候不结,造成文章臃肿;
二忌“刹偏”,到最后把文章的意思弄走脚了;
三忌“刹过”,把本可悟出的含义一语捅破;
四忌“刹急”,不该结的时候结了,该说的没说完,也会留下一些遗憾。
3、写作的建议——7条
统计分析报告有其自身的特点,撰写起来既不同于宣传报道、也不同于红头文件,在不失严谨的前提下,需要您自己的创意和把握。
我给大家提7条提示:
①先事后文。
就是报告要以事实为依据、以分析为前提。
写分析报告,最大的忌讳是盲目动笔。
正确的做法应该是:
想搞一个课题,首先要把它研究透彻,弄清楚它的“其然”和“所以然”,然后才是您发挥文字特长的时候。
也就是说,要“先掰察事,后琢磨词”。
把事儿想通了,才会见解独到,才能言必有中。
②周密严谨。
就是要论证充分,言必有据。
分析报告不是让您“海阔天空”的文体。
它要体现客观性、真实性和针对性。
因此,不能用不切实的情况、拿不准的观点来推理结论;
不能用不确凿的东西去佐证观点;
更不能颠倒黑白、混淆是非,把不是当理儿说。
那样的话,您的写作就误入了歧途,您的东西就失去了价值。
在文章的架构上,也要纲举目张、丝丝入扣,多一个段落是累赘、少一个环节是缺憾。
3、自圆其说。
就是要为您的说法找到充分依据。
一篇报告,不仅要反映一些情况,更要阐述您的观点、提出您的见解、拿出您的招数。
这应该是整个报告最闪光、最抢眼的地方,也是最叫劲、最能体现您的水平和能力的地方。
鲜明的立论、独到的见解、可行的招数,不是空穴来风,要有充分的理由来佐证,让人家看了觉着确实是那么回事。
要达到这样的效果,就得设法“自圆其说”,通过数据分析、实证研究给您的论点找证据、给您的观点找说词,就得先把自己说服了。
如果连自己都说服不了,干脆不去谈它。
4、立意独到。
就是您的分析报告要新奇独特,包括对分析事件的认识、对关注问题的阐释、对改进工作的思路等不仅要鞭辟入里、立意高远,而且要个性鲜明、立意独到。
同时在切入的角度、表达的形式上也要匠心独运。
我的建议是,别人都写的事您别写,要么就从不同的角度去写,要见他人所未见、写他人所未写、言他人所未言,这样您的东西才有价值,领导才愿意看。
5、精练简约。
就是文章要写得简短精炼。
在结构和层次上,要从俗就简。
文章不能组织的臃肿繁琐,大括号套中括号、中括号套小括号,一层一层的套个没完。
在表述上,要长话短说、言之有物,挤出多余的水分。
在确保准确、到位的前提下,要惜墨如金,能用一字、不使一词,能用一词、不使一句,能使一句、不用一段。
6、长短适中。
就是报告不能容量太大,不能把所有的东西都塞进去。
必要的话,可以通过“系列分析”、“系列报告”的形式逐一发表,这样既短小精悍,又能让人家在看您的东西时有喘息的机会。
一篇报告,有两、三千字就不少了,二、三十页的东西,一看就让人脑袋发大,除非非看不可,谁也没有这样的耐性。
我曾搞过一套《衡水城市发展若干问题的探讨》,总共一万三千多字,我分八篇文章逐一呈给领导,结果篇篇都有多位市领导作批示,如果一下子把它推出去,恐怕就没有这样的效果。
7、力求鲜活。
就是要创新形式、丰富内容、锤炼语言,提高报告的可读性。
与一般的公文,比如和红头文件相比,统计分析的要求不是很严格,除了《统计公报》要按照规矩去写,其它类型的分析报告都可以按照自己的习惯和手法去组织,包括篇章结构、语言风格、观点陈述等等,只要不失真实性、客观性、逻辑性,什么样的形式都可以探索。
文章要有自己的风格,所谓文如其人。
有了风格,东西才比较鲜活,人家才愿意看,否则观点平平、语言干涩、形式呆板,看不了几页领导就烦了。
所以要讲究风格,讲究怎样才能把您的观点、您的思路、您的建议更好地表达出来。
这样的话,人家在看您东西的时候,才会觉得比较养眼,才会有耐性,也才能够创出您的牌子(完)。
联系地址:
河北省衡水市育才南大街369号衡水市政府研究室
邮编:
053000
附:
个人情况
刘俊生,男,曾从事过统计、城建和政府研究工作,在省以上报刊发表有关统计、城建、经济等方面的研究成果30余项。
现任河北省衡水市政府研究室副主任。
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