QP001 文件控制程序Word文档格式.docx
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1.1确保质量管理体系的文件、图纸、技术资料和有关生产资料得到有效的管控。
1.2确保生产流通中所使用的文件、资料是最新有效的受控版本。
2.范围
本程序适用于公司内部质量管理有关的各类文件资料(包括采用任何形式或类型的媒体的质
量手册、程序文件、检验标准、技术资料、图纸、管理制度、表单、及外来文件及相关的电
子文档等)的管理。
3.名词定义
3.1受控文件:
依ISO9001∶2008的质量体系要求所建立的文件系统,且经过权责人员的审批及作废时必须收回之文件。
3.2质量手册:
(QM)(第一阶文件):
叙述本公司质量体系的文件。
3.3程序文件:
(QP)(第二阶文件):
与ISO9001系列条款相关所需的文件。
3.4支持文件:
(WI)(第三阶文件):
公司的各类管理制度、设备操作规程、检验标准、工艺技术文件等。
3.5质量记录:
(F+部门代号)(第四阶文件):
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.6外来文件:
各项国家、国际标准及客户提供的书面技术文件、图纸。
3.7参考文件:
供公司内部教育培训或外部参考用。
3.8电脑媒体资料:
凡存于电脑网络上或拷贝于磁盘、光碟上的文件资料。
3.9技术档:
技术资料、图纸和工艺档(包括工艺、作业指导书等)。
4.职责
4.1文件之制定、复核、审批、编号及原件管理权责如下:
文件类别
制定
审核
批准
编号
原件管理部门
一阶文件
管理者代表
总经理
文控中心
二阶文件
各部门
部门主管
三阶文件
岗位职责
人事行政部
四阶文件
技术文档
工程部
外来文件
各部门收集
/
4.2文控中心负责所有文件的发行、回收、受控原件及电子文档之管理,不定期的对各部门的文件保管及现场使用情况进行检查、监督。
4.3各部门专(兼)职文件管理员负责本部门的文件的签收、管理,对本部门内现场文件使用之情况进行检查、监督。
5.工作程序
5.1编码原则:
5.1.1质量手册:
QM-001(三码)。
5.1.2程序文件:
QP-流水号(三码)。
5.1.3三阶文件:
WI-部门代号-流水号(三码)。
5.1.4记录表单:
F-部门代号-流水号(三码)-版本版次号,编在表格右下角位置。
5.1.5外来文件:
以原编号表示。
5.1.6部门代号:
总经办(G-GeneralManager)、业务部(S-Sales)、财务部(F-Finance)工程部(E-Engineering)、生产部(M-Manufacturing)、品管部(Q-Quality)、人事部(H-HumanResource)、文控中心(D-DocumentControlCenter)、
采购部(B-Buyer)、物控部(P-ProductionMaterialControl)、商务部(CA-Commercialaffairs)、技术部(T-Technology)、行政部(A-Administration)、研发部(R-Researchanddevelopment
)、客服部(CS-Customerservice)。
5.2版本、版次编码原则
5.2.1版本:
文件第一版本以“A”表示,修改换版时以B、C、D……表示。
5.2.2版次更改状态:
修改次数由数字“0-5”表示。
修改超过5次时(不含5次)为避免版本修改过多影响文件之真实内容,要发行下一版本和版次。
如没有修改的版次为A0,修改后依次为A1、A2、A3、A4、A5,A5之后文件还要修改的版本为B版,版次为B0。
5.3编号方法:
5.4文件制定与管控
5.4.1文件的制定:
各部门视其业务需要及标准要求,依据附件所示的版式(二阶文件编版格式如附件7所示,三阶文件的编版格式如附件8所示,表单的编版格式如附件9所示,技术文档不特别规定其书写项目)制定所需的文件后,填写《文件制订/修订/废止申请单》,依第4.1之要求制定、复核、审批编号后,将电子文档送文控中心管理,并由文控中心颁布发行。
5.4.2文件的修订:
文件若不符合现状,需修订、增订则由申请单位填写《文件制订/修订/废止申请单》,写明欲修订原因,修改完成后的复核、审批、颁布发行程序依据5.4.1执行。
5.4.3文件的废止:
5.4.3.1已过期或已不适用的文件,由制定部门或文控中心填写《文件制订/修订/废止申请单》,经核准后由文控中心执行。
5.4.3.2文件废止后,原文件编号取消,不可重复应用,并依分发记录回收旧版之文件予以销毁。
5.4.3.3废止文件原件保留至上一次所修订的文件为止,交由文控中心单独存放或销毁,若因工作需要做为参考,则需要在此文件上加盖“参考使用”红色印章。
5.5受控文件的分发
5.5.1所有体系管理文件由文控中心统一签发,以确保文件的更改和现行修订状态得到识别。
5.5.2各部门应指定专(兼)文件管理员负责文件的签收及管理。
5.5.3文控中心按管理者代表指定范围复制适当份数,加盖蓝色“受控文件”章后发行,并要求签收单位的专(兼)文件管理员在《文件分发及回收记录表》上签收。
5.5.4受控文件须登录于《文件汇总表》中。
5.6受控文件的收回
5.6.1修订及废止时,文控中心在回收旧版文件时,应注意数量及内容完整性,并记录于《文件分发及回收记录表》上。
5.6.2文件的回收完成后,文控中心应更新《文件汇总表》。
5.7受控文件的保存
5.7.1受控文件的原件及电子档须备份保存于文控中心,但所有客户资料由业务部自行保管。
5.7.2受控文件须分类存放在清洁、通风、干燥、安全的位置。
5.7.3现场使用的文件必须张贴或置于作业现场如检验标准、作业指导书等,以便现场人员能够随时查阅。
5.7.4各部门应指定专(兼)文件管理员对文件进行保管,确保文件易于识别和检索,并对部门内现场文件使用情况进行检查、监督,确保生产流通中的文件、资料使用的是最新有效的受控版本。
5.7.5任何人不得在受控文件上乱涂画改,确保文件清晰。
5.7.6任何人未经批准不得将受控文件私自外借或复印。
5.7.7因工作需要而保存的旧版文件,应加盖红色“作废”章,并与其它文件隔离放置,若要重新使用时,则需要加盖红色“参考使用”印章。
5.7.8本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限。
5.7.9记录的保存期限,按《质量记录控制程序》执行。
5.7.10文控中心将不定期的对各部门文件保管及使用情况进行检查、监督。
5.8受控文件的申请和借阅
5.8.1因文件遗失或需要增发时,应由申请人填写《文件补发/借阅/外发/留用申请单》,经部门主管、经理审核,呈管理代表核准后由文控中心发放,并登录于《文件分发及回收记录表》内。
5.8.2借阅文件须由借阅人填写《文件补发/借阅/外发/留用申请单》,经部门主管或经理核准,并在《文件借阅登记表》上登记后方可借阅,借阅人员或部门应负保全的责任。
5.9受控文件外发
5.9.1若因业务需要对外发行文件,应由申请部门填写《文件补发/借阅/外发/留用申请单》,经管理者代表核准后方可发行。
5.9.2该文件若是指导对方生产、运作、设计的文件,文控中心须加盖“受控文件”章,并要求申请部门于《文件分发及回收记录表》签收后方可发行;
若仅是供参考用,则加盖红色的“参考使用”章,不作签收动作。
5.10外来文件
5.10.1外来文件由各部门识别收集整理,并审核其适用性后提交文控中心,文控中心加盖蓝色“外来文件”章并注明日期,登录在《文件汇总表》中。
但所有客户资料由业务部自行控制保管,无须交文控中心。
对此类外来文件,相关部门须定期审核其适用性。
5.10.2上述外来文件不另行编号,而使用其原有编号及版本。
5.11自制产品图纸的管理
5.11.1试产图纸,即量产之前所使用的图纸,由工程部主管校对、经理核准后加盖蓝色“试产图纸”章后,由工程部发给相关部门,同时登录在《文件分发及回收记录表》中。
5.11.2量产图纸当试产完成后在正式量产前,由工程部出正式量产图纸交文控中心加盖“量产图纸”蓝色印章,并按工程部要求下发。
同时,由工程部收回所有对应的“试
产图纸”并记录。
5.12电脑媒体资料的备份由各部门视情况进行,当电脑媒体资料与书面文件有冲突时,依书面文件为准。
6.流程图
6.1文件制订/修改/废止作业流程图
流程图
执行部门
相关文件
相关表单
NO
OK
NO
申请部门
参见4.1
质量记录控制程序
文件制订/修订/废止申请单
文件分发及回收记录表
文件汇总表
NG
OK
权责领导
文控中心/申请部门
文件补发/借阅/外发/留用申请单
6.2文件补发/借阅/外发/留用作业流程图
7.相关文件
7.1《质量记录控制程序》
8.相关记录
8.1《文件制订/修订/废止申请单》
8.2《文件分发及回收记录表》
8.3《文件汇总表》
8.4《文件补发/借阅/外发/留用申请单》
8.5《文件借阅登记表》
9.附件
附件一附件二附件三
附件四附件五附件六
修改记录
2019年05月01日实施
XXX
3.名词定义
XXX
5.1XXX格式:
宋体,小四,行头缩进空格2次,行距20磅
5.1.1XXX格式:
宋体,小四,行头缩进空格4次,行距20磅
5.1.1.1XXX格式:
宋体,小四,行头缩进空格6次,行距20磅
附件八
2019年05月01日实施
3.定义
5.内容
5.1XXX格式:
5.1.1XXX格式:
6.参考资料
7.相关记录
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- QP001 文件控制程序 文件 控制程序