力智SmartOA办公自动化系统企业版解决方案v30Word文档下载推荐.docx
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实现对企业的资产或公共资源的预约及管理,包括办公用品、车辆、图书、会议资源管理等。
实现业务数据共享分级管理的机制
做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和信息,各分支机构的领导分别对授权范围内的业务等信息进行分极查询利用,确保业务信息的及时、准确和安全。
实现分布式办公
系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
集成现有信息系统
系统实现与公司现有AD域、MIS系统、RTX系统实现登录、数据部份的整合。
一.3系统结构
基于以上的建设目标,结合力智软件公司的协同办公自动化产品、平台产品,加上力智软件专注在企业内部推行信息化管理系统的开发和实验经验,力智OA协同系统由协同信息门户+专业应用+基础平台组成:
1、基础平台
力智软件以业内先进的SOA开放平台架构、组件机制、文控管理、工作流引擎和智能表单五大技术,让业务管理真正实现了随需应变。
平台可以与现有其他系统进行数据整合,并可以进行汇总统计,实现数据共享。
平台又能提供通用组件功能,为后续的应用系统提供基础数据支撑服务(例如:
后续的应用系统不必开发登录功能,可以直接使用平台的接口进行登录验证,可实现在平台中一次登录,在其它应用系统也畅行;
后续的应用系统不必开发短信功能,直接使用平台的接口进行短信的发送),做到真正的一处投资,多处受益:
1)SSO接口服务(单点登录)
SSO英文全称SingleSignOn,单点登录。
SSO是在多个应用系统中,用户只需要登录一次就可以访问所有相互信任的应用系统。
它包括可以将这次主要的登录映射到其他应用中用于同一个用户的登录的机制。
后续的应用系统,不需要再设计和开发登录模块,只需按照OA提供的SSO接口调用即可,方便用户不必再繁琐的记住每一个应用系统的密码,因为登录的入口只有OA。
2)目录同步服务(部门、人员同步)
目录同步主要用来为各个应用系统提供最新的组织架构信息、用户信息和领导分管信息。
为了保证各应用系统的用户信息的一致性,所有应用系统都应该通过目录同步组件的WebService接口来获取组织架构信息、用户信息和领导分管信息,在数据库中保留数据副本,数据的同步可以通过WindowsService来进行自定义策略的同步更新。
管理员只需在OA中维护一份最新的组织和人员数据,后续的应用系统,不必再单独维护目录数据,只需要调用平台中的目录同步接口,即可获取到企业最新的组织架构和人员数据,增加管理员维护效率以及保证数据的及时性和完整性。
3)统一消息
OA提供通用的消息组件(例如短信组件),第三方应用系统若需要消息发送的业务,即可直接调用OA的消息接口即可,避免通用组件(功能)的重复开发,由于所有的消息都在OA平台中管理,也方便管理员维护。
4)待办待阅接口
OA提供待办待阅的统一展现及调用接口,员工在自己的OA桌面上就可以查看到全部系统的待办或待阅事项,点击链接后即可办理相应事项。
增加系统和系统之间的协同,提高用户体验效果。
2、信息门户
内部信息门户,包括员工门户、信息发布、电子邮件系统、文档管理、公文(收文、发文)、通讯录系统、日程管理、电子审批流转、综合行政、人力资源等功能模块。
1、解决企业在办事、办文、沟通、协作、共享的管理需求,使全企业的信息上下贯通、左右联接、运转协调、便捷高效;
2、解决企业的综合行政管理,客户管理等。
公众信息门户(外部网站,可选),包括外网的信息维护、新闻、公文系统发布至外网系统等功能。
其中,外网的数据由内网中的信息发布模块统一维护。
3、专业应用
系统可扩展整合包括人力资源、客户关系、合同管理等专业应用,以满足企事业的管理及业务需求,专业应用系统支持二次开发及扩展。
1)人力资源系统
2)客户关系系统
3)工程管理系统
一.4功能列表
二、协同信息门户
二.1工作门户
员工基于OA的SSO登录门户系统后,在个人桌面上显示多个WebPart,以展现该员工能查看/操作的数据/功能,一个员工可以有多个桌面用于分组定义多个不同类型的功能WebPart,多个桌面以TAB方式排列,其中每个WebPart都可以单独来定义数据。
参考:
二.2个人办公
二.2.1我的工作台
工作台的作用是实现团队高效率协同办公,团队成员通过工作流任务的方式实现沟通和工作或任务的发起、办理、审批等工作。
通过集中任务的机制,员工可以在此模块查看到个人全部的工作:
我的待办:
显示我的工作任务、公文档案、参加会议、网上调查、流程处理,实现事找人工作模式。
我的待阅:
显示分发的文件、需阅读的公文档案以及公告新闻等的待阅读的信息。
已办工作:
显示已完成的工作信息。
已阅消息:
显示已阅读的数据信息。
二.2.2日程管理
用户可以通过查看日历、选定日程表的不同时段来安排每天的事件,工作计划和任务。
日程可以定义不同的分类,上级领导可以查看下属的日程(例如工作、会议安排),日程管理还具有定时提醒和共享等功能,个人的日程也可以共享给相应的员工或部门。
二.2.3我的网盘
建立员工个人的电子文档中心,包括文档的目录分类管理,文档的上传管理,文档属性,文档在线编辑,文档协作(共享),文档集中搜索管理等。
有效的解决:
海量文档存储,管理困难;
查找缓慢,效率低下;
文档版本管理混乱;
文档安全缺乏保障;
文档无法有效协作共享;
知识管理举步维艰等。
二.2.4我的考勤
建立员工的考勤中心,包括员工的工作日、上下班时间,请假、加班、出差、外出等制度,考勤管理人员月底需要向主管和财务提供员工的考勤数据,包括迟到、请假、加班、早退、旷工等,以备主管对员工打绩效,财务对员工做工资等条目。
二.2.5消息管理
✧手机短信
完美的集成了手机短信的服务及功能,用于系统内的信息传递与沟通,允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员,为移动办公奠定最初的基石。
实现与协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等的短信提醒。
可以进行短信的群发,可对发送短信数目控制、发送情况统计。
✧站内消息
如果用户有新的文件,消息,邮件,待办事项将以站内消息的方式告知用户。
✧即时通讯
类似QQ的功能,以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。
在线用户会在瞬间收到提示,离线用户在登录时会得到提示。
可以发送普通文字消息、文件、表情等。
可以用于掌握同事的动向,当同事外出或离线时可以在第一时间知道他的行踪。
可结合手机短信模块,将消息发送到用户手机上。
二.2.6通讯录
通讯录帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询,可根据需要将名片设为共享或私有。
此通讯录集成了个人通讯录、员工通讯录、公共通讯录三部分。
既可独立使用,又可被电子邮件等模块调用。
通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃,每个人都能看到自己的名片夹及共享的名片夹。
普通用户可在个人通讯录添加通讯信息(可根据需要设置为私有或共享);
授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息。
内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息(从人事档案中直接生成)。
在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。
且每个通讯录组可指定一个或几个工作人员对信息进行维护。
可以按字段排序(系统里绝大部分模块都可以按字段排序)。
二.2.7常用链接
包括:
员工个人的常用链接URL及公共的URL链接。
二.2.8常用工具
包括火车时刻表、飞机航班、万年历、天气预报、手机归属地、邮编区号、在线翻译等常用信息的查询,支持信息的扩展。
二.2.9个性设置
包括个人资料的修改,包括:
个人信息、密码修改、系统皮肤设置、快捷键设置等。
二.3电子邮件
本邮件系统是一个发送和接收外部电子邮件的场所,类似FoxMail的邮件发送接收工具,通过该模块可实现各类信息在用户单位内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。
包含写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱等模块。
本邮件系统特点如下:
支持与外部邮件服务器的整合,直接面向Internet收发邮件。
用户可设定多个POP邮件帐号。
可结合通讯薄来选择邮件地址,支持群发及分组发送。
可结合邮件服务端软件来搭建专业企业邮箱。
✧收件箱
显示个人定义的邮件列表。
✧写邮件
包括邮件的收件人、内容、紧急程度、附件等。
✧草稿箱
此处显示邮件草稿列表。
✧已发送
显示已发送的邮件列表。
✧已删除
显示已删除的邮件列表。
✧个人设置
设置个人的外部邮件的地址、显示名称、签名及邮件服务端的相关配置信息。
二.4文档管理(知识库)
对于知识密集型的行业和企业来说,文档是产品研发的重要成果,甚至其重要性远远超过产品样机等有形成果。
文档管理是新产品开发过程中非常重要的一类活动,它可以使产品开发过程变得可追溯,避免产品开发过程和生产制造不会因为人员的流失而受到大的冲击。
国内大部分研发类企业由于不重视文档管理及文档管理手段的落后,造成:
⑴海量文档存储,管理困难
产品设计和研发部经过日积月累,文档的数量和容量都很庞大,并且文档类型、格式、用途多种多样。
庞大的文档量,即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间,靠人工有效管理几乎不可能;
⑵文档版本管理混乱
由于设计文档经常会被不断地修订,有些文档多达数十乃至上百个不同的版本,文档版本繁多,难以整合和统一管理,获取“权威、正确”的文档非常困难;
⑶文档安全缺乏保障
大量文档处于不被管理的无序状态,文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生,使文档的安全性无法得到保障;
⑷知识管理举步维艰
大量文档分散成各台电脑上,一旦有员工离职,相关的大量工作文档被直接带走丢失,或沉落于电脑中,成为“不为人知”的秘密,由此带来大量知识资产的流失;
企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围;
力智软件结合多年的软件产品研发经验及电信行业管理软件开发实施经验,研发出适合知识密集型企业的文档管理软件,能够全方位、全过程地管理产品研发过程中的研发过程管理文档及研发成果的生产文档。
文档管理系统具有以下主要功能:
1.项目文档生命全过程管理及项目文件流程化管理;
2.Office系列文档的在线编辑,减少文件先下载修改再上传的繁琐程序;
3.文档版本管理:
版本自动更新、历史版本查询、版本对比,版本回滚;
4.文档签进、签出,防止多人同时对同一文档进行编辑;
5.基于RBAC模型的权限控制,对文档的安全性、访问进行管控;
6.操作日志及审计追踪功能,对文档的创建、修改、阅读、下载等过程进行全程监控;
7.全面支持远程审批,可随时随地通过网上处理,减少延误;
8.全文检索,基于中文分词技术的全文检索功能可实现对文档的标题、正文附件的具体内容等进行全文的检索,快速找到目标文档;
9.文档分类目录管理,可以根据项目管理的启动、计划(开展)、执行(实施)、控制、收尾(验收)等五大阶段或工作定义、工作计划、计划管理、范围管理、沟通管理、风险管理、文档管理、质量管理、规律管理等项目管理步骤来创建项目的文档管理体系;
10.文档异动通知,当文档的状态变化时可通过邮件、短信等各种方式通知项目干系人;
11.文件集中存放、统一备份、统一访问、统一授权;
12.文档统计报表查询、导出;
13.全面支持文档的PDF格式导出功能,防止文档被非法篡改。
二.5电子流程
在系统中起草申请,并发送给相关负责人进行审批,实现无纸化办公。
审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批,注明审批意见,并签名。
申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转,审批过程即可以在建立审批模板时设定,也可以由起草者设定。
可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式,可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。
具有使用权限的用户能够使用模板起草申请;
具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请;
具有修改权限的用户能够对模板进行维护。
审批的流程即可以采用固定流程,一个模板绑定一个流程的方式,也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程,流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办、会签等复杂流程。
在审批中,可以按照角色进行审批的流转,可以通过相对路径找到相应的岗位,如审批者的上级领导,当前审批者的上级领导,当前审批者的第N级别的领导。
流程中可以支持退单的功能,可以退到以前的任何一级,也可以退回到发起人(由管理员配置退单的步骤)。
二.5.1事务流程
✧人力资源
招聘申请、晋升申请、录用申请、辞职申请、请假申请、出差申请、加班申请等流程。
✧综合行政
用车申请、会议室申请、用章申请、用品申领、物资申购等流程。
✧财务费用
报销申请、发票申请等流程。
✧市场销售
客户招待、印章申请、用章申请、合同审批等流程。
✧其它
二.5.2我的流程
建立员工个人的流程目录,包括流程的发起、流程的审批等。
✧流程发起(起草)
选择系统定义好的审批单模板,由申请者选择后填写表格,并可发起流程。
✧待办流程
以列表的方式显示等待我审批的审批单,包括审批单的主题,申请人,申请时间。
点击列表标题可以进入到详细的处理页面:
✧已办流程
以列表的方式显示经过我审批的审批单,包括审批单的主题,申请人,申请时间,我的意见,当前状态。
✧流程催办
可以由流程人发起催办信息,或者系统内置规则来催办。
✧我参与的流程
以列表的方式显示经过我参与的审批单,包括审批单的主题,申请人,申请时间,我的意见,当前状态。
✧工作委托
✧意见设置
二.5.3流程管理
表单自定义
可以根据系统提供的HTML编辑器及表单控件,由管理员来配置审批单的表单,包括单据格式,各字段属性,提供输入框,输入区,复选框,下拉列表,宏控件等表单控件,动态创建表单。
明细表的支持,表单多视图支持。
流程自定义
管理员可以根据实际的业务流程,在系统中配置流程图,绑定表单后,驱动相关的流程和任务等。
流程的处理人:
流程环节的处理人,可以根据流程实际的情况来定义,包括组织人员、组织单元、系统角色、组织领导、公司岗位、系统变量(流程发起者、流程发起者、当前处理者、流程发起者的直属领导、上一步处理者的直属领导、上一步处理者的上级领导、上一步处理者的1级领导、上一步处理者的2级领导、上一步处理者的3级领导、上一步处理者的4级领导、上一步处理者的5级领导)
流程的事件(消息通知):
类似触发器的机制,当工作流转至本环节的时候,立刻触发相应的流程事件,这里的事件可以由管理员来设置,包括短信通知、消息提醒、邮件通知等。
表单域权限:
在不同的环节中,不同角色的员工可能看到的表格数据不能相同,这时候可以定义部份表单域显示或者只读。
二.5.4流程操作
流程发起(起草)
根据系统定义好的审批单模板,由申请者选择后填写表格,并可发起流程。
待办流程
已办流程
我参与的流程
二.5.5流程监控
流程监控
此处显示员工发起的所有流程的信息,包括申请人,申请时间,流程目前状态,履历等。
任务监控
此模块用于跟踪和监控流程所产生的待办任务信息,参考:
二.6综合行政
包括公司内部的新闻、公告、通知的发布及管理,公司外网的栏目管理,文章管理等功能。
二.6.1公告管理
公告的发送,可以群发给指定人员。
发布完成后的公告以WebPart方式,显示在公司桌面上。
二.6.2信息发布
✧栏目管理
对内部系统或外部网站的栏目进行维护管理,可以将文章发布至指定的栏目,栏目作为信息的分类与集合。
可作为外部网站的导航。
✧文章管理
此处的文章指发布至系统内部,与新闻、公告、通知不同之处在于文章可发布至固定的栏目,而不指定阅读者。
✧外网管理
实现外网的动态管理与维护(即外网的后台管理)。
后台实现,将外网划分为以下栏目:
黑体为一级栏目。
(栏目可在后台动态设置)
企业简介:
企业概况企业架构主要管理层经营范围企业资质
新闻中心:
产品中心:
案例说明:
企业近年工程业绩代表工程
企业荣誉:
社会荣誉获奖工程体系认证
人才热线:
人才热线招聘简章
留言板:
说明:
可以指定某个栏目只能由部份来人管理和维护,例如将人才热线栏目分配给人力资源部来维护。
前台实现,在栏目中设置不同的模板,根据设置的栏目信息和模板信息,即可动态维护整站。
二.6.3问卷调查
二.6.4链接管理
二.6.5信息接口
除了本模块的信息管理外,还提供给其它系统或应用模块调用的接口。
例如公文在归档完成后,可以选择是否发布至公司外网的某栏目。
PublicboolSendInfomation(
stringtitle,//标题
stringsubject,//主题
stringtopicID,//栏目
stringauthor,//作者
stringcreateDate,//创建时间
stringpublishDate,//发布时间
…
){…};
二.6.6费用管理
包括费用的类别、关联费用项目、经办人、发生日期、费用登记、费用流程、费用的统计等功能。
二.6.7车辆管理
包括车辆管理(使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置)等,司机管理,车辆费用,车辆调度管理等,帮助单位合理的登记、使用、管理自己的车辆及费用。
二.6.8会议管理
管理到公司的会议室资源,会议内容及会议纪要。
二.6.9图书管理
管理到公司的图书资源及图书的预约、借阅、归还等业务。
二.6.10证件管理
管理到公司证件信息,包括公司级、个人级、挂靠证件,以及证件的借出、复印等业务。
二.6.11办公用品
管理到公司的办公用品资源(包括用品的类别,编号,规格、型号,单位,库存等),以及用品的出入库管理,领用出库、审批流程等业务。
二.6.12固定资产
固定资产的管理,包括资产台帐、资产库存、资产调拨、资产盘点、计提折旧、资产报废等功能。
二.7人力资源
人事管理系统为企事业单位员工建立完整的档案管理,记录企事业单位的人员新进、人员调出、人事变动的情况,员工工资变动、奖惩情况、人事合同等资料,通过对员工分类进行考评,进行相应的奖惩和工资核定。
具体功能包括人事档案、甄选录用、考勤管理、培训管理、人事调整、绩效考核、劳务合同、薪酬管理、福利管理等。
人事档案 可由管理人员在参数设置里定义民族信息、政治面貌、员工状态等参数;
编辑人事档案时可指定是否为系统用户,也可与具体的系统用户联系在一起;
人事档案内容包括:
基本信息、任职情况、联系方式、个人简历、工作经历、家庭关系、个人照片。
其中工作经历和家庭关系可动态增加条目。
人事档案包括离职员工信息、退休员工信息。
提供综合查询统计功能;
提供花名册;
删除人事档案将放进回收站。
考勤管理考勤管理与“签到签退”关联。
使用前由管理人员设置签到签退时间以
及设置休息日;
可由人事管理人员设置请假信息;
出勤管理列出当天的签到信息和请假信息;
如果某些员工不需要签到,可以在“月考勤登记”中进行登记,一旦进行登记后,该员工的签到信息失效;
考勤管理提供按照各种条件的综合查询。
福利管理福利管理可以由管理人员自行添加删除各种福利,并设置各种交纳比
例;
设置好福利名称以及比例后,可按照实际情况添加参加福利的人员;
交纳保险按照月份交纳,每次交纳均按照已经设置好的比例和参加福利的人员自动计算。
已经交纳的保险提供取消功能、个人查询功能、综合查询统计功能。
培训管理 培训功能提供审批、提醒功能。
拟订培训计划时需要选择参加培训的人
员
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