仓库管理手册.docx
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仓库管理手册
仓
库
管
理
手
册
本溪永星新型建材有限公司
二零一一年九月
1.0仓库组织架构和岗位描述
1.1仓库组织架构
1.2仓库人员结构标准配备
1.3仓库岗位职能描述
1.3.1仓库主管岗位描述
1.3.1.1岗位职责
1.3.1.2例行工作事项
1.3.1.3责任
1.3.1.4权利
1.3.2仓库统计岗位描述
1.3.2.1岗位职责
1.3.2.2例行工作事项
1.3.2.3责任
1.3.2.4权利
1.3.3仓管员岗位描述
1.3.3.1岗位职责
1.3.3.2例行工作事项
1.3.3.3责任
1.3.3.4权利
1.3.4检斤员岗位描述
1.3.4.1岗位职责
1.3.4.2例行工作事项
1.3.4.3责任
1.3.4.4权利
2.0仓库实物管理
2.1.0物料代码的管理
2.2.0仓库物资的区域堆存摆放管理
2.3.0一进一出物料管理
2.3.1一进一出物料存放区域
2.3.2一进一出物料管理流程
2.4.0ABC物料管理
2.5.0单据的管理规定
2.6.0仓库的账务管理
2.7.0仓库的人员管理
2.8.0仓库的安全管理
3.0物料验收入库管理
3.1物资验收入库的基本流程及条件
3.2验收入库一些特殊说明
3.3对于特殊采购的验收说明
3.4重要物资的验收说明
3.4.1水渣的验收入库
3.4.2煤的验收入库
3.5验收单据(入库单)的走向
4.0物料出库管理制度
4.1领料时间人员以及方式的规定
4.1.1领料方式的基本程序
4.1.2领料时间的规定
4.1.3领料的模式
4.2领料单的操作
5.0紧急物料申购及进出库补单流程
6.0成品出库流程
7.0仓库物料盘点
8.0废旧物资的管理
8.1废旧物资的处理方法
8.2废旧物资的处理流程
1.0仓库组织架构和岗位描述
1.1仓库组织架构
1.1.1仓库归属于财务部下设仓库主管、仓库统计、仓管员、检斤员4个岗位
1.2仓库人员结构标准配备
(1)人
(1)人
(1)
(1)人
(2)人((4)人
1.3仓库岗位职能描述
1.3.1仓库主管岗位描述
1.3.1.1岗位职责
1.执行公司规定和财务部各项制度,正确进行核算和监督。
2.组织建立健全仓库核算和管理制度,保证核算资料真实、完整。
3.负责仓库整体日常工作,协调各部门申购计划的安排。
4.仓库的工作筹划与进度控制,定期对所有物资进行查看。
5.随时掌握所管物资的库存状况,提出与生产部制定合理的采购计划,做
到既不因缺货而影响生产,又不因库存过大而积压资金,保证合理库存。
6.审订和修改仓库的工作操作流程和管理制度。
7.对下属员工进行业务技能培训和考核,提高员工素质和工作效率。
8.签发仓库各种报表和单据,及时处理领导交办的其他事项。
1.3.1.2例行工作事项
1.每天早晨9:
00前审核仓库提出的物料申购计划。
2.每天检查物资出库情况。
2.每天对入库的物资进行验收。
3.每天不定时检查检斤房的工作情况。
4.每天下班前做出每日工作报表。
5.每周六上午10:
00前做出本周工作总结与下周工作计划上交总经办。
6.每个月25日前做出下个月的工作计划。
7.每个月3日前做出上个月的工作总结。
8.每个月月底进行仓库盘点。
9.每个月3日前编制完仓库报表。
10.每个月5日前至少上交2项合理化建议。
11.年底进行年终盘点。
1.3.1.3责任
1.对仓库核算资料真实性、准确性负责。
2对部门全体员工的作业安全负责。
3对库管范围内物资财产的安全与完整负责。
4对仓库区域环境安全负责。
1.3.1.4权利
1.对下属员工的聘用提请权和决定权。
2.对下属员工的行政奖罚提请权。
3.对下属员工的工作监督、检察权。
4.公司生产计划知悉权。
5.物料申购计划知悉权。
6.对生产部门领料、退料的监督权。
7.合理化建议权。
1.3.2仓库统计岗位描述
1.3.2.1岗位职责
1.必须将每日各种物资进仓、出仓准确无误的录入。
在进行电脑录入时,如发现异常情况,要及时报告主管,作出相应处理。
2.做好日常输入单据汇总工作,协助仓库主管做好仓库各项工作,为财务部提供仓库的各种数据、报表等相关资料。
3.做好仓库对生产正常发料的统计,对仓库各种原始资料要按期装订成册,妥善保管。
严格执行查阅制度及保管制度。
4.及时与财务核对材料明细,保证提供数据及时、准确、完整。
5.严格遵守公司制订的各项规章制度,按时完成领导交办的各项工作。
1.3.2.2例行工作事项
1.每天早晨8点前做好仓库办公室卫生
2.每天早晨对物资的出、入库进行汇总并输入电脑
3.每天下班前做出每日工作报表
4.每周六下午4:
30进行仓库大扫除
5.每个月月底进行仓库盘点
6.月末对物料出、入库数据进行汇总并编制报表。
7.每月1号对上个月各种资料进行整理、装订、保管。
8.年底对仓库物料进行年终盘点。
1.3.2.3责任
1对物料的出、入库数据准确性负责。
1.3.2.4权利
1.对生产部门领料、退料的监督权
2.合理化建议权。
1.3.3仓管员岗位描述
1.3.3.1岗位职责
1.工作认真负责,礼貌待人,服务周到,材料领用时仓管员要主动配合。
2保持严谨的工作作风,认真填写各种单据。
3仓管员应对所管物资摆放有序,保持外观及性能完好。
4仓管员应对自己所管的各种材料物资,及时记帐并进行不定期的盘查,以保证帐实、帐证、帐表相符。
5仓管员应及时提出常用零星物料的申购计划,保证合理库存。
6应遵守“以旧换新”原则,领出物品有损坏需要更换的必须用损坏物品更换新的物品,要及时回收。
7严格遵守公司制订的各项规章制度,按时完成领导交办的各项工作。
1.3.3.2例行工作事项
1.每天早晨8:
00前做好仓库的环境卫生。
2.每天负责物料的出、入库工作。
3.每天下午6:
00负责铲车加油。
4.每月月底对仓库进行盘点。
5.年底对仓库物料进行年终盘点。
1.3.3.3责任
1.对库存材料数量准确性负责
1.3.3.4权利
1.对生产部门领料、退料的监督权
2.合理化建议权。
1.3.4检斤员岗位描述
1.3.4.1岗位职责
1.凭对方发票(送货单)确认送货单位(供应商)资格,验收其相应品名、规格型号、数量的货品,并如实登记。
2.过磅车辆必须停在地磅中央,当车辆停稳司机下磅后磅房检斤员才可将车牌号码、收(发)货单位、货名等数据准确无误地输入电脑。
输入电脑不得错输、漏输,无疑问后方可下磅。
3.磅房检斤员需妥善保管相关的票据,每天早8点前将当班过磅情况进行全面的汇总分类,完整交给相关部门(仓库、销售部、财务部)。
4.磅房检斤员必须定期检查地磅周围的环境卫生,及时清除障碍,确保磅秤的正常使用。
5.磅房检斤员必须严于律己,监守岗位,做到工作认真负责、积极主动,上班期间不得干与工作无关的事情,严禁与无关人员闲聊,严格遵守公司的商业秘密,不得接受任何形式的送礼,不得做任何有损公司利益的事,严禁伙同他人伪造数据,否则从严处理。
6.严格遵守公司制定的各项规章制度,按时完成领导交办的各项工作。
1.3.4.2例行工作事项
1.每天早晨8点前做好检斤房的卫生
2.每天早晨8点前将前天的票据进行分类汇总交给相关部门。
3.每天将矿粉车辆的检斤数据输入电脑并负责开具装车单。
4.每天对入厂的原燃材料车辆进行检斤。
1.3.4.3责任
1对检斤车辆的数量、重量准确性负责。
2对地磅周围环境卫生负责。
1.3.4.4权利
1.合理化建议权
2.0仓库实物管理
2.1.0物料代码的管理
仓库物料实现代码管理,以代码表示物料的名称、规格型号和单位。
2.1.1物料代码的编码原则:
一物一码。
编制的物料代码必须确保每一种物料具有唯一性,严禁一码多物和一物多码。
2.1.2物料代码新增流程:
K3系统正常运行后,仓库遇到新增物料时由仓库主管或仓库统计向财务部主办会计提出,主办会计按照K3系统编制及时增加物料代码并通知仓库保证物料申购的及时性。
2.1.3物料代码、名称、规格型号是公司在申购、采购、入库、出库等各环节操作上应严格遵循的统一的物料标识。
物料申购单和采购订单上的物料必须与财务部发放的物料编码、名称、规格型号相一致。
2.1.4每张物料卡上必须有物料代码。
2.1.5物料代码管理是物料信息化管理的最基本要求。
2.2.0仓库物资的区域堆存摆放管理
2.2.1仓库内的物资堆放,以货架形式摆放,按照物资的属性以及类别分货架摆放,做到管理方便,整洁有序;除了柴油、钢球钢锻大型配件、工程材料、以及直接现场领用的材料等,其余物资原则上要求在仓库上架摆放;同时做到每种物料对应一张物料卡;
仓库内划分出待检区,作为临时物料存放区,存放验收过程中的物资;
2.2.2非堆放在仓库物资的区域规划
2.2.2.1钢球钢锻、磨机配件等大宗物件目前存放区域目前规划在车库旁边,
2.2.2.2柴油油库,目前存放区规划在地磅房旁边,
2.2.2.3氧气乙炔,目前采用焊铁笼子存放,铁笼子放置仓库前
2.2.2.4大桶的油料、钢材,直接存放在使用现场。
采取一进一出领料方式,月底盘点时做退库,月初再入库的方式;
2.2.2.5水渣、煤的堆存,由仓库和生产部沟通协调按照实际生产的需要规划出水渣和煤的堆放区域。
2.3.0一进一出物料管理
目前公司一进一出物料主要是桶装润滑油、齿轮油和液压油。
2.3.1一进一出物料存放区域
2.3.1.1一车间的桶装油及空桶规划存放在一车间空压机房前面的空地上。
2.3.1.2二车间的桶装油及空桶规划存放区域在立磨主电机旁边。
2.3.2一进一出物料管理流程
2.3.2.1一进一出物料到厂,由仓管员和申购人对物料进行验收入库,并存放在指定区域。
2.3.2.2由生产部开领料单将物料领出使用。
2.3.2.3月底仓库和生产部共同对物料进行盘点,将库存物料暂估入库,月初再开单领出。
2.4.0ABC物料管理
2.4.1A料物料,占物料种类的10%左右,金额占总金额的65%左右,对于A类物料应重点管理,关键管理。
2.4.2B料物料,占物料种类的25%左右,金额占总金额的25%左右,对于B类物料按常规方式管理。
2.4.3C类物料,占物料种类的65%左右,金额占总金额的10%左右,对于C类物料可以一般管理。
2.4.4ABC物料管理要求,仓库应重点加强对A类物料的管理,跟踪A料物料的收发存,要随时了解A类物料的即时库存。
附《ABC物料明细表》
2.5.0单据的管理规定
仓库的单据主要有申购单、领料申请单、入库单、出库单,水渣过磅单、矿粉过磅单等。
2.5.1日常使用的出入库单等单据应分单据类别,处理状态分别有序摆放。
2.5.2需送其他部门人员的单据应按规定时间及时递送,不允许随意押单。
2.5.3每个月应将当月单据按类别按顺序进行装订成册,并在单据封面做好标识,放在指定的柜子里。
2.6.0仓库的账务管理
2.6.1仓库账务管理的基本原则是账物卡相一致,就是实物的计时库存与账面数量以及物料卡上的数量相一致;具体要求是仓管员及时入账,对于由于延时入库或者其他原因未及时处理的,仓管员需要做备忘处理;
账指材料出入库账,由仓库统计员在K3系统上操作,
物指实物的及时库存,
卡指物料卡,体现物料的进出变动和及时库存。
2.7.0仓库的人员管理
2.7.1未经许可,非相关仓管业务人员,不得进入库区
2.7.2发料时,严禁领料人员擅自进入库区,领料人员如因自身或仓管员对物料名称不能够确切说明可由仓管员陪同进入库区领料后应及时离开库区,在指定区域办理领料手续。
2.8.0仓库的安全管理
2.8.1仓库本身必须做好防火防盗措施,仓库需要有人24小时在岗,如有人临时离岗,需要及时锁门;仓库需要配备灭火器,仓管人员要学会使用灭火器材,同时禁止在仓库使用明火;仓库人员严禁在仓库吸烟,而且要监督禁止外来人员在仓库吸烟。
2.8.2油库是仓库的安全的重中之重,必须保证人离门锁的状态,禁止在油库周围使用明火,仓管人员必须保证每日巡视油库一次;
2.8.3对于钢球钢锻等大宗物料,存放在仓库之外的其他地方,同样也需要处于人离门锁的状态,仓管人员必须保证每日巡视一次;
2.8.4氧气、乙炔等气体物资,第一是要分开存放,第二是周围禁止明火(挂警示牌标志),第三同样是门禁管严,人离门锁;
2.8.5对于摆放现场的物资,对于易潮湿的物资,需要加盖塑料布、帆布等保护措施;
2.8.6仓库和办公室禁止闲杂人等进入,禁止闲聊、逗留等以免产生隐患。
3.0物料验收入库管理
3.1物资验收入库的基本流程及条件:
货到公司(仓库或场地)——单据检查(送货单、申购单等)——数量及质量检查(仓库人员自检及申购部门验收)——开具验收单(相关人员签字)
物资验收入库的核心是仓管人员按照采购订单及送货单,验收数量;申购部门验收物质的质量。
3.1.1货到公司,根据物资特点,尤其是对于汽运物品及大宗物品,仓库人员引导送货人员到指点地点,同时安排人员进行卸货;
3.1.2单据检查,货到公司后,验货前,仓管人员首先收取送货人员(包括采购人员及厂家以及送货司机)提供的供应商送货清单,
如果送货人员不能提供送货清单,仓管人员将暂停验收,同时及时与采购人员联系;与此同时根据采购订单核对供应商的送货单,是否有非订单采购,如果有非订单采购,将物资暂停验收,同时与采购人员及时联系;
3.1.3在核对采购订单及送货清单后,需在订单范围内,仓管人员开始验收货物,
首先是数量验收,数量验收是清点货物,检查实物与供应商送货清单是否一致;数量验收方法,根据实物的特性,采用点数量、称重量、量体积的方法,对于价值不大数量众多的物品,例如螺丝之类,可以简单用目测的方式;对于有成袋包装的物品,可以采用抽检的方法;
其次是质量验收,本着“谁申购谁验收”的原则,仓库以外部门申购的物资,在仓管人员通知后二十分钟内需要到场验收,如果申购人员外出或者处理业务中,须委托其他人员验收,或者仓库人员将先行验收。
对于煤等需要技术部门进行质量验收的材料,还需要技术部门技术员取样做分析,是否达标,检验合格后方可验收入库;
3.1.4清单货物完毕,开具验收单
验收单在正常情况下,仓管人员直接录入,采用K3系统打印,出现系统故障以及设备故障时,采用手写单据,仓管人员写清供应商、日期、物料代码、物料名称、规格型号、送货数量、实收数量等,不论是打印入库单还是手写单据,都需要相应经办人签字,签字说明
仓管员:
负责实物验收的仓管人员或者过磅房捡斤人员;
验收人:
本着谁申购,谁验收,谁签字的原则,或者申购人员的上级可签字验收
技术人员:
对于煤等需要技术检验的材料,需要当班技术人员签字验收
仓库主管:
最终审核;
3.2验收入库一些特殊说明
3.2.1仓库须划定待检区
主要是针对零星材料,在仓库内划分出待检区,主要是用来零星材料到仓库后,在验收入库到整理货物这段时间内放置物品用;
3.2.2对于质量有瑕疵的货物及退货换货验收说明
3.2.2.1对于采购部门采购回来的物资,仓管人员及检验人员发现物资有质量瑕疵问题的,应该停止入库,同时将物资退还给采购部门;
3.2.2.2对于采购部门采购回来的物资与申购的物资不一致时,仓管人员应该停止入库,同时通知采购人员将物品重新按照申购单采购;
3.2.2.3对于某些物资质量问题需要在使用过程中才能发现的,按照合同、订单规定或者与供应商沟通后可以退货的,仓库开红字验收单退货;
3.2.3对于特殊采购的验收说明
公司有时候从总体出发,会采购一些仓库没有申购或者申购数量超过仓库申购单的情况,对于这种情况,仓库部门凭采购部门经分管副总或者总经理审批过的报告入库,无审批报告,暂停入库;
3.2.4重要物资的验收说明
3.2.4.1水渣的验收入库
由于水渣作为公司唯一的原材料,并且只有唯一的供应商北营钢铁,水渣作为一项重要的业务单独体现出
3.2.4.1.1水渣堆放的区域规划,区域规划考虑到水渣使用两个特点,一是旧水渣容易凝结成块不宜生产,二是分堆使用以明确水渣的损耗比;生产部规划出水渣的堆放区位通知仓库和铲车司机,过磅房检斤员需要按照生产部的规划引导水渣车辆到指定场地,卸完货必须由铲车司机在过磅单上签字,否则检斤员有权不予开单入库。
3.2.4.1.2水渣的入库数量是根据北台钢铁的出库数量入库,但是我们公司自己也需要过磅记录,过磅房检斤员将北台钢铁的过磅单以及我们公司自己的过磅单两者对应作为我们水渣入库的资料;
3.2.4.1.3水渣过磅遇到磅差过大的时候如何处理,按照公司长时间的统计,正常情况下磅差不会超过0.5%,如果超过,过磅房检斤员需要及时向仓库主管汇报,仓库主管将情况通告采购部,由采购部按照合同与物流车队交涉;
3.2.4.1.4水渣入库除了正常在K3系统入库之外,还将根据需要另外在电脑上做台账,记录收发存等信息;
3.2.4.2煤的验收入库
煤作为主要的动力燃料,在成本损耗中占有重要的部分,同时需求量也大,因此作为一个重要事项单独列示;
3.2.4.2.1煤堆放的区域规划,目前公司的煤库有一车间煤库和二车间煤库及露天煤场,仓库主管要根据库存情况,及时调整煤的堆放库位,同时过磅房检斤员需要按照仓库主管的规划引导运煤车辆到指定场地,运煤车辆不服从安排的,仓库主管将情况通告采购部,由采购部对运输车队进行处罚;
3.2.4.2.2每一车煤都需要过磅,遇到地磅出现故障问题不能过磅,由仓库主管安排运输车辆到外面地磅过磅,同时对于地磅出现故障问题,要及时通报采购部,以便采购部与物流车队沟通;煤过磅以我方过磅单为主,因此不存在磅差情况
3.2.4.2.3煤的验收采取“一车一检”的方式。
煤运到厂后,由磅房检斤员对煤进行检斤并通知化验室对煤进行取样检验。
3.2.4.2.4煤化验合格后,仓库正常验收入库。
如出现化验不合格,化验室通知仓库。
仓库对不合格煤进行处理:
在不合格煤上插上低卡煤的标示牌,并同时通知采购部与供应商协调处理。
如果连续出现3车不合格煤,则由化验室直接通知采购部立即停止进货。
3.2.4.2.5煤入库除了正常在K3系统入库之外,还将根据需要另外在电脑上做台账,记录收发存等信息;
3.5验收单据(入库单)的走向
无论是K3电脑打印单据还是手工单据,走向都一致,同时K3电脑打印单据和手工单都是一式三份;
第一联,存根联,保留在仓库,做为仓库入账及资料留档使用;
第二联,财务联,财务联与供应商送货联转订一起,每日上午九时将前一日的单据移交给财务部材料会计或负责此项工作的会计;
第三联,采购联,采购联移交给采购部,供采购部登记台账及报销用,同样也是每日上午九时将前一日的单据移交给采购部文员或者采购员;
4.0物料出库管理
4.1领料时间人员以及方式的规定
4.1.1领料方式的基本程序
4.1.1.1生产部门的领料方式,首先是生产部内部各个部门开具物料需求申请单,明确物料名称、规格型号、数量、领料部门、领料岗位等,部门负责人审批后(领料审批权限:
500元以下由主任审批,500元以上由生产经理审批),领料人员凭申请单到仓库领料。
4.1.1.2夜间领料时,当班班长可以直接开领料单到仓库领料,第二天告知部门主管,部门主管到仓库重新签字审批。
4.1.1.3仓管员应审核领料申请单上的内容(物料名称、规格型号、使用部门,审批人、领料人等)如填写不完整,仓管员有权不予领料。
4.1.1.4仓管员开具“出库单”确认领用的物料规格型号、数量无误经领料人签字后予以发料。
4.1.1.4工程项目和行政部的领料与生产部的的领料方式一样。
4.1.2领料时间的规定
4.1.2.1领料时间在公司正常的上班时间内,但是由于公司24小时生产,周日及晚上仓库也需要有人值班,以不能影响生产为主;
4.1.2.2劳保用品以各个车间为单位,集中领取,可以初步定在每个月五号。
4.1.2.3煤的领料采取月底一次性开单。
领用数量计算方法:
按照月底盘点数,倒推煤的领料量;
4.1.2.4水渣的领料采取月底一次性开单。
领用数量计算方法:
按照当月矿粉产量计算水渣耗用量。
4.1.3领料的模式
4.1.3.1正常模式,根据领料部门负责审批,仓管员发料
4.1.3.2定额模式,对于劳保用品等物资,根据每个月劳保的标准,除了新入职员工外,采用部门集中领取发放的方式;
4.1.3.3以旧换新模式,维修人员除第一次给配备齐所需工具后,如要领新的需以旧换新的方式开领料单,如工具丢失则照价赔偿。
对于公用工具类、电机类、仪器仪表等,需要先收回废旧物资,才能重新领用新的物资,目的是为了加强管控,防止浪费;
附《以旧换新物料明细》
4.2领料单的操作
4.2.1领料单在领料行为产生时,仓管员在K3系统直接操作领料单,然后打印签字,在出现网络或者设备故障的时候,采用手工领料单操作,待电脑恢复后,重新录入系统,此时就不需要在打印了;
4.2.2领料单,分为一式三份,分为存根联,财务联,记帐联
第一联为记帐联,仓库存根用;
第二联为财务联,为财务做账;
第三联为记帐联,为领料部门保存作为登记台账使用;
领料单的移交时间,仓管员应在每日的9时将前一日已整理好的单据移交给需要使用的部门;
4.2.3红字领料单的开具
红字领料单,用于物料的退料,主要情况为工程物资及大宗物资现场一次领用后,使用完毕,将剩余物料退回仓库时开具;以及车间日常领料,月底为了加强考核准确,采用退单不退料的方式,实物在车间,月底开红单冲销,月初又开具正常的出库单;
5.0紧急物料申购及进出库补单流程
5.1.1紧急申购指当出现紧急或突发事件,仓库没有备品备件,来不及按正常申购渠道进行物料申购的,而是直接用电话的方式,紧急通知采购部马上进行采购。
5.1.1.1当出现紧急申购时生产部可以直接通知采购部进行采购。
5.1.1.2下单后生产部再重新填写申购单,并在申购单上注明“紧急”二字,按正常申购流程进行操作。
5.1.1.3紧急申购物料回厂后,采购部电话通知仓库后直接将物料先送到生产车间,而不必入库在出库。
5.1.1.4生产车间事后按物料领用流程补单给仓库,仓库根据单据进行物料出库操作。
6.0成品出库流程
6.1.1销售部应及时将新增的客户名称和客户所委托的运输公司及运输车辆资料送到仓库检斤房进行留底备案。
6.1.2销售部在每天下午5点前将第二天的发货计划单下发到仓库检斤房。
6.1.3矿粉车辆进厂后在车辆上秤检斤前,检斤员必须进行开单发货前的审核。
6.1.3.1首先,检斤员审核客户是否在当天发货计划单范围之内,如果没有应及时与销售部联系,得到销售部确认后才可以开单,否则不予开单发货。
6.1.3.2其次,检斤员审核运输车辆是否在客户所提供的委托车辆范围内,如果没有应及时与销售部联系,得到销售部确认后,才可以开单,否则不予开单发货。
6.1.4检斤员将车辆号码、收货单位,货名、装货地点等数据准确无误地输入电
脑,并按照发
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