科学技术档案管理办法文档格式.docx
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编制科学的检索工具,并负责指导各基层专职和兼职档案人员的工作,明确职责,上、下形成档案管理网络体系。
增强科技档案人员的业务培训和学习,不断提高级案人员的业务素质和管理水平。
6科技档案的形成和归档
科技档案与科技资料的区分原则:
凡是直接记叙和直接反映本公司大体建设、施工生产技术和“双革双新”等活动的、具有保留利用价值并按归档制度集中保管起来的科技文件材料,都是科技档案。
凡尚未与本公司施工生产、经营管理、技革技改等活动生产联系,为了参考的目的而搜集和复制的技术文件,都是科技资料。
各有关部门应按照《科学技术档案保管期限表》的要求,做到每一项工程技术管理、施工管理与活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。
按照公司现行档案管理体系立卷的大体单位为各业务部室、分公司(单位)施工技术部门和承建工程项目的项目领导部。
归档的要求、手续、时刻
公司各业务部门和基层单位要增强对科技档案的管理,凡应归档的技术文件材料,必需进行系统整理(包括排列、编张号)组成完整的保管单位(册、盒、卷)并要求通过技术部门鉴定、审查、审核后填写移交目录一式二份交公司综合档案室。
凡归档的技术文件,图纸必需笔迹清楚、整洁、准确,禁止用铅笔和不适宜长久保留的圆珠笔书写。
归档的技术图纸要折叠成“手风琴”式大小,一般为297×
210mm,图签摺在右下角,装订成册。
归档的各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的和利用频繁的技术文件材料归档二份。
认真贯彻国家对档案工作“三列入”的规定,把档案工作列入公司施工生产、技
术、经营等各项管理程序,列入施工生产、技革技改、基建和经营等各项活动的工作计划,列入有关部门、人员的职责范围和职位责任制。
对锅炉、压力容器现场组焊工程项目、重要(或大型)的工程项目和获奖的优秀工程项目在完工后,其施工组织设计、施工方案、技术办法、技术总结和特殊项目的完工资料,必需归公司档案室存档一份。
公司基建档案应于工程完工验收后二个月内,由公司基建和房产管理部门搜集整理、立卷、归档。
技革、技改项目在经鉴定完成后一个月内,由经办部门将有关文件、计算书、图纸等材料及时立卷、归档。
基层单位的档案部门应参加本单位外购设备的开箱,对随机的技术文件材料在进行核实、记录后,当即归档保留。
对需要利用随机技术文件材料的部门,由档案部门负责复制提供。
7科技档案的管理
档案接收和整理
档案部门在接收科技档案时应检查所归档的文件材料是不是完整、齐全,整理是不是符合要求,发觉问题应当即查明,补全、移交,接收档案的手续必需清楚并填写Q/GDHJ·
—1999表1。
科技档案接收后,应进行必要的加工整理、分类、编目,编制检索工具和参考资料等工作,以便及时提供利用。
档案分类应维持科技档案的有机联系,编号要简单明了,代号统一用拼音字母,代字统一用阿拉伯数字,档案编码工作按《综合档案编目办法》规定。
档案的保管与统计
寄存档案必需有专用框架,排架方式要科学和便于查找,对接收各分公司移交的材料,应按规定分门别类,按时刻、机构、问题、工程项目等进行系统地加工整理,装订、鉴定、编号、归档保管并提供利用
底图除修改、送晒外,不得外借。
底图寄存应以平放为宜。
保管科技档案必需有专用库房及阅览室。
库房的大体要求应符合国家规定的标准,门窗必需牢固安全,并设置必要的防护工具。
做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防晒、防霉等“七防”工作,维持库房清洁。
7.2.4对“秘密”以上的档案材料,要设专柜专人保管,并按保密规定阅览,未经主管领导批准,不准随意将其外借。
档案管理人员必需对现存档案进行常常检查,发觉破损应及时修补完整。
要按期进行库藏档案的清理查对工作,成立接收和移交、记录制度,做到帐、物相符。
档案统计应作档案管理大体情形统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果的统计。
档案的鉴定与销毁
档案的保管期划分为永久、长期(十五年至五十年)、短时刻(十五年以下),还有规定的从其规定。
划分的大体原则是:
在工作参考、经验总结、科学研究等方面具有久远利用价值的科技档案作永久保留;
在一按时期内具有利用价值的科技档案,作长期或短时刻保留;
介于二者之间的一概从长保留。
具体参照《科技档案归档范围及保管期限表》。
销毁档案必需严格掌握、慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经综合档案部门审核、主管领导批准后,指定专人复核销毁和监毁,避免失密。
档案的利用和保密
踊跃开展科技档案的利用,主动了解本单位各项工作,对档案的需求,主动及时、准确有目的地提供科技档案材料,为施工生产、科技服务。
借阅档案必需经档案部门主管同意,并办理有关借阅手续,借阅者所借的科技档案材料应负安全、保密之责,不得自行转借,不得遗失,不得污损,用毕及时归还,严禁涂抹、改字、圈点、抽取或拆散,如有损坏或遗失,由档案部门视情节责成当事人检讨外并处以经济罚款。
归档范围及保管期限表(见“附表”)。
附加说明:
本标准由标准化委员会提出。
本标准由企业管理办公室负责解释。
本标准起草人:
吴川兴、钟女
附表:
科技档案归档范围及保管期限表
施工类、压力容器工程类(代号:
0、3)
按国家档案局、国家计委文件、国档发(1988)4号文《大体建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
序号
文件材料名称
保管期限
备注
施工单位归档范围:
按公司档案分类,应归入经营管理档案类(代号:
5)
一、工程管理文件
1
承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
二、施工文件
1)土建施工文件
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
2
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
〃
3
建筑材料试验报告
4
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
短期
5
施工定位测量、地质勘察
6
土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
7
施工记录、日志、大事记
8
隐蔽工程验收记录
9
工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
10
分项、分部、单位工程质量检查、评定
11
交工验收记录证明
12
施工总结、技术总结
13
竣工报告、竣工验收报告
2)设备及管线安装施工文件
(续上表)
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备代用审批
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
隐蔽工程检查验收记录
强度、密闭性试验报告
设备调试记录
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
系统调试、试验记录
管线清洗、通水、消毒记录
管线标高、位置、坡度测量记录
中间交工验收记录证明,工程质量评定
3)电气、仪表安装施工文件
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批
调试、整定记录
性能测试和校核
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
操作、联动试验
电气装置交接记录
中间交工验收记录、工程质量评定
备注:
属一级库归档的,由各分公司、项目负责人整理后交公司档案室归档;
属二级库归档的;
由各分公司整理归档。
设备仪器档案(代号:
1)
归档部门
申请购买设备的报告、批复、技术调查报告
设材部门
设备开箱的文件、资料
仪器、仪表鉴定记录、调校记录
设备调拨单及订货合同
设备运转记录、检修记录、事故报告及处理意见
自制设备文件资料
计量取证资料及证书
计量室
计量人员合格证书或登记表
基建档案(代号:
2)
按国家档案局、国家计委文件,国档发(1988)4号文《大体建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
建设单位归档范围:
一、可行性研究、任务书
项目建议书及批复
可行性研究报告
项目评估
环境预测、调查报告
设计任务书、计划任务书
二、设计基础材料
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测定位、观测记录
水文、气象、地震等其他设计基础材料
三、设计文件
初步设计
技术设计
施工图设计
技术秘密材料、专利文件
设计计算书
关键技术试验
总体规划设计
总体评价、鉴定及审批
四、工程管理文件
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
施工执照
环保三同时、消防、卫生等文件、水暖、电煤气供应
五、施工文件
1)土地施工文件
工程记录及测试、沉陷位移变形观测记录、事故处理报告
分项、分部、单位工程工程质量检查、评定
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
焊接试验记录、报告施工检验、探伤记录
施工安装记录、安装质量检查、质量评定、事故处理报告
中间交工验收记录证明、工程质量评定
3)电气仪表安装施工文件
六、竣工文件
项目竣工验收报告
全部竣工图
项目质量评审材料
工程现场声像材料
竣工验收会议决议文件
七、生产技术准备、试生产
技术准备计划
试生产管理、技术责任制
开停车方案
设备试车、验收、运转、维护记录
试生产产品质量鉴定报告
安全操作规程、事故分折报告
运行记录
技术培训材料
产品技术参数、性能、图纸
工业卫生、劳动保护材料
八、工艺、设备
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
产品检验、包装、工装图、检测记录
设备材料出厂合格证
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
设备、图纸、说明书
设备测绘、验收记录
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
九、涉外文件
询价、报价、投标文件
合同、合同附件
谈判协议、议定书
谈判记录
谈判过程中外商提交的材料
出国考察及收集来的有关材料
国外各设计阶段文件
各设计阶段审查议定书
技术问题来往函电
国外设备材料检验及设计联络
国外设备储存运输
开箱检验记录、商检及索赔
国外设备、材料的防腐、保护措施
14
外国技术人员现场提供的文件材料
十、财务、器材管理
财务计划、年度计划
工程概算、预算、决算
主要材料消耗、器材管理
交付使用的固定资产
十一、其他资料
有关的国外技术标准
有关的专利说明
十二、科研项目
专题报告、任务书、批准书
协议书、委托书、合同
研究方案、计划、调查研究报告
实验记录、图表、照片
实验分析、计算整理数据
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
阶段报告、科研报告、技术鉴定
成果申报鉴定、审批及成果推广应用材料
考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件
会计档案(代号:
9)
按财政部、国家档案局(1998)财会字[1998]32号《会计档案管理办法》执行。
一、会计凭证类
原始凭证
15年
记帐凭证
汇总凭证
二、会计帐薄类
总帐
包括日记总帐。
明细帐
日记帐
现金和银行存款日记帐保管25年。
固定资产卡
固定资产报废清理后保管5年。
辅助帐薄
三、财务报表类
包括各级主管部门汇总财务报告。
月、季度财务报表
3年
包括文字分析。
年度财务报表(决算)
四、其他类
会计移交清册
会计档案保管清册
会计档案消毁清册
银行余额调节表
5年
银行对帐表
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- 科学技术 档案 管理办法