文件管理内控守则doc.docx
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文件管理内控守则doc
文件管理内控制度1
内部控制系列文件
文件管理
业务循环名称:
行政管理
文件编号版本
文件密级□一般□中级□高级总页数
编写部门体系部生效日期
签署栏
编制审核批准
日期日期日期
制度更新一览表
序号版本号修订日期修订摘要修订人
注:
1.本表记录每次制度修订的内容和版本号;
2.本记录由修订人负责填写。
1总则
1.1目的
为进一步建立规范合理的文件发放和管理制度,建立、健全企业管理制度,促进企业制度建设流程化、规范化,并给合润达公司的实际情况,特制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于***********有限公司。
1.3术语及定义
1.3.1文件:
信息及其承载媒体,本制度中特指本企业的管理制度与公司公告等。
1.3.2表式:
本制度中特指空白的表单模板。
2关键控制点
2.1所有文件、表单在发布前都必须经过授权审批,公司内控制度相关文件在发布后,须提
交总公司内控部门备案。
2.2所有的文件应该统一编号,并及时更新颁布。
2.3所有文件、表单的更改须经过有效的申请和审批。
2.4所有文件、表单应妥善保管、存储以及处理。
3操作流程
3.1职责
3.1.1各职能部门负责相关的管理性文件(包括表式)的编制,并负责各自专用文件及记
录的管理。
3.1.2部门主管或其授权人负责文件的审核并签署。
3.1.3公司总经理或其授权人负责文件的批准并签署。
3.1.4体系部负责经过签批的文件的受控管理、文件发布以及文件归档工作。
3.2文件的分类与编号
3.2.1文件分类:
✧一级文件:
集团统一制定的内控制度总则;
✧二级文件:
集团统一制定的企业制度;
✧三级文件:
子公司参照集团制度编制的企业制度、实施细则、作业指导书、公文等。
✧四级文件:
制度记录(特指表式);
注:
子公司不可编制一级文件、二级文件,只参照执行。
3.2.2文件编号规则
3.2.2.1内控制度文件编号规则
文件编号格式公司代号+文件级别号+业务循环缩写+文件序号+版本号+修订号
文件编号格式:
AA-NCCNN-AN
构成公司代号文件级
别号业务循环缩写文件序
号
版本号修订号
属性字母数字字母数字字母数字位数212211
取值范围AB3:
三级
4:
四级
AA~ZZ,如:
财务循环:
CW
销售循环:
XS
采购循环:
CG
行政循环:
XZ
资产管理:
ZC
人力资源循环:
RL
信息系统循环:
XX
生产管理:
SC
研发管理:
YF
……
01~99A~Z0~9
举例:
AB-3CG01-A0
3.2.2.2公告文件编号规则
文件编号格式:
公司代号+部门缩写+标志字+文件级别号+发文年月+序号文件号格式:
AA-X字-NYYMM-NN
构成公司代号部门缩写标志位文件
级别号发文
年月
序号
属性字母汉字汉字数字数字数字位数211142
取值范围AB市场部:
市
财务部:
财
人力资源部:
人
行政部:
行
质量管理部:
质
物流部:
物
研发部:
研
生产部:
生
……
“字”3:
三级1201~
9912
01~99
举例:
AB-人字-31210-01
3.2.3电子文件命名规则:
文件编号-文件名称.后缀。
如:
AB-3ZC01-A0-自用固定资产管
理
3.3文件工作流程
3.3.1文件的编制与评审
☐各职能部门在自己的职能范围内对业务流程进行梳理、优化,在此基础上制定管理制度,并在企业实际情况发生变化时修订相应的管理制度。
☐文件制订或修订后,由制定或修订文件的职能部门牵头组织相关部门和人员,对本部门制订或修订的文件进行评审。
☐评审方式:
会议、会签等。
☐评审职责:
对制度文件的可操作性、适宜性、合规性、公平性、效益性等进行评审。
☐评审成员的构成,可根据制度文件的重要性、复杂性以及是否新制订的文件来
文件管理制度(2014年修订版)4
红头文件管理制度
(2014年修订版)
一、总则
(一)为适应公司规范化、科学化管理需要,做好公司红头文件管理
工作,根据公司实际情况修订本制度。
(二)红头文件是接收传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、
请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具,必须认真做好管理,有效为公司发展服务。
(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门,负责公司红
头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作,对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。
(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时
限和要求完成。
二、公司红头文件使用范围和红头文件代号
(一)规定。
红头文件代号为“规”。
用于发布重要的行政规章制度,采取
重大的强制性行政措施。
(二)决定、决议。
红头文件代号为“决”。
对重要事项或重大行动做出安排,用
“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
(三)通知、通报。
红头文件代号为“通”。
转发上级机关红头文件,批转下级红
头文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”;
表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。
(四)请示、报告。
红头文件代号为“请”。
向上级请求批示与批准,用“请示”;
向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议,用“报告”。
(五)批复。
红头文件代号为“复”。
用于答复请示事项。
(六)联系函。
红头文件代号为“函”。
用于商洽工作、询问问题、向有关主
管部门请求批准等。
(七)会议纪要。
红头文件代号为“纪”。
用于传达会议议定事项和主要精神,
要求与会者共同遵守。
(八)任免。
红头文件代号为“任”。
用于对公司经营管理各岗位职务、职
称等进行任免。
三、红头文件分类编号和红头文件编码
(一)公司发文,一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围
标注红头文件分类编号。
1.以公司董事会名义发文,以“永青董字A【20BB】C号”进行编号;
2.以公司行政名义发文,以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号;
3.以公司党委名义发文,以“永青党字A【20BB】C号”进行编号;
4.以公司纪委名义发文,以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号;
5.以公司工会名义发文,以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号;
6.以公司监事会名义发文,以“永青监字A【20BB】C号”进行编号;
(二)公司发文和收文,一定要由综合办公室统一进行红头文件编
码,发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。
(三)字母释义。
A:
为红头文件代号,如“规、决、通、请、复、函、纪、任”;
【20BB】:
为所发红头文件的年份,如“【2014】”;
C号:
为本年度所发红头文件的顺序号,如“1号”。
DD:
为月份,如“01”;
EEEE:
为本年度所收红头文件的顺序号,如“0001”。
四、红头文件内容
(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号(分类
编号)、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构(部门)、抄报(送)机构(部门)、印发部门和时间等部份组成。
(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。
(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。
(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。
(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。
(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力,对外发红头文件代表
公司的整体意志。
(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。
(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、
用语准确。
(九)发文机构(部门)必须注明全称。
(十)多页红头文件应标明页码。
(十一)红头文件须经盖章方为有效。
(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转,避免随意发文,发文由综合办公室统一进行编码,确保唯一性。
五、红头文件排版格式
(一)红头文件首页套印公司统一文头,红头文件最后一页页脚应注
明:
主题词、印发日期、印发份数等内容。
(二)纸型一般采用A4纸。
面页设置:
上页边距2.5CM、下页边距
2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。
(三)字体规定。
文头:
公司名称,仿宋体红色一号字;文号,宋体
黑色四号字;红头文件名称,黑体黑色小二号字;红头文件台头称谓及一级标题,黑体黑色四号字;红头文件正文,宋体黑色小四号字;红头文件页脚,楷体黑色四号字。
(四)行间距1.5倍、字符间距标准。
六、收文
(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办,并统一拆
封、编号、登记,及时报领导签批并送相关部门处理。
(二)收文办理程序:
综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承
办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。
(三)收文的管理。
1.红头文件的签收。
通过各渠道收到的红头文件(除公司领导
亲启的除外)均由综合办公室专人签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理)后,由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。
对上级机要部门发来的红头文件,由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错红头文件的文号。
2.红头文件的编号保管。
综合办公室文件管理员对收到红头文
件后应及时附上“红头文件专用处理签”,并分类编码、登记、传阅、存档。
3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合
办公室进行分类编码、登记、传阅、存档,不得个人保存。
七、发文
(一)发文办理程序。
1.董事会发文:
董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
- 配套讲稿:
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