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5.1.2.印章换发的申请2
5.1.3.印章补发的申请2
5.2印章的制作批准3
5.3印章的制作与启用3
5.4印章的管理3
5.5印章的使用5
5.6流程图6
5.7罚则7
5.8附则7
6记录8
1目的
为规范公司印章的保管和使用,保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性,维护公司利益,明确印章保管人、使用人的权利和责任,制定本规定。
2范围
a)适用于公司所有印章;
b)因工作需要申请使用济南林海装饰有限公司公章,按本规定执行。
3定义
a)印章是指公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用公司印章。
包括:
法人印章、合同专用章、财务专用章和部门印章、公司因经营管理需要所制作的法定代表人印章和其他因履行职务需要以个人姓名刻制的印章以及刻有公司名称的各类印章;
b)公章:
公司向上级主管机构登记的公司印鉴及以公司名义使用的公司印章。
如行政章、公司合同专用章、技术协议章等;
c)签字印章:
刻有公司法人代表名字或职务的印章,如法人章、法人代表手签章等;
d)部门章:
刻有公司部门名称及项目管理部名称的印章;
e)其他特定类型印章:
涉及特定业务用途的专用印章。
如财务专用章、发票专用章、出图专用章、附件章、保密章、正、副本章等;
f)监印人员:
指按本规定由公司领导核定指派的负责保管、使用和管理印章的人员。
4职责
a)行政人事部是印章的制发和归口管理部门;
b)公司指定的监印人员负责对其进行管理、使用、维护工作;
c)公司总经理审核用印材料,批准用印申请。
5程序
5.1印章的制作申请
印章制发原则:
部门一般不刻制印章,原则上可根据业务需要经公司总经理核定后申请印章制发,制发程序按本规定执行。
5.1.1.印章制发的申请
因业务需要或组织变更,由申请部门填写《制发印章申请表》(见6.记录第a条),印章保管部门负责人签字后,按本规定5.2.核定后由行政人事部制发。
5.1.2.印章换发的申请
a)印章的印文磨损申请换发时,由监印人员填写《制发印章申请表》(见6.记录第a条),于“印章模印”栏拓具印模,标明制发日期,印章保管部门负责人签字后按本规定5.2.核定后交行政人事部换发;
b)原有废旧印章应于换发后一周内,由行政人事部依本规定5.4.第l条办理。
5.1.3.印章补发的申请
印章毁损或遗失时,监印人员除向该印章的登记机构报备并依法公告作废外,应填写“制发印章申请表”,标明原印章的种类、名称、毁损或遗失经过及失职人员的处理,印章保管部门负责人签字后按本规定5.4.第l条会签后交行政人事部补发。
a)补发印章的文字体应有异于原印信,以资区别;
b)遗失的印章寻获时,应即交由监印人员于二日内依本规定5.4.第l条规定办理。
5.1印章的制作批准
a)公司印章、签字章、法人章、由公司总经理核定批准同意后制作;
b)特定类型用章、部门印章、项目部章由总经理后核定批准同意后制作;
c)核定印章时应包括印章的种类、名称、形式、规格、使用范围及管理权限等。
5.2印章的制作与启用
a)公司印章的制作和启用必须遵守国家的有关规定,履行严格的审批手续,制作印章经总经理批准,由行政人事部凭公司介绍信到公安机关指定地点统一制作。
各部门根据工作需要,可以向总经理申请制作内部或对外用章。
未经批准,任何部门、个人不得以任何理由制作有公司名称的印章;
b)印章的形式和规格,按国家有关规定执行;
c)新印章的启用要做好戳记,并留样保存,以便备查;
d)印章启用应事先发出启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。
启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。
5.3印章的管理
5.4.1公司的所有印章必须在公司印章保管部门和档案管理部门留样、登入印章登记台帐按规定年限保存。
5.4.2公司印章的管理实行“统一保管、专人负责”的原则。
公司指定监印人员负责保管公司印章。
公司法人章、合同专用章由总经理指定监印人员保管,公司财务专用章及法定代表人章由总经理指定财务部门监印人员负责保管,部门印章由各部门监印人员保管。
5.4.3印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、监印人、批准人、印样等信息。
5.4.4公司公章及签字印章、技术协议章的监印人员应报请总经理核定后任用。
5.4.5部门章、特定业务专用印章的监印人员应按照规定报请总经理核定后任用。
5.4.6公司监印人员应与公司签订《印章管理使用授权委托责任书》(见6.记录第b条),严格遵守国家法律和公司的各项管理规章制度恪尽职守,严守公司秘密,不得利用印章谋取私利或从事对公司不利的活动,如发生违规行为,监印人员无条件承担法律责任。
5.4.7公司配备专门的印章存放设施,由监印人员负责管理和使用。
监印人员对所保管的公司印章和印章存放设施的完好性和安全性负责。
如公司印章发生毁损、被盗或者丢失等情况,监印人员应当保护现场并立即向公司总经理报告,并办理相关法律手续,重要印章应公告。
在公司未解除监印人员责任之前,监印人员不得以任何理由离开岗位或者向公司提出辞职。
5.4.8监印人员应坚守工作岗位,如果因故确需离开岗位,须事先报请公司总经理批准,办理印章移交手续,由监印人员、公司指定的临时监印人员和监交人(监交人由总经理指定)共同完成,签署《公司印章移交记录单》(见6.记录第f条),临时监印人员对代理期间印章的使用承担全部责任。
监印人员返回岗位时应办理同样手续。
5.4.9监印人员工作岗位变动时,应自觉接受公司的检查,并办理印章移交手续(同5.4.第5.4.8条),并继续对任职期间的印章管理工作承担法律责任。
5.4.10有下列情况,公章必须停止使用:
a)机构变动导致机构名称改变;
b)有关部门通知改变印章图样;
c)印章使用损坏;
d)印章遗失或被盗,公司声明作废。
5.4.11印章的停用由行政人事部提出书面申请,经总经理批准后,由行政人事部及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
5.4.12废旧、撤销或遗失寻获的印章,应由监印人员填具《缴销印章申请表》(见6.记录第g条)一份,送印章管理部门依本规定第5.2.程序呈请核定后,检具缴销之印章,送缴上级管理部门撤销,撤销时应填写《销毁废印章登记表》(见6.记录第h条)。
5.4印章的使用
a)公司印章的使用遵循“严格审批、专人负责,严禁异地使用”(特殊情况例外)的原则;
b)公司法人章、合同专用章的使用,必须由总经理或其授权人批准;
公司财务专用章及法定代表人章如用于财务会计业务的由财务部监印人员用印,如用于非财务会计业务的,必须按分管范围,由总经理或其授权人批准;
部门印章及项目经理部印章由各部门经理及项目经理批准;
c)公司印章的使用严格遵守公司规定的审批程序。
公司用印申请人详细填写《用印申请/审批单》(见6.记录第e条),经部门负责人审核,并依照规定程序报总经理或授权人员批准,向监印人员提交《用印申请/审批单》和须加盖印章的文件。
用印申请人在台帐上签字,监印人员应当将《用印申请/审批单》和加盖公司印章的文件存档备查;
d)用印前,监印人员应当仔细检查用印申请人提交的《用印申请/审批表》是否完备,用印申请人提交的须加盖公司印章的文件数量是否与批准用印的数量一致。
监印人员对不符合用印审批程序的文件有权拒绝使用公司印章;
e)监印人员应当亲自对需要加盖公司印章的文件使用印章,严禁将所保管的印章交由用印申请人或者其他人员代为使用;
f)监印人员发现使用公司印章有错误,不论错误是否因监印人员自己造成,应当立即向用印申请人收回有错误的已加盖公司印章的文件并予以纠正。
监印人员应当将有关情况予以记录;
g)公司印章(项目印章除外)原则上不允许携带外地使用,如确因工作需要必须外地使用,由用印申请人向总经理或授权人提出书面申请,并签订《印章外带使用授权委托责任书》(见6.记录第c条),按规定程序办理印章移交手续后,由监印人员将封存好的印章交总经理指定人员携出。
印章在外地使用时,必须有二名以上公司员工同时在场,打开封包,用印完毕后,将公司印章封包,由在场员工在封包上签字,注明使用情况,申请人将加盖印章的文件带回公司存档备查,经行政人事部检查封包无误并办理印章移交手续后,将印章交监印人员,申请人对外出期间印章的管理承担全部责任;
如需在外地签订合同并加盖公司合同专用章的,被授权签订合同的人员不得同时携带合同专用章。
5.5流程图
5.6.1.印章刻制程序流程图
5.6.2印章使用程序流程图
不符合
符合
5.6罚则
a)监印人员(包括临时监印人员,下同)不认真履行保管职责,致使所保管的公司印章发生毁损、丢失或者被盗等情形,监印人员应当承担赔偿公司因此所遭受的一切损失。
如果给公司造成重大财产或者其他损失的,公司将依法追究监印人员的经济责任、行政责任直至刑事责任;
b)监印人员不认真履行使用职责,致使公司印章被盗用或者被不正确的使用,监印人员应当依照5.7第a条承担责任;
c)用印申请人故意隐瞒事实或者采取其他方式骗取公司印章的使用,不论是否给公司造成经济或者其他损失,均应当依照5.7第a条承担责任;
d)监印人员或者用印申请人未经法定代表人书面特别批准,携带印章异地使用并给公司造成损失的,均应当依照5.7第a条承担责任。
5.7附则
a)本规定由行政人事部负责制定、解释、补充;
b)本规定经公司总经理办公会会议批准,自发布之日起施行。
6记录
a)《制发印章申请表》JNLHZS-YZ-08-T1;
b)《印章管理使用授权委托责任书》JNLHZS-YZ-08-T2;
c)《印章外带使用授权委托责任书》JNLHZS-YZ-08-T3;
d)《印章保管登记表》JNLHZS-YZ-08-T4;
e)《用印申请/审批单》JNLHZS-YZ-08-T5;
f)《公司印章移交记录单》JNLHZS-YZ-08-T6;
g)《缴销印章申请表》JNLHZS-YZ-08-T7;
h)《销毁废印章登记表》JNLHZS-YZ-08-T8。
制发印章申请表
主管部门
表格编号
JNLHZS-YZ-08-T1
记录编号
JNLHZS-YZ--T1
文件名称
页次
文件管理员
时间
制发印章名称
印章规格及要求
印章使用范围
制发申请部门
制发管理部门审核
印章制发的核准人
印章管理使用授权委托责任书
JNLH-YZ-08-T2
JNLH-YZ--T2
因工作需要,济南林海装饰工程有限公司法定代表人刘敬业先生将“济南林海装饰工程有限公司”印章、“刘敬业”法人名章授权给保管使用,将依照公司<
<
印章管理规定>
>
,正确使用上述印章处理公务,保证不利用上述印章谋取私利或从事其他对公司不利的活动。
因本人工作失误或过错发生违规行为对公司利益造成损失时,将愿意无条件承担相关法律责任。
授权人:
济南林海装饰工程有限公司法定代表人
(或授权委托人)
监印人:
(签名)
印章外带使用授权委托责任书
JNLHZS-YZ-08-T3
JNLHZS-YZ--T3
因工作需要,济南林海装饰工程有限公司法定代表人刘敬业先生将“济南林海装饰工程有限公司合同专用章”授权给保管使用,本人将依照公司<
,正确使用该印章处理公务,保证不谋取私利或从事其他对公司不利的活动。
如果因不认真履行保管职责,致使所保管的该印章发生毁损、丢失或者被盗等情形,给公司造成重大财产或者其他损失的,公司将依法追究的经济责任、行政责任直至刑事责任。
授权时间:
济南林海装饰工程有限公司法定代表人(或授权委托人):
印章保管登记表
JNLHZS-YZ-08-T4
JNLHZS-YZ--T4
印章名称
颁发机关
收到枚数/日期
印章图样
启用
日期
批准人
监印人
姓名
备
注
用印申请/审批单
JNLHZS-YZ-08-T5
JNLHZS-YZ--T5
/
用印部门
申请人
印章类型:
公司章□法人名章□合同专用章□项目部章□
其他印章□(请注明):
用印文件内容(简):
部门负责人/时间:
批准人/时间:
用印时间:
公司印章移交记录单
JNLHZS-YZ-08-T6
JNLHZS-YZ--T6
公司章□法人名章□合同专用章□
移交原因:
总经理意见:
移交人/时间:
接收人/时间:
监交人/时间:
缴销印章申请表
JNLHZS-YZ-08-T7
JNLHZS-YZ--T7
缴销印章名称
缴销原由
上缴机关
经办人/
批准人/日期
接收人/日期
备注
销毁废印章登记表
JNLHZS-YZ-08-T8
JNLHZS-YZ--T8
销毁印章名
销毁印章名称
销毁方式
职务
第一监销人
第二监销人
备注
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