综合办公室管理与服务标准Word文件下载.docx
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2、撰写工作计划要做到领会领导意图,目标明确,重点突出,措施得力,符合实际,切实可行。
在学期开学前两周完成初稿,提交讨论。
3、撰写工作总结要做到层次清晰,全面客观,对处工作的开展情况、具体做法、取得的成绩、积累的经验和教训进行归纳总结。
在学期结束前两周完成初稿,提交讨论。
4、总结(计划)写好后,由综合办交分管校长、处班子成员审查修订,通过后下文并报校办备案。
信息工作
1、做好信息的搜集、撰写,每周不少于两篇。
2、内容真实、时效性强。
客观、公正地报道处及各部门的工作亮点和创新点。
3、重大突发性事件、重要紧急的信息以最快的速度报送,同时对事态发展、处置措施、原因及处理结果要按有关规定及时公布。
4、重要信息做到不错报、不漏报、不迟报、不瞒报。
资料管理
1、保证各类资料的全面性、真实性、合理性、完整性、准确性,
2、做好资料分类整理。
考核资料由考核管理人员负责,人事用工资料每月整理一次,员工绩效考核资料每季度整理一次并按月整编归档。
日常合同管理严格执行处合同审批制,做好合同的归档与备份,每季度整理一次。
日常资料管理由资料管理人负责(包括处下发或转发的文件、通知及各项规定等),每月整理一次并按规定限期(短期、长期)归档。
3、确保资料在保管期限内的完整性、连续性,无丢失、损坏现象。
并根据档案管理要求,每季度一次录入管理系统,做好电子存档工作。
印章管理
1、印章必须由专人妥善保管,不得转借他人。
2、使用印章须按要求填写印章使用单,将其与所需印的文件一并逐级上报,经相关领导审核后方可使用。
3、印章原则上不许带出办公室,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写印章使用单,载明事项,经处长批准后由专人保管。
营业执照管理
1、营业执照、组织代码等证件,必须由专人妥善保管,不得转借他人。
使用时,必须经处长审批,做好登记。
2、营业执照不许带出公司,因工作需要使用,应事先填写使用登记,说明使用事项,经处长批准后方可携带使用。
3、营业执照等复印件使用时,必须加盖红印,注明用途与复印无效字样。
.1会前准备
1、提前三个工作以上通知物业管理中心或填写大型会议预约表,进行会场确认。
2、确定与会人员人数,提前一个工作日通知相关部门或与会人员。
3、确定会议需提供的设施设备及服务要求(电脑、音响、空调、摄象机、照相机、录音笔、绿化摆放、茶水服务等)。
4、确定与会人员就坐地方及相应位置。
5、会议内容资料准备(撰写、审阅、定稿、印发)。
.2会场服务
1、提前15分钟以上到达会场,检查要求的设施设备及服务项目的到位情况。
2、引导与会人员按计划安排的地方就坐。
3、专人确认与会人员到位情况,要求会议签到。
4、会场纪律管理,督促与会人员认真遵守会场纪律。
5、专人拍照摄像、会议记录、会议纪要。
6、会议资料按要求存档。
1、财务报销按学校计财处财务管理办法执行。
报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。
主管部门签字,处长审批。
正常情况下要求二个工作日完成报销。
2、出差借款:
出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
3、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
4、在一个预算期间内,按各项目名称开支。
各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
根据实际需要,起草文件,审核校对,交处班子成员审阅后,根据文号编印发文,在后勤保障处网站上登载(机密文件须通过纸质文件发到主送部门或本人手上,签字确认),根据归档要求,定期归档。
1.7综合协调
1、综合协调首先要承上启下,联系内外,沟通左右,将信息综合后,及时汇总、分析、筛选,提交领导。
2、协助领导对各方面的工作做出妥善的安排,再将有关信息传递回相关部门,使整个事务、管理部门形成一个完整的、协调一致的、有效运转的循环系统。
1.8来访接待服务
1、接待工作做到对口管理,有关单位和兄弟院校来访,弄清来宾基本情况,单位、人数、姓名、性别、各使命、抵达及离开时间。
2、向分管领导汇报即将来访情况,拟定接待方案及相关交流资料,通知相关接待人员和会议交流人员。
3、落实做好会议交流、住宿、用餐等工作。
2.人力资源管理
.1员工聘用
1、事业编制人员聘用参照学校人事处流程。
2、企业编制员工由用人部门提交用人申请,经分管处长、处长、分管校长审批后由综合办组织统一面试,面试合格后由综合办办理后续体检、试用、档案接收,社会保险缴纳,劳动合同签订等相关手续。
3、派遣员工由用人部门提交用人申请,经综合办、分管处长、处长审批同意后由用人部门和综合办一同面试,面试合格后进行试用,由综合办协助各用人部门及劳务派遣公司办理社会保险缴纳、劳动合同签订、档案接收等手续。
日常管理
1、办理在职在编员工的福利发放,办理社会保险缴纳,办理员工退休、工伤、生育保险等相关手续。
2、办理职称晋升及档案和户口挂靠相关手续,每月核对派遣员工人数,做好派遣员工工资核算。
3、协同劳务派遣公司做好派遣员工的劳资发放及相关工伤、失业、生育等事务办理,协同用人部门处理相关劳资纠纷。
4、做好培训和期末的考核工作。
员工解聘
员工自愿离职或因员工违反相关规定被解聘的,分别由员工本人和使用部门提出申请,经用人部门、分管处长、处长审批同意后办理后续档案转移、社保转移等手续,开具相应离职证明。
1、各部门根据部门运行实际,拟定学年二级培训计划,报综合办及处室领导审批。
2、培训内容涉及:
上岗前培训、技能操作培训、行政管理人员培训、技术等级及学历职称培训、其他相关主题培训等。
3、负责制订并落实处一级的培训计划,督促各二级部门培训的实施。
4、各业务部门组织、落实本部门培训计划,并在培训过程中做好记录,建立职工培训档案。
2.3企编人员档案、户籍挂靠管理
1、负责办理企业编制人员的档案接收、转档,职称初定,户口挂靠相关手续,每年结算档案费、户籍挂靠费。
2、挂靠人员学历与职称有变化的,本人将相关资料交综合办,由综合办交省人才市场进行信息更新,每学期更新一次。
1、各部门应聘派遣员工填写后勤保障处派遣员工用工申请表,经用人部门、综合办共同面试,经分管处长、处长审批后试用入职。
2、做好派遣公司与员工派遣合同签订,并办理工资卡,社会保险,档案接收等相关手续。
3、各部门派遣员工由用人部门和派遣公司共同管理,报综合办备案。
3.监控管理
监控检查
1、制订检查方案(检查内容、检查地点、检查人员等),由一级、二级监控员具体负责实施。
一级监控每周检查不少于2次,二级监控每天一次
2、检查佩戴监控证件,填写检查记录本。
3、检查中发现问题当天反馈相关部门或个人,并落实跟踪反馈。
4、做好周报制度的落实,二级部门每周一须报上周监控情况。
5、每两周1次汇总检查情况和周报情况,每月初进行上月度监控情况分析总结。
6、做好学生监督组织管理,收集学生对后勤各项服务意见与建议,将处理意见及时反馈,并及时做好解释工作。
7、按监控管理条理,进行绩效考核。
服务热线管理
1、开学初安排服务热线接听值班人员,值班人员工作流程及要求学习培训。
2、监督实行“5+2”(5个工作日加2个休息日)、“白加黑”(白天和晚上)工作制,不分节假日、不分上下班时间全天候为全校师生及被服务对象提供便捷、高效的信息服务。
3、来电相关问题的监督处理,及时反馈相关部门,做好跟踪指导和后续服务。
4、每月进行一次《后勤服务受理登记表》汇总,认真归纳总结,对落实反馈情况进行监督监控。
考勤管理
1、按规定每天上午、下午不定时考勤两次,并做好记录。
2、负责各二级部门每月上报的考勤数据的汇总,存档备案。
3、妥善保管各种告假凭证。
请、销假管理
1、员工因病或有事应该事先请假,及时做好登记。
2、督促员工做好假满销假手续。
3、考勤情况与绩效考核挂钩。
考核组织与管理
1、做好考核的日常事务管理。
负责组织实施各项民主测评工作。
2、依据服务标准,组织一级监控员每月一次对所有职工进行考核。
3、每学期组织一次职工考核会,每学期组织一次部门与职工测评会。
星级员工评比
1、监督二级部门组织推荐星级员工工作。
2、根据相关评审条件,协助处星级员工评审工作领导小组对推荐对象进行审核。
3、负责对外公示,并积极宣传其个人先进事迹与行为,接受广大员工监督。
星级项目评比
1、综合办组织星级评比活动工作组对申报项目进行二次以上的检查评估,工作组对不符合评比要求的内容,提出整改意见。
2、组织召开评审会议,对各部门申报项目进行评议,经工作组评审会议通过的部分项目为“推荐性”星级项目。
3、公示“推荐性”星级项目组照(每项3至5张),供师生员工评议,并接受监督。
经领导小组评审会议通过的部分“推荐性”星级项目为星级项目。
4、星级项目表彰后,予以挂牌公告,接受监督和投诉。
5、每学年组织1-2次集中成果汇报及表彰工作。
1、严格按照合同立项签约管理,监督二级部门按照合同签订流程办理。
2、负责合同审核备案后,盖章。
2、合同确立后,按归档要求进行编号,每季度一次对合同正本及相关重要记录进行整理。
4、每年度对合同进行编制成册,归档。
维修管理部管理与服务标准
1.1.1项目征报、立项
1、每学期初在全校范围征报校园维修、改造项目,征报期限一个月。
2、系统汇总、筛选、分类申报项目,并在征报期结束一周内完成实地踏勘、工程内容确定、测绘等工作。
3、合理编制校园维修改造项目拟立项申请书,上报学校基建工作领导小组及校领导班子审批,及时编制本学期校园维修改造计划。
4、本学期校园维修改造计划确定后一周内向项目申报部门反馈项目立项情况。
1.1.2工程设计、预算编制
1、根据立项批复和建设项目的使用功能,两周内组织做好工程设计、预算编制等工作。
2、工程量清单必须依据行政主管部门颁发的工程量计算规则、分部分项工程项目划分及计算单位的规定,施工设计图纸、施工现场情况和有关要求进行编制。
3、积极配合学校相关职能部门做好项目财政预算执行、政府采购和招投标工作。
(两个月内)
工程安全管理
1、监督施工方按规定持有效上岗证,于施工前一天报学校保卫处、保安部施工备案。
2、施工进场后,施工现场做到封闭管理,围挡整齐,并有专人守卫,禁止无关车辆和人员进入。
3、工程标示牌和现场各项规章制度设立完整美观。
4、现场内办公区、生活区、施工区划分合理。
5、水、电设施按规范布置和安装,杜绝无计量使用和安全隐患。
消防器材标志明显完备有效,防止火灾发生。
6、进行路面硬化有必要的覆盖以防止扬尘,达到环保要求。
7、项目管理员保证每日不少于二次的施工现场用电、用水、消防设施及安全保障措施的检查(上、下午各一次),加强安全教育和措施落实,并做好检查台账,每月汇总一次报部门负责人。
工程质量、进度管理
1、开工前三天,由项目负责人主持施工现场的“三通一平”和施工前的准备工作。
2、项目开工前,组织设计、监理、施工、使用单位进行图纸会审和技术交底,会后5个工作日内完成会议纪要的整理和会签。
3、开工一周内审查、督促落实施工单位提交的施工方案、组织设计和施工进度表,协助施工单位完善质量保证体系,包括完善计量及质量检测技术和手段,确保项目保质保量按期完工。
4、按相关法规、规定和条约,督促施工方全面落实各项技术指标,不断建立完善工程技术管理档案,及时解决施工过程中出现的技术问题,对出现的质量问题,及时采取整改措施,签发书面整改意见。
5、在管理过程中,尤其是对立面墙体及相关部位的施工提出明确的施工流程和质量要求,并对监理和过程咨询的监督工作提出明确的意见与建议。
6、严格执行施工签证制度,控制工程变量。
7、加强隐蔽工程管理,及时组织隐蔽工程验收,并收集相关影相资料存档。
8、认真组织工程竣工验收,对工程缺陷提出《整改意见书》。
9、工程竣工后,协助施工单位在30日内上报工程竣工决算,并提供完备的竣工资料,报学校基建改造工作领导小组审核,报学校纪监审办审计。
10、项目管理员建立检查台账登记制度,每天不少于三次施工现场的检查。
施工材料管理
1、坚持按招标文件、合同等规定严把工程材料关,工程所需主要材料入库须有项目负责人签证和质监部门专业检测报告。
2、项目管理员对主要材料施工前进行检查,并定期检查和监控,做好相关检查记录。
对检测到的不合格材料情况,在12小时内报告部门主管领导,采取限期更换、停工等措施。
3、建立工程材料资料档案,施工单位材料员对材料的选定采购、样品及验收进行规范的文字记载。
4、因设计变更而引起材料价格调整,维修管理部组织监理、学校计财处、纪监审办、资产与基建管理处等部门组成材料价格考察小组,及时确定相关材料价格。
施工资料档案管理
1、工程档案资料按项目收集。
2、报告、批文、设计资料、图纸由报批人和委托人收存。
设计变更、合同,监理文件、竣工图各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等均由项目负责人收存。
3、工程完工交付使用后一个月内将全部工程档案收集后按规定装订成册,送交学校档案室存档。
材料采购管理
1、材料采购原则上每月一次,特殊急需用材可应急采购。
2、供应(采购)部门应提供市场维修材料的品名、型号、价格清单。
3、材料使用部门根据实际情况每月填报申请维修材料采购计划,经部门负责人签批后,由维修管理部主任签批采购。
4、仓库管理员当日申报的材料采购单、采购中心须在二日内保证材料供应到位。
5、仓库管理员严格验收入库材料质、量。
6、控制材料库存,避免库存积压。
7、做好每月材料采购与领用情况报表。
材料申领管理
1、严格执行材料领用制度。
2、物业、公寓中心水电工、木工领用材料须主管审核签字。
3、维修更换及损坏的物品由仓库管理员与维修管理部、监控部共同处理。
组织施工管理
1、各中心提出申报,维修管理部门主任签批,大项目须分管处长签批,再实施。
2、应急零星维修项目管理员接单当日做好预算费用测算和限期修复工作。
3、做好台帐登记与汇总,做到日清月结。
4、应急零星维修项目申请单实施后,由项目管理员在次月5号汇编月报表交部门财务与档案管理员。
维修反馈管理
1、应急(泥工、补漏属于维修管理部工作范畴)零星维修项目安排前与修复后由项目管理员核实并请使用部门签名认可,项目管理员把修复信息及时反馈使用部门,确保正常使用。
2、遇到紧急电话需抢修的内容先安排实施,再由使用部门补报相关申请手续,以确保使用部门的正常工作。
验收、结算审计管理
1、施工方每月统计应急零星维修工程量和确认单,由施工方在次月5日汇编月报表交报后勤保障处维修管理部,每月6日(遇国定假日和双休日顺延)组织零星维修项目现场竣工验收确认工作。
2、每半年组织应急零星维修工程结算审定工作。
合同签订与履行监督管理
1、负责拟签合同合法性审查,工程建设合同符合国家颁布的《经济合同法》等相关规定。
2、负责组织各项合同的谈判工作,组织合同会审、会签,会签时间不超过10个工作日,会签原稿需存档。
3、负责合同资料收集整理,立卷归档,发送合同,建立合同台帐。
4、负责合同履行情况的检查监督,组织合同纠纷的处理,办理合同变更、解除、终止等工作。
5、负责组织对施工队伍的调查、审核、登记等工作。
6、负责牵头审定工程保修金,合同履约保证金的收退和合同奖罚工作。
7、负责合同管理、监督的日常工作。
维保管理
1、工程项目竣工交付使用一个月内,发放用户回访调查表,五个工作日内落实工程存在缺陷解决办法。
2、采用转单方式通知施工方工程缺陷,由施工方解决后填写转单的有关内容,经用户签字认可的转单汇齐后交项目负责人审查,作为对施工方履行质量保证责任的考核内容之一。
3、对屋面防水等季节性内容,要求在雨期后进行用户回访
财政预算编制
1、服从校园总体规划,从实际出发,正确处理局部与整体的关系,切实保护和改善校园环境。
2、配合学校计财处、资基处合理编制校园维修年度财政预算,报学校主管部门审核。
工程款项结算
1、严格按合同条款支付各项工程款、质保金,严格执行财务结算会签制。
2、在施工过程中由合理变更需要增加的费用,原则上在工程竣工决算后支付。
如因变更涉及金额较大确需支付部分费用,对变更部分的费用编制预算,经计财处、纪监审办、招标办联合审核后签订补充合同,工程竣工决算前支付比例不得超过补充合同金额的50%。
3、经决算审计后,凭工程竣工验收合格通知单、审计(审核)报告等相关资料七日内办理结算手续。
4、工程结算审核费用不得超过合同价10%。
5、建立合同台帐、工程款支付情况表和修缮经费使用报表。
物业管理中心管理与服务标准
教室清洁标准
1、地面、课桌椅、窗台、讲台等无灰尘、无污迹、无口香糖胶迹、无积水、无痰迹、无杂物、无烟头。
课前要保持干净,课后要及时清理课桌、抽屉、地面垃圾。
2、地面每天湿拖1次,课桌椅、窗台、讲台等湿擦1遍。
3、门窗玻璃无污迹、无乱张贴物、无球印。
4、墙面无乱张贴物,及时处理前面陈旧字迹。
每学期统一处理1次。
5、黑板版面每天早上擦拭干净,板槽内无粉尘等。
6、垃圾桶满2/3以上要倒垃圾,出现异味需及时清理。
7、专业教室原则上不负责打扫。
卫生间清洁标准
1、便池内外原则上洁白无锈、无尿碱、无味。
2、无堆积便纸,地面无污垢、无积水。
3、便池如长流水现象及时报修或关闭。
4、地面四边、四角无积尘、洁净,地面无垃圾、无积物。
每天湿拖3次以上。
5、天窗、玻璃、管道洁净。
窗台灰层每天湿擦1次。
6、吊顶、灯泡无吊灰、蛛网、灰尘。
7、墙壁保持干净、卫生。
每学期墙面至少清洗1次。
洗刷间清洁标准
1、水槽内外洁净、无污垢、无积物,槽内、地面无剩饭菜等杂物。
2、玻璃、镜面保持干净整洁。
3、配置倒茶渣容器1只,过滤网1个。
4、地面清洁、无积水、无杂物。
墙壁洁净无破损。
5、水池不应有高于15公分的溅水情况。
走廊清洁标准
1、地面每天清扫、湿拖2次,走廊无垃圾、无污垢、无积水、无灰尘、无死角,地面见本色、四角四边无积尘。
2、走廊地面、门窗、墙壁、吊顶保持干净,墙角无蛛网。
3、走廊无杂物,无拖把、畚箕、水桶,发现杂物及时清理。
4、开关、门把、门板每天擦1遍。
5、玻璃、过道窗台等,每学期至少在期初和期末各湿擦1次。
楼梯通道清洁标准
1、地面每天清扫、湿拖1-2次,保持清洁、无灰尘、无死角。
2、台阶由上至下,由外之内,无杂物、无积水、无烟蒂、无死角。
3、扶手湿擦1次,保持无灰尘,无污垢、见本色、洁净。
4、门窗玻璃干净,顶棚无蛛网。
5、墙壁干净,无损伤,无灰尘,无字迹。
6、花墙无挂灰、洁净见本色。
教工集体宿舍(公寓)管理
1、走道卫生每天清扫1次,校内公寓要求清扫和湿拖。
2、公共厨房间,应督促用户卫生保洁,要求每周清扫1次。
3、垃圾桶每天清倒1-2次。
4、管理员每天检查1次以上,及时清理走廊杂物堆放,发现私拉电线及时上报。
5、走廊地面、门窗、墙壁、吊顶干净,墙角无蛛网。
6、严格审批大功率电器使用的情况,每学期组织水电工1次以上违章电器检查。
行政办公室
1、每天上班前,完成特定办公室的卫生及开水供应。
2、走廊地面、门窗、墙壁、吊顶、灯泡保持干净,墙角无蛛网。
3、无特别要求,原则上办公桌椅每天湿擦1次。
4、门窗玻璃每周擦洗1次以上,安排在节假日擦洗。
5、无特别要求,未经许可,不得随意翻阅、整理办公桌上的文件、书籍等材料。
6、地板每天拖1次,绿化盆景、装饰品、植物叶子定期擦洗。
7、办公室钥匙要专人保管,不得随意给其他同志使用或开门。
图书馆公共部位
1、主要负责公共部位卫生,走廊地面、门窗、墙壁、吊顶、灯泡保持干净,墙角无蛛网。
2、早上开馆前地面湿拖1次后,全天用尘推进入循环保洁。
3、厕所卫生每天清洁3次以上,始终保持干爽、无异味、无灰尘、无蜘蛛网。
4、落地玻璃、门窗玻璃每周清洗1次以上。
灯清洁标准
1、灯泡无吊灰、无蛛网。
2、视情况而定,每学期擦试一次。
道路等室外清洁标准
1、地面无杂草、表苔、泥土、砖头、废纸、烟头等垃圾、停车场过道无垃圾。
上班期间要求动态保洁和循环保洁。
2、每天无缝清扫1遍,主干道必须在上午7:
40前完成无缝清扫,90%以上道路要求达到无沙粒、泥浆。
3、100平方米中不得超过2处杂草或烟蒂。
4、雨蓬内无蛛网及各类生活垃圾,建筑物上无尘垢,清扫1次/天。
雨棚顶部垃圾每季度清扫1次,保证整体干净。
楼宇排水檐沟每月检查并清理一次。
5、道路窨井有满溢现象及时清理。
每学期清理疏通一次。
露天垃圾桶清洁标准
1、垃圾桶表面要无污物、无痰迹、无尘土、保持干净整洁。
2、垃圾桶周围不得堆积垃圾及杂物。
3、清掏出箱内的垃圾,直接运到密闭式清洁站,不得随意倾倒。
4、垃圾箱表面要保持整洁、清除小广告,及时关好门,丢失损坏要及时维修、更换。
绿化带清洁标准
1、每日清扫1次绿化带。
2、草地上无生活垃圾、建筑垃圾,草皮上无枯枝落叶。
3、秋冬季节或落叶较多季节适当增加清洁次数
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