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二、
财务工作管理制度
第五条
会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。
第六条
会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。
第七条
财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。
会计、出纳员记帐,都必须在记帐凭证上签字。
第八条
财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查,保证帐簿记录与实物、款项相符。
第九条
财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理,并报送有关部门。
会计报表由会计每月及时编制,交财务部经理审核、上报。
会计报表须经财务部、总经理签名或盖章。
第十条
财务工作人员对本公司的各项经济活动实行会计监督。
财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;
对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。
第十一条
财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时,应及时向总经理或主管副总经理书面报告,并请求查明原因,作出处理。
第十二条
财务工作人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。
财务工作人员办理交接手续,由行政办公室主任、主管副总经理监交。
三、
会计档案管理
第十三条
凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档,由专人妥善保管。
第十四条
会计凭证应按月、按编号顺序及时装订成册,标明月份、季度、年起止日期、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),由财务部指定专人归档保存,归档前应加以装订。
第十五条
会计报表应分月、季、年报、按时归档,由财务部指定专人保管,并分类填制目录。
第十六条
会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经财务部及分管领导批准。
四、薪金工资
第十七条工资由入职时双方议定标准为准,如有变动,须于月底向总经理提出申请,经批准后,在下月执行。
第十八条工资发放:
每月工资在次月八日前支付。
因特殊情况需提前支付者,得由经办部门另行签呈总经理批准后,再予以支付。
第十九条公司对在职员工实行中餐补贴,补贴标准:
中餐补贴每人每日10元,公司不提供住房,也不提供住房补贴(但董事会决定事项除外)。
第二十条薪金工资的支付,行政人事部提供的考勤表,编制“工资表”,最后交由财务部发放。
六、借款和各项费用开支标准及审批程序
第二十一条
为进一步完善财务管理,严格执行财经纪律,依据规范化管理实施大纲,特制定本标准及程序。
第二十二条
借款及报销审批程序
(一)出差人员借款,必须先到财务部领取“借款凭证”,写明出差时间、地点、事由。
借款金额原则按“往返车费+(住宿费+生活补助)*预计出差天数”计算借款金额,填写好该凭证后,先经部门经理、分管副总经理同意,借款金额低于2万元(含2万元)由分管财务的副总经理或常务副总经理签字同意后借款,金额2万元以上由总经理签字同意后借款,出差人员借款出差返回公司后应及时报销。
前次借款未报销者,不得再次借款。
(二)凡职工借用公司款项者,在原借款未还清前,不得再借。
(三)其他临时借款,如购置款、业务费、周转金等,审批程序同上。
(四)出差人员回公司后,七天内应按规定到财务部报账,报账结算后欠款或七天内不办理报销手续人员的全部欠款,财务部门通知行政人事部除给该员工基本生活费外,其余工资用于扣还其所借款项,直至还完为止。
(五)报销审批时应具备的凭证:
“请购审批单”或“费用审批单”,原始发票、物品明细表。
在所附凭单上,要由经办人签字,分管副总经理批准后,报财务部审核签字后,报经分管财务副总经理或常务副总经理签字报销,报销金额超过2万元以上需总经理审批。
所有报销均经总经理签字后,财务部门方能报销付款。
七、出差开支标准及报销审批
公司职工出差乘坐车、船、飞机和住宿、伙食、市内交通费,按公司制定的差旅费管理办法严格执行。
各部门负责人应严格控制外出人员,并考虑完成任务的期限,确定出差日期。
对因公外出人员均对号入座按标准办理应报销的费用。
八、业务招待费标准及审批
(一)因业务需要开支招待费的,由部门经理填写招待费审批单,再报总经理批准。
(二)业务招待费报销单据必须有税务部门的正式发票,先由经手人签名,注明用途,部门经理加签证实,再报财务部审核,然后由总经理审批,方能报销付款。
(三)超审批金额外的业务招待费,一般不予开支,如有特殊情况,须经总经理审核加签。
九、其他费用开支标准及审批
公司任何费用必须遵循先申请、后借支、再报账的程序。
原则上当日借支当日报销,最迟三日内必须报账。
十、印章使用的管理
(一)公司印章包括公章、财务专用章、法人代表章、合同章等。
公章、合同章由行政部指定专人负责保管,财务专用章、法人代表章、由财务室会计负责保管。
做到票据、资金与印章分管。
(二)保管人员必须坚守职责,未经领导批准,印章不得私用,不得委托他人代管。
(三)保持印章使用的严肃性。
各类印章只限使用在正式公文、函件上,严禁在空白介绍信上盖章。
印章使用必须及时做好用章登记。
十一、物资采购规定
(一)各部门根据每月物资的消耗率、损耗率进行预测,于每月底编制次月采购计划和预算,报财务室审核。
(二)计划外采购或临时增加的项目,也要制定计划或报财务室审核。
(三)财务室对各部门采购计划和预算进行审核,经审核的计划交行政部门监督实施。
(四)采购物品要有2人以上共同办理;
大宗用品或长期需用的物资,必须向3家以上供应商摸底询价,进行询价采购并签定供货协议。
(五)计划外和临时少量急需品,需经总经理批准后,方可采购。
(六)转账支票结账一般由出纳根据采购人提供的准确数字或单据填制转账支票。
若由采购人领用空白转账支票与对方结账的,转账支票必须限额。
十二、固定资产的管理规定
(一)公司的固定资产,包括机器设备、车辆、家具、电器、其他设备等,实物由综合管理部造册、管理,帐务处理和计提折旧由财务负责。
(二)每年年终必须由综合管理部与财务部门派员共同进行一次固定资产盘点,做到实物和账表记录相符,核算资料准确、齐全。
对固定资产遗失、损坏的,要查明原因,明确责任,做出适当处理。
(三)购置固定资产,必须有经批准的购置计划;
购置时,经领导批准,可借用限额支票在计划范围内使用。
(四)购置的固定资产报销时按财务制度审批程序进行。
附件一:
差旅费管理制度
北京博德信邦实业有限公司差旅费管理制度
为了对本公司的出差和差旅费实施科学,严格管理,规范差旅费报销,特规定如下管理办法:
一、差旅费范围
1、因公外出产生的交通费、住宿费、伙食补助费、电话邮寄费、会议资料费等。
2、汽车的停车费、路桥费、油费。
二、差旅费报销原则
按天计费,总额包干,超支自负。
三、出差费的计算
1、公司人员到外地(指离开本市市区)出差不分途中和住勤,按自然天数计算,并按包干标准计发伙食补助费、市内交通费、住宿费,在按包干标准内凭发票据实报销,无发票不予报销。
2、出差期间,因游览或非工作需要产生的一切开支自负。
四、差旅费包干标准
1、住宿费包干标准(元/天)
区域
标准
特区及上海
其它地区
公司高管人员
600
400
中层
240
一般员工
200
150
2、伙食及外地市内交通费包干标准(元/天)
标准
其它区域各城市
100
60
50
30
3、交通费标准
交通
火车
轮船
飞机
其它
软卧
二等舱
经济舱或
头等舱的1/3
实报
硬卧
三等舱
经济舱
座位
对出差乘坐飞机或火车软卧从严控制,如确因工作需要须报总经理批准。
五、出差申请程序及要求
1、出差须先填写《出差申请单》,进行“五定”即确定出差具体任务、时间、交通工具、往返路程、借支金额,部门审批后交财务部审批,报总经理审批。
2、《出差申请单》一式三联,第一联交部门留存,第二联交财务部备查,第三联即回执联由出差人保存。
六、费用报销
1、借款程序
经办人员填写借款单和
出示借款相关证明文件
部门经理签字
2万元限额内由财务副总经理
审批
→→→
会计审核
出纳付款
2万元以上
由总经理审批
→→
证明文件:
出差申请单、用户来函、项目文件等。
2、报销程序
财务审核
部门负责人
签字
经办人员持填写好的
单据和出差申请单
→→→
(2万)以上由总经理审批
(2万)限额内由
财务副总经理审批
→→
备注:
1、有审批权的审批人员报销费用不得自行审批。
2、单据必须是国家规定可以报销的票据,对违规单据、弄虚作假单据,财务部拒绝报销并将单据予以扣留,手续不齐全的单据予以退回。
3、无资金计划原则上不予以借支或报销。
4、借款在规定的期限(出差人员回公司后三天内)向财务部办理报销手续,并归还借支。
附件二:
费用报销管理办法
北京博德信邦实业有限公司费用报销管理办法
为规范公司费用报销行为,加强公司财务管理力度,特制定本办法。
一、费用报帐程序(详见附件程序图)
1.经办人员将单据分类粘贴,填上金额,再加具费用报销单封面,并填上合计金额及单据张数,经办人和领款人签好字。
2.部门负责人在相关栏次签字,经财务部审核并按审批权限审批。
3.财务部审核。
主要审核单据的合法性、合规性、报销的标准和手续是否齐全。
二、费用报销审核要求
各部门的一切费用开支,必须首先经本部门负责人审查,财务部审核,再报有权审批人审批。
其主要审核:
1、单据的合法性:
对于便条、往来结算收据、不合法的发票,财务部门不予受理。
不合法的发票指:
过期使用的发票,发票性质与业务不相符的发票,没有防伪标志的假发票,没有收款单位或收款人盖章的发票等。
2、内容的合规性:
对于不符合国家财务制度或违反公司财经纪律的单据,弄虚作假的单据,财务部门予以拒绝报销,并将单据予以扣留。
3、标准的合理性:
限额费用如差旅费、电话费等超过公司规定的标准,财务部门予以核减超过费用标准部分。
4、手续的完整性:
单据必须有经手人、部门负责人签字,属于购买用品的单据,还必须有验收人签字。
所有费用单据,必须以费用粘贴单分类粘贴,并在分类粘贴单上填具单据张数,同时将单据内容、金额分项填写费用报销单。
对于手续不齐全的单据,财务部门予以退回。
5、报销的及时性:
费用报销应当在取得报销单据后的三个工作日内到财务部门审核报销。
对于无正当理由逾期报销,财务有权拒绝审核。
财务部对费用的审核,不能代替公司负责人对费用的审核。
员工凭公司负责人审批签字的单据,交出纳报销,有审批权的审批人报销费用不得自行审批。
出纳受理费用报销时必须审核:
①单据金额是否准确。
对于已经审核的单据包括差旅车票、汽车司机过桥费等,都必须将金额加计一次,予以复核。
②报销手续是否齐全。
单据报销手续包括经手人签字、部门负责人签字、证明或物品验收人签字、财务部审核签字、公司领导审批签字。
③审批权限是否合规。
对于应按规定的审批权限审批签字的单据,出纳有权要求单据报销人履行审批手续,单据报销人拒绝履行审批手续的,出纳有权拒绝报销。
三、费用(成本)开支标准
1、旅差费。
(1)公司人员出差。
除高级管理人员外,其他员工一般不得乘坐飞机,如因工作需要乘坐飞机的,需报部门负责人同意后由总经理批准。
(2)出差人员住宿。
2人以上出差,随行人员按职级最高的人员标准执行,也可视情况分开标准执行。
(3)出差人员在回公司七天内必须报帐。
2、办公费
办公电脑纸张、墨水、信封、笔记本、饮用水、纸杯、茶叶、卫生用具等办公用品由综合管理部统一提出计划,由总经理审定后执行,各部门需要时到行政部签字领取。
3、手机费(补贴)
手机费实行定额包干,高级管理人员200元/月;
部门主管
100元/月;
一般员工50元/月;
其他人员根据工作性质的不同报总经理审定。
4、招待费。
(1)归口综合资源部统一管理,按公司接待标准执行。
(2)特殊情况下,因工作需要对口接待应先填写申请报告,经批准后,方可在指定地点按额定标准用餐。
5、交通费。
一般情况下,公司所有人员不得报销的士票,特殊情况如工作需要等需打的的,可经部门负责人同意报总经理或授权人审批后予以报销。
补助:
高级管理人员300元/月;
部门主管200元/月;
一般员工100元/月。
7、养老金、失业金、医疗保险金。
单位缴纳数以北京市平均工资为计算依据,按照国家有关规定执行。
8、个人所得税。
以员工应发工资总额为计税依据。
月工资以3500元为限,3500元以内免交,超过3500元的按国家有关规定缴纳。
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