第3章Word 文字处理软件文档格式.docx
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例如工具栏的布局与定制、字体的设置、段落的设置、复制与粘贴、撤销与恢复、查找与替换、拼写与语法检查等。
这样,用户只需要熟练掌握其中一种应用软件的操作,那么其他应用软件的操作就很容易掌握了。
在后续的学习中,一定要注意各应用软件中操作方法的类比,做到举一反三。
Office2003应用软件都可以采用如下的方法启动与退出。
1.启动Office2003应用软件
Office2003应用软件的启动方法其实很简单,如果你记住了表3——1中各应用软件的图标,那么,在出现该图标的任何地方通过双击或单击操作,都有可能启动该应用软件。
具体来说,一般有以下几种方法:
①双击桌面上的应用软件快捷图标。
图3——1 “运行”应用程序
②单击任务栏上“快速启动”栏内的应用软件快捷图标。
③选择“开始|所有程序|MicrosoftOffice”菜单项中相应应用软件图标或名称。
④选择“开始|运行”,在如图3——1所示的“运行”对话框中输入表3——1所列出的应用软件的应用程序文件名,可以不输扩展名,单击“确定”按钮。
⑤在Office2003默认安装目录C:
[HZ(rogramFiles[ML(icrosoftOffice[ZB(ffice11下,找到具有相应应用软件图标或文件名的文件,双击该文件。
⑥在“我的电脑”或“资源管理器”窗口中,双击任何位置下具有相应应用软件图标的文件都可启动该应用软件并打开此文件。
其中,采用前面5种方法启动应用软件后,应用软件将会建立一个新文档,新文档的命名方法为:
文档类型+序号。
例如,Word2003为“文档1”,Excel2003为“Book1”。
2.退出Office2003应用软件
退出Office2003应用软件的方法有:
①选择“文件|退出”菜单项。
②单击应用软件窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。
③双击应用软件窗口标题栏左侧的图标。
④单击应用软件窗口标题栏左侧的图标或者右键单击应用软件窗口标题栏,在随后弹出的“控制菜单”中选择“关闭”。
⑤使用快捷键Alt+F4。
不管使用哪种方法退出应用软件,如果当前打开的文件中有修改后尚未保存的,应用软件都会出现一个提示窗口,提醒用户哪一个文件尚未保存,并询问用户是否需要保存该文件,如果需要保存,选择“是”按钮,应用软件保存文件后退出;
如果不需要保存,选择“否”按钮,应用软件直接退出;
如果不想退出应用软件,选择“取消”按钮。
如果是一个新文档初次存盘,则选择“是”按钮后,应用软件将打开一个“另存为”对话框,要求用户指定文档保存位置并输入文档的文件名。
3.2 认识Word2003
3.2.1 Word2003的窗口组成
启动Word2003后进入如图3——2所示的窗口界面,该窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑区、状态栏和任务窗格等组成。
图3——2 Word2003窗口
1.标题栏
Word2003窗口的标题栏上显示了当前正在编辑的文档的文件名以及应用软件的名称。
2.菜单栏
Word2003菜单栏提供了“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”共9个菜单。
缺省情况下,菜单栏以停靠的方式显示在Word2003窗口上部。
将鼠标指针移动到菜单栏左侧的
上面,当鼠标指针变成粗体十字箭头时,按住鼠标左键并拖动,可以将菜单栏更改为浮动窗口显示,可以悬浮在Word2003窗口中的任意合适位置,但当将其移动到Word2003窗口的上、下、左、右边界位置时,菜单栏将重新设置为停靠方式。
值得注意的是,某些菜单项在打开时最下面会显示一个符号
,表示当前显示的只是该菜单的部分常用或最近使用过的菜单选项,而非全部选项,如果需要使用其他的菜单选项,可以将鼠标指针移到
上停留片刻或者单击,即可打开该菜单的全部菜单选项。
如图3——3所示,左图是“格式”菜单只显示部分菜单选项的模式,右图则是“格式”菜单显示完整菜单选项的模式。
图3——3 “格式”菜单的两种显示模式
另外,在菜单栏的右侧有一个下拉列表框,在该下拉列表框中输入需要帮助的问题的关键字,按Enter键,则Word2003即会在任务窗格显示查询到的相关帮助信息,如图3——4所示,这是获得Word2003帮助的快捷方法。
图3——4 利用菜单栏获取帮助信息
图3——5 工具栏
选择菜单
3.工具栏
Word2003的所有功能都可以通过菜单操作来完成,为了更方便、快捷地使用这些功能,Word2003提供了许多工具栏,工具栏上的每个按钮都与一定的功能相对应。
同菜单栏一样,工具栏也可以设置为停靠或浮动窗口显示方式。
工具栏可以根据自己的需要和爱好进行定制。
选择“视图|工具栏”菜单项,或者在菜单栏/工具栏的任意位置右键单击鼠标,都可以打开如图3——5所示的快捷菜单,单击其中的工具栏名称,则可以打开/关闭该工具栏。
已打开的工具栏名称左侧会显示一个符号
。
Word2003默认在窗口中显示“常用”、“格式”和“绘图”三个工具栏。
在每个工具栏的右侧都有一个“工具栏选项”按钮
,单击该按钮可以打开如图3——6所示的下拉菜单。
如果工具栏中的按钮一行无法显示完全,则“工具栏选项”按钮变为
,单击该按钮可以看到所有没有显示出来的按钮。
选择“在一行内显示按钮”可以将“常用”工具栏和“格式”工具栏在一行显示,同时该菜单项变为“分两行显示按钮”。
选择“添加或删除按钮”,会弹出一个与该工具栏相关的子菜单。
例如,“常用”工具栏的“添加或删除按钮”子菜单对应的是“常用”选项,其中列出了“常用”工具栏中所有按钮的名称,当前显示在“常用”工具栏中的按钮名称前有一个符号
,单击这些按钮名称可以设置在“常用”工具栏中是否显示该按钮。
图3——6 “工具栏选项”菜单
(1)“常用”工具栏
“常用”工具栏如图3——7所示,包含了文档打开、保存、复制、粘贴以及插入表格等工具按钮,常用的一些按钮的功能如表3——2所示。
图3——7 “常用”工具栏
表3——2 “常用”工具栏按钮功能
按钮
按钮功能
[XCXJ.tif
新建一个空白文档
[XCCJLJ.tif
插入超级链接
[XCdk.tif
打开文档
[XCbgbk.tif
打开/关闭“表格和边框”工具栏
[XCbc.tif
保存当前文档
[XCcrbg.tif
插入表格
[XCyjfs.tif
启动电子邮件发送程序
[XCexcel.tif
插入Excel工作表
[XCDY.tif
按当前打印设置打印当前文档全部页面
[XCFL.tif
分栏
续表
[XCDYYL.tif
打印预览
[XCWZFX.tif
更改文字方向
[XCCWJC.tif
拼写和语法错误检查
打开/关闭“绘图”工具栏
[XCJQ.tif
剪切
[XCJGT.tif
文档结构图
[XCFZ.tif
复制
[XCBJBJ.tif
显示/隐藏编辑标记
[XCZT.tif
粘贴
显示比例
[XCGSS.tif
格式刷
[XCBZ.tif
MicrosoftOfficeWord帮助
撤消
阅读视图
恢复
(2)“格式”工具栏
“格式”工具栏如图3——8所示,包含了字体、字号、段落对齐方式和项目符号等格式与段落设置及排版工具按钮,常用的一些按钮的功能如表3——3所示。
图3——8 “格式”工具栏
表3——3 “格式”工具栏按钮功能
打开/关闭右侧“样式和格式”窗格
行距
样式
项目编号
字体
项目符号
字号
减少缩进量
加粗
增加缩进量
倾斜
[XCTCXS.tif
突出显示
下划线
字体颜色
字符加框
拼音指南
字符底纹
带圈字符
字符缩放
增大字体
两端对齐
缩小字体
居中对齐
上标
右对齐
下标
分散对齐
(3)“绘图”工具栏
缺省情况下,“绘图”工具栏位于Word2003窗口的下方。
“绘图”工具栏如图3——9所示,包含了插入图形、文本框、艺术字、图片、线条、箭头等工具按钮,常用的一些按钮的功能如表3——4所示。
图3——9 “绘图”工具栏
表3——4 “绘图”工具栏按钮功能
弹出如图3——10所示菜单,对绘图对象进行编辑操作
插入剪贴画
选择对象并移动图形对象
插入图片
弹出如图3——11所示菜单,插入自选图形
填充颜色
绘制直线
线条颜色
绘制箭头
绘制矩形
线型
绘制椭圆形
虚线线型
插入水平文本框
箭头样式
插入竖排文本框
阴影样式
插入艺术字
三维效果样式
图3——10 “绘图”菜单
图3——11 “自选图形”菜单
4.文档编辑区
文档编辑区位于Word2003窗口的中心位置,默认为白色背景,在文档插入位置有I形光标闪烁,Word2003的文档输入和编辑等操作都要在文档编辑区完成。
如图3——2所示,文档编辑区四周有标尺、滚动条、视图选择按钮。
①标尺。
选择“视图|标尺”菜单项,可以打开/关闭标尺的显示。
使用标尺可以查看文档的高度和宽度,用鼠标拖动标尺上的滑标可以调整段落缩进、页边距、表格行高/列宽以及栏宽等。
②滚动条。
用于上下或左右翻滚页面,以查看窗口中无法显示完全的内容。
在垂直滚动条的下方有“选择浏览对象”按钮
缺省情况下,Word2003按页浏览,则其上、下的两个按钮
和
用于上、下翻页。
单击“选择浏览对象”按钮,可以打开如图3——12所示的菜单,用于设置浏览对象,当选择了其他浏览对象时,上下翻页的按钮变成蓝色,例如当选择了“按图形浏览”后,上下翻页的按钮可以用于在文档中所有的图形对象间切换。
图3——12 “选择浏览对象”菜单
③视图选择按钮。
用于选择Word2003的5种视图方式,包括普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图。
各种视图方式的具体操作将在3.2.3节中介绍。
5.任务窗格
任务窗格是Office应用程序中提供完成某些功能的快捷方式,如“开始工作”,“Word帮助”等窗格。
它的位置适宜,占用区域不大,可根据需要关闭或打开。
6.状态栏
状态栏位于Word2003窗口的底部,如图3——13所示,显示了当前文档的一些信息,从左往右依次为:
当前文档所在页数、节数、光标所在页/总页数、光标垂直位置、光标所在行、列数。
另外,状态栏中还显示了一些特定命令的工作状态,如录制宏、修订、扩展、改写以及当前所使用的语言、拼写和语法状态等。
当这些命令正处于工作状态时,其对应的按钮呈黑色字体显示,否则呈灰色字体显示。
图3——13 状态栏
3.2.2 Word2003的视图
Word2003提供了5种不同的版式视图:
普通视图、Web版式视图、页面视图、阅读版式视图、大纲视图,以满足不同编辑状态下的需要,选择适当的视图可以提高工作效率,节省工作时间。
使用视图选择按钮或选择“视图”菜单,可以切换当前文档视图。
5种视图方式的介绍如表3——5所示。
表3——5 Word2003的视图
视图方式
视图说明
普通视图
一种简化的页面布局,没有垂直标尺,页与页之间的分隔以一条虚线表示。
只显示文字格式设置及简化的版式设置,看不到背景、图文框、文本框及页眉页脚等,能够尽可能多地显示文档内容,可以快速地输入和编辑文字。
Web版式视图
与浏览器中的显示完全一致,可以编辑用于Internet发布的文档,不显示标尺,不分页,不能插入页码。
页面视图
Word文档编辑最常用的一种视图方式,可以看到图文混排的效果,与最终打印出来的效果完全相同。
在页面视图下,可以编辑文档中的所有对象,包括页码、页眉页脚、文本框、表格等。
阅读版式视图
模拟书本阅读的方式,同时将连续的两页显示在一个版面上,使得阅读文档十分方便。
在阅读版式视图下,会打开“阅读版式”工具栏,可以方便设置阅读的方式,如是否显示组织结构图、是否多页显示等。
大纲视图
将文档以结构层次显示,可以方便地查看文章的大纲层次。
Word文档的段落格式有两种:
一种是正文文本,一种是大纲文本。
在大纲视图下,会打开“大纲”工具栏,使用它可以对文件的结构进行编辑。
3.3 Word2003的文档编辑
3.3.1 新建或打开Word文档
图3——14 “新建文档”任务窗格
1.新建Word文档
新建Word文档有3种方法:
①启动Word2003时自动创建一个空白的Word文档。
②单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮。
③选择“文件|新建”菜单项,打开如图3——14所示的“新建文档”任务窗格。
除了能够新建空白文档以外,还可以选择新建XML文档、网页文档等。
选择“本机上的模板”,打开如图3——15所示的“模板”对话框,在各个选项卡下,分类列出了Word2003提供的各种类型的模板文件,选中所需的模板,单击“确定”按钮,即可以该模板文件为模板新建文档,其扩展名为.doc。
如果选中对话框右下角的“模板”单选按钮,则新建的不是文档文件,而是模板文件,其扩展名为.dot。
图3——15 “模板”对话框
2.打开Word文档
要继续编辑已经存在的Word文档,可以单击“常用”工具栏上的“打开”按钮
,也可以选择“文件|打开”菜单项,在弹出的如图3——16所示的“打开”对话框中,在左上角的“查找范围”下拉列表中选择所需打开文档所在的驱动器、网络地址或文件夹(包括历史、我的文档、桌面、收藏夹和共享文档等),在文件(夹)列表框中选中所需的文档名称,单击“打开”按钮即可打开该文档。
如果单击“打开”按钮右侧的下拉按钮,还可以选择“以只读方式打开”或“以副本方式打开”文档。
“以只读方式打开”的文档只能读取,不能进行修改操作;
“以副本方式打开”文档可以创建并打开该文档的一个副本,所有操作都在副本上进行,而原文档保持不变。
图3——16 “打开”对话框
3.3.2 在Word文档中输入数据
1.录入文字
在Word2003文档编辑区有一个闪烁的I形光标,用户输入的文字都插入在光标所在位置,即“插入点”。
按键盘上的Backspace键,可以删除插入点前面的一个字符,按键盘上的Delete键,可以删除插入点后面的一个字符。
用鼠标在所需插入位置单击即可定位插入点,通常Word都是从页面的左上角开始输入文字的。
如果想从页面的任意位置开始输入文字,可以将鼠标移动到所需位置双击,插入点会自动移动到此处,并在前面自动插入回车、空格符号。
使用键盘上的编辑键也可以移动插入点,表3——6列出了常用的移动插入点的键盘操作。
表3——6 插入点移动键盘操作
按键
插入点变化
↑、↓、←、→
上、下、左、右移动
PageDown
向下翻页
Home
移动到当前行首
Ctrl+Home
移动到文档头
End
移动到当前行尾
Ctrl+End
移动到文档尾
PageUp
向上翻页
注意:
①状态栏上的“改写”显示了当前的“插入/改写”编辑模式。
当“改写”为灰色时,表示当前处于“插入”状态,新键入的字符将插入到插入点所在位置,插入点及其以后的字符会自动后移。
当“改写”为黑色时,表示当前处于“改写”状态,新键入的字符会覆盖插入点所在位置的字符。
按键盘上的Insert键或者双击状态栏上的“改写”可以切换“插入/改写”模式。
②在进行文字录入时,不需在每一行的行尾按Enter键来控制换行,Word2003文本编辑是自动换行的。
只有在每一段结束时才需要按Enter键,在段尾插入一个段落标记,新的一段开始。
该标记仅在页面上显示,可以使用户很清楚地看到每个段落的划分,文档打印时不会被打印出来。
选择“视图|显示段落标记”菜单项,可以控制是否显示段落标志。
段落标记表示一段的结束,与键入的其他字符一样也可以被删除。
当删除一个段落标记时,其后续的段落会合并到本段来。
如果要划分段落,只需在划分处按Enter键插入一个段落标记即可。
2.输入标点符号与特殊符号
除了键盘上提供的一些符号可以直接输入以外,选择“视图|工具栏|符号栏”选项,打开如图3——17所示的“符号栏”工具栏,可以输入常用的一些标点符号与特殊符号。
图3——17 “符号栏”工具栏
还可以选择“插入|特殊符号”菜单项,打开如图3——18所示的“插入特殊符号”对话框,或者选择“插入|符号”菜单项来插入更多的符号。
图3——18 “插入特殊符号”对话框
图3——19 “日期和时间”对话框
3.输入日期和时间
在Word文档中可以直接从键盘输入日期。
如果要输入系统当前日期,可以选择“插入|日期和时间”菜单项来简化操作,如图3——19所示,在“日期和时间”对话框中可以方便设置日期的显示格式、是否使用全角字符显示日期数字。
如果选中右下角的“自动更新”复选框,则插入的日期和时间还会随着系统时间的改变而自动更新,使得显示和打印的总是当前的系统日期和时间,适用于通知、信函等文档。
4.控制分页
Word2003根据文档内容自动控制分页,选择“格式|段落”菜单项,选择“换行和分页”选项卡,如图3——20所示,可以设置Word2003自动分页的方式:
图3——20 “段落—换行和分页”对话框
①孤行控制。
控制段落的第一行或最后一行不单独出现在上一页的底部或下一页的顶部。
②与下段同页。
控制当前段落与下一段位于同一页。
③段中不分页。
控制整个段落位于同一页,否则将整段移到下一页。
④段前分页。
在选定段落前插入分页符
选择“插入|分隔符”菜单项,打开如图3——21所示的“分隔符”对话框,选中“分页符”单选按钮,单击“确定”按钮则插入一个手动分页符,从当前插入点位置开始分页。
图3——21 “分隔符”对话框
5.插入分节符
Word2003的某些排版设置,如页边距、页眉和页脚、分栏和页码编排等都是以整篇文档为单位设置的,如果一篇文档需要不同的设置,例如一篇文档,第1面是封面,不需要页码,第2面至第5面是目录,需要从1至4编排页码,第6面以后是正文,又需要从1开始编排页码,则可以将文档分为3节,每一节设置不同的页码。
又如一篇文档,每一章的页眉都是本章的标题,则可以将文档按章分节,每一节设置不同的页眉页脚。
在如图3——21所示的“分隔符”对话框中,可以看到分节符分为4种类型:
①下一页。
插入一个分节符,新节从下一页开始
②连续。
插入一个分节符,新节从同一页开始
③偶数页。
插入一个分节符,新节从下一个偶数页开始
④奇数页。
插入一个分节符,新节从下一个奇数页开始
6.插入另一个Word文档
选择“插入|文件”菜单项,在打开的“插入文件”对话框中选择需要插入的Word文档,单击“插入”按钮,可以将指定的Word文档文件的内容插入到当前编辑的Word文档的插入点位置,避免了重复输入,节省了时间。
3.3.3 Word文档的常用编辑操作
1.选定文本
实际编辑过程中,往往需要针对文档的某一部分进行操作,这就需要选定文本。
被选定的文本会以反色高亮度显示,以区别于其他文本,其后所做的任何操作只作用于选定的文本。
选定文本的方法很多,不需要全部掌握,只要熟记几种常用的操作即可,用鼠标无疑是最方便快捷的方式,表3——7列出了常用的选定文本的方法。
表3——7 选定文本的常用方法
选定范围
选定方法
任意连续文本区域
按住鼠标左键从开
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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- 第3章 Word 文字处理软件 文字处理 软件