《办公自动化》授课教案Word文档格式.docx
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机器:
加工的手段(重要因素)
人:
加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者(决定性因素)
什么是办公自动化
例:
学生成绩管理过程的发展
手工处理学生名单和成绩
成绩自动查询成绩分析统计奖学金的评定
办公自动化是利用计算机技术、通讯技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术,不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中,最大限度地提高办公效率和改进办公质量,改善办公环境和条件,缩短办公周期,并利用科学的管理办法借助于各种先进技术,辅助决策,提高管理和决策的科学化、自动化
办公自动化是多种学科的科学
(1)、技术科学:
(2)管理科学
计算机技术行为科学
通讯技术系统科学
人机工程学社会学
自动化技术心理学
二、实现办公自动化的意义
1、办公自动化是对传统办公方式的变革
每年白领工人都有较大的工作强度;
然而,仅在最近强调利用计算机以来才使他们眼前的工作环境变得更有实际效果。
白领工人的工作效率还没有赶上监领工人的生产效率。
意想不到的是,专业人员费了他们时间的10%-75%在书写工作上,而文书人员则多费了10%-50%的时间在很容易就能实现自动化的工作上。
具有专职秘书的任一公司或办公室都能证明,购买计算机和支援软件是合算的。
办公室自动化,特别是数据处理,在许多办公环境里大大地提高了办公效率。
在办公室自动化方面,投资的回收周期通常不超过两年的时间。
行政首脑和文书人员都能同等地认识到办公室自动化的效益。
例如,按照惯例,秘书要用打字机印出由经理通过口述或手写的文件。
而现在,秘书可以利用字处理设备来简化这个抄录过程;
而且,经理能在视频显示器(VDU)上产生较短的修改稿,这比起向秘书说明修改稿的内容来要更快。
然而,要指望提高50%的打字效率,即使不提及输出质量要有同等的提高,也不是一件过分乐观的事。
2、办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段
3、办公自动化有效降低办公成本
4、办公自动化实现了办公活动的人机智能化
5、办公自动化有利于实现资源共享
6、办公自动化是科学管理的必由之路
3、办公自动化发展的过程
三、办公自动化发展的过程
1、美国办公自动化发展的概况
美同是推行办公自动化最早的国家,其发展大致经历了4个阶段,
1.单机设备应用阶段(1975年以前),主要是在办公室工作中使用文字处理机、词处理机、复印机、传真机等设备,以完成单项办公业务处理,支持事务处理类工作。
2.局域网阶段(1975—1982年),主要是以计算机和程控交换机为中心,利用局域网将各种设备连接起来,实现部分业务处理的自动化。
3.一体化阶段(1983—1990年),即综合利用各种技术与设备,如计算机、多功能工作站、传真机、缩微设备、专用或公用的通信网络等,建立集成化、一体化的办公自动化网络,实现办公业务综合管理的自动化。
1984年,美国康涅狄格州哈持福持市将一幢旧金融大厦改建为“都市办公大楼”,用计算机统一控制空调、电梯、供电配电、防火防盗系统,并为客户提供话音通信、文字处理、电子邮政、市场行情查询、情报资料检索、科学计算等多方面的服务,成为公认的世界上第一幢智能大厦。
4.90年代以后,OA系统进入了—个新阶段。
光存储设备、智能化办公机器、话音处理设备与图形图像处理设备进入了实用阶段,成为了OA系统的重要组成部分。
持别是1993年9月,克林顿政府正式宣布了“国家信息基础设施”计划,以光纤网技术为先导,谋求实现政府机关、科研院所、学校、企业、商店乃至家庭之间的多媒体信息传输,使得办公系统与其他信息系统结合在一起,形成一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。
内部网可以和其他同域或广域网相连,以获取外部信息源产生的各种信息,更高效地满足高层办公人员、企业人员的信息需求,达到辅助决策的目的。
日本的办公自动化起步稍晚于美国。
初期阶段(1979—1982年)主要是引入单机设备,实现了文字处理、传真等单项业务的自动化。
发展阶段(1983—1987年)的重点是实现办公机械化,推行各种办公业务管理方式的统一化与标淮化,实现各种办公作业过程的自动化。
1988年以后进入成熟期,实现了办公系统的一体化,使全部系统有机地结合起来。
此阶段完成的日本东京都政府办公大楼是一座综合利用各种现代先进技术的智能大厦,代表了当代OA的先进水平。
目前,日本OA系统的发展程度己与美国不相上下。
2、我国办公自动化的发展概况
我国办公自动化工作开始开80年代初,大致可以分为3个阶段:
1.启蒙与准备阶段(1985年以前)
80年代初,世界性的新技术革命浪潮也对我国形成了冲击,管理现代化、决策科学化的重要性引起了各级领导的重视。
在这一背景下,国内相当一批科技、信息工作者踊跃投身于OA的理论研究与基本知识的传播。
借鉴国外先进经验,与国外公司联合举办展览会、研讨会并进行了OA技术与设备的引进。
持别需要指出的是,计算机汉字信息处理技术突破性的进展,为OA系统在我国的实用化铺平了道路。
1985年,国务院电子振兴领导小组成立了办公自动化专业领导小组,拟定中国办公自动化的发展规划,确定有关政策,为全国OA系统的初创与发展奠定了基础。
2.初见成效阶段(1986—1990年)
在有了比较充分的准备的基础上,国务院及其所属各部委及备省级人民政府在国内率先推进OA工作,对OA系统在全国普及起到了促进作用。
1987年10月,上海市府力公信息自动化管理系统通过鉴定并取得了良好的效果,在全同具有一定的示范性。
在这一阶段,我国的单机应用水平与国外相近,并且基于此时国内通信设施落后的情况,着手对全国通信网络进行全面改造。
3.走向成熟阶段(1990年以后)
伴随着全球网络化的热潮和全国分组交换网投入使用,我国90年代的OA系统呈现出网络化、综合化的趋势。
这一阶段有两个发展群体.一个是同家投资建设的经济、科研、银行、铁路、交通、气象、邮电、电力、能源、军事、公安及国家高层领导机关等12类大型信息管理系统,体系较为完整,具有相当的规模。
其中,由国务院办公厅秘书局牵头的“全国行政首脑机关办公决策服务系统”于1992年启动,以国务院办公厅的计算机主系统为核心节点,覆盖全国省级和国务院主要部门的办公机构,已经取得了很大的进展,计划到1997年底初步实现全国行政首脑机关的办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化。
另一个群体是各企业、各部门自行开发的或者是一些软件公司推山的商品化的OA软件。
这些软件往往侧重于几个主要功能,或有适台于某种规模,或者满足某些特殊需要,在一些中、小型单位具有较大的市场。
综观我国OA系统的发展,经历了与发达国家类似的过程。
目前影响系统发展的因素,有些是系统内部的问题,如设备、技术水平。
而有些则需要借助各级领导乃至全社会的努力。
值得我们重视的因素如:
①基础设施(如网络通信);
②思想观念与工作作风;
③持殊需求(如汉字输入问题)等。
特别是目前我国处于经济转轨时期,管理体制、管理方法等还未稳定,这也影响我国OA系统的设计、使用与发展。
相信这些问题全随着国家形势的发展、观念的转变及技术的进步逐步得到解决,
OA的迅速发展在—定程度上满足了人们改善办公条件,减轻工作负担,提高办公效率的要求,但也更加刺激了人们对自动化系统的渴求。
OA系统的研制者们也在现代技术、设备的支持下,追求在更高层次上满足办公活动的需求。
未来的OA系统将呈现如下发展趋势;
四、自动化办公设备及其发展趋势
1、常用的自动化办公设备
2、办公自动化设备与技术的发展趋势
(1)、现代办公设备将向着高性能、多功能、复合化和系统化的方向发展
(2)、现代办公系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化方向发展
(3)、通讯技术和设备在现代化办公中起更大作用
(4)、现代办公设备将会更加符合人机工程的设计标准,使用户能够在充满友好和情感的现代办公设备和环境中愉快地进行办公活动
第二节办公自动化系统的功能与构建
一、现代办公系统的主要功能
1、文字处理:
字处理是办公室自动化的基础。
因此,后面专门论述字处理这个应用方面。
字处理指的是利用计算机来输入正文;
把正文存储在磁存储介质上;
在准备输出的过程中操纵正文;
以及打印输出正文。
正文处理包括像把姓名和地址文件同相应的格式信件归并在一起这样的任务,无论怎么样的更复杂的数据操纵都将归入数据处理这个应用方面。
2、语音处理:
声音处理包括举行电信会议和声音信息转换。
举行电信会议的声音和影像是电话网络支持传递的。
除不能得到硬拷贝之外,声音信息转接(一种能存储并递送的"
声音邮箱"
系统)达到了像数据信息转接或电子邮件一样的目的。
把发送人的声音数字化并存储在磁盘上供以后检索用。
在指定的接收人请求时,就把这些数字化了的信息发送给指定的目的地。
在这两个方面的应用中没有一个是要由字处理计算机或主计算机来支持的。
3、数据处理:
某些数据处理(DP)应用已与办公室自动化结合在一起。
最普通的系统包括事务调度、日程安排、人事安排、设施管理、以及旅行安排等。
4、表格处理:
表格处理是指利用计算机来进行表格的设计、处理等全部操作,实现各个环节的自动化。
重要的软件是excel和word。
5、图形与图象处理:
软件有photo和premiere。
6、信息检索:
信息检索是一门科学,随着Internet的广泛应用,越来越多的办公人员从网络上获取各种各样所需要的信息。
7、辅助决策:
日常工作涉及很多的大大小小的业务决策。
大的决策比如公司产品的未来发展路线;
重要岗位的人事任命;
全局计划的落实;
小的决策则有比如秋游地点选择;
人员请假审核等等。
利用计算机,协助办公人员根据计划和必要的信息进行分析、判断,从而提供决策的可选方案。
通俗的讲就是利用计算机的智能化处理软件,对复杂事件的决策提供各种可行的方案,协助甚至替代办公人员进行决策或预断。
8、资料再现:
资料再现是指各种打印、复印、复制及图片制作等功能,可用高性能复印机实现。
传真设备能够把影像(硬拷贝资料)经由电话线路传递给另一个办公室。
这些传真设备能够独立于字处理或数据处理计算机而工作。
9、电子邮件:
在电子邮件应用方面,重点是应用了电子邮件具有准确性高。
速度快、费用低、使用方便等有点。
二、现代办公系统按照职能分为三个层次
办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。
办公室自动化英文原称OfficeAutomation,缩写为OA。
办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括更广泛的意义,即包括网络化的大规模信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。
所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。
领导机关做出决策,发布指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向下级机构或合作单位,或业务关联单位。
OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:
第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。
1、事物处理级办公系统:
办公事务OA中,最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。
这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包,包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据,以便提高办公事务处理的效率。
这种办公事务处理软件包应具有通用性,以便扩大应用范围,提高其利用价值。
此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。
在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。
事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。
为了提高办公效率,改进办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。
●主要内容是执行例行性的日常办公事物,涉及大量的基础性工作。
●主要包括:
文字处理、电子排版、电子表格处理,文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等
2、信息管理级办公系统
信息管理型OA系统是第二个层次。
随着信息利用重要性的不断增加,在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。
信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。
综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。
例如,在政府机关,这些综合信息包括政策、法令、法规,有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息;
一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息;
公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。
作为一个现代化的政府机关或企、事业单位,为了优化日常的工作,提高办公效率和质量,必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。
这个数据库建立在事务级OA系统基础之上,构成信息管理型的OA系统。
●信息管理级办公系统在事物OA基础上,增加了信息管理功能
●形式:
局域网
●优点:
分布处理能力增强,资源共享性好,可靠性高决策型办公系统
3、决策型办公系统
决策支持型OA系统是第三个层次。
它建立在信息管理级OA系统的基础上。
它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。
事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。
三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。
一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率。
一体化、网络化的OA系统的优点是,不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效,而且也有利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信,并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。
●在事务型OA和信息管理级OA基础上增加了决策或辅助决策功能
局域网或广域网
具有一定的智能性,可以为领导决策提供支持
事务级OA系统称之为普通办公自动化系统,而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。
三、办公自动化系统的特点
随着三大核心支柱技术:
网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:
1集成化。
软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。
2、智能化。
面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:
汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。
3、多媒体化。
包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
4、运用电子数据交换(EDI)。
通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。
这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。
第二章计算机与计算机网络
第一节多媒体计算机
多媒体计算机技术在上个世纪曾被称为面向二十一世纪的高新技术,又被称为是微型计算机的下一场革命。
那么什么是多媒体和多媒体技术,多媒体计算机系统由哪些硬件和软件组成呢?
一、多媒体与多媒体技术
1、媒体(Medium)
媒体对于我们来说,这个名词并不陌生,媒体从英文翻译过来也有译成媒介或者媒质的,过去我们一般称报纸、出版物、电视、电影等为大众媒体,而在计算机技术方面,媒体有两层含义:
存储信息的载体(磁盘、光盘、磁带),目前,主要的载体有CD-ROM、DVD和网页。
传送信息的载体(数字、文字、声音、图像)
2、多媒体技术的概念(多媒体与多媒体技术不是合二为一,而是他们本身就是同一个概念)
和办公自动化一样,多媒体的定义至今也没有被正式定下来,实质上,多媒体通俗的讲是以自然形式存在的各种信息媒体数字化,然后利用计算机对这些数字化信息进行加工,以一种最友好的方式提供给使用者交互使用。
多媒体技术是指利用计算机对文字、图形、图像、声音、动画及视频信号等多种媒体信息进行综合处理,集成为一个具有实时性交互统的技术
3、多媒体技术的特征
(1)集成性能够对信息进行多通道统一获取、存储、组织与合成。
(2)控制性多媒体技术是以计算机为中心,综合处理和控制多媒体信息,并按人的要求以多种媒体形式表现出来,同时作用于人的多种感官。
(3)交互性交互性是多媒体应用有别于传统信息交流媒体的主要特点之一。
传统信息交流媒体只能单向地、被动地传播信息,而多媒体技术则可以实现人对信息的主动选择和控制。
(4)非线性多媒体技术的非线性特点将改变人们传统循序性的读写模式。
以往人们读写方式大都采用章、节、页的框架,循序渐进地获取知识,而多媒体技术将借助超文本链接(HyperTextLink)的方法,把内容以一种更灵活、更具变化的方式呈现给读者。
(5)实时性当用户给出操作命令时,相应的多媒体信息都能够得到实时控制。
(6)信息使用的方便性用户可以按照自己的需要、兴趣、任务要求、偏爱和认知特点来使用信息,任取图、文、声等信息表现形式。
(7)信息结构的动态性“多媒体是一部永远读不完的书”,用户可以按照自己的目的和认知特征重新组织信息,增加、删除或修改节点,重新建立链
多媒体的发展需要有以下几项关键技术
(1)数据压缩和编码技术。
(2)媒体同步技术。
(3)多媒体网络技术。
4、多媒体应用系统中的媒体元素
(1)、文本(TEXT):
文本是以文字和各种专用符号表达的信息形式,它是现实生活中使用得最多的一种信息存储和传递方式。
用文本表达信息给人充分的想象空间,它主要用于对知识的描述性表示,如阐述概念、定义、原理和问题以及显示标题、菜单等内容。
指各种文字,包括各种字体、尺寸、格式及色彩的文字格式。
(2)、图形(Graphic)和静态图像(Stillimage):
图像是多媒体软件中最重要的信息表现形式之一,它是决定一个多媒体软件视觉效果的关键因素。
在计算机科学中,图形和图像这两个概念是有区别的:
图形一般指用计算机绘制的画面,如直线的、圆、圆弧、任意曲线和图表等;
图像则是指由输入设备捕捉的实际场景画面或以数字化形式存储的任意画面。
图像是由一些排列的像素组成的,在计算机中的存储格式有BMP、PCX、TIF、GIFD等,一般数据量比较大。
它除了可以表达真实的照片外,也可以表现复杂绘画的某些细节,并具有灵活和富有创造力等特点。
与图像不同,在图形文件中只记录生成图的算法和图上的某些特点,也称矢量图。
在计算机还原时,相邻的特点之间用特定的很多段小直线连接就形成曲线,若曲线是一条封闭的图形,也可靠着色算法来填充颜色。
它最大的优点就是容易进行移动、压缩、旋转和扭曲等变换,主要用于表示线框型的图画、工程制图、美术字等。
常用的矢量图形文件有3DS(用于3D造型)、DXF(用于CAD)、WNF(用于桌面出版)等。
图形只保存算法和特征点,所以相对于位图(图像)的大量数据来说,它占用的存储空间也较小。
但由于每次屏幕显示时都需要重新计算,故显示速度没有图像快。
另外,在打印输出和放大时,图形的质量较高而点阵图(图像)常会发生失真。
(3)、视频(Video):
视频影像具有时序性与丰富的信息内涵,常用于交待事物的发展过程。
视频非常类似于我们熟知的电影和电视,有声有色,在多媒体中充当起重要的角色。
电视视频(模拟信号)
视频
计算机视频(数字信号)
视频(英文:
Video,又翻译为视讯)泛指将一系列的静态影像以电信号方式加以捕捉,纪录,处理,储存,传送,与重现的各种技术。
关于大小视频各种后缀格式,包括个人视频上传,电影视频。
连续的图像变化每秒超过24桢(frame)画面以上时,根据视觉暂留原理,人眼无法辨别单幅的静态画面,看上去是平滑连续的视觉效果,这样连续的画面叫做视频。
视频也指新兴的交流、沟通工具,是基于互联网的一中设备及软件,用户可通过视频看到对方的仪容、听到对方的声音。
是可视电话的雏形。
视频技术最早是为了电视系统而发展,但是现在已经更加发展为各种不同的格式以利消费者将视频记录下来。
网络技术的发达也促使视频的纪录片段以串流媒体的形式存在于因特网之上并可被电脑接收与播放。
视频与电影属于不同的技术,后者是利用照相术将动态的影像捕捉为一系列的静态照片。
video(源自于拉丁语的“我看见”)通常指涉各种动态影像的储存格式,例如:
数位视频格式,包括DVD,QuickTime,与MPEG-4;
以及类比的录像带,包括VHS与Betamax。
视频可以被记录下来并经由不同的物理媒介传送:
在视频被拍摄或以无线电传送时为电气讯号,而记录在磁带上时则为磁性讯号。
视频画质实际上随著拍摄与撷取的方式以及储存方式而变化。
例如数位电视(DTV)是最近被发展出来的格式,具有比之前的标准更高的画质,正在成为各国的电视广播新标准。
在英国,澳洲,新西兰,video一词通常非正式的指涉录影机与录像带。
其意义可由文章前后文来判断。
(4)、动画:
“什么是动画?
”动画是利用人的视觉暂留特性,快速播放一系列连续运动变化的图形图像,也包括画面的缩放、旋转、变换、淡入淡出等特殊效果。
通过动画可以把抽象的内容形象化,
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