档案管理作业指引文档格式.docx
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4.2行政管理部是集团档案工作的归口管理部门,其在档案管理方面的主要职责:
4.2.1主管集团档案工作,执行档案决策委员会对集团档案工作的统筹规划,计划安排,组织协调和重大档案活动的决定;
4.2.2根据国家及地方档案工作方针、政策、法律、法规和华荣档案管理规定制订和组织实施集团档案工作制度,并负责监督、指导和检查各部门执行情况;
4.2.3监督、检查、指导总部、项目公司档案材料的形成、积累、整理、归档等档案业务工作,定期组织总部、项目公司配备的专兼职档案人员开展档案业务活动;
4.2.4负责接收(征集)、集中统一保管集团的全部档案;
4.2.5编纂档案史料,开发档案信息资源,为总部、各项目公司提供档案利用服务;
4.2.6逐步实现档案管理现代化,开展文件、档案、图书、资料、情报信息的整体化建设,建设知识管理工程,加强信息交流,以达信息资源共享;
4.2.7办理其他交办的档案工作任务。
4.3项目公司配备档案管理人员具体负责项目公司的档案管理工作,主要职责:
4.3.1对项目公司各部门形成的文件及承建项目的勘测、设计、施工、监理等单位所形成的项目建设档案管理实行监督、检查、指导;
4.3.2负责项目公司各类档案的收集、整理、鉴定、统计和保管;
4.3.3编纂档案史料,开发项目公司档案信息资源,为项目公司提供档案利用服务;
4.3.4负责向集团总部档案管理人员移交应移交的档案。
4.4集团总部和项目公司各部门需指定专人担当兼职档案管理专员,积累、整理本部门应归档的材料,按要求及时归档,主要职责:
4.4.1负责本部门现行活动中形成的文件材料的跟踪收集、督促本部门相关人员交回或登记相关文件材料,将文件材料形成纳入档案管理,并及时进行文件的预整理;
4.4.2编制归档文件清册,按时向集团、项目公司档案管理专员移交归档文件,办理归档手续。
5.管理内容
5.1档案收集和归档
5.1.1集团档案工作坚持谁经办谁归档的原则,在集团各项活动中形成的档案,必须由经办部门收集、由部门兼职档案管理人员在规定时间内移交集团档案管理专员集中管理。
5.1.2任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档,工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚,部门领导签字认可,不得擅自带走或销毁任何档案
5.1.3多个部门共同参与事项所形成的档案材料,由主办部门负责档案的收集、整理、归档。
5.1.4归档的文件材料,必须满足以下要求:
1)办理完毕的;
2)文件书写和载体材料应耐久保存;
3)完整、准确、系统,具有保存利用价值;
4)经过系统整理,符合规范,归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
5)并办理归档手续。
5.1.5集团档案可以分为十二大类:
行政类、经营决策类、营销策划类、财务管理类、人事管理类、工程项目类、设备类、销售合同类、供应商类、会计核算类、员工人事类、特种载体档案类等。
5.1.5.1行政类档案是指集团总部以及项目公司的行政、事务管理,收发文、资质、法律事务等档案,收集与归档规定如下:
1)集团行政管理部负责收集集团总部及下属公司的大事记、机构设置、工商登记,商标、专利、资质证照和总部的会议材料,工作计划、总结,各类收发文,法律事务、监察文件材料,党、工、团文件,由经办人员在办理完毕后进行预整理交档案管理人员统一管理;
2)运营管理部负责收集管理制度,由经办人员预整理后交兼职档案管理人员保管;
3)项目公司办公室负责收集项目公司的收发文,以及项目公司和各部门的工作计划、总结、报表、会议材料,并由经办人员在办理完毕预整理后交专职档案管理人员统一管理;
4)行政管理部、运营管理部经部门总经理审核同意,项目公司办公室经项目公司总经理审核同意,于第二年第二季度分别集中系统整理上年所形成的行政类档案。
集团总部行政类档案经档案管理人员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交。
项目公司行政类档案,在项目结束3个月内向集团行政管理部移交。
5.1.5.2经营决策类档案是指集团战略发展规划、经营计划与指标文件,决策委员会各种重大会议决议等档案,收集与归档规定如下:
1)运营管理部负责日常经营决策文件的收集工作,并由经办人员预整理后交兼职档案管理人员保管;
2)经营决策类档案由运营管理部于第二年第二季度集中整理,经部门总经理审核同意,集团档案管理专员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交归档。
5.1.5.3营销策划类档案主要包括市场调查、产品策划、营销策划、广告宣传、销售文件、客户调查资料,以及其他有保存与利用价值的营销策划资料等,收集与归档规定如下:
1)集团营销策划部负责市场调查、产品策划、营销策划、销售计划、统计、台账等文件材料的收集与归档,并在销售期内保存相关档案;
2)项目公司营销部负责广告宣传、销售依据性文件、客户调查资料,以及其他有保存和利用价值的营销策划资料的收集与归档,并在销售期内保存相关档案;
3)营销策划文件形成后,由营销策划人员预整理后交部门兼职档案管理人员,系统整理后统一移交项目公司档案管理人员归档保管;
4)销售文件包括销售计划、定价、折扣标准等形成后将正本交由集团总部、项目公司档案管理人员保管,所有销售档案在项目结束后3个月内统一移交集团行政管理部归档保存。
5.1.5.4财务管理类档案主要包括财务制度、国家、省、市财务税收等方针政策、规定、办法、融资合同、审计报告、固定资产管理台账等,由集团财务管理部兼职档案管理人员负责收集、整理,经财务管理部总经理审核同意,集团档案管理人员检查合格后于第二年的二季度按规定向集团行政管理部归档。
5.1.5.5人事管理类档案包括人事工作各种规程、计划、总结,以及关于人事、组织架构管理方面各种文件,收集与归档规定如下:
1)集团人力资源部负责收集和保管集团总部、项目公司人事、组织架构管理方面的文件,各种人事工作规程、计划、总结等;
2)项目公司办公室负责收集和保管项目公司内部关于人事、组织架构管理文件,项目公司各种人事工作规程、计划、总结等;
3)人事文件办理完毕后由经办人预整理后移交部门兼职档案管理人员统一管理;
4)人力资源部的人事管理档案于第二年第二季度集中整理,经人力资源部总经理审核,于6月底前按规定向集团档案管理人员移交归档;
5)项目公司的人事管理档案于第二年第二季度集中整理,经项目公司总经理审核,档案管理人员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交归档;
5.1.5.6工程项目类档案包括有前期立项审批、勘测设计、施工、监理、竣工等文字材料与科技文件,收集与归档规定如下:
1)项目公司报建主管负责收集工程项目立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件,在文件办理完毕预整理后立刻交项目公司档案管理人员归档;
2)成本管理部门负责合同收集、整理、生效后即归档正本;
3)项目公司成本部负责收集项目工程投资估算,工程设计概算,施工、施工图预算,工程决算等工程财务文件,并在项目竣工后整理移交项目公司档案管理人员保管;
4)项目公司工程部负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理,在撤离前或竣工后移交归档,编制建设、施工、监理等单位、负责人名单,在工程建设过程中的联系单、记录和相关文件,整理后移交项目公司档案管理人员保管;
5)项目竣工验收时,由项目公司工程副总负责组织项目公司工程部相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核,通过后形成多套项目竣工工程档案,并提请地方档案管理部门进行档案专项验收,档案专项验收通过后由项目公司档案管理人员保管;
6)项目公司档案管理人员要积极配合工程竣工验收,在竣工验收时按工程副总的要求提供其使用,工程竣工验收后,对工程档案及竣工验收文件材料进行系统整理,3个月内将完整成套的工程档案移交集团档案管理人员归档保管,周期过长的可分阶段归档。
5.1.5.7设备管理类档案包括有上固定资产的办公设备、运输车辆、生产设备的技术文件,由设备管理部门兼职档案员参与收集开箱记录与照片、随机技术文件,试运行测试、维护记录等,即时归档。
5.1.5.8销售合同类档案由项目公司营销部负责房地产销售合同的收集与归档,具体经办人在销售合同签署生效后移交部门兼职档案管理人员,由其负责在统一移交项目公司档案管理人员归档,其中一份正本移交集团档案管理人员归档。
5.1.5.9供应商档案由采购管理部负责建立供应材料关系厂家的档案收集与归档,经办人应收集供应商基本情况、资质、产品合格证、质量检测材料,合同、协议等,合同签订后归档。
5.1.5.10会计核算类档案主要包括会计凭证类、会计账薄类、会计报告类和其他类,收集与归档规定如下:
1)集团财务管理部负责集团总部的会计凭证类、会计账册类、会计报表和其他类档案,以及项目公司上报的会计核算材料的收集与归档;
2)项目公司财务部负责项目公司会计凭证、账册、会计报告和其他类档案的收集与归档;
3)会计核算材料在办理完毕后由经办人整理向部门兼职档案管理人员移交,由其负责统一管理;
4)会计核算类档案由集团财务管理部、项目公司财务部负责保管一年,于形成的第三年第二季度按规定向集团档案管理人员归档。
5.1.5.11员工人事类档案主要包括员工进公司后形成的人事合同、福利保险、职务晋升、职称、奖惩等材料,收集与归档规定如下:
1)集团人力资源部负责收集和保管华集团总部权限范围内的员工的人事档案;
2)项目公司行政人事专员负责收集和保管项目公司权限范围内的人事档案;
3)集团人力资源部收集员工档案于第二年第二季度集中整理,经部门总经理审核同意,集团档案管理人员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交归档;
4)项目公司员工人事档案于第二年第二季度集中整理,经项目公司总经理审核同意,档案管理人员检查后于6月底前向集团行政管理部移交;
5)人事档案属机密档案,需按相关档案管理标准和规范随时形成随时归档。
5.1.5.12特种载体类档案包括照片、录音录像、磁光介质、电子文件、实物、证书等由各部门负责与文字材料对应一起收集与归档
5.1.5.13列为公司保密文件材料或价值重大的文件材料,包括各种证照的正本以及合同原件,应由经办部门随时形成随时将原件归档,集团总部、项目公司档案管理人员有责任随时监督、收集重要档案材料原件。
5.2档案管理
5.2.1集团总部、项目公司档案管理人员对归档的档案进行集中管理,对各类档案,应按照档案管理制度、业务标准和技术规范进行审核、鉴定、分类、整理、编目,具体操作实务可参见档案管理相关标准和规范。
5.2.2档案管理人员应研究和改进档案保护技术,做好档案保护工作,定期对历史档案进行监控,要及时修补、修复破损档案,建立和健全库房管理制度,加强温度湿度控制,落实防火、防水、防盗、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体和安全措施,确保档案的安全,延长档案的寿命。
5.2.3集团行政管理部档案管理人员要建立档案统计、库房安全检查体系,定期对档案的收进、移出、整理、保管、库存和档案利用情况与利用效果等各种数据进行统计分析,并按规定每年向集团总裁报送档案工作基本情况统计报表,每半年抽查一次项目公司、各部门档案工作情况,每两年对库存的档案全面检查一次。
5.2.4项目公司档案管理人员要按本制度做好项目公司的档案管理工作,并每季度向集团行政管理部上报档案工作情况,每年上报档案工作基本情况统计表。
5.3档案鉴定和销毁
5.3.1档案管理人员要做好档案价值鉴定,根据集团行政管理部制定的档案保管期限表划分档案保管期限。
5.3.2档案管理人员对已满保管期限、要及时向鉴定委员会提出重新鉴定的要求,定期判定档案的存毁,确需销毁的档案,要严格按档案鉴定销毁制度和有关程序执行,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
5.3.3档案鉴定委员会按照档案管理标准和规范对已超过保管期限的档案材料进行鉴定审核,对确无保存价值的档案材料要销毁处理,由档案管理人员编制销毁清册,编写销毁报告,在征求有关部门的意见后,报集团总裁审批
5.3.4集团总裁审批后确无保存价值的档案材料,由集团行政管理部和有关业务部门共同派人在指定地点按照集团档案销毁规定实施销毁。
5.3.5档案材料销毁后,监销人员应在销毁清册上签字,注明销毁的方式和日期,要在案卷目录上注明“已销毁”字样,并将批准销毁的报告和销毁清册归入全宗卷内。
5.4档案保密和利用
5.4.1集团全体员工都要认真学习贯彻《保密法》及《档案保密管理细则》规定,既保证档案实体的绝对安全,也保证档案所载信息的绝对安全。
5.4.2档案管理人员须按照相关档案机密程度,规范划分档案的不同秘级,确定开放档案与限制使用的档案,保证档案能充分地开放,为各项工作发挥积极的作用,同时又能有效地限制,维护集团与国家的利益的统一。
5.4.3开展多种形式的利用档案,按规定办理一定的手续,凡借阅档案者应填写《档案借阅审批单》并及时反馈档案利用效果,以便及时总结档案利用情况。
5.4.4档案管理人员应加强档案借阅的管理工作,档案的借阅实行分级审批,借阅者需爱护档案未经允许不得擅自摘录、拍照、复制等,借阅的具体规定见档案管理相关标准和规范。
5.4.5集团行政管理部应积极地多渠道、多形式地做好档案的开发利用,在不影响保密的前提下,各部门、项目公司可利用档案举办报告会、展览会,编纂综合性或专题性档案资料等,系统地开发,主动地提供档案信息,为现行的经营决策、开拓市场、提升科学管理、树形象、创品牌提供条件和基础。
5.4.6档案信息是集团信息的重要组成部分,是集团计算机网络建设的重要组成部分,集团运营管理部应建立档案计算机管理系统并纳入集团对应系统,加强数字化档案管理,积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。
5.4.7项目公司档案管理人员负责对项目公司所管档案进行开发利用管理。
6.支持性文件
无
7.相关纪录
7.1各部门档案归档范围
7.2《档案借阅审批单》
7.3《档案鉴定审批单》
各单位各部门文件归档范围一览表
编号:
HRZY-WI-XZ01-QR01
一、集团行政管理部文件归档范围
1、部门工作计划、总结、会议材料;
2、行政和后勤管理制度、工作流程;
3、集团工作计划总结、会议材料(总裁秘书负责);
4、总裁参加各类社会活动所形成的报道、剪报、录音、录像等(总裁秘书负责);
5、集团发展过程中总裁使用过的对公司发展有重大意义的物品(总裁秘书负责);
6、集团统计报表、内部发文、收文、大事记、简报;
7、行政监察工作的规定、工作总结、计划、内部投诉调查材料;
8、办公用品的采购审定与登记,车辆登记及维修记录;
9、来信来访登记及处理意见;
10、行政性固定资产登记、日常维护记录和清理统计表;
11、对外联络、合作单位和来宾接待、外事手续登记、统计表、办理记录;
12、档案工作计划总结、制度、工作会议、业务活动、培训记录、交接清册、档案统计表、利用登记、编研材料、档案鉴定报告、销毁报告、库房管理记录。
13、对外宣传工作计划、总结、策划方案、新闻发布、报道、剪报、录音、录像等;
14、资质审批材料与证书、工商执照、企业代码证、印信规定、办法、用印审批记录,荣誉证书、奖章、纪念品等;
15、外聘法律顾问聘用合同、法律事务处理记录、诉讼案件、普法培训计划、教材;
16、参与并监督集团合并、破产、投资、资产转让等重要经济活动的文件材料;
17、党团工会选举、换届文件材料、登记名册、各种组织活动和纪检文件材料;
18、召开下属各公司行政会议,下达的行政管理工作计划、考核要求及考核结果、上报的工作计划总结,请示的批复;
19、配合其他部门完成相关工作的记录;
20、完成领导交办的其他任务的计划、总结、拟定代起草的文搞,撰写的各类文章。
二、集团人力资源部文件归档范围
1、部门工作计划、总结、会议材料、大事记、内部发文;
2、集团人力资源管理制度及工作流程;
3、人力资源规划,组织架构、定岗定编方案;
4、招聘计划,招聘公告、通知书、招聘人员登记、统计,异动和辞退人员登记、统计;
5、薪酬策略,外部薪酬调查,薪酬福利体系方案;
6、员工考勤月度统计汇总表;
7、部门满意度调查汇总表;
8、绩效考核体系方案,组织考核登记、统计;
9、人力资源开发策划、培训体系方案、计划,员工职业生涯规划、干部队伍规划、方案、实施计划,人才梯队培养工作规划、方案、实施计划;
10、人力资源数据库系统项目建设、测试、运行技术文件,数据库贮存光盘;
11、员工劳动合同、人事档案和户籍转移等登记、统计表;
12、员工劳动争议和劳动纠纷处理材料;
13、员工职称申报、评定等工作计划、审批材料;
14、企业文化建设规划、方案、实施计划,文化主题词,文化理念、文体活动全套方案;
15、品牌管理策略、品牌宣传活动材料、CI管理计划、实施和维护记录、各种内刊
16、召开下属各公司人力资源工作会议,下达的人力资源工作计划、考核要求及考核结果、上报的工作计划总结,请示的批复;
17、配合其他部门完成相关工作的记录;
18、完成领导交办的其他任务的计划、总结、拟定代起草的文搞,撰写的各类文章。
三、集团财务管理部文件归档范围
2、各项财务管理制度及流程文件;
3、集团及下属公司的年度财务预算材料;
4、预算执行分析会记录、纪要、分析材料,重大预算审核和调整记录;
5、财务决算报告、分析材料;
6、会计核算材料;
7、各项支出进行审核登记、统计;
8、参与集团项目可行性研究和项目评估中的财务分析报告、记录;
9、成本分析,成本控制措施,成本控制目标;
10、财务分析,分析报告;
11、外部财务审计报告;
12、审计委员会对下属公司的财务审计报告;
13、资金平衡、运用、融通等管理工作记录、登记与统计报表;
14、融资方案,编制融资计划,开展各项融资工作记录;
15、与银行和其他投资者合作活动记录;
16、税务筹划,税费成本分析报告、登记与统计;
17、会计档案管理制度、利用规定、保管清册;
18、召开下属各公司财务工作会议,下达的财务工作计划、考核要求及考核结果、上报的工作计划总结,请示的批复;
;
四、集团运营管理部文件归档范围
2、集团自身的资源和竞争能力评估材料;
3、编制与修订集团的中长期发展战略规划;
4、经营计划、管理制度及流程,根据集团的战略发展规划,组织制定集团的年度经营计划;
经营计划分析会议材料、分析材料,各项目公司、各部门完成计划总结分析,年度计划执行偏差分析、评估和修订材料;
5、项目进度表、质量检测报告,协调各部门的工作和衔接,保证年度经营计划的落实和达成的记录;
6、定期对集团各项目阶段及整体运营情况进行分析和总结材料、项目运营总结分析报告;
7、针对计划执行过程中出现的偏差,提出经营预警报告或调整计划的建议方案;
8、行业标杆经验,集团整个管理体系优化设计;
9、各单位各部门的各项制度和流程;
10、信息系统建设策划、方案、设计、信息化项目招投标、合同协议、建设、竣工验收、测试、运行等技术文件
11、IT系统和计算机网络设备的运行和维护、网站建设管理等记录;
12、ISO9000质量认证体系文件材料,以及维护与优化方案或记录;
13、与行业主管部门的对外关系协调工作记录;
14、配合其他部门完成相关工作的记录;
15、完成领导交办的其他任务的计划、总结、拟定代起草的文搞,撰写的各类文章。
五、集团投资发展部文件归档范围
2、集团投资管理制度及流程;
3、国内外房地产行业发展趋势,分析、评估材料;
4、城市调研,目标市场分析报告;
5、目标城市土地市场交易信息和土地招、拍、挂情况统计材料,土地供应单位名单位及基本情况介绍材料;
6、寻找和跟踪房地产开发业务的潜在收购项目的材料;
7、年度项目拓展计划;
8、房地产项目前期考察,论证项目投资的初步方案,项目资源库;
9、组织投资分析、组织编制项目可行性研究报告,并协助集团管理层进行投资论证工作;
10、拟收购项目投资价值分析,收购、兼并方案;
11、投资决策,上市交易土地的购买形成的文件材料;
12、项目收购谈判、交易材料;
13、配合其他部门完成相关工作的记录;
14、完成领导交办的其他任务的计划、总结、拟定代起草的文搞,撰写的各类文章。
六、集团营销策划部文件归档范围
2、集团各项营销管理规章制度及流程;
3、目标市场房地产产品的消费者需求结构、特点、变化趋势分析,持续进行监控的记录;
4、研究分析房地产市场产品类型、价格、热销户型等信息,持续进行监控的记录;
5、研究市场上成功的产品策划、营销策划案例和先进、有效的营销方法材料;
6、投资项目组织市场调研,了解市场主要特点和基本状况材料;
7、产品策划方案,编制的设计指引;
8、项目的总体营销策划方案;
9、项目公司制定的具体营销推广方案;
10、项目总体销售目标和销售计划;
11、项目公司制定的具体阶段销售推广方案;
12、媒体广告发布信息及剪报;
13、项目销售执行情况监控记录,项目公司销售部门业务改进建议和意见;
16、客服制度及流程;
17、全国客户服务系统及完善和维护记录;
18、客户信息资料库;
19、接听、录入各种客户诉求,分派和反馈至各区域相关部门责任人进行及时处理,并跟踪监督落实情况记录;
20、客户意见分析报告,用以帮助改进服务质量记录;
21、各项目的客户意见汇总、客户满意度调查,调研结果提出产品改进建议材料;
22、相关培训计划、培训教材;
23、监督和检查各项目公司和相关对外窗口部门的客户服务工作记录;
24、配合其他部门完成相关工作的记录;
25、完成领导交办的其他任务的计划、总结、拟
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