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因此,会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地,通常仍需再返回原地。
4.信息的实时性
信息化是我国会展产业和国际接轨的壹个重要衡量标准。
信息传递和共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。
于会展物流的组织和管理过程中,会展主办方、参展商和物流服务商信息的实时沟通,为会展活动提供高效的物流服务支持,是会展物流服务商的重要目标之壹。
会展组织管理者应会同各参展商和物流服务商,不断对各种关联信息进行实时监控,且根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。
会展物流-操作和管理
会展物流
会展物流因其特性,更注重科学的服务管理和物流操作流程。
壹次成功的会展,需要整个会展服务供应链中各节点,包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等,密切配合,相互合作,协调壹致。
优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案,而且能够代替参展商完成参展样品的提货、运输、仓储、装卸、包装、搬运、布展,以及人员组织、调度、管理,设备的供给、保养、回收,保险等壹系列服务。
会展物流的操作流程主要包括以下三个环节。
1.会展主办方指定物流服务商
提供会展物流服务的供应商壹般均是由会展主办方指定。
物流服务商根据会展主办方提供的信息和参展商联系,洽谈具体的物流服务需求。
于这壹阶段,参展商也能够和会展主办方进行沟通,自己选择物流服务商。
2.物流服务方案的设计和完善
承担会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案,包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容,如果是国际性会议仍需要涉及国际保险、报关等服务。
于这壹阶段中,物流服务商需要和参展商充分沟通,才能保证方案符合参展商的需要。
3.物流服务方案的实施
根据会展主办方的展会日程安排,物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业,活动过程中要和会展主办方及时沟通。
交付展品后,要由参展商进行确认,待展览结束后立即启动下壹轮物流或展品回程运输。
优秀的物流服务商,仍能够为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等壹揽子增值服务。
于现实会展活动过程的组织中,展品的运输组织模式主要有四种:
(1)参展商自行负责展品运输;
(2)参展商自选物流服务商进行展品运输;
(3)展览主办方指定会展物流服务商;
(4)参展商通过邮寄或快递。
值得关注的是,于实际操作中,参展商使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。
因为于通常情况下,由会展主办方指定的物流服务商大多是壹些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高,能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业,和这样的物流供应商合作,服务质量、安全性有壹定保障,可省去参展商的许多的后顾之忧。
如果企业自己联系物流服务商,最好找正规企业。
否则,将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有壹些意外情况发生,造成不必要损失。
中国会展业的发展速度越来越快,国际化的趋势也日益明显,这为中国的会展物流发展提供了机遇和挑战。
然而,中国会展物流业的却没有相应的长足发展,这其中原因是多方面的。
除了行业规范和有关政策等制约因素外,中国会展物流行业发展中存于的主要问题是:
1.会展组织者管理水平较低,缺乏整体规划。
中国各地区于发展会展业及会展物流时,会展组织者缺乏现代会展业整体规划和有效管理水平,政企不分,搞地方保护主义。
有不少地方政府,壹年要举办数次名目各异的“盛会”、“节日”,甚至只允许本地物流企业参和会展业务的竞标,使会展市场因缺乏竞争而少有活力。
造成的直接后果就是大量的搬家公司为客户提供初级的、低水平的运输、搬运业务,而有实力的物流企业却因为地方保护而不能参和竞争,阻碍了中国会展物流企业的成熟壮大。
2.缺乏有实力的物流服务(供应)商,有效供给不足。
现阶段,国内大多数的物流企业仍未完成向现代服务型的物流供应商转变,能为参展商提供的仅是壹些最基本的运输、仓储业务,能开展会展物流业务的专业公司却较少。
壹方面参展商对专业会展物流服务需求强劲;
另壹方面,虽然会展物流利润较高,但有能力承担会展物流服务的企业却寥寥无几。
中国几乎没有专门从事会展业务的物流服务商,行业内若干有名气的物流企业也仅是将会展物流服务业务作为自己服务的内容之壹,远远不能满足现代会展业的要求。
3.物流服务(供应)商专业技术水平低,服务质量欠佳。
会展主办方于国内很难能挑选壹家能满足要求的,有经验的,能够提供全程服务的会展物流专业公司。
这壹方面是因为会展业务涉及到商务、法律、贸易、营销、管理等诸多专业,需要具有专业知识和丰富从业经验的人才,才能设计出优秀的物流方案且付诸实施;
另壹方面是因为会展业务几乎囊括了运输、保管、保险等所有的物流环节,不同业务之间时间上缺乏连贯,将其作为主营业务会承担壹定的风险。
上述因素致使国内的物流企业于开展会展物流业务方面顾虑重重,造成了中国有实力的专业物流供应商较少,会展物流业务开展不畅。
4.专业人才不足,服务理念落后。
会展物流是壹新兴的高端物流行业,而目前国内专业人才不足,符合参展商要求的会展物流经理人更是凤毛麟角。
壹个完整的会展物流方案是运输、保管、保险、商贸、广告的集合,这就要求会展物流从业人员不但要有广博的商贸知识,仍要有丰富的实际操作经验,除了掌握壹般物流知识,具有壹般物流技术和管理技能外,仍必须对会展业有所了解。
对于会展物流服务需要的复合型经济管理人才,需要多方位、多形式的培养,才能造就高水平的专业会展物流人才,给会展商提供更高水准的全程物流服务。
而人才的缺乏,将长期制约中国会展物流业的发展。
会展物流-发展趋势
会展业是第三产业发展成熟后出现的壹种新型经济形态。
中国加入WTO后,服务贸易领域对外开放速度加快,国外的资金、管理、技术和人才将更多地进入会展业,开办会展专业公司,或者投资建设现代化展览场馆和展览设施,为中国会展业的腾飞创造了十分有利的条件。
中国会展业经过十多年的快速发展,逐步走向成熟,且初步形成中国展览业专业化、市场化、规范化、信息化、国际化的格局。
本世纪以来,会展业于中国的发展势头迅猛,每年以20%的速度增长。
目前,中国可供展览的总面积达260万㎡,超过德国(240万㎡),仅次于美国(615万㎡),居世界第二。
中国已有46种展览会加入了国际展览业协会(UFI)。
据不完全统计,中国现有主营展览公司3500多家,每年举办展会近4000个,约占全球展览会总量的10%。
随着2008年奥运会于北京召开、2010年世界博览会于上海举行,中国于国际会展业的地位将得到极大的提升。
能够说,中国已经成为亚洲乃至世界重要的会展大国。
由于会展集商品展示、交易和经济技术合作等功能为壹体,且具备信息咨询、投资融资和商务服务等配套功能,于贸易往来、技术交流、信息沟通、经济合作等方面发挥着日益重要的作用。
据专家测算,会展业本身的利润率大约于20%~50%。
国际会展产业带动系数大约为1:
9,即会议展览场馆的收入如果是1,关联的社会收入为9,能够带动服务、物流、旅游、餐饮等关联产业的发展。
由于会展业的乘数效应对第三产业的巨大带动,对城市知名度的提高,对招商引资的促进有很大作用,使得许多国家的政府及民间机构加入到会展市场竞争的行列,积极发展本国的会展产业。
中国越来越多的城市明确提出把会展业作为城市发展的战略目标,本地区经济增长“助推器”和支柱产业。
目前北京、上海、广州已成为中国的三大展览中心城市,深圳、大连、长春、青岛、南京、苏州等成为地区展览中心城市、宁波、东莞、义乌等形成有特色的地方展览城市。
以北京、上海、广州为中心,环渤海、长三角、珠三角东南沿海会展产业带的形成,以成均、昆明、南宁为支撑的西南会展业产业带的形成,东北会展经济带及中部会展城市经济带五大会展经济产业带框架的形成,标明中国会展产业链条已经形成。
会展不仅连接生产和流通,也促进了交通、运输、电信、银行、广告、餐饮、住宿、购物、旅游等行业的快速发展。
会展业兼有均市集聚效应的基本特征,是典型收益可观的高赢利行业。
目前,中国会展业的总收入约占全国GDP的0.05%左右,而德国、美国、新加坡等会展业发达国家的这壹比例为0.2%,所以,会展业于中国的增长空间巨大。
会展业的发展对会展物流提出了新的需求,拉动了会展物流的兴起和发展。
会展物流盈利水平远大于壹般物流业10%左右的利润空间,有很好的发展前景。
会展具有展览时间特定、参展企业众多、展览地点分散、展品量小等特点。
特别是于国外举行的展览会议,由于涉及到出口报关、国际运输、国际保险、展品的再处理等环节,需要由会展物流服务商为参展商设计科学合理的实施方案,完成展品的及时调度、运输、仓储、包装、清关、展馆现场操作、布展、运回、保险等各个环节的服务及适时监控等任务,以达到于指定的时间内用最低的成本将展品安全运达展览地的目的。
这就要求有实力的专业物流公司不断采用先进技术、管理方法,提高物流服务水平,承担会展物流服务的重任。
从中国会展物流发展现状来见,和国外同行业相比仍存于着很大差距。
于中国举办的各类会展所采用的物流运作仍然采用传统的展品物流模式。
传统展品物流运作模式的弊端较明显,其壹是成本较高,服务水平较低。
由于展览主办方没有指定物流服务商,各参展商要自己寻找物流供应商,来完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业,以及展览结束后的回运等工作。
因为单壹的参展商展品物流量较少,难以争取到较好的价格,单位物流成本较高,参展商也难以获得全面有效的服务。
其二是信息不畅,反应滞后。
由于没有建立展览主办方、参展商、展馆方、物流服务商共享的有效反应的信息管理系统,物流公司必须和会展组织者事先沟通,告知对方何种展品何时到达展览场馆,展览组织者再和场馆方协商确定展品进馆时间;
进馆之后,参展商才能开始展台的搭建、布置、装饰等工作。
因为各参展商均有自己的物流供应商,信息的流动发生于众多的物流供应商、展览主办方、场馆方之间,线路繁杂,沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象,协调困难,导致展品于场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间过短等现象,以致于会展运作过程中由于信息不灵、反应滞后而影响工作效率的情况时有发生。
传统会展物流运作模式仍被广泛采用,凸显出中国现代物流业的不足之处,成为制约会展业进壹步发展的“瓶颈”。
这壹方面说明,中国会展组织者管理水平较低,或者受限于会展物流的业务规模和市场份额;
另壹方面说明,中国众多的物流供应商提供的会展物流服务只能达到会展运输商(ETS,EXHIBITIONTRANSPOTATIONSERVER)的水平,而不具备会展物流服务商(ELS,EXHIBITIONLOGISTICSSERVER)的功能。
目前中国从事会展物流的企业主要是UPS、DHL等外资公司和中远、中展运等国内实力较强的物流公司。
国内物流公司壹般只能为这些企业提供分包服务。
由此可见,中国会展物流目前情况和市场需求尚有壹段距离。
会展物流四大“瓶颈”
会展物流作为新兴的物流分支,它的发展和会展业是互动的。
近些年,国内各省市均已认识到会展对当地的经济有相当大的促进作用,纷纷鼓励本地大力发展会展业,但会展物流的发展却没有相应的长足进展,这其中原因是多方面的。
除了行业规范和有关政策等制约会展业及其物流发展的共性因素外,运营中仍存于壹些特有的问题,应引起有关物流企业的高度重视。
壹是中国会展业管理水平较低,缺乏整体规划。
各地区于发展会展业及会展物流时,容易走入地方保护、政企不分、缺少跨地区交流的歧路。
有不少地方政府,壹年要举办数次名目各异的“盛会”,选题多和周边地区重复,甚至只允许本地物流企业参和会展业务的竞标,这样既透支了当地会展业的“消费潜力”,也使市场因缺乏竞争而少有活力。
这种缺乏整体规划的行为,造成的直接后果就是大量的搬家公司为客户提供初级的、低水平的运输、搬运业务,而有实力的物流企业却因为地方保护主义而不能参和竞争,严重制约了我国会展物流企业的成熟壮大。
二是缺乏有实力的物流供应商,有效供给不足。
虽然目前我国的物流企业发展较快,但开展会展物流业务的专业公司却较少,几乎没有专业的从事会展业务的物流供应商,行内若干有名气的物流企业也仅是将会展业务作为自己服务的内容之壹。
会展方要找到壹家能满足要求的会展物流公司,挑选的余地且不大。
这壹方面是因为会展业务涉及到商务、法律、贸易、营销、管理等诸多专业,需要具有专业知识和丰富从业经验的人才才能设计出优秀的物流方案且付诸实施。
另壹方面是因为会展业务几乎囊括了运输、保管、保险等所有的物流环节,可是于运营上却有极大的不稳定性,因为会展业务需要全国、甚至全世界的奔波,不同业务之间时间上也缺乏连贯,将其作为主营业务会承担壹定的风险。
正是因为国内的物流企业有种种的顾虑,于会展物流方面考虑的多、投入的少,才造成了今日我国有实力的专业物流供应商较少,会展物流业务开展不够红火的局面。
三是专业水平较低,服务质量欠佳。
快捷准时、保质保量地完成会展物流业务是参展商对物流公司的基本要求,于有限的布展期限内,如不尽快将展品运到位,将影响布展进度。
撤展时也会遇到类似问题。
目前,壹些展会于解决当地短途快速运输方面仍存于缺口,有的甚至依靠搬家公司来帮忙。
会展方希望能找到壹家富有经验的会展物流专业公司,不仅能够提供展品的巡回展出运输及展品的专线往返配送,而且能研究、协调、解决会展物流中的壹切问题,提供全程服务。
但于物流公司提供会展物流服务的过程中,常常会出现这样那样的服务质量问题。
首先是当展品到达参展地的机场、码头、火车站之后,参展商感到将展品搬运到展馆的短途运输方面,多数展览会提供的服务不好,货损货差时有发生,时间上也难以保证;
其次是受制于国内落后的信息化水平,对货物信息的跟踪难以实现,展品出发以后,遇到事故难以及时采取补救措施。
四是服务理念落后,缺乏专业人才。
会展物流不是单纯的运输、仓储,仍包括布展、宣传管理、人员调度等内容,这就要求物流企业向客户提供更多的服务内容,做的工作需要更加细致、全面。
现阶段,国内大多数的物流企业仍未完成向现代服务型的物流供应商转变,为客户提供的仅是壹些最基本的运输、仓储业务,远远不能满足现代会展业的要求。
物流业是壹新兴的行业,专业人才不足,符合参展商要求的会展物流经理人选更是凤毛麟角。
壹个完整的会展物流方案是运输、保管、保险、商贸、广告的集合,这就需要会展物流从业人员不但要有广博的商贸知识,仍需要有丰富的实际操作经验。
会展物流人才除了掌握壹般物流专门知识,具有壹般物流技术和管理技能外,仍必须对会展业有所了解,会展物流服务需要的是复合型的经济管理人才,只有多方位、多形式的培养会展物流人才,才能给会展商提供更高水准的全程物流服务。
如果没有大的进步,人才的缺乏,将长期制约中国会展物流业的发展。
把握世博会契机推动上海会展物流业发展
2010年,上海将因世博会而形成客流,物流、资金流、技术流和信息流“五流”汇聚的局面,形成壹条辐射全国、连接世界的现代物流服务供应链。
会展物流业的发展对世博会的举办起着至关重要的作用。
同时,上海世博会作为顶级博览会,将产生城市的递增联动效应,大大促进会展运输经济的发展。
会展物流业已经成为上海经济新的增长点,有力推动以世界级城市为目标的上海国际航运中心的建设。
壹、上海世博会推动我国会展物流的发展据上海世博会组委会估计,世博会园区建设的直接投资是30亿美元,世博会的举办带动关联产业的投资则达5—10倍,即上海世博会的投资将高达2700亿元。
世博会前期要进行大规模、高质量的会馆、场馆、展馆及关联设施建设,世博会举行期间,将形成资金流、信息流、人流和商品流的高峰。
世博会效应不仅惠及举办城市上海的物流企业,而且将带动区域物流业的发展、辐射全国整个物流行业,我国物流业面临着重大的发展机遇。
世博会之后,上海将如日内瓦、汉诺威、巴黎等欧洲展览城壹样,成为国际著名展览城,对会展运输经济和会展物流的带动作用不言而喻。
1.促进我国物流业的大发展
上海世博会大规模的基础建设需要大量的建筑材料,货运、仓储、装卸、包装、配送企业均将受益。
世博会占地面积540公顷,场馆面积达400公顷,是世博会有史以来占地面积最多,建筑施工规模最大的壹次。
围绕世博会的建设,长三角地区仍将崛起壹个现代均市圈,掀起新壹轮建设热潮。
世博会的建筑效应将首先惠及物流业,大量旧的工厂、民房要拆迁,来自全国各地的建筑、装饰、绿化材料要运进,需要广大物流企业南北呼应,东西联动,提供高质量的运输、仓储,装卸、包装、配送、安装等综合服务。
同时,上海世博会不但物流需求旺盛,而且服务对象来自世界各地,相当数量来自发达国家,物流服务必须严格遵守国际标准和规则,壹些跨国物流巨头必将参和上海世博会的物流服务和竞争。
能够肯定,上海世博会给我国物流业带来的不仅是巨大的利益,而且是我国物流发展道路上的加速器,将大大提升我国物流产业的整体质量。
此外,于上海世博会的带动下,我国物流从业人员的数量和质量将上壹个新台阶。
有资料显示,世博会从建设到举行,仅上海物流从业人员将净增100万。
物流队伍扩编了,经过高质量的“世博会”服务锻炼,从业人员的素质必将得到提升,壹支高质量的物流精英、物流人才队伍脱颖而出也将成为必然。
2.加快会展运输业的发展
上海世博会将创下世博历史上的许多之最。
对发达国家而言,我国的市场最具吸引力,商机无限。
对发展中国家来说,我国承诺提供1亿美元的专项援助资金,帮助这些国家免费取得场地,免费运送展品,向每个国家提供5~10人的优惠额度,到时参展的国家和组织将创历届世博会之最。
人流高峰需要优质、快捷、高效的运输参和分流服务,不仅举办城市上海的交通服务业异常火爆和繁忙,庞大的人流将冲破区域,辐射全国。
上海世博会期间,7000万人次蜂拥而至,上海的航空、海运、陆上交通服务业将忙得不亦乐乎,收获盆满钵满,就连临近的苏浙江南水乡,长江沿线的名胜古迹,华南地区的开放城市,将有35%之上的宾客作延伸旅游,这些地区的交通运输业均将获得巨大机遇。
3.为国际运输和货运代理行业提供机遇
世博会的会馆、场馆、展馆及其配套设施均将是世界壹流的,大量大会用品、建筑、装饰、包装、绿化材料等要从国外进口,各国政府首脑、商务人士、技术人员、人会宾客、游客的行李要出入境,180多个国家和地区的产品参展,海运、空运的入境货物将形成排山倒海之势。
世博会仍是壹次全球商品的交易盛会,1999年昆明世界园艺博览会成交金额达150亿元,当年韩国举办世博会外汇收入达120亿美元。
进出口量的成倍增长,国际运输和货运代理行业的业务量和收益将迎来辉煌的鼎盛时期,上海港的集装箱吞吐量将增长1倍,有望成为全球第壹。
二、会展物流和会展运输商
1.会展物流的概念
会展物流是个全新的概念,是从会展运输的基础上发展来的全新概念。
笔者认为,会展物流是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程,它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的壹种具有后勤保障功能的服务,由会展组织者于综合会展现场多个供需对应体的信息要求后,统壹指挥、统壹安排、统壹协调的会展物资流通体系。
由此可见,会展物流的主体是会展组织者,客体是参展商和购买者。
毋庸置疑,会展物流全新概念的提出,将大幅度提高会展物资的配送流通效率,使会展活动的专业化服务体系更趋完备2.会展供应链中的会展运输商(ETS)
(1)会展运输商的定位
壹个会展,无论是政府机构主办的,仍是由专业会展公司经行业协会认可后举办的,对展览的运输和物流需求基本是壹样的,均同样需要主办者、搭建商、运输商、展馆方、信息服务商等的通力协作。
从供应链的角度来分析(如图1所示),会展就是壹个产品,会展主办者是这个产品供应链上的核心企业,搭建商、运输商、展馆方、信息服务商等是其战略合作伙伴。
会展运输商所要做的工作概括起来就是保证展会的参展商的展品安全、及时地到达展位,于展会结束进行回运等工作。
图1中所有加入的接点方均是围绕着核心企业的,接点各方于核心企业(会展主办方)邀请的参展商信息需求的驱动下,通过图中供应链的功能分工和合作,以资金流、物流和服务流实现整个供应链构架的不断增值。
会展运输商作为服务供应商于壹个展会的构成中,其实是作为壹个虚拟企业(VirtualEnterprises)的物流部门来完成特定的工作的。
于壹年或俩年的会展筹备和短短几天的现场时间内,为了共同利益结成共同体。
壹家ETS同时服务的会展壹般不止壹家,同时壹家会展主办企业于同期举办的展会中为了比较和成本的原因可能会同时选择几家ETS作为服务商。
会展供应链体现了很强的动态利益共同体的特性。
(2)会展运输商的运营模式
基于供应链的类型分析,目前的ETS运营流程如图2所示:
①主力、单位招展,展商参展,主办单位将大会指定运输人的联系方式给予参展商;
②主办单位将参展商的物流要求大致传送ETS,且将参展商的联系方式告示ETS;
③ETS和参展商联系,确定展品数量、大小、制定运送方案,核准确认进出口信息等;
④参展商于展览开始前的富裕时间将展品信息详细告知ETS,不断协商新的情况和问题;
⑤ETS于开展前将参展商的货品运输到展位,保证会展顺利开始。
因而,基于这样的运营方式,会展运输的功能模式是反应型的供应链(ResponsiveSupplychain)。
(3)会展运输商主要的业务范围
目前的会展运输商主要的业务范围主要包括:
展览品从展商所于地到展览所于地之前的报关检验等;
货物从参展商所于地到展馆的多式联运;
展品到达城市后向展馆现场的运输搬运以及展览结束后展品的回运等四大部分。
三、上海会展物流业现状
1.上海会展物流业的简介
上世纪90年代以来,于上海举行的会展数量以每年20%的速度递增,其中针对汽车、生物医药、IT、建筑、环保等行业的会展市场发展尤其迅速,而且落户上海的展会越来越和上海市经济中心、金融中心、航运中心的城市目标关联联,对运输的需求量非常巨大。
从长远见,会展物流业将成为上海经济发展新的增长点。
虽然2004年和2005年较之此前每年的会展个数有所下降,可是国际会展展出总面积已经从2003年全年的224万㎡提高到2005年全
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