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5.上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。
(二)本机关的文件材料
1.本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件,以及各种声像材料(由召开机关收集归档)。
2.本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料,本机关召开的工作会议、专业会议材料。
3.本机关颁发的(包括转发及其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿。
4.本机关的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本机关的批复文件。
5.本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。
6.反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料。
7.本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。
8.本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等)。
9.本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。
10.本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。
11.内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。
12.机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。
13.本机关及本机关批准的有关区域变化,解决山林、地界、水利纠纷,征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料,本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。
14.本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。
15.本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料。
16.本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴,反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。
17.本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、干部、工人名册、报表,纪律检查,治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料。
18.本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。
19.本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
20.本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本。
21.本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
22.本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
23.各种普查工作中形成的文件材料。
24.按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
(三)同级机关和非隶属机关的文件材料
1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。
2.有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。
3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。
(四)下级机关的文件材料
1.下级机关报送的重要的工作计划、报告:
总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
2.直属单位报送的重要的科技文件材料。
3.下级机关报送的法规性备案文件。
二、归档的时间、要求
(一)归档时间
前一年的文件材料一般要在第二年第一季度或第二季度(即7月1日以前)归档。
无特殊情况的,不能拖到第三季度。
(二)归档要求
1.归档的文件材料必须是经过整理、立卷、编目或装订的案卷,不能是零乱分散的文件材料
2.必须接受档案部门的检查验收,对方认为合格后,方可正式归档。
3.必须编制归档案卷移交目录作为移交清册。
移交前,先要编制移交案卷目录,包括顺序号、案卷题名、起止时间、件数、页数、保管期限、备注等。
目录前面还要设计一个封面,封面上要写“20×
×
年×
部门归档案卷移交目录”字样;
后面要有一张备考表,备考表上要标明移交部门、移交人、移交时间和接收部门、接收人、接收时间等栏目。
移交目录至少要一式两份或三份。
归档案卷移交目录编制好以后,可连同立好的案卷一起向档案部门移交,双方点交清楚,然后在移交目录后面的备考表上签名盖章。
移交、签收结束后,双方至少各存留一份移交目录作为移交和接收的凭证,以备查考。
三、按“件”归档
(一)“件”的含义
按“件”归档又叫文件级归档(其管理单位不是“卷”而是“件”),是指立档单位把在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
归档文件的整理单位一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
实行文件级管理可免除复杂、繁琐的组卷过程。
(二)按“件”归档的原则和质量要求
1.按“件”归档的整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
2.按“件”归档的质量要求
(1)归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。
(2)符合档案保护的要求。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。
(三)按“件”归档的方法
1.“件”装订
归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;
正文在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文在后;
来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
对装订材料不再做统一规定,只要符合档案保护要求即可。
装订方法也不限于“三孔一线”。
在实际工作中,常用的装订方法还有以下三种:
(1)粘贴装订。
凡一件在5页内的文件,可采用对纸张无害的胶水粘贴的办法。
(2)线缝装订机装订。
文件厚度在5页以上,可采用电动档案文件线缝装订机装订。
(3)订书机装订。
如有必要,也可以采用不锈钢订书钉装订。
对于比较厚的文件,不能采用电动档案文件线缝装订机装订的文件,可采用传统的三孔一线法装订。
2.灵活分类
归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限,或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
按年度分类是指将文件按其形成年度分类。
按机构(问题)分类是指将文件按其形成或承办机构(问题)分类(可以视情况予以取舍)。
按保管期限分类是指将文件按划定的保管期限分类。
分类方法固定为年度、机构(问题)、保管期限三种,允许公文处理部门视具体情况进行组合或简化,这是值得肯定的。
3.文件排列和编号
(1)文件排列。
归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由并结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
(2)文件编号。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项见下图。
图中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。
(全宗号)
(年度)
(室编件号)
*(机构或问题)
(保管期限)
(馆编件号)
(1)全宗号:
档案馆给立档单位编制的代号。
(2)年度:
文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2010。
(3)保管期限:
归档文件保管期限的简称或代码。
(4)件号:
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为:
在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注;
馆编件号按进馆要求标注。
(5)机构(问题):
作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
4.编制归档文件目录
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见下图)。
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
(1)件号:
填写室编件号。
(2)责任者:
制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
(3)文号:
文件的发文字号。
(4)题名:
文件标题,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。
(5)日期:
文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20100101。
(6)页数:
每一件归档文件的页数,文件中有图文的页面为一页。
(7)备注:
注释文件需说明的情况。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×
宽为297mm×
210mm)。
归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见下图)。
其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
全宗名称:
年度:
保管期限:
机构:
(问题)
5.归档文件装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×
220mm(长×
宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
档案盒应根据摆放方式的不同在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。
其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“一”号连接;
盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
档案盒应采用无酸纸制作。
6.归档文件备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
(1)盒内文件情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
(2)整理人:
负责整理归档文件的人员姓名。
(3)检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
(4)日期:
归档文件整理完毕的日期。
按“件”归档的文件,也必须按归档制度向档案部门移交,档案移交进馆的手续与要求与按“卷”归档相同。
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