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五、工作中的应付现象。
这些反映在物业管理企业中的浪费问题,愈来愈显突出。
物业管理企业在经营过程中,往往只关注在经营现场的有形浪费,而忽视了在经营管理中的无形浪费,这无疑是舍本逐末。
本人认为管理中的无形浪费比物质上的有行浪费更要可怕的多。
它不仅削弱了企业在市场上的竞争力,而且也直接影响着企业的兴衰与成败。
[关键词]物业管理消除无形浪费
浅析物业管理中的几种浪费现象及改进措施
我们北京XX物业管理有限公司无论在市场占有率上,还是在经济效率上,特别是在物业管理的行业更是享有一定的声誉,在推行企业标准化以及国际体系认证方面也走在同行的前列。
但是,在企业的运作过程中难免出现一些浪费现象,首先,工作拖拉、责任心不强,有令不行,有章不循,按照自己的意愿行事造成无序的浪费;
其次,协调不利是物业管理工作中的最大的浪费之一,它使整个组织不能形成良好的凝聚力,导致工作效率的降低;
最后,资源的闲置、机构重叠,形成人浮于事,使管理经营要素不能得到有效的利用,造成了闲置的浪费;
应付现象是工作中屡见不鲜的,在工作中没有计划和检查,做事只做表面或只做前面,随着时间的推移,后面的就忘记做了,甚至不做了。
工作缺乏主动,只是应付了事,而不是自己严格要求自己要作的最好,这些都对工作产生危害。
基于以上的浪费现象不难看出,中高层管理人员在其中起到了决定性的作用,管理人员素质底下,危机意识淡化,人员之间互相牵制,工作方法不当,在管理中理性不足,执行计划时缺乏严肃性等造成的浪费。
克服管理中的浪费,是每一个物业管理公司管理者的目标,通过设置目标对整个祖师的行为进行控制,把整个组织的各种资源积聚起来,围绕目标进行工作,及时把偏离的工作通过追踪进行评估,然后采取一定的措施,确保我们的目标能够按照原来的设置实现,只有这样才能逐步完善管理中的隐形浪费,实现企业的发展战略。
一、物业管理工作中的几种浪费现象
物业管理中的浪费现象主要表现在工作中的拖拉“等”、管理工作的无序、协调不利企业丧失凝聚力、企业资源得不到很好的利用,应付基础的工作、检查,造成虎头蛇尾。
(一)管理工作的拖拉“等”
在管理工作中,等待的浪费主要表现在以下几个方面:
1、等待领导的指示
领导如果不安排工作,下级就会坐等;
领导不指示,下级就不执行;
领导不询问,下级就不汇报;
领导不检查,下级就拖者办。
认为干事情多就会吃亏,出了问题怎么办?
听从指示没有错,再大责任可以分担。
很多的工作是在多次检查和督促下才能完成的。
这样,企业领导人在事业上过问的太多,势必造成基层管理人员的懒惰,怕担责任的工作不主动,参与的意识会大大的降低,缺乏创造性,这无疑会给企业造成极大的浪费。
2、等待下级的汇报
任务指示虽已经布置下达,但是没有检查、监督,不去主动深入的调查问题,掌握第一手资料,而是被动的听下级的汇报,不做认真的核实就做决定或者向上级汇报,出了问题,责任还可以往下级的身上推。
3、等待对方的回复
物业公司各部门以及外单位工作传递过去之后总是在等待,认为我已经和对方联系过,什么时候得到恢复我无法决定,延误工作的责任应该由对方负责任,我只能等。
责任追究下来也不怕,我这里有记录,对方已经签收,有凭有据,记录的很清楚,对方不解决,我也没有办法,在此过程中只允许当了一个二传手,你要急就自己与对方联系吧!
4、等待项目的联系
物业公司的职能部门不能主动去为项目提供服务,而是坐等项目的联系,有时还很不耐烦,认为这么小的问题有什么解决不了的,还需要支持,没有设身处地的去为项目考虑,严重时会直接影响项目运作。
综上所述,这些“等待”在工作中是大量存在的,这主要是物业公司各级管理人员缺乏责任心和主动的精神,不愿意承担任何责任。
对于这种浪费的现象,我们认为,根据不同企业的文化氛围,应该采取不同的管理方法来消除等待造成的浪费,这就需要管理按照一定的原则建立不同的层级,并规范各层级的权限体系,主要分为职能部门的结构化和权利配置的结构化。
首先,物业公司职能部门的结构化有利于明确的分工;
其次,,物业公司职能部门的结构化有利于建立通畅的信息与沟通体系。
这样可以详细的明确目标体系,从而保证执行过程中的不脱节,通过对各项工作的进展及时的沟通和反馈,对于环境发生的变化,就能及时的做出相应的决策,并及时让所有的相关人员都知道,从而保证对工作需求反映的延续性;
再次权利分配的结构化有利于各个层次明确并充分利用自己的权限,使得员工能够从统一的指挥,不会产生多头的领导,从而保证执行过程中的方向性和一致性。
也就是要作到“首问责任制”。
(二)管理工作的混乱、无序
物业管理企业在现在的管理过程中,各项规章制度、标准化手册和工作流程,可以说是相当完善的,但是问题还是不断,这主要是出在,有令不行,有章不循,按照个人意愿行事造成的无序的浪费,这更是不能忽视的问题。
1、职责不清造成的无序
由于物业管理企业制度管理等方面的原因,造成的一项工作好像是两个部门都在管,纠缠不休,整天的扯皮,使原有的有序反而变的无序,造成极大的浪费。
在我们的日常管理工作中常常遇到这样的事情,当某一项工作比较紧急,如果不做就会影响到公司的利益时,不管是接到指派的还是主动请缨的,某个部门或个人进行了补位,这是就出现了一种其怪的现象,那么,今后的请缨工作就由你们来做吧!
责任部门反而放任不管了,使的以后再出现这样的事情就不会有人来过问了,领导的指派也难以下达,这也是一种无序。
2、业务能力低下造成的无序
物业公司从业人员素质低下,个人能力不足不能满足工作的需要,都会造成工作的无序。
但应该承担某项工作的部门和人员因为能力不够或是对工作标准掌握的不透导致的工作混乱无序,当出现部门和人员变更时,工作交接不利,协作不到位,使得原来的形式的工作流程被推翻,人为的增加了从无序到有序的时间。
3、有章不循造成的无序
随心所欲,把公司的规章制度当成他人的守则,没有自率,不以身作则,不按照制度进行管理考核,造成无章无序的管理,影响了员工的工作积极性和创作性,影响了部门的整体工作效率和质量。
这种认为造成的无序危害更大。
4、业务流程的无序
直线职能的纵向部门设置,对横向的业务发展流程严重的破坏,各个部门大都考虑一项工作在本部门能否得到认真的贯彻,而很少考虑到如何协助相关的部门解决顺利的实施。
通常考虑以本部门为中心,而叫少的以工作为中心,不是部门支持的流程,而是要求流程围绕部门转,从而导致流程的混乱,工作无法顺利的完成,需要反复协调,加大管理的成本。
我们不仿浏览一下我们公司的各项管理规定,就会发现一个比较有趣的现象:
公司的各项制度很少按照横向业务的流程顺序来编写,大多数是按照纵向部门来编写,两个部门之间的交接则是语意不详,实施就会造成无序。
例如:
我们公司的标准化手册里也有且标准不一致,都是在各自制定自己的标准,没有进行横向的联系,很难操作。
这些无序出现的频率多了,就会造成企业的混乱,一个有效的管理者应该是一个标准化、程序化的高手,能把复杂无序的工作统一起来,归纳到标准化、程序化、简单化的轨道上来,从而使每个普通的员工都可以完成原本无法完成的工作,以提企业的整体效能。
管理者应该分析造成无序的原因,努力抓住主要的矛盾,思考在这样的无序状态下,如何通过有效的方法,使无序变的有序,从而整和资源,发挥出最大的效率,这是中高层管理者应该注意和重点解决的问题之一。
(三)协调不利企业丧失凝聚力
所谓的协调,就是指挥组织中的一切要素,工作或者活动要和谐的进行配合,以便于组织的整体目标能够顺利的完成。
有了良好的协调,就会出现1+1>2的协同效应。
因此,法约尔把协调视为管理的一项基本的职能。
而如果在管理工作中协调不利,就会造成工作停止等方面的浪费。
1、工作进程的协调不利
由两个部门共同承担的工作出现问题,双方都不主动联系,这还需要第三个部门出面协调,工作的进度当然会受到影响。
某项工作应该由哪个部门负责任没有明确的规定,处于部门之间的断层相互之间的工作缺乏协作的精神和交流的意识,彼此都很失望,认为应该由对方的部门负责,结构工作没有人管,原来的小问题也被拖成了大问题。
2、上级指示的贯彻协调不利
对上级的工作指示及相关会议的布置工作没有传达,即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实,形成口号接力,工作在本部门的故障,没有得到有效的贯彻,形成了工作盲区。
3、信息传递的协调不利
信息流传到某个部门出现了停滞,使得到这些信息的相关部门掌握不利,难以有效的开展工作,信息没有分类汇总,停滞在分散之中;
信息没有得到充分的分析、核实和利用,依旧停滞在原始状态之中;
信息不准确,造成生产的盲区,物资供应的混乱,计划的频繁调整,没有效益的加班,更有甚者,把信息视为本部门或者是私人所有,有意不再传递,则影响更大。
4、业务流程的协调不利
决大多的管理活动,不是一个部门所能独立完成的,需要两个以上的部门之间的相互配合,按横向的业务流程来完成。
但是由于纵向部门设置对业务流程的割裂,会形成一些断点,如果不能及时的搞好协调,业务流程就不能顺利的进行,会造成流程停滞,形成损失,即使想办法绕过去,也造成效率的降低,还达不到效果。
协调不利是物业管理工作中最大的浪费之一,它使整个组织不能形成良好的凝聚力,导致工作效率的降低。
即使对管理水平较高的企业,协调也是非常令人上脑筋的。
在我们企业,把技术部设置与项目管理相关的工作总协调部门,同时又给予了指挥的权限,虽然理顺了一些事情,但是协调的成本比较高。
目前,通过对部门的授权,分阶段的实现业务流程的重组和再造。
(四)资源的闲置,得不到很好的利用发挥。
固定资产的闲置,我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置”。
机构重叠,形成人浮于事,使管理经营要素不能得到有效的利用,造成了闲置的浪费。
1、固定资产的闲置
往往我们高估了市场开发而忽视了项目之间的协作,而项目只考虑自己运做,导致项目固定资产的闲置,设备使用不高,导致了浪费。
这种浪费容易出现在中、高层领导身上。
2、职能的闲置或重叠
公司在进行组织设计时为某些部门设置一些职能,但在实际工作中,该职能却不能发挥作用,造成了职能的闲置,影响了公司的相关工作。
3、工作程序复杂多变形成的重叠
在某些情况下,对于一些不重要的工作,上级其实只承担签字的职能,但如果没有上级的签字,业务就无法进行,会出现等待和停滞等浪费。
4、人员的闲置
人多好办事,谁都强调本部门重要,用以增加人员来完成。
由于工作缺少量化,工作职责不清,效率不高。
但为了避免上级的批评,就开始制造额外的工作。
5、信息的闲置
工作内外虽然充斥着大量可用的信息,但这些信息在闲置着,没有目的的搜索、汇总、存档,再运输的全过程管理,分别在各自的部门把持。
扁平化管理,业务流程再造、组织再造、过程管理等方法都是工作流程化、规范化、职责化的有效措施,可以从某中程度上减少闲置的浪费。
但是,更重要的是思想不能闲置,流水不腐,如果能不断的用新的思想去冲击旧的思维,自然会采取有效的对策去消除因为闲置而发生的浪费。
(五)应付现象造成的浪费
顾名思义,应付就是工作虽然干了,但是不主动,不认真,敷衍了事,不追求最好的结果,从而缺乏实际的效果,是责任心不强的一种表现形式,这种浪费在工作中是屡见不鲜的。
1、应付基础的工作
在体系管理中,许多应该日常进行的工作没有认真去做,不重视日常的规范管理,缺乏塌实的基础工作,审核前突击表面工作,实际的效果可想而知。
2、应付检查
公司布置的工作,没有按要求计划的做,只做一些表面的文章,去应付公司的检查。
人们常说:
干没干是态度问题,干的好不好是能力的问题,其中的含义是非常值得回味的。
如果检查工作的人员应付,或者碍于情面不指出,就会形成空对空。
3、应付造成虎头蛇尾
在工作中没有计划和检查,做事只做前面,随着时间的推移,后面的就忘记做了,甚至不做了。
应付的浪费主要是由于责任心不强和素质低造成等造成的。
但实际上是工作中的失职,这种浪费对组织的损害是隐性的,将逐步侵蚀组织的肌体,是一种慢性的毒药。
对这种司空见惯的现象,应该建立以绩效为中心的考核机制,减少浪费。
以上种种的管理中出现的这些浪费现象,突出反映了企业在运作方面出现的问题,反映了企业是在一种什么样的低效率下进行。
相对于管理工作的高效率而言,这种低效率造成的浪费是巨大的。
应该按计划完成的任务反复的拖延。
同时,错误的工作还是一种负效率,一次没有把事情办好就是最大的浪费。
如果是高效率的完成错误的工作,则损失更大。
更可怕的是,这种错误在某种程度上是被允许的,会由各种因素来掩护,从而反复的发生,造成类似的浪费。
我们允许的是创造性的失误,而不是反复发生低级的错误。
在物业管理活动中,管理人员具有“承上启下”的作用,一方面,他是企业决
策的执行者;
另一方面,他是基层员工的领导者,如何有效安排各项工作,发挥员工所长,达到预期目标,是管理人员的基本要求。
一旦计划付诸实施,管理人员就要定期、定时检查计划执行情况,定期进行绩效评估与预期目标进行对比,分析两者的差距,然后为使结果符合预期目标而采取纠偏措施。
(一)管理人员的素质低下,危机意识淡化,人员之间相互牵制
他使得一些管理人员素质满足不了自身工作的需求。
甚至在某种程度上涣散他人。
高素质的管理者能够通过培训指导,用人所长,人尽其才,有效的带领员工完成任务。
因此,应该从我们中高层管理者身上寻找原因,而不能把任务简单的推给下级。
(二)因工作方法不当,导致的低效率
由于管理者自身的计划安排不合理,顺序安排有问题,使工作计划难以按期完成,就会造成主次不分,重点工作无人过问,故步自封的僵化思想,凭借过去的成功经验,过去行之有效的方法,使某些成功者沾沾自喜,抻面于过去的辉煌之中,从而不思进取,不继续提高自己,使原有的一套来面对千变万化的内部和外部环境,不仅导致了低效率,甚至会拖累整个团体的进步思想,成为整个组织前进的绊脚石。
因此,自由不断学习新的知识,接受新的思想,才有可能解决新的问题。
(三)在管理中理性不足
企业管理必须作到有理可依,这个理在企业管理中是目标、指标、预算、计划。
因为,在企业管理中,管理成本是企业总成本的构成的一向重要的组成部分,即各个职能部门在企业经营过程中产生的费用成本。
因此,管理必须建立在理的基础上进行,用来控制成本,减少浪费,否则就会受到惩罚,如果理本身存在问题,其危害就会更大。
不难看出,企业目标设定不合理,即使前提理是正确的也会偏离企业发展的方向。
如果理本身出现了问题或者是我们自己理解错误,那么结果就可想而知了。
就像解决一道数学题,如果已知条件不完全甚至是错误的,技术我运算过程在精彩,也推倒不出正确的结果。
如果计划编制上缺乏依据,公司下达的目标又不知道怎样分解企业的目标,光靠排脑子和想当然去制定预算和计划,使计划缺乏可行性,对于非量化的工作,不进行细化,不具备可操作性,短期的计划没有围绕中长期的计划进行编制,忽视了及时性,对于这种计划,如果不进行修改和调整,甚至推倒重来,将会给企业带来极大的危害。
不知道计划的内容,无法很好的执行和落实计划,以至于实际情况发生变化时无所适从,而且由于前面的工作没有很好的完成,导致后续的工作无法推动。
特别是公司指定的工作目标、由于执行困难而不予以落实,或者按照自己想象的内容去执行,连计划的内容都不清楚的同时,对计划的执行与考核也缺乏相应的认识,反正考核由公司统一进行,日常我就不用在进行检查了。
计划出现了偏差,要么是计划报高了,要么是计划报低了,肯定是有原因的,何必追究呢?
完成的差不多就行了,逐项落实多费事啊!
不在自己身上找问题,即使发现了问题,也不检讨自己,客观的分析存在差异的原因,而是一味的强调理由,推卸责任,逃避考核。
发现问题之后,措施不到位,致使下期的计划中又没有体现或纠正,导致问题长期存在。
对部门工作不到位,知识轻描淡写来几句,可保下回没有事,别人也会放宽政策,对工作上出现的失误,不愿意承担任何的责任,致使企业形象遭到损失和形成新的浪费。
这种问题在日常管理中是经常存在的,但是又是难以度量的。
它不像产品出现废品一样,因此而形成的管理成本的隐性浪费常常被忽视,甚至被视之为理所当然,难以形成消除浪费的动力。
使得一些管理者浪费了对目标的追求,这样对企业造成的危害是巨大的。
三、杜绝浪费的途径
企业执行能力的实现,是每一个员工的责任和义务,作为管理者首先要作到的是自己要去执行。
以身作则,起到表率的作用。
运功员工从事任何一项工作,都希望所在公司能有一个明确的工作目标,并引导他们围绕着这个目标去工作,最终实现这个目标。
只有目标明确了,员工才能有奋斗方向和工作动力。
执行是依靠人去完成的,要保证有效的执行能力必须要有职业化的管理者。
作为一个合格的管理者来说,至少应该具备三个方面的条件:
一是熟悉职业游戏的规则,二是具有良好的职业素养,三是具有良好的职业所需要的专业技能。
如果是这三个条件都无法具备的管理者,至少可以说不是成熟或完整的管理者。
管理是一把双刃剑,你不要指望去管理别人,管理企业。
有些高层的管理者为了达到只管理别人不管自己的目的,就把自己划在管理规则之外,连自己都无法管理好的管理者就不是一个合格的管理者。
企业执行力的实现,就是员工职业能力的实现,要提高企业员工的职业化水平,一方面在招聘过程中要挑选具备较强执行技能的员工;
另一个方面在企业内部进行持续的职业化训练,再一个方面就是调动他们的积极性,建立具有竞争力的新筹体系和激励机制,创造良好的职业化发展道路以及以人为本的企业文化氛围。
(二)做好团队建设工作,增强企业的凝聚力和向心力
1、团队成员的角色认知、相互信任与协作、团队资源、信息的共享是团队成功的基础
团队中的每个成员均有相对稳定的角色定位,每个成员职责明确,分工不分家,为了团队利益相互支持,不计条件。
团队中强调的是整个团队的绩效,不推荐“个人英雄主义”。
为了最大限度的利用有限的资源为团队创造价值,团队中所有资源与信息均为共享,团队的成功是资源、信息最优配置及全体成员共同努力的结果。
2、正确的领导和强有力的指令落实是实现目标的有力手段
团队的成功靠的是全体成员的齐心协力,而步调一致则是团队获得成功的必要保证。
团队成员分工不同、职责各异、局部目标相互依托而又互存矛盾,因此,通过正确的领导及强有力的指令把整个团队行为统一在大目标下,是顺利实现团队目标的有力保证。
3、无间隙沟通是高效团队的灵魂
沟通是信息传达的基本方式。
团队管理过程中,信息的传达、反馈与互享是进行管理决策、实施有效管理的依据和保障。
沟通的渠道应该是立体、无间隙的。
从团队整体利益出发思考和处理问题,是每个团队成员必须具备的基本责任和意识,而且团队意识和技能是可以通过培训予以灌输和培养的。
当企业开始着手实施团队建设时,必然对传统的管理体制实施变革,企业将以不同于现有的方式进行管理,经过团队建设洗礼的组织将出现不同于以往的崭新的面貌,部门壁垒将被彻底打破,管理的有效授权将更为充分,团队成员高度忠诚和信任且配合更加默契,资源、信息成为共享财富,沟通随时随地以任何方式进行。
员工作为知识的载体,所拥有的知识对组织的奉献程度将决定组织在市场中的命运,企业核心竞争力的形成固然有赖于员工个人能力的充分发挥,但组织真正的“竞争优势”却永远来自于团队的集体智慧和共同努力。
(三)采用物业信息管理系统,做到管理工作系统化、规范化、自动化和人性化
目前,物业管理信息系统已经发展得非常成熟,功能比较完善,改善了物业公司日常经营管理手段。
首先,实现信息化后,资料管理可以很方便地进行归档分类,查找也更容易。
其次,物业收费也变得简单,节省人力。
在一些新建小区,实现了三表抄表系统与物业收费软件的无缝连接,应收帐目清晰,减少了收费中的繁琐过程,数据准确无误,也减少了人工抄表计费可能引发的纠纷。
另外,一些物业管理公司还引入了总台式服务模式,更高效完成客户服务工作,提高了客户满意度。
通过系统的自动那个提醒功能,工作人员一打开软件,系统就自动提醒今日应完成的任务,比如收款员应该收取的费用,工程人员应该完成的设备保养等。
功过引入先进的信息系统,物业公司可实现公司内部收费、客户管理等系统化、规范化,也降低了从业人员的工作难度。
使用信息系统,与业主的沟通方式也会增强,除了以前的上门通知和发布公告,现在还可以选择包括网站、手机短信、呼叫中心等进行更直接的沟通。
而良好的沟通自然也促进了物业管理和服务水平的提高。
(四)实行目标管理,
从根本上讲,目标管理人把经理人的工作由控制下属变成与下属一起设置客观的标准,让他们自己积极的完成工作。
这些共同的认可的衡量标准,促使被管理的经理人用目标和自我控制来管理。
也就是说,自我评估,而不是由外人来评估和控制。
德鲁克认为,任何企业必须形成一个真正的整体。
企业的每个员工的贡献各不相同。
但是,他们都必须为着同一个目标做贡献。
共同创造业绩,没有隔阂,没有冲突,没有不必要的重复劳动。
因此,企业的运作要求各项工作必须以整个企业的目标为导向,尤其是每个管理人必须重视企业的整体成果。
他个人的成果是由他对企业的贡献来衡量的。
同时,经理人必须知道企业要求和期望,否则,经理人可能会偏离方向,浪费精力。
如果一位物业公司经理人不能对影响企业的繁荣和存在的任何一个领域做出贡献,那就应该把这一事实明确的指出来。
这能促进部门职能和技能,防止部门之间相互猜忌,影响工作效率。
而且,所有的目标应该包括各项有行的目标,又包括管理者的组织和培训、员工的绩效和态度、责任等。
克服管理中的浪费,是每一个物业公司管理者的工作目标。
这是物业公司管理者的首要责任。
它还意味着物业公司管理者应该认真的参与他所属上一级目标的制定工作。
他必须知道企业的奋斗目标,期望是什么?
为什么如此的期望?
对他进行的衡量是什么?
为什么是这样的标准等。
这就需要有一种思想的交流。
目标管理的最大优点也许是它使得一个经理人能够控制自己的成就。
自我控制意味着更强的激励。
一种要做的最好而不是敷衍了事的愿望。
因此说,目标管理所要达到的是两个核心的目的,一个是激励,一个是控制。
通过设置目标对整个组织的行为进行控制,把整个组织的各种资源积聚起来,围绕目标进行工作,及时把偏离的工作通过追踪进行评估,然后采取一定的措施,确保我们的目标能够按照原来的设置实现。
只有这样才能逐步完善管理中的隐行浪费,实现企业的发展战略。
总而言之,物业管理工作中的这些浪费,我们对它了解的越多,所获得的收益也就越多。
对这些浪费的现象,绝对不能半信半疑,否则就会打折扣。
在竞争激烈的环境中。
我们要比别人获得更多的收益,就不能有丝毫的浪费,这样才能够生存下去,才能使物业管理企业有长足的发展。
这些管理中的浪费现象,往往比项目中的那些浪费要严重的多,解决
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