办公用品的管理办法三篇Word下载.docx
- 文档编号:21474855
- 上传时间:2023-01-30
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:20.73KB
办公用品的管理办法三篇Word下载.docx
《办公用品的管理办法三篇Word下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《办公用品的管理办法三篇Word下载.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
二、办公用品的采购:
物品管理员负责办公用品的采购,采购时要至少比对三家供货商的价格。
办公用品采购完成后,要填写办公用品入库单并填写入库登记表。
行政管理部每半年进行一次办公用品检查,检查内容包括入库登记表与出库登记表是否相符,办公用品的购买价格是否合理,办公用品的发放是否符合规定等。
购买办公用品的费用,由物品管理员负责申请,行政管理部主管审核,主管财务批准。
低值易耗品管理办法
根据公司的情况,规定20XX元以下,使用年限较短,不作为固定资产核算的各种用具、物品为低值易耗品。
低值易耗品在购买之前应根据需要填写购买申请单,经部门主管审核,公司领导批准,方能选购。
一次性购买低值易耗品金额在20XX元以下的,由申请部门的部门经理同意、归口管理部门审核,主管副总经理审批;
一次性购买低值易耗品金额在20XX元以上的,由申请部门的部门经理同意、归口管理部门审核,财务主管及公司总经理双签批准。
非生产用低值易耗品实行归口管理,其他非生产用低值易耗品由行政管理部负责管理.
各归口管理部门在低值易耗品的日常管理中应进行以下工作:
参与供应商的选择评价
参与品种、型号、规格、价格的选择负责验收
提出转移、报废处理意见及参与清理参与组织资产清查等
非生产用低值易耗品由行政管理部统一购买.为了加强对在用低值易耗品的管理,应按使用单位和部门设置低值易耗品登记簿。
使用部门向仓库领用低值易耗品,应填制一式三份的领用凭证,一份留存仓库,作为登记“库存低值易耗品卡片”的依据:
一份交给使用部门为实物管理的依据。
一份交给会计部门作为记账的依据;
除此以外,各部门应建立“低值易耗品卡片”由归口管理部门保管,控制各使用部门在用低值易耗品。
要建立以旧换新的赔偿制度,并及时按照制度的规定办理凭证,进行会计处理,按各使用部门设置在用低值耗品明细账(包括数量和金额),定期与实物核对.在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品,应加强实物管理,并在备查簿中进行登记。
公司的低值易耗品报废时,应由负责使用部门及时填制低值易耗品报废单,填明报废低值易耗品的数量和原价。
入库残料按照规定作价。
由于员工丢失损坏,照章应由员工赔偿的,还要注明应由员工赔偿的金额和员工姓名及签章,会计部门应根据报废单进行查审核对,并计算报废低值易耗品的已提摊销额和应补提的摊销额。
所有离开公司的人员,应办理低值易耗品的退库手续,同时,管理低值易耗的人员应监督低值易耗品的实物管理。
篇二:
1.目的
为了规范文具用品的采购及发放程序,合理控制文具用品耗用成本,特制定本办法。
2.适用范围
本规定适用于XXX总部及工厂的文具用品采购与发放管理。
3.名词定义无
4.流程与权责
行政部负责公司文具用品的总费用控制,各部门负责每个月用品的申报、文具的管理及成本的控制,采购部门负责文具购入,总仓负责文具的进仓库管理。
4.2文具用品的配额
4.2.1各部门办公室人员按5元/人/月的标准;
少于标准计发的,可以部门为单位。
4.2.2各部门有办公室人员增加及非办公室人员但需文具,影响文具用品配额的,可以提出申请,行政部根据该部门经理批准的《文具用品配额调整申请单》,对文具用品的配额进行调整;
部门人员减少的,行政部根据确定的人员减少信息直接从该部门配额中扣减相应金额。
4.2.3各部门当月文具用品的金额如有节余,可累计到次月使用,累计金额于年末清零。
4.2.4不易耗品文具全部领用采取以旧换新。
如:
计算器、文件架、订书机、剪刀等。
4.2.5办公室新入职员工文具配备标准:
签字笔1支、记事本1个;
需要配置计算器及文件架等不易耗文具的岗位的人员,需填写《文具用品配额调配申请单》经所属部门经理确认,行政经理批准以后予以发放。
4.2.6对于公司某个部门将举行的大型活动所需的文具,由使用部门提出需求,采购部依流程负责申请购买,费用计入申请部门。
4.2.7打印&
复印用纸、墨盒硒鼓等IT类物品、行政部部购买的厂牌绳及厂牌套、名片印刷不计入5元/人/月的标准内。
4.2.8此规定仅限于文具,不包含清洁及劳保用品采购。
4.3文具用品的申购
4.3.1各部门于当月20日前提交经所属部门与行政部批准之次月的《文具用品采购申请表》给采购部,采购部统计好总数据以及确认好物品相关参数后需要由负责人确认好费用以后下单。
4.3.2《文具用品采购申请单》应严格按规定填写,并由部门负责人签字确认。
4.3.3因工作需要,需要额外申请文具用品的,申请部门应填写《文具用品采购申请单》,经部门经理批准并由行政部经理批准后方可采购,费用计入申请部门。
4.3.4不符合规定或未经批准的文具用品采购申请,行政部有权驳回。
4.3.5各部门负责各自部门备用文具用品的储备。
4.4文具用品的发放
4.4.1总仓指定专人于每月12-20日发放月度文具用品;
临时采购的文具用品由总仓另行通知申请部门领取。
4.4.2各部门领取文具用品后需签字确认。
4.4.3新员工入职,所属部门按“新入职员工文具用品发放明细”进行配置,并发放。
5.参考数据
5.1《文具用品采购申请单》
5.2《文具用品配额调配申请单》
6.变更履历
篇三:
一、宗旨
为规范公司办公用品的采购与使用,使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。
二、适用范围
公司内部所有部门及分公司办公用品的采购。
三、管理部门
办公用品的管理部门是人力资源部
四、日常管理
1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。
非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等,同时遵守固定资产管理制度。
2、办公用品如分配为个人使用的,由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮等;
如为部门业务共同使用的,由部门负责人指定专人管理,如打印机、复印机等。
3、公共财产发生损坏时,使用人或责任人需负相应的责任。
4、员工要爱护所有公司的公共设备,离开办公室,要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。
5、任何人未经领导批准,不能将专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负。
五、采购管理
1、办公室所有办公用品的采购工作,统一由后勤保障部办公室进行。
2、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由企管办助理填写《物品采购申请单》,交后勤保障部进行审核及采购,具体物品发放依据实际采购情况而定。
3、办公用品采购的一般程序为:
A、后勤保障部确认库存无可用或可替代的物品后,按照规定权限办理审批,填写《物品采购计划表》(附表二),并报告办公室采购人员;
超出办理权限(即大件物品),即由后勤保障部上报企管办审批;
b、得到采购许可签字后,一般办公用品由公司制定配送公司送货上门,验收完毕后签字确认,即可在财务部核销账目;
大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序,购买后凭签字签呈核销费用。
c、仓库管理员将物品发放给所需部门,部门负责人在《物品领用登记表》(附表三)签字确认;
d、相关领导按规定进行批准权限审签,后由财务部核销费用。
4、各部门若需采购临时急用的办公用品,由部门主管填写《物品采购申请单》(附表一),并在备注栏内注明急需采购的原因,经财务部审核后报总经理批准,后由采购部实施采购任务。
5、公司车辆要严格执行定点加油和定点维修制度,并接受后勤保障部的监督指导。
6、对单价大于100元以上物品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报企管办,经同意后方可实施采购任务。
六、用品入库
1、办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由企管办助理登记入库;
对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票应由企管办助理签字确认入库后,方可报销。
3、企管办助理须对办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有登记。
七、办公用品的领用
1、一般办公用品的发放,由企管办助理依据《办公用品领用标准表》(附表四),在登记好《办公用品领用登记表》(附表三)后,直接发放给使用部门或个人。
2、领取时,领取人须在《办公用品领取登记表》(附表三)上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
领取非库存、专门采购的办公用品时,领取人须在购物发票上签字。
领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或《办公用品领用登记表》(附表三)上签字。
3、员工领用单价在100元以上的物品,须经部门主管核准同意。
4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
5、特殊办公用品的发放,应由后勤保障部指定专人负责,经使用部门或分公司办理有关领用手续后,交使用部门或分公司具体使用和管理。
6、领取的原则是:
工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。
7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。
对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。
八、办公用品的保管
1、办公用品由企管办助理统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。
4、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;
替换下的各类办公设备交由后勤保障部统一保管,要及时回收。
登记造册,修旧利废,充分利用。
5、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
九、办公用品的使用
1、使用办公用品应以室为家,牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;
不得用办公设备干私活,谋私利;
不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。
定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。
复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;
大头针、曲别针等要反复使用;
纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品,科室间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。
使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;
因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
十、用品转移
1、员工离职时应依《物品领用登记表》(附表三)所领物品一并退回(消耗品除外),由办公人员填写《办公用品移交表》(附表八),离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移,需经财务部办理迁移手续后,方可执行。
十一、物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护(加碳粉)时由使用部门向后勤保障部提出维修申请。
2、后勤保障部若发现用品为人为故障,应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修,可联系供应商或外部维修机构进行维修,并填写《办公用品维修记录单》(附表五)。
4、维修经后勤保障部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证,相关费用由后勤保障部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况,维修费用较高,需淘汰或新品替换,则需对于该物品进行报废处理,填写《办公用品报废凭证》(附表七)说明情况,并说明是直接淘汰还是需要购置新设备,该表将提交企管办,由企管办决定是否需进行报废处理。
十二、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品,同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失,应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况,导致贵重办公物品及公司机密文件被盗,遗失部门应积极配合警察侦破案件,如能追回遗失物品和遗失文件,则相关人员应被处口头警告,同时被警告人应加强防盗、防劫观念,积极建议改进防盗措施;
如遗失物品及文件不能追回,则由相关人员及部门负责人对该事件负责,具体处罚措施由企管办商议决定。
4、如公司出现内盗情况,一经查出,直接扭送公安局。
该人员应归还被盗物品,并对公司及公司员工所受损失负责,承担相应责任,公司应视情节给予严厉处罚。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公用品 管理办法