泉州迎宾馆酒店采购部工作手册Word文档格式.docx
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按照酒店各类物品消耗情形和市场供给情形,制定合理的库存和采购周期,实行计划管理相结合的原则,控制库存资金和采购费用。
负责对员工的管理教育、业务培训,工作评估。
完成总领导交办的其他工作事项
4工作内容
参加酒店有关会议。
4.1.1每周一总领导主持的每周例会。
4.1.2每一个月一次服务质量分析会。
4.1.3每季一次的餐饮本钱分析会和房务系统经营情形分析会。
主持采购部有关会议
4.2.1每周一次采购会议。
4.2.2每半年召开一次部门工作报告会议。
4.2.3有关突发性专项会议。
每日工作
4.3.1检查当日食物采购种有无欠缺现象,发觉问题及时采取补救办法。
4.3.2检查物资采购项目的进度及落实情形。
4.3.3审阅市场价钱调查表,控制采购价钱、质量。
4.3.4审阅采购申请单。
4.3.5审核采购费用报销单和进货付款申请。
按照市场调查信息、采购周期、消耗情形,调整和完善采购供给计划。
按期进行工作总结
4.5.1每一个月底总结部门各项工作任务完成情形,分析存货状况及原因,并与各部门协调,
4.5.2每一年末进行年度工作总结,对员工及各班组工作进行考核评估。
五、采购员
直接上司:
采购领导
2素质要求
具有高中毕业学历或同样文化程度,了解经济合同法、卫生防疫知识、酒店食物和物资铁利用要求、质量属性、辨别方式、运输及保管要求。
能看懂入口物资(食物)的英文标识及说明。
从事酒店食物、物资保管工作或烹饪、服务工作3慢慢形成以上。
最佳年龄:
25-50周岁。
负责各类食物、物资的询价、市场调查,开辟供货渠道,收信新产品信息,尽力降低采购费用和本钱。
选择价钱合理,品质优良、交货及时、符合卫生标准、有生产期、保质期和中文标识的商品,填写“询价采购分析表”交领导审批。
按照领导肯定的采购方案和审批过的采购申请单,完成采购任务。
3.3.1直拨食物、水产、蔬菜、水果的采购。
3.3.1.A调查了解当日水产、蔬菜、水果等的市场价钱填写价钱表。
3.3.1.B对照三农以上供给商的报价单,选择价钱合理的供给商。
3.3.1.C天天上午收货,查验质量、规格、价钱、数量等,对于应到而未到的食物及时向领班汇报,避免脱脱货。
3.3.1.D及时完成领班分派的应急食物采购任务。
3.3.2现货物资采购
3.3.2.A可从市场直接采购的日常常利用品,必需在7天之内购进。
3.3.2.B数量少、金额小的物品可从市场上直接采购。
3.3.2.C核定供给商的供货质量、价钱,通知供给商供货。
3.3.3入库食物和期货资的采购
3.3.3.A入口食物采购必需在60天内完成,外埠食物采购必需在30天内完成,本市现货食物采购必需在7天内完成。
3.3.3.B入口物资采购必需在2-4个月内完成,定制物品采购必需在1-3个月内完成。
3.3.3.C对供给商的供货能力、货物质量、价钱、交货期、卫生标准、生产期、保质期、入口中文标识等进行调查,分析比较,选择供给商,报领导审核。
3.3.3.D数量多、金额大、珍品、新品、定制产品的定货业务洽谈要请领导一道参加。
3.3.3.E定货合同文本交领导审核签字,并加盖合同专用单后交秘书存档。
3.3.3.F催促供给商按质、按期交货、确保供给。
到店货物的验收
3.4.1采购的食物、物资到货后,按照合同条款,封样的要求进行验收,严格把关,坚决拒收不合格的食物、物资,并向领班、领导汇报,采取办法,避免脱货。
3.4.2将验收合格的食物、物资交财务部验货组验收,并在发票上加盖验收合格章,若是出现问题,须查清原因,当即汇报。
3.4.3将验货组收合格的直拨食物点交各分点厨师长验收,并在直拨单上签字。
3.4.4将验货组验收合格的入库食物和物资交保管员验收,办理入库手续。
3.4.5将到货食物、物资的发票、入库单或直抗逆性交领导审核、签字后,去财务部办理报销、结帐手续。
3.4.6认真做好新品选样、打样工作。
3.4.7开辟市场供货渠道,了解业务信息,尽力降低采购费用和本钱。
3.4.8主动与保管员联系,了解库存情形,确保供给,避免积存。
六、办公室秘书
1隶属关系
直接上司:
领导
直接下属:
2职位提要
在领导领导下,撰写、审核酒店各类应用文稿,办理办公室内部日常事务,负责酒店文印、文书档案管理工作。
3素质要求
具有高中以上学历或同样文化程序。
能熟练利用电脑、复印机、传真机等办公设备。
熟悉酒店业务,掌握酒店的各项规章制度及服务的规格水平。
具有严肃认真、踊跃主动的工作态度和严格的组织纪律性。
25-45周岁。
4职位职责
按规定出席领导主持的会议,并作会议记录和记要。
起草各类通知、报告、总结、计划、简报、发言稿等。
收发、保管各类文件。
接待来访客人、转接电话。
完成领导、办公室交办的其他事项。
5工作内容
每日做好有关会议记录。
做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同样资料的整理、归档工作。
收取各类报表和文件,整理后送领导室。
协助上司做好与各部门的联系工作。
负责部门员工的考勤工作。
整理天天的采购单和收据,查对供货商的送货结帐情形等,及时汇报给上司采购单到货情形。
保管部门印章,依据主任指令,为有关文件、证明加盖章章。
完成领导及办公室交办的其他事项。
七、驾驶员
保证领导和采购用车的准时、安全。
具有高中毕业文化程度。
能熟练掌握办公室各类车型驾驶的技能和一般故障的排除方式。
具有安全行车十万千米的记录。
工作严肃认真、踊跃主动、吃苦耐劳,组织纪律性强。
遵守交通法规、按章驾车,确保安全行车无事故。
对驾驶的车辆勤检勤修,出车前后主动擦洗车辆,始终维持车辆完好状态。
完成总领导办公室主任下达的各项任务。
每日检查车辆的安全、卫生状况,不带病出车。
第三节工作程序
1一、采购报价、确认程序
工作程序
工作标准
1、采购部门按照采购申请单的要求、编号、登记分派给具体经办的采购员。
2、采购员收到申购单后,在规定的时间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报价单
3、采购经理根据采购员提供的供应商资料,确定最低价格的供应商
4、鲜活食品每十天进行一次定价,每个供应商应先报价.采购、成本控制分别派人对市场调查,
5、提供书面价格资料,最后由财务、餐饮、采购共同确定价格
6、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经总经理授权确认后,方可洽谈
7、工程改造、装修经审批立项后,由专人负责选择推荐施工单位并提供两家以上报价,经批准后方可进行
1、坚持先报价确认,后采购物资
2、货比三家、价比三家、从优选择
二、采购报销付款程序
1、采购员应熟悉银行结算办法,了解各种票据及结算方法的特点和适用范围
2、每笔开支在100元(含100元)以上的购货,付款时应使用转账结算.不足100元的可支付现款
3、使用转账支票付款时,采购员应向供货单位取得准确付款数,由出纳员填制支票,交采购员与对方结算
4、凡在外地订购的物资,均需向银行办理委托付款或汇款支付,不得支付现金,不得从邮局汇款
5、采购员付款应将经过批准的证明交给出纳员,以便付款
三、采购审批程序
1、使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后,报采购部门
2、采购组接到各类申请单,在完成报价后,经采购经理审批签字再报财务部
3、财务部经理接到申请单后审查价格,并根据库存、预算等情况签批。
4、财务部经理审批后,报总经理审批,然后再到采购部门进行采购
5、酒店对外签定的各类合同,应逐层审批,并将推荐的供应商的书面报价单以及合同文本附后
6、紧急采购的物品,使用部门必须书面报告,经总经理批准后,方可先购买,后补办有关手续
1、所有采购申请必须逐级审批签字
2、特殊情况下,零星购买先采购后补办手续
四、采购物品的结算程序
1、市内采购物品在规定结算金额以上的领取转帐支票,规定结算金额以下的领取现金
2、采购员办理结算时需提供发票、验收单、入库单,连同领用支票的存根到财务部报帐
3、采购员领取现金和支票应先填写“现金申请单”“支票申请单”,经采购主管、财务部经理批准后方可领用
5、外埠采购的结算由采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款手续
6、按合同规定付款须填写订货合同用款申请表,填列标的、合同总价、需要付款的数额,并将合同及“采购单”附后
7、一切物品的结算必须通过采购统一结算,财务部根据资金状况,安排付款
1、一切采购物资统一由采购组办理结算手续
2、凭证必须齐全
3、一切采购物资统一由采购组办理结算手续
第四节
采购管理制度
1采购计划制度:
由酒店各部门按照每一年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每一年年末编制采购计划和预算报财务部审核。
计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核。
采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2审批采购制度:
财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核
财务部按照酒店今年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测3做3采购物资的预算制度:
将汇总的采购计划和预算报总领导审批。
经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
4物资采购制度:
采购员按照核准的采购计划,依照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供给。
大宗用品或长期需用的物资,按照核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签定长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会手下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供给。
计划外和临时少量急需品,经董事会或总领导室授权有关部门领导批准后可进行采购,以保证需用。
5物资验收入库制度:
无论是直拔仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收
仓管员验收是按照定货的样板,按质按量对发票验收。
验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
以采购计划或申购单为依据。
6报销及付款制度:
采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是不是经批准或在计划预内,经财务总监及董事会相关人员核准后方可给予报销。
7采购部业务操作制度
按利用部门的要求和采购申请表,多方询价、选择,填写价钱、质量及供方的调查表
向分管领导呈报调查表,汇报询价情形,经审核后肯定最佳采购方案
在领导安排下,按联合肯定的采购方案着手采购
按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购
货物验收时出现的各类问题,应即时查清原因,并向主管汇报
货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。
将到货的品种、数量和付款情形报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同。
将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。
8物品、原材料采购制度:
物品库存量应按照酒店货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。
材料存量应以两月利用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
坚持“货比三家,价比三家,就近采购”原则。
计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总领导审批同意后,方可采购。
凡购进物料,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得利用部门同意后,报经分管领导审核后方可进行定制或采购。
高额进货和长期定货,均应通过签定合同的办法进行。
凡不按上述规定采购者,财务部和业务部门的财会人员,应一概拒绝支付,并上报给总领导处置。
9食物采购管理制度:
由仓库部按照餐饮部门需要、订出各类正常库存货物的月利用量,制定月度采购计划一式四份,交财务总监审批,然后交采购部采购。
当采购部接到总领导审批同意的采购计划后,仓管部、食物采购组、采购部领导、总领导室各留一份备查,由仓管部按照食物部门的需求情形,定出各类物资的最低库存量和最高库存量。
为提高工作效率,增强采购工作的计划性,各类货物采取按期补给的办法。
10能源采购管理制度:
酒店工程部油库按照各类能源的利用情形,编制各类能源的利用量,制定出季度利用计划和年度利用计划。
制定实际采购利用量的季度计划和年度计划(一式四份)交财务总监及分管总领导审批,同意后交采购部按计划采购。
依照酒店设备和车辆的油、气消耗情形和营业状况,定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量,并填写请购单,交采购部领导呈报总领导审批同意后,交能源采购组办理。
超出季节和年度利用计划而需增加能源的请购,必需另填写请购单。
当采购部接到工程部油库请购单后,应当即进行报价,将请购单送总领导审批同意后,将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用,一联交能源采购组。
11能源提运管理制度
采购部按照油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购。
采购部将采购能源的手续办理好后,将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货单、提货地址、单位地址、电话等和办好提运证后,连同填写委托提货单据,交油库办理签收手续,便以安排提运。
各类油类、气类的验收手续,按油库验收的有关细则办理。
提货完毕,应及时通知铁路卸车专线负责人,把空车拖走。
验收情形要及时报告采购部。
12办公会议制度
领导办公会议(每周)
会议主要内容有:
通报本周各项经营接待方面的工作和服务质量情形;
提出下一周主要工作的安排和假想,供讨论;
讨论本周各部门呈送上来要总领导室讨论研究决定的各类报告和有关工作;
与会者提出其他有关问题;
13办公桌椅利用管理规定
领用办公桌椅,由部门填写物品领用单经部门领导签字,报总办批准。
桌椅乍然损坏,经工程部认可,由部门填单报损,至办公室办理改换手续。
未经同意擅自挪用其它部门办公桌椅罚款100元,并限期归还。
由于保管不善而损失的,酌情补偿。
由于利用不善损坏,视损坏程度补偿。
14文件传阅规定
需传阅的文件由总办秘书填写办文单交总办主任签署拟办意见,分发有关方面。
各部门需送总领导室审阅的文件,由部门领导签署后送总办,办公室转呈总领导。
经总领导批阅的文件,由总办秘书按照指示精神下达有关部门,部门传阅结束后,将文件送回归档。
复印下发至部门的文件,部门阅后应归档保留。
文件应及时呈转圈阅,阅后及时退还。
文件传阅,一概在工作场所进行,不得随意带出,不得任意扩大传阅范围。
15印鉴利用规定
印鉴由采购秘书专人保管,不得随身携带,利用印鉴需办理记录手续,以备查询。
以酒店名义对内、外行文用印,凭总领导在文稿上签字执行。
介绍信利用印签,需由部门领导在存根联上签名。
无存根证明信或对外发函,须办理记录手续。
不准在空白纸页和空白介绍信上盖章,如特殊需要,必需总领导签字。
凡不符合规定之用印者,总办有权拒绝用印。
员工要开证明信,应本人向部门申请,经部门领导和总办主任同意后方可用印。
如发生印鉴遗失或被擅自利用事件要及时追查处置。
16采购部办公室保密规定
凡涉及国家利益、企业利益,尚未公开或不准公开的内容均须保密。
秘书在领送文件时,须持专用文件袋,而且不得在路途停留。
公函处置中必需严格执行《保密法》,依照《国家机关公函处置办法》办理公函。
转达、传阅文件须严格按文件规定的范围执行。
各类文件不得带出办公室,文件阅后须及时退还。
销毁文件要进行记录并监督执行。
接触机密文件者应做到“保守机密,慎之又慎”。
任何人不得借工作之便将机密文件、资料带出办公室。
在接待工作中,应严格遵守酒店的保密制度,不得擅自将酒店的经营运转的资料别传。
文印室是机要场所,除办公室有关人员外,其他人员一概谢绝入内。
第五节工作表格
款项支付单
20年月日
收款单位全称
结算方式:
现金()转帐()其他()
付款事由
合同金额:
¥元
已付金额:
合同签订:
是()否()
附件:
张(大写)
人民币金额
(大写)
票面金额(大写):
佰拾万仟佰拾元角分¥ (小写)
实付金额(大写):
审批:
经办部门主管:
领款人签章:
财务:
经办人:
说明:
本单须附相关购货凭单或发票为附件方可报销结算;
现金结算须有收款人签字,非现金结算须附银行凭单作为付款凭据.
收条
兹于年月日收到收货清单,总金额为:
,此收条只做收单依据;
收单人:
泉州迎宾馆有限公司
泉州迎宾馆工作协调联系表
发出部门:
发出日期:
接收部门:
接收日期:
联系内容
处理意见
需总经理协调事项
备注
泉州迎宾馆有限公司
合同审批表
合同名称
签订单位
合同性质
合同编号
合同金额
联系人
联系电话
手机:
固定电话:
合同有效期
年月日至年月日
合同承办部门意见:
相关部门意见:
总经理意见:
签字:
年月日
太子(福建)酒店投资管理公司意见:
签字:
董事长或授权人审批:
签字:
中国泉州市丰泽区通港东街168号TonggangStreet,
FengZeDistrict,362000Quanzhou,China
电话Tel:
9传真Fax:
8
主题:
订单
日期:
发往:
收件人:
传真:
发出:
发件人:
9
现需向贵司订购:
序号
品名
单价及规格
订购数量
金额
1、
合计:
元整(¥元)
备注:
以上金额含税价,含运费,请尽快发货;
请将以上货发往:
地址:
泉州丰泽通港东街168号泉州迎宾馆采购部
收货人:
黄沧海
联系电话:
9转8155
请将发票、送货清单同物品寄往泉州迎宾馆有限公司。
泉州迎宾馆有限公司
年月日
汇款审批单
年月日
收款人全称
开户行
账号
人民币(大写)
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
汇款用途
总经理审批
财务复核
部门负责人
经办人
用印审批表
申请部门
申请人
用印份数
印章名称
文件号
申请用印内容:
部门主任/经理审批:
董事会审批:
总经理审批:
文处置单
文件标题:
呈报部门意见
相关部门意见
副总经理意见
总经理批示
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