投资集团行政管理制度Word文件下载.docx
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适用于公布公司有关方面应当遵守或者了解的事项。
5、通知
适用于批转下级部门的公文,转发上级或平级部门的公文,传达要求下级部门办理、了解或执行的事项,人事任免。
6、通报
适用于表彰先进,批评落后,传达重要精神或事项。
7、报告
适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。
8、请示
适用于向上级部门请求指示、批准。
9、批复
适用于答复下级部门请示事项。
10、会议纪要
适用于记录、传达会议情况和议定事项。
11、函
适用于平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。
二、公文按层级划分为2层:
1、公司级公文
公司级公文是指由公司统一发布的公文,包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等,由总经理签发。
2、部门级公文
部门级公文是指各部门业务范畴的公文,由部门经理签发。
三、从格式上将公文分为4类:
1、红头文件
适用范围:
主要用于印发制度、规定,重要工作计划、机构和人事异动等集团公司及子公司重要文件。
集团公司及子公司所有的红头文件须抄报公司领导,除综合部外其它部门不得印发红头文件。
2、内部通启
主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
3、会议纪要
主要用于记录集团公司及各子公司、部门工作会议的主要内容决定与决议的文本。
4、工作报告
主要用于下级部门及机构向上级部门及机构定期汇报工作情况和工作计划,提出工作建议的文件。
第六条公文处理的原则:
快速、准确、安全、保密。
第七条公文处理的主要工作:
包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。
第八条公文协调处理部门:
集团综合部。
第九条各级单位除综合部以外其他部门不得对外正式行文。
第十条发文:
一、拟稿:
按照专业化拟办的原则。
涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签。
二、编号:
公文字号格式和文种代号统一规定。
三、格式:
公司内部所有公文需遵从《内蒙古德融投资集团公文格式规定》。
四、会签:
公文的会签由发文部门负责人决定会签次序;
不同部门联合发文由该等部门的主管领导共同决定会签次序;
制度的颁发由发文部门及制度所涉及部门的主管领导共同决定会签次序。
会签文件及其附件由综合部盖骑缝章后使用《会签表》进行会签。
五、签发权限:
各部门间知会性公文,以及各部门对内发文,由该部门负责人签发;
人事任免通知,按人事管理权限签发;
重要对外文件(如对政府函件),由总经理或其授权人员签发;
以项目名义发文,由项目经理或其授权人员签发。
公文签发授权应将授权证明文件送综合部备案。
六、盖章:
手续完备,由综合部盖章。
七、发文:
综合部应对每份发文建立台帐,做好发文登记工作;
由承办部门自行送达的文件,应在档案室办理登记、签收。
八、制度颁发必须经过会签程序,经负责审批领导签发后,由综合部颁发,并备案。
第十一条收文:
一、登记:
综合部收到文件后,对来文进行编号、备份(外单位来文)。
二、批转:
综合部根据来文内容、性质提出拟办意见并确定公文紧急程度,送上级领导批示或批转其他部门承办。
对需送多位领导批示的公文,一般应按领导排序由后向前传批。
三、收文工作应在4个工作小时内完成。
第十二条传递:
有关公文需经相关部门传阅,各部门应在4个工作小时内签阅完毕并送回综合部;
对需送多位领导传阅的公文,一般应按领导排序由前向后递送。
第十三条批示:
一、公文批示时,对有具体办理事项的,批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他批示人签阅视为同意;
没有具体办理事项的,签阅表示阅知。
二、批示人不能亲自批示(如开会、外出等),由综合部负责电话联系,并根据电话记录代为签署意见,事后,由批示人补签。
三、“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕;
“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕;
“加急”公文应随到随批,必要时可以集体商榷。
如承办事项复杂,时限可适当延长,但不得超过规定时限的两倍。
第十四条承办:
有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定;
如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。
第十五条跟踪催办:
综合部应对由其发出或接收的每份公文建立台帐,登记公文处理情况,并做好公文催办工作。
第十六条立卷及归档:
各单位应对公文按编号进行分类登记,并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。
公文办理完毕后,应按照公文在形成过程中的相互联系、特征和保存价值等立卷,并保证归档公文的齐全、完整、能正确反映工作情况,便于保管和利用。
立卷后的公文应按公司《档案管理制度》要求移交公司档案管理部门,并把复印件送各部门会签。
第十七条公文清退:
各部门需定期或不定期将各类公文整理,将需要清退的公文及时退还原发文部门或交至综合部,以防止文件的丢失,防止无用信息的扩散。
第十八条公文销毁:
对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性处置。
以防止失密,避免过时无用信息的干扰。
销毁文件采用粉碎的方式,粉碎前需详细填写《文件销毁记录》,并有专人监督执行。
印章管理规定
第一条印章刻制及启用:
各级部门刻制及启用印章,必须经集团总经理核准,并由综合部统一负责办理刻制及启用事宜。
第二条领取:
印章保管人员根据本规定从综合部门领取需自己保管的印章并签收备案。
第三条分类:
印章分为公司公章、法人章、业务章。
业务章主要指合同专用章和财务专用章。
第四条保管:
根据印章的使用功能,印章分别由相关部门指定专人负责保管。
1、根据公司现阶段的发展需要,各子公司公章、合同专用章由集团综合部统一管理;
2、各子公司财务专用章及法人手章由集团财务部进行统一管理;
3、各项目合同专用章待相关制度完善后,经集团领导同意,可将项目合同专用章移交;
4、集团领导授权,转交、保存的印章。
第五条公章的使用范围及审批:
一、对外使用范围及审批:
1、在综合部,对外公文使用公章,须经部门负责人审签;
上报政府有关部门的文件资料须经综合部负责人审核,经理审定,方可用章;
重要文件用章前须经总经理审定;
2、对外常规业务(各种年检、年审、报建、招投标、工程资料等)使用公章,须经综合部负责人审签,方可用章;
3、银行新开账户,经财务部负责人审批,方可用章;
4、所有财务、税务登记报表(包括对外提供有关资料),统一由财务部门负责人审签,方可用章;
5、凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书,须经总经理审签,方可用章;
6、未经集团领导及相关部门负责人授权批准,进行投资经营活动、对外担保、对外借贷款、对外签订合同等活动,印章管理人员不得盖章。
二、对内的使用范围及审批:
1、综合部重要文件的发布、重大人事任免等用章,须经综合部负责人审核,总经理批准,方可用章;
2、各项目对内发文由项目负责人签发(领导特别交待的除外),方可用章;
3、一般内部发文,由部门负责人签字,综合部负责人审核,方可用章。
第六条业务章的使用范围及审批:
一、业务章的使用范围:
1、财务专用章用于办理有关银行业务;
2、合同专用章针对公司对外经济活动签订合同所使用。
二、业务章使用的审批:
1、财务专用章的审批见财务管理制度;
2、对外签订的经济合同,先由相关部门负责人进行前期谈判和拟定,将拟定好的合同交由总经理审批,审批后到综合部盖具合同专用章,并留存双方已盖章确认的原件一份在综合部。
第七条各部门保管的印章,在本细则所规定的范围内使用,如超出本制度所规定的范围使用的,经办人及该部门主要负责人必须承担责任和连带责任。
第八条使用印章必须严格按照有关用章审批程序执行,手续不全者严禁用章。
第九条用章前印章管理人员须认真审核,明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数,由申请人在《用章申请表》上逐项登记,经办人确认符合用章手续后,方可用章。
第十条凡符合集团用章规定,会签手续齐全的合同、协议、文件、资料等经审核无误后,按先后缓急的顺序,即接即盖章,不得拖延用章时间。
第十一条各级印章管理人员对未经核准的文件,不得擅自用章;
对不符合本管理办法或其他有关制度规定的,应立即向综合部负责人汇报,未经同意,不得盖章。
第十二条不得在空白凭证、便笺上加盖印章。
第十三条在急需用章而本部门负责人外出,以传真形式审签;
以传真形式无法审签的,须由综合部门负责人或以上领导审签,方可用章。
第十四条一般情况下不得将印章携带出办公室使用,如确因工作所需,经本部门负责人审批同意后,申请人填写《印章借用申请单》,经办人确认符合用章手续后,方可用章。
第十五条印章外借使用完毕后,应及时办理归还手续。
印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借的印章,归还后在《印章外借记录表》上签字确认。
第十六条综合部将定期检查本部门及其它部门的用章情况。
第十七条印章管理员需签定岗位责任书,认真履行岗位职责,确保用章安全。
印章管理人员离职或调任时,须为印章办理交接手续。
第十八条印章管理员应确保单位能随时与之取得联系,保证及时用章,不得拖延时间。
如请假或外出时,须事先取得部门负责人同意,然后将印章移交给综合部门主要负责人,并办理印章暂时代保管手续。
第十九条印章遗失或失窃应立即向上级汇报,并依法公告作废。
对伪造公司各种印章的人员,依法交国家司法机关处理。
档案管理规定
第一条管理部门
集团综合部负责档案管理,并指定专人负责档案管理工作。
财务类专业档案由财务部门负责管理。
第二条归档范围
包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料:
一、管理文件:
在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记;
各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等;
二、立项文件:
包括调研报告、项目建议书、立项报告、项目规划书、项目初扩设计书、可行性研究报告、技术经济分析报告等等。
三、证照文件:
经营活动中产生的各类证件、执照等;
四、资信文件:
验资、审计、评估报告等;
五、合同文件:
经营活动中产生的各类合同、协议等;
六、项目开发报批文件:
征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等;
七、技术和设备文件:
设备、技术资料等;
八、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;
上级主管部门、单位的来文等
九、声像信息类:
公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。
十、其他需要归档的重要文件。
第二条收集归档
一、档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。
二、凡属归档范围的文件,经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存;
文件的复印件可存于本部门备查。
三、以项目部名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由项目部指定专人负责收集、整理,按年度立卷归档。
四、为避免归档档案的遗漏和混乱,档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。
经办人要设立《档案归档签收表》,列明档案的类别、名称、份数及必要说明并办理签收手续。
各部门资料员应定期核对档案的归档情况。
第三条分类编目
一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理(依据《德融投资集团档案分类方案表》)、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。
二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求,并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。
第四条档案保管
一、档案室必须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺;
一旦出现险情,必须立即向公司行政领导报告。
二、严禁无关人员进入档案室;
非档案管理人员无故不许在档案室逗留。
三、档案发生损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。
第五条档案借阅
一、借阅任何文件资料,必须办理书面审批及借阅登记手续,填写《档案借阅登记表》。
归还存档时,经检查无误方可办理注销手续;
二、借阅非机密性文件(包括复印件),须经综合部负责人批准;
借出原件,须报管公司副总经理以上人员审批;
三、因办理相关政府事务所需的资料,须经综合部负责人批准方可借出;
四、借阅机密性文件(包括复印件),须经分管行政副总经理批准;
绝密性文件(包括复印件),须经总经理批准;
五、外部人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经分管行政副总经理以上领导批准,方可查阅;
六、任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;
不准在文件上作记号、涂改、污损。
确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准;
七、借阅档案者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;
由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。
第六条档案移交
若档案需要向政府部门(专业档案馆)或外单位移交,应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上领导审批,方可移交。
第七条档案销毁
档案销毁需总经理批准,并需档案管理员和综合部负责人同时在场监督。
保密管理规定
第一条保密范围:
一、政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。
二、重大决策中的秘密事项。
三、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
开发报建、设计施工;
诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等。
四、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告。
五、各级机构上报、下发和相互交换的内部文件、资料。
六、各级机构每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、资料。
七、各类行政、业务会议的文件、资料、记录录音、录像、、纪要。
八、财务运作、资金运作计划、统计报表,财务预决算报告及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料。
九、人事档案,职工个人工资、奖金及劳务性收入资料,职工情况综合材料。
十、公司各级机构公司在经营过程中形成的市场调查、预测、投资项目可行性研究、项目评估、项目进展情况等专题报告及有关资料。
十一、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料。
十二、招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等。
十三、工程预算、结算书和各种图纸。
十四、领导人住址、行踪。
十五、各级机构所有印章、财务用章、法人章等。
十六、各级机构所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
十七、生产事故、意外或突发事件,其他经公司确定应当保密的事项。
第二条密级确定:
属保密范围的文件、资料、图纸等,应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。
一、公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;
二、公司的规划、公司经营情况、重要会议记录为机密级;
三、公司人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。
第三条保密措施
一、密件应由各级行政管理部门分别盖上相应密级的印章。
二、密件应有专人兼职、保管,存放在保险箱或保险柜内;
条件一时不具备的,也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。
三、机密级(含)以上的文件传阅至集团领导(董事长、总经理);
秘密件传阅各部门、项目负责人以上级别人员。
非经以上人员批准,不得复制、摘抄或传阅。
四、密件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由综合部指定专人执行;
采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。
五、外出携带密件,由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。
六、查阅、借阅密件,要经各部门、项目第一负责人以上级别领导书面同意,并经密件保存部门负责人审批后,方可借阅。
机密件需先经综合部负责人审批,再经筹建处负责人以上领导批准后才能借阅。
当天借阅,当天归还。
七、凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等,废弃时必须销毁。
八、公司档案室和职能部门资料室设为保密室,未经管理员同意,无关人员不得擅自进入保密室。
各级领导的办公室,未经本人同意,不得进入。
九、全体员工要严格遵守保密制度,预防丢失或被窃取文件资料;
不准在私人交往和通信中泄露公司秘密;
不准在公共场所谈论公司秘密;
在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。
十、具有属于公司秘密内容的会议及其他活动,主办部门应采取下列保密措施:
1、选择具备保密条件的会议场所;
2、根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项的人员予以指定;
3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件;
4、确定会议内容是否传达及传达范围。
十一、任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告综合部负责人处理。
十二、公司各级机构在生产经营中如遇有可能给公司造成负面影响的紧急情况,在场员工应立即处理,无法处理时应立即向所在部门负责人报告。
对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外,不得对外发布任何消息;
确有必要时对外发言时,应由总经理或以上领导指定专人进行或在统一口径的情况下经综合部负责人同意或认可后进行。
第四十八条本制度规定的泄密是指下列行为之一:
一、本公司秘密被不应知悉的,
二、使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。
会议组织管理规定
规范会议组织工作,提高会议效率,及时沟通,解决工作中存在的问题。
第二条分类:
周会、月度进度汇报会、年中/年度工作总结计划会
第三条会议的筹办部门:
综合部。
第四条会议内容
一、周会
传达上级领导有关指示、精神,围绕集团公司、子公司、项目部工作任务层层分解工作,分析存在问题,提出问题解决方案和下周工作计划及近期目标,着重检查上周计划完成情况,制定下周计划。
二、月度进度汇报会
1、检查建设进度。
相关职能部门、各项目对照工作节点,对当月工作完成情况及下月进度安排进行讲解。
由于客观不可克服原因未完成进度的,应在会上提出,由领导决定是否免责。
对于在会前协商无法达成一致的工作,在会上予以提出,由领导小组进行工作协调,最终确定进度安排及责任部门、协办部门。
2、考核。
在介绍当月进度执行情况后,由考核领导对责任部门和协办部门进行考核。
三、年中/年度工作总结计划会
对工作进行总结,分析存在问题,对企业发展进行战略性思考,并提出下一阶段发展计划。
第五条会议的举办单位:
集团综合部、各项目部
第六条会议记录
综合部文员应做好会议记录工作,并将会议记录抄送上级领导及各部门。
台帐管理规定
台帐作为每个岗位的工作日志,用以详细记录每个岗位的相关工作内容。
建立完整的台帐,有助于资料查阅并且成为制定各类报表的基础,便于各级领导了解实际经营状况。
第二条台帐分类:
台帐分为经营分析型台帐及管理控制型台帐。
一、经营分析型台帐:
一般为数据型台帐,如财务、工程类台帐。
经营者可以通过其随时掌握公司的经营状况,是经营分析的最直接和最重要资料来源,通过对这类台帐的分析可以发现存在的问题,检查目标实现情况,为经营决策提供可靠依据。
二、管理控制型台帐:
每个部门的日常工作台帐,依此来掌控每个部门的工作进展状况。
通过对此类台帐的控制,可以使各项管理工作处于受控状态,一方面可以对所有的过往工作有所记录,另一方面也可时刻对目前的工作状态有所控制,同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。
第三条台帐系统及编写部门
一、财务系统台帐,责任部门:
财务部;
二、行政、人事系统台帐,法律合约系统台帐,招标系统台帐,责任部门:
综合部;
三、工程系统台帐,责任部门:
工程部;
以上各责任部门负责编写台帐样表,报综合部汇总下发。
第四条台帐填写要求
一、口径统一
1、各部门应使用由综合部统一下发的台帐样表,并根据样表上的要求指定专人负责填写。
2、各部门在归结本部台帐时,须保持用词的前后一致性。
二、数据统一
1、当次核准有关数字,使总数与明细能一一对照。
2、注意历史数据与当月发生累计数的统一性,杜绝前后不一的情况。
三、格式统一
1、表格部分要水平居中、垂直居中。
2、表格顶端统一使用“单位”、“岗位”、“类型”格式,表格结束时统一使用“经办人”格式。
3、没有内容显示的位置请以“—”表示。
四、专人填写
每一台帐必须由专人负责建立和登记,并用EXCEL或WORD格式建立以便为公司办公自动化工作做好准备。
五、日清月结
各填表人应及时填写台帐,防止遗漏。
每日整理台帐内容,并于每月最后一个工作日进行归结。
六、注意保密
七、重要台帐特别是数据型台帐,应设置文档保密级别(见保密管理规定)防止无关人员阅读。
八、台帐交接
台帐交接工作是员工工作交接的重要内容之一。
值班管理规定
第一条在非工作时间及节假日,综合部应派员工值班,处理下列事项:
一、理突发性事件并适时采取各项必要措施;
二、预防灾害、盗窃及其他危机事项;
三、随时注意清洁卫生安全措施与公务保密;
四、公司交办的各项事宜。
第二条员工值班时间规定如下:
节假日:
日班上午九时起至下午五时止(可随办公时间的变更而变更)。
第三条员工值班由综合部统一安排。
第四条值班员工应按照规定时间在指定场所值班,不得中途停歇或随意外出。
第五条值班员工遇有事情发生可先行处理,事后报告领导。
如遇其职权不能处理的,应立即通报并请示领导办理。
第六条值班员工收到电文应分别依下列方式处理:
一、属于职权范围内的可即时处理。
二、非职权所及,视其性质应立即联系有关部门负责人处理。
三、密件或限时信件应立即原封保管,于上班时呈送有关领导。
第七条值班员工如遇紧急事件处理得当,使公司减少损失者,公司视其情给予嘉奖。
第八条值班员工在值班时间内,擅离职守应给予记小过处分,因情节严重造成损失者,从重论处。
第九条值班员工因病和其它原因不能值班的,应先行请假或请其他员工代理并呈批准,出差时亦同;
代理者应负一切责任。
安全保卫管理规定
第一条为维护生产秩序、工作秩序,确保员工生命和公司财产安全,各部门、项目部应重视防火、防盗和生产安全。
第二条安全、防火、防盗、保卫工作,要认真落实责任制,
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- 投资 集团 行政管理 制度