合同管理办法通用版v1Word格式.docx
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(4)定期、不定期检查监督合同管理情况,指导本系统合同管理工作,纠正违反合同管理制度的行为;
(5)协助处理对集团公司有重大影响的合同纠纷案件。
3、北京***集团下属公司合同管理部门负责本公司合同管理工作,未设立合同管理部门的应当指定一个部门负责合同管理工作。
合同管理部门的职责是:
(1)宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和集团公司相关规章制度;
(2)制定、修改本公司合同管理实施细则,建立健全合同管理制度;
(3)组织本公司签订合同的谈判、合同文本的拟定,办理本公司《专项授权委托证明》和《法人授权委托证明书》及其审核工作;
(4)参与本公司重大合同的论证、谈判和签订工作;
(5)监督检查本公司和往来单位的合同履行,建立合同履行中资料收集保存和合同纠纷预警机制;
(6)负责本公司合同管理信息的收集、反馈、上报、汇总、分析,定期向本公司领导及****部门报告合同管理工作情况,建立合同管理统计分析和工作报告制度;
(7)对本公司合同管理人员和业务人员进行培训,并对他们的合同管理工作进行业务指导;
(8)其他应当由合同管理部门履行的职责。
5、北京***集团内各单位的规划、技术、财务、审计等综合管理部门及业务主管部门(或专人)应当根据本部门职责参加合同评审,对合同的相关质量、参数、合法性、技术指标等问题提出意见和建议,参加合同条款的审核,对合同履行及履行后的结果进行监督和评价,并与合同管理部门相互支持和配合,共同做好合同管理工作。
3、合同签订
(一)合同订立的原则
1、合同相对方必须为符合国家法律法规要求及公司相关管理规定的合格供应商/客户;
2、合同的订立必须按国家法律法规要求及公司相关管理规定的标准流程采购进行采购决策后方能签署;
3、合同的内容必须符合国家法律法规要求及公司相关部门管理规定,无损害公司利益的条款,原则上必须使用合同主体公司订立的标准合同模版;
4、合同的签订必须符合集团《合同管理办法》以及《****体系合同管理规定》。
(二)合同评审
1、合同签订前应当进行合同评审。
2、通过招标方式订立合同的,合同评审应当在招标文件发出前进行。
3、合同评审可通过会签方式进行,由合同签订单位组织合同谈判单位及财务部门、审计部门和合同管理部门等综合管理部门,对拟定好的合同文本进行审核,审核通过后,各相关单位在《合同评审会签表》上签字认可。
以下需要评审的合同范围:
(1)签订合同,无论是否涉及公司其它单位,都要进行评审;
(2)涉及集团公司其它单位参与谈判的合同;
(3)虽未涉及集团公司其它单位参与谈判的合同,但单个合同标的10万元(含)以上的。
4、一般合同的评审根据合同的类型由各业务主管部门组织,合同管理部门及相关综合管理部门参加。
业务主管部门不明确的,由主管领导指定合同评审组织部门。
5、重大合同(50万元及以上的)评审,应当由业务主管领导主持。
6、合同评审前,合同经办部门或业务主管部门向各有关评审部门提交可行性分析和合同草案。
7、提交评审的合同草案应当具备合同的主要条款,权利义务明确,文字表达清楚。
8、未提交合同可行性分析或合同草案主要条款缺失的,评审部门可不予受理。
9、合同评审的要点包括:
业务的可行性、合同的严密性、可履行性、合同技术条款的适宜性、内容的合法性、权利义务的对等性、风险评估及对策等。
10、参与合同评审的各相关部门应当按照各自的管理职责对合同的相关条款进行审核。
11、合同管理部门对合同的合法性负责,并对权利义务的对等性提出意见。
合同经办部门或业务主管部门应当对提交的资料的真实性、业务的可行性及技术条款的适宜性负责。
12、为保证合同评审的及时性和有效性,应当给评审部门预留合理的评审时间:
一般合同评审时间为一个工作日;
法律关系较复杂的合同,评审时间为三个工作日;
法律关系特别复杂的合同,评审时间为五个工作日。
13、合同经办部门应当根据合同评审意见修改合同文本,并将有关情况通过业务主管部门反馈给参加评审的各相关部门。
14、未经集团公司董事会同意,各公司不得为系统外企业提供担保。
15、各公司拟签订融资合同的,除应当按照规定经过审批以外,必须经过法律顾问审核,并出具法律意见书。
16、根据本办法须经天健集团公司评审的合同,各单位应当在自行评审后,将合同文本、评审资料、评审结果及本办法要求的其他材料同时报送****部门。
17、长期委托代理人签订的合同,若签合同的委托代理人为业务负责人,该合同必须由本单位行政主要领导批准;
若签合同的委托代理人为单位行政主要领导,该合同必须由公司主管领导批准;
专项委托代理的合同,一律由公司主管领导批准,必要时由总经理/董事长批准。
合同签订者和批准人不能为同一人。
(三)合同主体内容
1、为保证合同文本的规范性,维护企业利益,各合同管理部门可根据本公司的业务特点拟定合同示范文本,作为本公司对外签约的推荐文本。
2、各公司制定的合同示范文本应当报集中采购部备案。
3、合同文本中,对双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。
4、合同文本内容应包括:
(1)合同双方基本信息,包括公司名称、法人、联系地址、联系电话;
(2)采购标的物信息,包括产品名称、品牌、规格型号、产地、包装方式、计价单位、单价、总价;
(3)付款条件的约定,包括发票类型、开票期限、付款方式及付款周期等;
(4)配送信息,包括配送方式、配送费用、配送地址、收货人及联系方式等;
(5)质量规范,包括产品品质及技术要求、产品验收标准和方式、质量异常处理方式等;
(6)售后服务相关内容,包括售后服务期限、服务内容、联系人及联系方式等;
(7)双方权利和义务、违约责任、争议处理等;
(8)合同相对方相关资质文件。
(四)合同签订
1、签订合同应当遵守国家法律、法规的规定,坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。
2、除即时结清的业务外,应当采用书面形式订立合同。
3、合同签订前,应当由合同管理部门按本公司规定对合同进行统一编号。
使用对方的合同编号的,在合同签订后,应当由合同管理部门按内部格式重新给予编号。
4、对外签订合同,应当以企业法人名义进行,各职能部门不得以自己的名义对外签订合同。
5、对外签订合同,应当由法定代表人或其委托的代理人进行。
委托代理人签订合同的,应当由法定代表人签发《法定代表人授权委托书》,并在委托书中明确委托代理的权限和期限以及是否可转委托等事项,加盖本公司的公章。
5、委托代理人代表公司签订合同,必须在授权范围及期限内行使代理权,禁止越权代理。
6、采用信件、数据电文等形式订立合同的,应当约定以书面确认书作为合同成立的条件。
7、以传真方式签署的合同,应当在条款中明确传真件与原件具有同等法律效力。
8、合同的末页应当载有相关条款或“此页无正文”的说明。
9、合同签订后,相关单位和批准人在《合同评审会签表》上签字后,该合同可以正式签订。
10、签订合同应当使用合同专用章,除因业务有特殊要求外,不得使用行政公章或以其他印章代替。
11、合同文本两页以上的,应当加盖骑缝章。
12、合同经办部门应当向业务主管部门、财务部门及合同管理部门提交合同原件。
13、集团下属公司签订标的额100万元(含)以上的合同,应当报集团行政部备案。
备案的材料应当包括与合同评审有关的所有文件、资料。
(五)合同审批流程
采购合同经采购实施公司或部门起草后,须经以下审批程序:
合同主体公司采购部负责人合同主体公司财务部合同主体公司总经理****部门总监集团计财部法务部集团分管副总集团董事长
4、合同的履行
1、合同履行涉及多个部门的,应当由合同经办部门牵头,各部门密切配合。
2、合同生效后,应当全面履行合同。
如果出现履行不能的情形,应当及时采取补救措施,减少损失。
3、对合同履行过程中发现的问题应当及时处理:
(1)发生合同收款或付款延迟的,应当在应收或应付期限届满后七日内通知主管领导、财务部门和合同管理部门,并说明理由和拟采取的措施;
(2)如果发生不能全面履行合同的情形,应当及时与对方当事人进行协商,积极采取补救措施,并将相关情况报告主管领导和合同管理部门;
(3)发现对方有其他不履行或不完全履行合同的行为的,合同经办人员除催促对方继续履行外,应当立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和合同管理部门。
(4)合同管理部门接到报告后,应当认真分析,提出应对措施。
4、在合同履行过程中,合同经办部门和合同经办人员有证据证明对方当事人有下列情况之一的,应当及时运用法律、法规所赋予的抗辩权维护企业的合法权益,并书面上报主管领导和合同管理部门。
(1)经营状况严重恶化;
(2)转移财产、抽逃资金,以逃避债务;
(3)丧失商业信誉;
(4)有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。
5、遇不可抗力影响合同的履行时,应当及时以书面形式通知对方,并注意保存有关证据;
在对方提出因不可抗力影响其履行时,应当及时要求其提交有效的证明文件。
6、各公司对担保合同或含有担保条款的合同,要专人管理、全程跟踪,及时检查该合同的履行情况,特别是对担保期限、担保方式要高度重视,发现问题及时处理。
具体按对外担保管理办法执行。
7、在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中,合同经办人员及财务人员应当至少每个会计年度与合作对方对帐一次,并经双方签认,确认债权债务。
8、合同履行过程中对方当事人发生合并、分立、改制或其他重大事项以及本单位或对方当事人的合同经办人员发生变动时,应当及时对帐,确认合同效力及双方债权债务。
9、合同经办人员与企业终止劳动关系或因其他原因发生变更的,合同经办部门应当在情况发生后一周内书面告知对方当事人和该合同的其他关系人。
10、合同管理部门及人员有权随时检查合同履行情况,发现问题及时提出处理意见。
11、合同履行完毕,合同经办人员要写出合同履行报告,连同所有书面材料形成卷宗后,按照档案管理的要求进行归档。
12、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。
没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,设备验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
13、报送****部门备案的合同履行完毕后,应当将合同履行报告报送集团管控部一份。
14、合同主体公司应根据合同的履行情况编制《合同管理台账》,做好详细记录,并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。
15、合同主体公司合同管理部门负责将《合同管理台账》实时更新,并于每月初将备份文件发送至****部门邮箱。
五、合同结算管理
(1)适用范围:
合同结算范围应为北京***集团下属商业公司及医疗机构内部往来结算。
1、内部往来结算是指北京***集团及下属分公司、医疗机构等各关联的独立法人间发生的内部往来交易和关联交易。
2、公司内部往来结算包括应收账款、预付账款、应收票据、其他应收款、应付账款、预收账款、应付票据、其他应付款账务的记录和核算等。
(二)合同结算原则
1、北京***集团内部往来业务的结算,采用结算中心模式方式,计财部为北京***集团统一结算机构。
2、各关联单位发生的内部往来业务,均只与结算中心挂账、转账核算。
3、各关联单位进行内部往来对账根据《**采购交易对账结算管理办法》每月对账一次,要求本单位业务数据和财务数据一致;
往来单位业务之间和财物之间分别对账一致;
对账未达一致账目应尽量在一个月内进行调整。
4、各关联单位之间的内部往来交易,在编制合并会计报表时应当全部抵消,相对账户的余额应全部抵消为零。
(三)合同结算要求
各单位因分别为独立的法人,在北京***集团内部交易行为中,需保持内部往来手续的齐备和完善,包括:
1、关联单位之间的商品转移,应根据交易内容拟定作价原则等相关协议并由内部转移双方予以签署。
2、内部资金往来业务应遵循事前沟通原则,发生往来业务时应予以书面(扫描)或电子邮件对内部事项予以确认。
3、内部交易业务应根据交易内容拟定相关协议并由内部交易双方予以签署。
4、代付费用必须有对方书面委托的复印件、费用原始凭据原件,通过银行支付的,应提供银行付款单据的复印件。
5、资产调拨必须有调入方的书面收条的复印件或者相关确认文件的复印件。
六、合同付款管理
(一)目的
为确保有计划、有组织、及时准确向供应商付款,减少违约行为,杜绝错付、超付,以确保采购进度并控制成本。
(二)合同付款范围
适用于医疗设备、耗材、药品的采购预付款、进度款、结算款(设备维修款)的审批支付。
(1)合同付款原则
1、采购合同款支付必须依据合同,严格按计划进行支付。
2、采购款支付要严格执行公司审批的年度设备/耗材/药品采购计划及年度计划修正方案和月度资金计划的规定。
3、对于超出公司月度资金计划的采购款项的支付须按公司财务管理制度的规定经特别的审批程序审批。
4、
设备采购后进行结算时,必须严格按照合同的要求进行结算付款。
(2)申请合同付款要求
1、北京***集团下属负责设备采购的公司应于每月25日前向****部门提报下月度设备采购资金预算。
2、****部门审核月度资金预算,并报经营发展部进行会汇总审批。
3、申请合同付款的主要资料要求
(1)经战略规划部审核董事长审批的设备购置计划申请单;
或药品/耗材年度采购计划审批表;
(2)经主管领导审核审批的采购合同审核审批表;
(3)采购合同复印件
;
(4)采购合同价格及采购付款申请审批表;
(5)有关材料的入库单(数量签收单等),设备验收报告,交付使用报告等。
(6)所有合同款项的支付必须按审批后的月度资金预算范围内使用。
(3)合同付款规定
1、采购合同付款申请支付预付款手续要求
(1)按财务相关程规定填写合同付款申请表;
(2)申请付款时间与到货时间间隔在一个月内,各单位确定是否需要正式收据;
间隔在一个月以上必须先提供正式收据,方可付款;
对紧急情况一定要先付款的,由经办人负责催收收据。
2、申请支付到货款
(1)按财务部相关规定填写合同付款申请表;
(2)与合同标的或货物清单一致的签收单或入库单;
(3)设备需安装后再支付的,需附已安装确认单。
3、申请支付验收款
(2)合同规定的验收报告。
(3)其他手续。
4、申请支付质保金(合同尾款)
(2)质量验收报告等;
(3)其他保修承诺书等手续。
5、北京***集团计财部应对各单位的合同付款程序、手续等进行严格检查。
七、合同档案管理
1、合同及合同基础资料作为企业对外经济活动的重要法律依据和企业内部的重要资料,应当妥善保管。
2、各公司应当建立健全合同及合同基础资料的档案管理制度,明确合同档案管理部门。
3、合同包括合同文本及相关附件、图表等。
4、合同基础资料包括合同评审资料、合同履行过程中形成的文件资料、合同履行报告等。
5、按照生成时间可将合同基础资料分为三个部分:
(1)合同签订前产生的相关资料;
(2)合同签订后至合同履行完毕前产生的相关资料;
(3)合同纠纷发生后产生的相关资料。
6、合同及合同基础资料生成后,原件必须及时进行编号、登记、立卷、归档保存。
7、日常工作中应当使用合同及合同基础资料复印件,需要使用合同及合同基础资料原件的,应当建立严格的审批、归还制度。
8、严禁涂改、毁损合同及合同基础资料。
9、合同履行完毕或纠纷处理完毕后,合同经办部门应当及时将合同档案按照企业档案管理的要求,移交合同档案管理部门集中管理。
10、合同档案的借用、查阅要履行借阅手续。
借阅者必须爱护档案,不得涂改、抽拆,不得擅自转借。
11、各公司应当根据合同性质确定合同档案保管期限,但保管期限最低不得低于五年。
合同履行未发生纠纷的,资料保管期限从合同全部履行完毕之日起算;
发生纠纷的,资料保管期限从纠纷处理完毕之日起算。
12、合同档案不得擅自销毁。
对于超过保管年限又确无保存价值的合同档案应当按照档案管理的相关要求进行销毁。
八、合同监督检查管理
1、北京***集团公司和下属公司要注意总结、交流合同管理经验,不断完善合同管理制度,促进集团合同管理水平的不断提高。
2、****部门和集团下属公司合同管理部门应当加强对合同签订、履行情况的检查,发现问题及时处理。
3、合同管理部门应当定期、不定期检查本公司的合同管理情况。
也可由****部门牵头,组织财务、审计等综合管理部门和行政部门组成联合工作小组,共同进行检查。
4、合同检查的主要内容有:
(1)合同管理制度的建立与落实情况;
(2)合同的签订和履行情况;
(3)合同纠纷的处理情况;
(4)合同基础资料的整理、保管和档案管理情况;
(5)合同管理信息的编制和分析工作;
(6)合同管理人员的教育培训情况;
(7)对于在签订、履行、管理合同中,因违反合同管理制度造成重大经济损失的人员的责任追究情况。
5、****部门履行检查职责时,受检单位应当如实提供与检查事项有关的文件、资料,并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。
6、检查小组或检查人员应当在检查结束后的15日内向受检单位送达检查意见书。
7、检查意见书要标明检查人员姓名和职务,提出受检单位合同管理的基本情况、存在的问题及对加强合同管理的意见等。
8、****部门根据情况,可向受检公司及有关部门提出如下处理意见:
(1)对于未按照集团公司规定建立健全合同管理制度,或落实制度有重大漏洞的,责令限期改正;
(2)对于在合同签订、履行和管理工作中,违反合同管理制度,造成重大经济损失的单位或个人,建议有关部门追究其相应的行政责任和经济责任;
(3)对于在合同管理工作中成绩显著,为企业避免或挽回经济损失的单位和个人,建议按照有关规定给予表彰或奖励。
7、受检单位应当自收到检查意见书之日起30日内将落实情况书面报告****部门。
十、说明
1、****部门具有对本管理办法解释权,未尽事宜请参照北京***集团其他相关管理办法。
****部门
2016年7月6日
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