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随着现代工业的发展,计算机信息管理系统越来越受到企业重视。
随着科学技术的不断提高,计算机科学不断发展,其强大的功能已经被人们深刻认识,它已经进入了人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对产品库存信息进行管理,具有着人工管理无法比拟的优点,它检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等,可减少更多的人力物力,这些都能够极大地提高货品库存的管理效率,也是企业库存管理科学化、正规化,与世界接轨的重要条件。
当今时代是飞速发展的信息时代,在各行各业中离不开信息处理,这正是计算机被广泛应用于信息处理系统的环境。
计算机最大的好处在于利用它能够进行信息管理,使用计算机进行信息控制,不仅提高了工作效率,而且大大的提高了其安全性。
尤其对复杂的信息管理,计算机能够充分发挥它的优越性。
计算机进行信息管理与信息管理系统的开发密切相关,系统的开发是系统管理的前提。
本文主要分析了库存管理系统的一些基本功能和组成情况,包括系统的需求分析、系统结构,功能模块划分以及数据库模式分析等,重点对应用程序的实际开发实现作了介绍。
达到了数据的一致性和安全性,且应用程序功能完备,符合了库存管理系统作为典型的信息管理系统(MIS)的要求。
同时简单介绍了VisualBasic编程环境和Access数据库管理系统的功能特点,库存管理系统是企业物流管理中不可或缺的一部分。
关键词:
库存管理,数据库,信息管理,VB
stockmanagementsystem
Abstract
Withthedevelopmentofmodernindustry,theinformationmanagementsystemofthecomputerisbeingpaidattentiontobyenterprises.Thistexthasanalysedsomebasicfunctionsoftheadministrativesystemofthestockandmakesupthesituationmainly,includingthesystematicdemandisanalysed,systematicstructure,thefunctionmoduledividesandthedatabasemodeisanalysedetc.,haverealizeddoingtheintroductiontotheactualdevelopmentoftheapplicationprogramespecially.Havingreachedtheconsistencyandsecurityofthedata,andtheapplicationprogramfunctioniscomplete,haveaccordedwiththeadministrativesystemofthestockastherequestforthetypicalinformationmanagementsystem(MIS).IntroducedthefunctioncharacteristicsofVisualBasicprogrammingenvironmentandAccessdatabasemanagementsystembrieflyatthesametime,theadministrativesystemofthestockisanindispensablepartinenterprise'
smaterialflowmanagement.
Keywords:
stockmanagement,database,informationmanagement,VB
第1章系统需求分析
市场经济的一个重要特征,就是生产的相对过剩和产品的相对过剩。
它决定了这是一个买方市场。
对企业来说,库存的增加或积压,无论是原材料、半成品或制成品,都意味着企业运作处于一种不良的状态,都是一种直接的或潜在的损失。
大量的库存挤占了企业的有限资金,使得资金流速减缓,现金流发生困难,甚至导致资金紧张,影响企业的正常运作。
此外,大量的库存增加了保管与仓储的压力,占用了相当的人力和物力,使得企业负担加重。
凡此种种,一直困扰着企业的生产经营管理活动,影响企业经济效益的实现。
显而易见,切实而有效地控制库存,是摆在众多企业面前的当务之急,也是纾解企业经济压力、减负增效的重要途径。
库存管理的日常业务有:
1)采购入库单:
采购入库单一般指采购原材料验收入库时,所填制的入库单据;
企业一般指商品进货入库时,填制的入库单。
采购入库单是企业入库单据的主要部分,因此在本系统中,采购入库单也是日常业务的主要原始单据之一。
2)材料出库单:
材料出库单是企业领用材料时,所填制的出库单据。
材料出库单是企业出库单据的主要部分,因此在本系统中,材料出库单也是进行日常业务处理和记帐的主要原始单据之一。
3)产成品入库单:
产成品入库单是指产成品验收入库时,所填制的入库单据。
产成品入库单是以企业入库单据的主要部分。
4)销售出库单:
销售出库单是指产成品销售出库时,所填制的出库单据。
销售出库单也是企业出库单据的主要部分,因此在本系统中,销售出库单也是进行日常业务处理和记帐的主要原始单据之一。
5)其他入库单:
企业的其他入库单是指除采购入库、产成品入库之外的其他入库业务,如调拨入库、盘盈入库、形态转换入库等业务形成的入库单。
6)其他出库单:
企业的其他出库指除销售出库、材料出库之外的其他出库业务,如调拨出库、盘亏出库、形态转换出库等。
7)调拨:
管理仓库间的实物转移和分销意义上的仓库分配、调拨业务,属转移事务类型。
8)形态转换:
某种物品在加工或存储过程中,由于加工或环境的原因,使其形态和名称发生变化,这时需处理形态转换业务,调整库存帐。
9)反冲:
对于生产环节在制品及不入库半成品业务,系统按照产品结构管理实现原材料与在制品、半成品对冲处理功能,实现在制品、半成品管理。
10)盘点单:
在日常物品收发、保管过程中,由于计量错误、检验疏忽、管理不善、自然损耗、核算错误等原因,有时会发生物品的盘盈、盘亏和毁损现象,从而造成物品帐实不相符。
为了保护企业流动资产的安全和完整,做到帐实相符,企业必须对物品进行定期或不定期的清查。
确定企业各种物品的实际库存量,并与帐面记录相核对,查明物品盘盈、盘亏和毁损的数量以及造成的原因,并据以编制物品盘点报告表,按规定程序,报有关部门审批。
物品盘盈、盘亏和毁损,在查明原因、分清责任、按规定程序报经有关部门批准后,应进行相应的帐务处理,调整物品帐的实存数,使物品的帐面记录与库存实物核对相符。
物品盘点报告表,是证明企业物品盘盈、盘亏和毁损,据以调整物品实存数的书面凭证,经企业领导批准后,即可作为原始凭证入帐。
但是,物品的盘盈、盘亏和毁损必须在按规定程序报经有关部门批准后才能进行处理。
1.1库存系统管理
仓库作为一总货品资源的集散地,货品的种类繁多,包含很多的信息数据的管理。
据调查得知,以前仓库进行信息管理的方式主要是基于文本、表格等纸介质的手工处理,对于货品的出入库情况的统计和核实等往往采用对账本的人工检查,对管理者的管理权限等不受约束,任何人都可查看,这样容易引起资料外泄。
另外,数据信息处理工作量大,容易出错,由于数据繁多,容易丢失,且不易查找。
总的来说,缺乏系统、规范的信息管理手段。
而且,一般的存储情况是记录在账本上的,仓库的工作人员和管理员也只是当时记得比较清楚,时间一长,如果再要进行查询,就得在众多的资料中翻阅查找了,这样造成费时、费力,如要对很长时间以前的货品进行更改就更加困难了。
因此,很有必要建立一个库存管理系统,使货品管理工作规范化,系统化,程序化。
提高信息处理的速度和准确性。
1.2国内外同类管理软件的研究现状与发展趋势
现在国内外对此类系统的开发与研究也是很有实用性的,基本上能满足各企业的自身特点,来进行库存方面的管理,同时,改类系统又都在不断地深入与发展,来适用更多的企业,一般都能运用于各个企业的库存管理,但是都没有针对大众的广泛应用,只能运用某个企业或单位,这一点还有待于今后的进一步开发与实践。
今后此类软件将会向条码库存管理系统发展,现阶段,伴随物流及管理信息化、网络化的发展,应用条码技术进行库存管理、实现仓库作业自动化,将是一个必然的发展趋势,也是需要迫切解决的一个现实问题。
随着信息化技术的不断提高和应用的日渐普及,更多的商品拥有自己的条码,而且,使用条码化工作代替传统作业模式,减少了手工输入,这样不但提高了作业效率,还能确保资料正确,并减少因人为失误所造成的损失。
1、技术应用于库存管理是实现仓库管理自动化的有效途径
库存品种多,数量大。
因此,要实现收发作业的快速、准确、高效,仓储管理自动化势在必行。
而实现管理自动化的“瓶颈”则是产品信息的采集、输入。
传统手工作业方式,在信息采集量加大的情形下,半因信息不能及时的反馈,给收发作业造成一定的困难。
利用条码技术,在入库及其包装上加贴条码,配之以仓库信息管理系统进行作业,不仅可提高效率,降低作业强度,也将大大提高产品收发作业准确率(如键盘输入仅为百分之一),进而实现仓库管理的全面自动化。
2、技术应用于库存管理对提高仓库作业效率有重要作用
将条码技术和仓库管理信息系统结合起来,用于产品收、发、保管等全过程控制管理,不仅可改变信息采集的传统手工作业方式,降低作业强度,还可避免由此造成的各种差错,提高作业效率和科学管库水平。
比较发现,信息输入时,条码输入速度是键盘输入的5倍。
入库时,通常保管员根据产品上的条码所反映出的册序号、出厂期、生产厂家、单价、封存(保管)期等信息,进行实物点验,同时将条码信息录入到管理信息系统;
出库时,保管员根据航材发付单内容,持条码扫描装置进行器材拣选,并完成信息录入;
清库盘点时,保管员可持扫描装备进行数质量等内容核对,并半采集的信息录入管理系统中进行自动盘点,生成清库对帐单等,完成清库盘点作业。
3、技术应用于库存管理是完善产品保障信息网络的重要手段
储存产品信息是产品保障信息网络的重要组成部分,是做好产品供应保障工作的基础。
产品保障信息网是实现物资储运全过程可视化的前提。
目前,有些仓库内部局域网已经建成并投入使用,并与业务主管部门实现了信息沟通,库存保障信息网在日常航材保障工作中实现了信息沟通,库存保障信息网在日常产品保障工作中的作用日趋明显。
条码技术在储存管理中的应用,可进一步完善系统各仓库之间及各仓库与作业主管部门之间的信息共享和交换功能,最终达到对产品的全程跟踪管理,充分发挥条码技术在整个流通中的作用。
同时,在软件系统的研发过程中,将会融入一种EPR的企业管理思想。
大量的研究与实践已经充分表明,ERP作为一种现代企业管理的思想和方法,将其大力地推广应用就是有效的促使我国企业管理朝着更加科学化、合理化和规范化方向发展的一种具体方法和途径。
另外,库存管理的信息化和可视化,每个企业将会拥有两个仓库,一个是装满货物的仓库,还有一个就是管理系统里的数据库,对上万种货物分别编码,使其成为计算机可识别的语言,形象地说,货架上的号码就是货物的地址,从而避免了货物的分拣和提取时的翻箱倒柜式的查找。
1.3库存管理系统研究背景与意义
随着我国经济的飞速发展,各种类型规模的公司企业迅速崛起,许多从事生产和经营管理的企业都有自己生产和销售的产品,而这些产品都需要储存在仓库中,对于每个企业来说,随着企业规模的不断扩大,产品数量的急剧增加,所生产产品的种类也会不断地更新与发展,有关产品的各种信息量也会成倍增长。
面对庞大的产品信息量,如何有效地管理库存产品,对这些企业来说是非常重要的,库存管理的重点是销售信息能否及时反馈,从而确保企业运行效益。
而库存管理又涉及入库、出库的产品、经办人员及客户等方方面面的因素,如何管理这些信息数据,是一项复杂的系统工程,充分考验着仓库管理员的工作能力,工作量的繁重是可想而知的,所以这就需要由库存管理系统来提高库存管理工作的效率,这对信息的规范管理、科学统计和快速查询,减少管理方面的工作量,同时对于调动广大员工的工作积极性,提高企业的生产效率,都具有十分重要的现实意义。
第2章系统分析
2.1现系统中存在的问题
现行的通用库存管理系统只是单一管理系统,现已不能满足快速准确的通用库存管理需要。
系统输入繁琐,极易产生输入错误,缺少智能化输入功能,如:
产品名称输入过程中,产品名称和产品代码不能够相互协调,易产生不匹配现象。
另外,整个系统运行较慢,数据处理能力不够,进行一个查询往往需要等待很长时间。
该系统还缺少通用库存管理理功能,图书组成条目都是经过手工计算的,工作量很大,且容易产生错误,有一个小错误,核对都需要花费很大的精力,换句话说,当前没有通用库存管理系统。
原通用库存管理系统用basic开发,为单机版,不能实现网络共享,使用是单位内部之间进行信息传递成为很棘手的问题原。
系统已不能满足多个人员对数据的索取;
如副科长管理计算机,则科长就不能在自己的办公室中查看资料。
可见当前系统已不能适应未来管理信息系统发展的趋势,慢慢的将要被淘汰,一个新兴的管理信息系统是当前的迫切需求。
2.2可行性分析
技术上可行:
该系统所需硬件设备,市场上销售且价格较低,甚至可以使用原有的设备,软件上,操作系统采用Windows系列操作系统,数据库管理系统采用VisualBasic,这些软件在MIS开发中已被大量应用,技术上都比较成熟。
因此在技术上是可行的。
经济上可行:
由于各个急需采用计算机来进行库存的管理,因此对开发通用库存系统大力支持,开发经费没有问题。
管理上可行:
通用库存管理有很多的管理体制,每位入库物品都要有相应的记录,出库进也要对相应入库的物品进入删减,同时入和出库必须对每个物品的相应数量和单价进入录入。
因此管理上可行。
另外,库存管理对开发该系统也是大力支持的,同时制定了培训计划,并进行了实施MIS的物质准备和工作准备。
2.3新系统的目标
按照管理信息系统的原理和生命周期开发方法,采用成熟的信息技术和手段,建设成一个集通用库存管理、产品准确录入于一体的高效管理信息系统。
该系统能高速、快捷、智能化的管理全过程,并加强通用库存管理中的各种信息资源的管理与应用,提高入库和出库产品查找与查询的处理速度,进而提高企业的整体管理水平。
系统业务流程
系统的业务流程主要包括三个部分:
采购、部门领料和库存盘点。
a.采购的业务流程是:
1计划部门制定物资需求单,评审,如果评审通过,根据库存库存情况平衡采购,然后制定采购单。
2对采购单进行评审,如果评审通过,则可以签定采购合同进行采购。
3到货后,进行登记并入库。
b.
部门领料的流程很简单,各部门主要通过库存领取物资,只需要填写部门领料单即可。
c.
库存盘点用于登记库存中物质的养活和增加情况,并使实际库存和数据库中的库存数目保持一致。
图2-3-1系统业务流程图
2.库存管理流程
图2-3-2库存管理流程图
库存管理主要是对库存货物的入库、出库、查询统计、盘点等进行控制和管理,以便及时了解库存情况,达到降低库存量、提高取货备货效率。
库存管理的具体内容有:
基础数据维护、系统设置、入库操作、出库操作、查询操作、统计分析、盘点操作、报表输出等。
第3章系统分析与设计
3.1系统功能图
图3-1-1系统功能图
基本功能:
1.系统
包括用户管理,密码管理,关闭系统,以及数据的备份与恢复,可以根据需要对整个数据库进行备份,以确保数据的安全性。
帮助:
本系统的帮助信息,包括应用程序的版本信息;
2.库存管理
货品信息管理:
对库存里的货品进行登记;
货品库存管理:
管理库存的库存情况;
短线货品管理:
对库存里短线的货品进行登记,以便及时采购补货;
超储货品管理:
对库存里超储的货品进行登记,控制库存量,减少进货;
3.入库管理
入库登记管理:
能对货品的入库登记,删除,更改等;
入库期间统计:
货品入库期间年度的统计;
供货单位期间供货金额统计:
对货品供应的金额进行统计;
4.出库管理
对货品出库期间的年度统计,出库登记,及收获单位金额统计等;
5.报表输出
可根据输入的条件,对货品的入库信息,库存信息等进行简单查询.
具体功能介绍:
模块保称
功能说明
1
项目
对系统进行入库出库报表输出,对员工。
供应商,客户,材料等进入管理
2
入库
对所入库的产品的所有信息进入录入
3
出库
对所出库的所有产品信息进行录入
4
报表
打印出所有入库和出库的产品的信息
5
系统
退出系统
3.2E-R图设计
这一设计阶段是在需求分析的基础上,设计出能够满足用户需求的各种实体,以及它们之间的关系,为后面的逻辑结构设计打下基础。
本设计根据上面的设计规划出的实体有库存实体、入库实体、出库实体、采购实体、还库实体、需求实体。
各个实体的E-R图及其关系描述如下:
1)库存实体E-R图:
图3-2-1库存实体
2)入库实体E-R图:
图3-2-2入库实体
3)出库实体E-R图:
图3-2-3出库实体
4)部门需求实体E-R图:
图3-2-4部门需求实体
5)实体和实体之间的关系E-R图如图所示:
图3-2-5实体和实体之间的关系
3.3数据流程图:
图3-3-1库存管理系统数据流程图
商品信息管理数据流程图:
图3-3-2商品信息管理数据流程图
3.3数据库设计
本库存管理系统是应用在单机系统上的,所以只需建立起一个数据库,在此数据库基础上建立起表格,现将部分数据结构表描述如下:
货品信息表
字段名
数据类型
字段长度
是否为空
货品编码
文本
货品名称
10
类别
8
型号
单位
库存编码
存放库存
12
入库计划单价
货币
出库计划单价
表1货品信息表
入库登记表
入库日期
日期/时间
入库单号
货物编码
数量
数字
长整型
进货价
表2入库登记表
出库登记表
出库日期
出库单号
货物名称
单价
出货价
总额
表3出库登记表
库存信息表
库存编号
库存名称
存货种类
存货价值
表4库存信息表
供货单位信息表(收货单位表)
单位编号
单位名称
50
单位地址
电话
15
联系人
表5供货单位信息表(收货单位表)
经办人员表
编号
姓名
家庭住址
办公电话
家庭电话
表6经办人员表
用户表
UserID
userPWD
6
表7用户表
第4章概要设计
4.1开发工具的选择
现在,市场上可以选购的应用开发产品很多,流行的也有数十种。
目前在我国市场上最为流行、使用最多、最为先进的可用作企业级开发工具的产品有:
Microsoft公司的VisualBasic.Microsoft公司的VisualC.Borland公司的Delphi.Powersoft公司的PowerBulider在目前市场上这些众多的程序开发工具中,有些强调程语言的弹性与执行效率;
有些则偏重于可视化程序开发工具所带来的便利性与效率的得高,各有各的优点和特色,也满足了不同用户的需求。
然而,语言的弹性和工具的便利性是密不可分的,只有便利的工具,却没有弹性的语言作支持,许多特殊化的处理动作必需要耗费数倍的工夫来处理,使得原来所标榜的效率提高的优点失去了作用;
相反,如果只强调程语言的弹性,却没有便利的工具作配合,会使一些即使非常简单的界面处理动作,也会严重地浪费程序设计师的宝贵时间。
作为数据库系统的开发,VisualBasic是一个非常理想选择。
数据库是MIS中的重要支持技术,在MIS开发过程中,如何选择数据库管理是一个重要的问题,目前,数据库产品较多,每种产品都具有各自的特点和适用范围,因此,在选择数据库时,应考虑数据库应用的特点及适用范围,本系统选用的数据库语言VisualBasic语言,该开发工具具有很多长处:
VisualBasic是一种可视化的、面对对象和条用事件驱动方式的结构化高级程序设计,可用于开发Windows环境下的种类应用程序。
它简单易学、效率高,且功能强大,可以与Windows的专业开发工具SDK相媲美,而且程序开发人员不必具有C/C++编程基础。
在VisualBasic环境下,利用事件驱动的编程机制、新颖易用的可视化设计工具,使用Windows内部的应用程序接口(API)函数,以及动态链接库(DLL)、动态数据交换(DDE)、对象的链接与嵌入(OLE)、开放式数据访问(O
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