物业信息管理的基本概念Word文档下载推荐.docx
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为了便于了解物业信息的具体内容,
●按时刻顺序列出以下一些要紧的内容:
〔1〕规划设计时期信息:
①土地购买合同、土地使用证、房屋所有权证等权属证书;
②规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类经营活动的批准证书;
③规划设计图、建筑设计图、建筑施工图、施工合同、施工组织设计、施工预决算书等文件。
〔2〕施工及验收时期信息:
①竣工图;
②竣工工程项目一览表;
③设备技术清单〔设备名称、规格、数量、场地、要紧性能、单价、随机工具及配件等〕④设备技术手册、使用说明及质保证明;
⑤设备安装调试记录;
⑥土建施工记录;
⑦建〔构〕筑物监测记录;
⑧隐藏工程验收记录;
⑨工程事故发生及处理记录;
⑩图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单等;
⑾项目重要的技术决定和文件;
⑿验收打算和验收会议记录;
⒀验收记录;
⒁返修记录;
⒂验收总结报告。
〔3〕托付治理时期信息:
①托付治理招标文件;
②物业治理投标文件;
③物业治理托付合同。
〔4〕招商时期信息:
①招租物业的平面图;
②招租许可证及托付书;
③租金及治理费测算书;
④租赁合同;
⑤广告策划资料。
〔5〕用户入户信息:
①入户通知书、入户须知;
②业主公约〔业主临时公约、公共契约〕;
③用户资料;
④业主委员会章程;
⑤用户手册;
⑥用户进户验收表;
⑦用户进户交费清单。
〔6〕日常治理信息:
①业主、租户变动更换情形;
②工作规范、治理制度;
③工作记录;
④大中小修记录;
⑤修理承包合同及预决算;
⑥保安、保洁、绿化等项目承包合同等资料;
⑦用户来往信件、投诉及处理资料;
⑧年度工作打算、总结、报告;
⑨人事档案;
⑩保险资料;
⑾法律法规及政府有关文件;
⑿财务报表、工资报表、治理费、租金收缴凭证等;
⒀质量体系文件。
〔7〕多种经营及公共关系信息:
①政府各治理部门的联系人、联系方式;
②各供应商、服务商名单;
③媒体、协会等友好单位信息;
④小区多种经营、特约服务的各支持单位的信息。
〔四〕信息在物业治理中的作用
1.信息的认识作用
●人类知识的积存是信息收集与加工的结果,而体会实质上确实是大量信息的积存、整理并从中抽象出规律性的东西。
●物业治理过程中所涉及的事物纷杂,要进行有效治理,必须要求物业治理者有多方面的体会。
这些体会的取得,离不开对所收集的信息的分析、提炼,从而得到规律性的东西。
2.信息的心理作用
●在社会经济组织中,除技术和社会因素之外,心理因素也不可忽视,在某些情形下,它还能起相当大的作用。
Ø
在租赁活动中,能够通过各种渠道,以各种不同方式向社会公众传播该物业专门的优势,以激起客户的租赁欲望。
能够定期公布物业治理信息资料,向用户传达物业治理公司近期和远期的工作目标、实施打算等,以使全体用户了解,从而使用户体会到主人翁的感受,在心理上以至行动上对物业治理工作积极支持和配合;
对物业治理中遇到的困难,也实事求是地让用户了解,以取得谅解和同情。
物业治理者也应明白得严格操纵一些不应扩散的信息,幸免带来消极的阻碍。
3.信息的推测作用
●信息不仅反映过去,而且还能够推测以后,这是信息的推测作用。
●用信息进行推测是建立在关于已有信息深入分析的基础之上的。
●推测的方法有多种,如外推法、模拟法等。
●物业治理者在物业治理工作中应充分利用信息的推测作用。
能够利用市场分析的资料推测物业的租金,
利用同街区其他同类物业的经营费用信息以及本物业历史上的经营费用信息推测本物业今后的经营费用和修理费用。
4.信息的操纵作用
●作为人为系统,社会经济系统总是围绕某一或某些设定的目标进行活动的。
也确实是说,在某种操纵的作用下,以保证目标的实现。
在那个地点,信息对保证操纵起着十分重要的作用。
✧第一,对系统状态的感知及收集有关自身状态的信息;
✧其次,把目前状态与期望状态进行比较;
✧第三,依据测得的偏差与事先设定的原那么和标准,作出采取何种行动的决策;
✧第四,把决策即决定采取何种行动的命令下达给执行部门;
✧最后,执行过程中自身状况的变化信息再反馈到治理部门,进行新一轮得循环,以保证治理目标的实现。
●在物业治理中,不论是物业治理企业目标的实现、业主期望目标的实现,依旧具体某个设备设施的正常运行,某个修理项目的成本、进度、质量治理,都离不开信息的操纵作用。
5.信息处理不当的消极作用
●信息处理不当的消极作用表现在两个方面。
✧一方面,信息的误解、缺乏及延误会给治理工作带来庞大的缺失,有时会造成决策失误,酿成严峻的结果。
✧另一方面,信息的不合理的使用,不适当的传播,也会给治理工作带来不必要的苦恼和干扰。
●信息的消极作用并不是信息本身造成的,而是由于信息处理工作的有意或无意的错误所造成的。
因此需对这种信息的处理错误加以重视,以幸免消极作用所带来的缺失。
二、信息系统的概念
〔一〕信息系统的定义
●信息系统是指由人员、过程、数据、网络和远程通信所组成的一个集成系统,通过对组织各种业务活动中信息流的组织和治理,对组织的物质流、事物流以及资金流进行有效的操纵和治理,从而提高组织运行的效率。
〔二〕信息系统的功能
●各种类型的信息系统在具体内容上有专门大的差别,然而其差不多功能能够概括五方面:
数据和信息的收集、储备、加工、传递和提供。
1.数据和信息的收集
●依照数据和信息的来源不同,能够把信息收集工作分成原始信息收集和二次信息收集两种。
✧原始信息收集是指在信息或数据发生的当时当地,从信息或数据所描述的实体上直截了当把信息或数据取出并记录下来;
✧二次信息收集那么是指收集已记录在某种介质上,与所描述的实体在时刻与空间上已分离开的信息或数据。
●在实际工作中,业务信息系统常常涉及原始信息的收集,而其他几种信息系统要紧涉及二次信息收集。
但这两种区分是一种相对的概念,对不同的层次,原始信息和二次信息的定义不同。
●原始信息收集的关键是完整、准确、及时。
二次信息的收集的关键是有目的的选取和正确地说明所得的信息。
2.信息的储备
●信息系统必需具有某种储备信息的功能,否那么它就无法突破时刻与空间的限制,发挥提供信息、支持决策的作用。
●信息系统的储备功能确实是保证已得到的信息不丢失、不走样、不外泄,整理得当、随时可用。
3.信息的加工
●为了使信息更符合需要或更反映事物的的本质,或者使信息更适于用户使用,系统将对收集到的信息进行某些处理,这确实是信息的加工。
●信息加工从加工本身来看能够分成数值运算和非数值处理两大类。
✧数值运确实是指用数学方法对信息进行处理;
✧非数值处理是指排序、归并、分类等各项工作。
●事后验证:
✧信息的加工是人们按照自己已有的认识,进行去粗取精的过程。
这种取舍是否得当,往往需要验证。
✧数学方法的运用,总有假设干明显的或隐含的先决条件,因此对信息加工的结果,我们应该持慎重的态度。
4.信息的传递
●当信息系统具有较大的规模,在地理上有一定的分布时,信息的传递就成为信息系统必须具备的一项差不多功能。
系统越大、地理分布越广,这项功能所占的地位越重要。
●系统的治理者在设计信息的传递方式时,必须充分考虑所需传递信息的种类、数量、频率、可靠性、安全性及一致性等因素,从全局综合考虑,以达到全局的最优。
5.信息的提供
●信息系统的服务对象是治理者,因此,它必须具备向治理者提供信息的手段或机制,否那么它就不能实现自身的价值。
●提供信息的手段即是信息系统与治理者的接口或界面。
它依照信息情形或治理者自身情形的不同,采取不同的方式。
例如,
✧决策支持系统的复杂程度及灵活性要求是最高的,因此对话式的用户接口是比较适宜的。
✧业务信息系统,使用者要紧是中下层的治理人员,因此,信息提供方式就要简明易用。
〔三〕信息系统的进展
●信息系统的进展能够从两方面来看。
✧一方面从运算机的工艺来看:
即运算机的速度、内存容量、输入/输出速度、高级语言的功效及数据治理的功能等来划分系统进展的时期;
✧另一方面,是从系统进展的功能来看:
能够分成4个时期:
电子数据处理系统〔EDP〕时期、治理信息系统〔MIS〕时期、决策支持系统〔DSS〕时期和大规模综合运用时期。
1.电子数据处理系统〔EDP〕时期
●电子数据处理系统是最早进展起来的一个信息系统分支,其要紧功能确实是利用运算机技术进行数据处理,一样不涉及推测和操纵功能。
例如,工资治理系统。
其要紧目的是解决手工作业的自动化,提高工作效率,节约人力。
2.治理信息系统〔MIS〕时期
●治理信息系统是对一个组织进行全面治理的信息系统。
它将电子数据处理与经济治理模型的仿真、优化运算结合起来,具有推测、操纵和决策功能。
●MIS解决的是结构化决策的问题,即决策过程和决策方法能够用明确的语言和模型加以描述的问题。
如线性规划来解决最短运输线路,用经济批量模型来求订货批量。
MIS能够对组织中各级治理层提供信息并辅助决策,但重点在中层和操作层。
●关于组织中的高层治理人员来说,他们面临的多数是非结构化决策或半结构化决策,而这方面MIS无能为力,这也是决策支持系统产生的缘故。
3.决策支持系统〔DSS〕时期
●决策支持系统是能够运用各种数据、信息、知识、人工智能和模型技术,辅助高层治理者解决半结构化和少数非结构化决策问题的信息系统。
●DSS的目标是支持决策而非取代决策,是为了提高决策效能而非提高效率,因此,它与EDP和MIS有明显差别。
●DSS旨在建立一种决策环境,使决策者能够充分利用自己的体会、知识,在系统的关心下,详细了解和分析决策过程中的各种要紧因素及其阻碍,激发其思维和制造力,从而在系统的关心下最终作出决策。
4.远程综合运用时期
●随着通讯技术的飞速进展,专门是因特网技术的进展,智能化、综合化、社会化和网络化成为信息系统的进展大趋势,信息系统涉及了专门多新的领域,如专家系统、社会化信息网络、战略信息系统、运算机集成制造系统、电子商务系统等。
三、信息系统的作用
〔1〕增强了企业的决策能力
●信息系统迅速的数据处理能力和系统化分析问题的方式,不仅使企业治理人员摆脱了烦琐的工作压力,有更多的时刻和精力关注企业的整体运行,而且他们能够用整体的观念来考虑问题,用数学模型来进行定量决策。
如此不仅提高了问题解决的准确性和效率,而且节约了决策成本。
〔2〕提高企业的治理效率
●信息系统提高企业的治理效率从两方面实现,
✧一是提高信息处理的效率,改变原有手工信息系统的处理方式;
✧二是通过信息系统的实施,进行企业组织结构的重组,使企业的组织结构由传统的层次性向扁平化结构转变。
〔3〕加强了企业与外部环境的联系
●20世纪末开始的信息化和经济全球化,从全然上改变了企业的内外关系,能否适应外界环境的变化,关系到一个企业的生存和进展。
●信息系统能够加强企业与外部环境之间的信息交流,关心企业及时了解各种经济的、法律的、市场的各种信息,及时调整企业的策略,提高企业的竞争优势。
〔4〕有利于新产品的开发
●信息技术缩短了企业与客户之间的距离,能够实现"
零距离的服务"
。
同时信息技术的的进展,使得客户个性化的需求有了及时反映和满足的可能。
●对物业治理企业来说,能够通过建立服务信息平台,使得客户各种个性化的需求得到及时的满足,与此同时,物业治理企业也可从中获得经济效益。
〔5〕充实了企业的资源规划
●传统的经济理论认为,企业资源仅包括土地、劳动力和资本,
●信息系统的进展,使得越来越多的企业认识到,信息资源才是附加值最高的企业资源,从而积极地将信息资源的治理和运用纳入了企业的资源规划。
第二节物业治理信息系统概述
一、物业治理信息系统的定义及构成
〔一〕物业治理信息系统的定义
●物业治理信息系统是指物业治理中由人和运算机等组成的,专门用于物业信息的收集、传递、储备、加工、爱护和使用的系统。
它能及时反映物业及物业治理的运行状况,并具有推测、操纵和辅助决策的功能,关心物业治理公司实现其规划目标。
〔二〕物业治理信息系统的构成
●一个物业治理信息系统通常包括硬件设备、软件资源、数据库、远程通讯设备及人员等,现分述如下。
1.硬件设备
●硬件设备是指基于运算机的物业治理信息系统中进行输入、处理、储存和输出的物理设备。
它包括主储备器、中央处理器、辅助储备器以及输入输出设备。
2.软件资源
●软件资源是指操纵运算机工作的程序集合,又称软件包。
●软件要紧能够分成两大类:
系统软件和应用软件。
✧系统软件是指硬件和应用软件之间进行交互的集合,它包括了操作系统和有用软件。
操作系统是一系列操纵运算机硬件以支持用户运算需要程序的集合。
常见的操作系统有MS-DOS,Windows,UNIX等;
有用软件是指用于合并排序数据库、跟踪运算机运行轨迹以及其他重要任务的程序。
常见的有磁盘压缩软件、防病毒软件等。
✧应用软件是指用于关心人们解决应用问题,完成某些特定内容的程序的集合。
它又可分成通用软件和专用软件两类。
通用软件适用面广,各类用户都能够应用;
专用软件只是为某类客户或某个特定客户的使用而专门开发的软件。
常见的应用软件有Word、Excel等。
3.数据库
●数据库是指机械化的、可共享的、形式化定义的和集中操纵的数据集合。
●数据库不可能孤立存在,它必定与其他部件一同构成数据库系统。
●通常数据库系统包括以下部分:
数据库、应用程序、数据库治理系统、运算机系统和人员。
●数据库通常采纳3种通用模型:
层次、网状和关系型模型。
●数据库是通过数据库治理系统来进行治理。
●数据库治理系统要紧有4种功能:
储备和检索数据、提供用户视图、创建和修改数据库,操纵数据和生成报表。
4.远程通讯设备
●远程通讯设备是指用于通信信号的电子传输设备,目前要紧指运算机网络。
●通过运算机网络,能够使用电子函件、电子文档资料分发、远程办公、会议、视频会议、电子数据交换等。
运算机网络的应用,缩小了时刻和空间的距离,使物业治理企业的经营方式和治理理念发生深远的变化。
●运算机网络分成局域网和广域网〔因特网〕,物业治理企业能够共享分布在组织内的硬件、程序和数据库,使得地理位置分散的工作部门能够迅速交流信息,协同工作,从而降低成本,改善组织效率,形成新的组织形式和企业战略。
5.人员
●人员是物业治理信息系统建立与运行中最为关键的因素,包括系统人员和各种系统用户。
✧信息系统人员是指所有设计、运行、爱护、治理运算机信息系统的技术人员,
✧系统用户是指所有使用物业治理信息系统的人员,如各级治理人员等。
他们对信息系统的了解程度将决定物业治理信息系统的使用成效。
二、物业治理信息系统的作用
〔1〕有效储存治理物业档案资料。
✧物业的档案资料种类繁多、数量庞大,既不便于储存,又难于查询,同时占用空间大,容易丢失。
✧利用运算机多媒体甚至虚拟现实技术,能够将有关物业治理的声、像、图、文字形象完整地储存在运算机内,可大大减少储备空间,而且还会使得查找、修改、复制、传输等工作变得专门方便快捷。
〔2〕高效低成本处理日常事务。
✧通过治理信息系统,使得物业治理的一些事物性工作得以高效低成本地处理。
全方位的快速查询能够减少重复劳动和劳动强度;
自动运算各项费用,实现财务电算化,减少了工作差错和负担;
自动操纵各项费用的收缴,提高收费效率,加强资金的回收速度;
有效地实现数据统一治理和数据共享,使企业的办事效率更高,同时节约大量的人力和物力。
〔3〕加强企业内部和企业与外界及客户的联系。
✧对外:
利用因特网与金融机构、公用事业单位联网,这将给收费工作带来极大的方便;
✧对内:
利用局域网,
企业能够通过多种形式进行内部的信息沟通,夸奖先进、发觉问题、听取职员的意见和建议,甚至能够进行远程的岗位培训等;
通过与物业治理小区联网,使得业主或用户的意见、要求以及物业治理企业的治理打算、措施和要求能得到及时的交流,从而增进客户的良好关系及客户对物业治理工作的明白得和支持。
〔4〕扩大企业经营服务的范畴和能力。
✧物业治理工作是一种与终端客户距离最近的服务性行业。
✧物业治理企业完全能够利用自己的优势地位,向社会各界进行招商,建立门类众多的信息服务平台,既满足了客户的需求,又提升了企业的形象,同时又扩大了企业的经营范畴,获得一定的经营收入。
〔5〕提高企业的决策能力。
✧物业治理信息系统能够综合处理各类信息,其快速、自动、强大的统计汇总功能和报表打印功能,使得各项数据的统计汇总、分析报表一应俱全,有关治理人员能够随时查阅最新的详尽情形,并以此作为决策依据;
✧决策支持系统、专家系统能够辅助治理人员进行分析模拟,实现科学化决策。
三、物业治理信息系统的模块组成
●由于物业治理企业的规模、治理对象、治理内容、组织结构设置不同,因而相应的治理信息系统也是不同的。
●大体上能够分成两大部分:
物业治理公司内部治理信息子系统和基层治理处信息治理子系统。
现简单介绍如下:
〔一〕物业治理公司内部治理信息子系统
●物业治理公司内部信息治理子系统能够分成7个部分:
〔1〕办公室。
包括①工作打算治理;
②公司文档治理;
③人事治理;
④财产治理;
⑤车辆治理等。
〔2〕治理部。
包括①楼宇验收;
②保安治理;
③环卫治理;
④绿化治理;
⑤消防治理等。
〔3〕经营部。
包括①招投标治理;
②租赁治理;
③多种经营治理等。
〔4〕工程部。
包括①工程设备治理;
②设备运行治理;
③修理工程治理;
④仓库治理;
⑤报修中心治理等。
〔5〕财务部。
包括①固定资产;
②工资治理;
③账务治理;
④报表生成等。
〔6〕总经理。
包括①可随时查询各治理处和各职能部门情形;
②与各部门及职员的信息沟通等。
〔7〕系统爱护。
包括①系统权限治理;
②代码爱护系统;
③关心系统;
④安全定义;
⑤数据备份;
⑥数据导入等。
〔二〕基层治理处信息治理子系统
●住宅小区治理信息子系统能够分成:
治理区概况、日常事务、房产治理、住户治理和绿化环卫等,现分述如下:
〔1〕治理区概况。
包括①治理区图文介绍;
②设备设施资料;
③治理制度;
④岗位责任制。
〔2〕日常事务。
包括①治安治理;
②消防治理;
③设备运行治理;
④车辆治理;
⑤行政事务。
〔3〕房产治理。
包括①修理治理;
②装修治理;
③投诉违章治理。
〔4〕住户治理。
包括①住户资料;
②治理费收取;
③水电费收取;
④租金收取。
〔5〕绿化环卫。
包括①绿化工程;
②绿化手册;
③环卫工作打算;
④环卫劳动组织。
第三节物业治理信息系统的开发
一、物业治理信息系统开发的差不多条件
〔1〕领导重视。
●企业最高领导的重视是能否成功建设治理信息系统的关键。
●治理信息系统的开发时刻长、投资大、涉及面广,将关系到组织机构的调整、人员的培训、资金的筹措甚至治理方法或流程的改变。
这些重大问题的决策,没有最高领导的重视甚至参与,是不可能解决的。
〔2〕治理人员的积极参与。
●治理人员是系统今后的操作者、使用者,也是系统开发不可缺少的参与者。
✧系统开发的技术人员通常对企业的实际流程不清晰,需要治理人员介绍治理流程并提出功能要求。
✧因此治理人员对系统开发的态度,将直截了当阻碍到系统开发的效率和成效,也将阻碍今后的使用成效和生命力。
〔3〕企业须有一定的治理基础
●治理信息系统并不能简单地明白得为传统的治理加运算机,事实上它是用运算机技术、信息技术来反映和改善企业治理的科学的治理系统。
●只有企业本身具有合理的治理体制、完善的规章制度、程序化的治理方式、规范化的治理标准及准确的原始数据,才能有效地开发治理信息系统。
●企业必须第一要整顿治理秩序,建立科学的治理制度、程序及标准,为信息系统的建设打好基础。
〔4〕具备一定的人力财力。
●系统开发需要一支高水平的开发队伍,他们包括系统分析员、程序设计员、操作员、信息操纵员以及硬件修理人员等。
假如企业没有如此的人才,能够托付别处的专业单位进行开发。
●系统的开发需要建筑机房、购买设备和软件、支付开发设计费用等,系统投入运行后,还需要支付各种运行费用,因此,需要企业提供足够的资金保证。
二、物业治理信息系统开发的方式和方法
〔一〕物业治理信息系统的开发方式
●物业治理信息系统的开发方式有如下几种,他们有各自的特点和适应性,供物业治理企业依照自己的情形选择:
〔1〕公司自行开发。
✧这种方式适合规模大、业务繁重或具有某些专门系统要求的物业治理公司。
✧它要求企业内部拥有较强的技术力量。
✧其特点是,开发时刻较长,成本较高,但系统专用性强,易于爱护。
〔2〕托付软件公司开发。
✧这种方式适合于企业内部缺乏必须的技术人员的各种物业治理公司。
✧它具有开发时刻短,对物业治理企业技术力量要求不高,系统有用性高,成本较低等优点,但缺点是需要慎重选择软件公司,且系统改进和爱护工作较难进行。
〔3〕与大学或科研单位合作开发。
✧这种方式适合一些企业内部具有一定技术力量的物业治理公司。
✧它具有结合双方的优势,开发的系统具有高质量、适应性强、成本低、易于爱护等特点。
而且开发的同时能够培养一支企业内部的技术队伍。
〔4〕购买软件进行二次开发。
✧这种方式通常适合一些中小物业治理公司。
他们能够直截了当从市场上购买现有的应用软件包,然后依照本公司的特定需要进行二次开发,
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