前台接待岗位职责.docx
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前台接待岗位职责.docx
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前台接待岗位职责
前台接待岗位职责
篇一:
公司前台岗位职责
公司前台岗位职责
公司前台是公司涉外窗口,前台接待直接代表企业形象和服务质量。
因此,必须严格遵守接待工作规范。
一、岗位职责
1、负责公司来客的接待、登记、导引,对无关人员、上门推销和无理取闹者,阻挡在
外或协助有关人员处理。
2、负责公司报刊,邮件、包裹、报纸的收发与转交。
3、负责接听来访电话,记录好电话内容,并做好转达工作。
4、保持前台环境清洁。
5、负责公司文件打印,协助复印等工作。
二、工作具体要求
1、接待
——为公司来客设立登记本,所有来公司人员均需登记,(与总经理熟悉的朋友或施工人员可免登记)。
登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。
——不以衣着、相貌取人。
——前台接待公司来访客人必须起身微笑相迎,热情服务。
——问清来访事由,来客提出要找公司员工时,前台接待应先问有无预约,并请来客做好登记,再打电话致要找的员工,询问是否带进如回答需要马上带进,则应行前领路,如需迟些带进,安排客人到休息室就坐等候。
带进办公室后,再为客人倒水(七分满)。
——客人离开时,请客人登记离开时间,并微笑致意,“再见,请慢走!
”
2、上班时间必须在岗。
即早上8:
30—12:
00、13:
30—17:
30,如因公需外出,须向领
导申请,保证前台无空岗。
3、接听电话
——铃响三声内接听,如超过三声后接起电话,则应说:
不好意思,刚才有事走开了,请问有什么可以帮到您。
——接听电话时要用规范语:
“您好,这里是成丰居!
”
——对于重要或者需转达的事情并做好来电登记(来电人姓名、事由及来电时间)——接电话时必须注重礼仪,身体不得倾斜或嘴里吃食物,说话时应控制音调和语调。
——接电话尽量长话短说,私人电话不得超过三分钟。
——接电话不得先于来电人挂机(私人电话除外)
4、协助保洁员好前台卫生,做到无灰尘、无污渍。
桌面不得放置私人物品、杂物,不
得在前台吃食物。
5、公司来往信函、材料、杂志要做到及时送达各部门或相关人员。
三、仪容仪表要求
1、公司定制制服的,需穿制服上班。
无订座制服时,穿着要大方得体。
2、不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。
3、上班时间应化淡妆,不得在前台化妆。
4、保持良好的站、坐、走姿,在客人面前避免修指甲、化妆、哼小调等不礼貌行为。
篇二:
公司前台文员岗位职责及工作流程
公司前台文员岗位职责及工作流程
前台接待必备条件
1、限女性,年龄22—24岁
2、肤质好,体态轻盈,身高160—168cm之间。
3、口齿伶俐清晰,反应能力佳。
4、大专以上文化程度。
5、个性活泼、外向、有亲和力,有耐性。
6、上级主管:
行政部经理
公司前台文员岗位职责及工作流程
1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作,工作积极性、主动性强,有高度责任感()
2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。
()2、客户接待及信息管理()
★公司来访客户的日常接待流程:
客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人
员接待—客流详情登记
★市场部的客户意向登记流程:
装修顾问报意向(每日10:
00前、16:
30分后)——录入《市场部
意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕★客户回访流程:
当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交
至行政部主管回访审核。
3、来访客人接待及流程()
★客人、贵宾来访:
贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶★推销人员来访:
推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶
推销人员来访:
推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部
4、电话接听及留言处理()
★听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。
标准语如下:
您好,这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求1)咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。
2)推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员
无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他
公司吧
3)找人——问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人员或部门;如为不明电话则快速结束电话。
4)留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情第一时间电话通知到相关人员
5)其他——不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。
5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办()
1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守
公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人
处,对新员工是否继续聘用做出建议。
2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时间及职位等情况
3)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须提前一个月申请,否则不予办理任何手续。
6、考勤监督、统计、外出签到监督()
1)新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有作弊行为
当时提出,并劝其自动离职;
2)满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡
3)每月15日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,
保证统计的真实性、准确性。
4)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,
并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。
7、卫生值日执行、检查()
1)总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫
生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。
2)前台区域卫生:
前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台
自行负责该区域。
3)公共区域及其他区域进行排班值日,每天排班2—3人进行卫生值日(表格形式,最好男女
搭配,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。
当天值日完毕后由前台进行检查,有权对卫生值日不到位
进行处罚,并责令其重新执行卫生,直到干净为止。
由前台口头执行;如当天卫生值日人未提前10分钟到达给予10元/次罚款,未进行卫生之日给予50元/次处罚。
以上罚款处罚由前台开具罚单行政部经理签字确认。
如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理,由前台承担以上责任。
8、会议考勤执行及会议记录整理()
1)每周五16:
30会议、每月18日会议(必须参加),由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备,对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录,并执行相关的会议制度。
2)对会议进行记录,尤其是会议行政的决议决策重点内容要清晰明了,会议后整理成文档,由行政部经理签字确认并存档。
9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试()
每天招聘后台进行刷新,根据招聘需求增加职位招聘;对投递的简历进行初步筛选,严格按照职位要求学历、经验等进行,通知符合岗位要求的人员在每日下午14:
00—17:
00之间到公司面试,并对通知人员以短信方式告知对方面试时间及地址,注意时间段的合理安排。
面试人员到达后让其填写cR面试简历表(检查是否完整填写)然后送至行政部
10、花草管理()
前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理,月底清点数量并造表报行政部经理处。
11、名片、工牌制作、通讯录更新()
1)各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作,并在两个工作日内送货,收取名片时由前台核对内容并签字确认(满7日磨合期,对有名片制作需求人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认,名片费用由当事人进行垫付,在公司工作满三个月进行报销。
)
2)对通过7天磨合期人员进行统计,在2日内制作完成公司统一的工牌交付其使用,押金10元/个,新员工交付现金到财务处,在离职时以完好工牌进行退换押金。
3)熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司集团小号。
每周更新一次,更新后首先发放到行政部,其他部门依次发放到。
12、门禁系统、加班管理、水电照明()
1)公司大门钥匙由前台保管,每天早晨前台提前15—20分钟到达公司开门,下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开;钥匙不得私自转借他人,否则承担因此引起的各种损失或事故责任。
2)对于需要在办公室进行加班人员进行登记,姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽的登记,并由当事人进行签字确认;如需领取办公室钥匙需要由行政经理同意并由当事人签字领取钥匙。
3)每天中午12:
00—14:
00时间段内关闭大厅照明灯源,下班离开时检查所有电脑、显示器打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,
禁止再一次发生类似情况;检查完毕正常关闭机房总电源。
13、物资管理、报刊收取()
1)公司邮件、包裹收发:
因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认
2)a3、a4打印纸、复印纸、相片纸的保管,领用人到前台处签字领用,注明领取张数、用途等,严格控制纸张的使用,严禁打印私人文件或与工作无关文件,避免造成比必要浪费。
3)公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室,如遇休息提前安排其他人员进行收取。
14、飞机票、火车票、水票预定()
1)为公司出差工作人员进行火车票、飞机票预定,首先到财务处进行“借款申请单”填写
支取相关费用或个人先行垫付进行报销。
2)水票由前台处保管,在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购,并保证公司饮水正常供给。
15、办公设备初级维护:
打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设
备及时通知到工程部,确保办公设备能正常运转。
()16、其他未尽事宜进行补充,以上工作内容与岗位工资挂钩进行分级考核。
考核分为a、B、c、d四级,考核首先由当职者进行自述,部门负责人进行核准,总经理进行复核。
以最终累积级别居首者为最终评定级别。
a为优秀,B良,c为合格,d为差,得a者领取100%岗位工资,得B者领取90%岗位工资,得c者领取80%岗位工资,得d者不领取岗位工资。
且连续三个月得a者可直接参与“优秀员工”评选,一年中有六个月得a者可得全额年终奖,连续三个月得d者自动离职。
以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务:
年月日
篇三:
办公室前台接待工作职责
办公室前台接待工作职责:
20XX-07-0511:
41
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:
1.接听、转接电话;接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3.负责总经理办公室的清洁卫生。
4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐,留底。
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作.
直属部门:
店内各部门
直属上级:
各部门经理或主管
适用范围:
店内各部门文员、一般工作人员
工作职责:
1.打字处理工作
2.信息的上传下达
3.文件归档、保管
4.工作记录
5.来访客人通报及接待
6.本工作区域清洁
主要工作:
1.完成公司、部门交办的事项,追踪结果及时汇报
2.完成日常的正常管辖范围内的工作
3.接听电话做留言记录、讯息处理
4.工作资料的保存、分类、归档、保管
前台接待礼仪
1前台人员必须对客人讲普通话
2妆容整洁,上班时间长发需盘起,不能有色涂指甲油、化浓妆3客人进入大厅后前台人员需起立双手交叉放于腹部问“您好”
4电话在三声内接听,必须使用规范应答语
5接外线电话“您好,xxxx”
接内线电话“您好,xx”或者“您好,xx”
6当有客人来访时,应起身站立。
面带微笑,热情、主动问候,使用礼貌用语:
“您好,请问有什么可以帮您吗?
”,耐心倾听客人的来意,并根据客人的需求积极予以帮助
7做好来访者的登记工作(根据公司规定执行)。
8电话机旁备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。
尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。
9在接到投诉电话的时,要注意礼貌语用和说话口气,积极的为客人解决问题,主动的留下客人的电话,及时的反应给领导或者领班10任何情况下不能和客人起冲突
前台接待礼仪培训
一、规范自己的职业形象
1、职场仪态礼仪
很多职业人士,为了美化外在的形象,不惜花重金去美容,购买高档的服饰。
爱美之心,人皆有之,这无可厚非。
但是,精心打造出来的光鲜夺目的形象,往往会被行为举止上的一些差错而彻底粉碎。
修饰你的仪态美,从细微出流露你的风度、幽雅,远比一个衣服架子,更加赏心悦目!
①站姿
古人云:
站如松。
联系现代职场的世界,倒也不必站的那么严肃!
男士则主要体现出阳刚之美,抬头挺胸,双脚大约与肩膀同宽站立,重心自然落于脚中间,肩膀放松。
女士则体现出柔和和轻盈,丁字步站立。
谈话时,要面对对方,保持一定的距离。
尽量保持身体的挺直,不可歪斜。
依靠着墙壁、桌椅而站;双腿分开的距离过大、交叉,都是不雅观和失礼的行为。
手中也不要玩弄物品,那样显的心不在焉,是不礼貌的行为。
②坐姿
③行走
靠道路的右侧行走,遇到同事、主管要主动问好。
在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。
上下楼梯时,应尊者、女士先行。
多人行走时,注意不要因并排行走而占据路面。
2、体态语
①目光
与人交往是,少不了目光接触。
正确的运用目光,传达信息,塑造专业形象,要遵守以下规律。
Pac规律:
P—PaREnT,指用家长式的、教训人的目光与人交流,视线是从上到下,打量对方,试图找出差错。
(:
前台接待岗位职责)a—adULT,指用成人的眼光与人交流,互相之间的关系是平等的,视线从上到下。
c—cHiLdEn,一般是小孩的眼光,目光向上,表示请求或撒娇。
作为职场人士,当然都是运用成人的视线与人交流,所以要准确定位,不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光,那会让人心感诧异的。
三角定律:
根据交流对象与你的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。
关系一般或第一次见面、距离较远的,则看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域;关系比较熟、距离较近的,看对方的额头到下巴这个三角区域;关系亲昵的,距离很近的,则注视对方的额头到鼻子这个三角区域。
分清对象,对号入座,切勿弄错!
时间规律:
每次目光接触的时间不要超过三秒钟。
交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。
少于60%,则说明你对对方的话题、谈话内容不感兴趣;多与70%,则表示你对对方本人的兴趣要多于他所说的话。
②手势运用
通过手势,可以表达介绍、引领、请、再见等等多种含义。
手势一定要柔和,但也不能拖泥带水。
3、定位你的职业形象
“云想衣裳花想容”,相对于偏于稳重单调的男士着装,女士们的着装则亮丽丰富得多。
得体的穿着,不仅可以显得更加美丽,还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。
①职业着装的基本原则
着装TPo原则
ToP是三个英语单词的缩写,它们分别代表时间(Time)、场合(occasion)和地点(Place),即着装应该与当时的时间、所处的场合和地点相协调。
场合原则衣着要与场合协调。
与顾客会谈、参加正式会议等,衣着应庄重考究;听音乐会或看芭蕾舞,则应按惯例着正装;出席正式宴会时,则应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服;而在朋友聚会、郊游等场合,着装应轻便舒适。
试想一下,如果大家都穿便装,你却穿礼服就有欠轻松;同样的,如果以便装出席正式宴会,不但是对宴会主人的不尊重,也会令自己颇觉尴尬。
时间原则不同时段的着装规则对女士尤其重要。
男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下,而女士的着装则要随时间而变换。
白天工作时,女士应穿着正式套装,以体现专业性;晚上出席鸡尾酒会就须多加一些修饰,如换
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