工程项目资料管理办法.docx
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工程项目资料管理办法.docx
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工程项目资料管理办法
七、项目资料管理办法
1、目的和使用范围
为规范项目监理过程的文件、资料存档,确保资料、手续的完整性和可追述性,特制定本办法。
本办法使用于公司所承接的所有项目管理(管理类)项目的过程资料收集和归档。
2、职责
1.项目经理对资料管理的全过程负责,要确保资料的完整性、有效性以及管理的连续性。
2.项目部综合经理为资料专职管理员(资料员),负责资料的登记、分类归档和保管并监督项目部人员的资料及时归档;项目部其它人员负责专责的资料收集、存档。
3.项目结束后撤场前由项目经理组织项目部人员进行资料的整理、装订并进行有效的保存(可保存到实施部门的综合管理部门),项目结算、移交完成后,项目经理组织人员整理全套项目资料,向公司档案室归档,并办理归档手续。
3、资料分类
4.项目资料遵循建设基本程序的规律,按三级分类目录,一级目录分八卷,分别为综合卷、前期卷、采购卷、设计咨询卷、施工卷、验收卷、造价管理卷、移交总结卷,以大写英文字母(A、B、C、D、E、F、G、H)标识,各卷内容详见附件1;
1.3.2.二级目录为必须的分类目录,根据项目复杂程度可适当增加三级目录,如会议纪要可分为业主会议纪要、监理会议纪要、项目部会议纪要等,见附件。
4、资料编码
1.资料编码采用四级编码,如下图:
2.二级编码代表二级分类,详见资料分类一览表;
5.三级编码为识别序列码,如01、02
,详见资料分类表一览表;资料分类一览表中无识别序列码的采用顺序号编码,同四级编码;
6.四级编码为顺序号,按时间顺序编码;例如:
第10份施工技术联系单,编码为:
A5-02-10
4.6.涉及资料较多的一个资料盒无法存放的,可以进行分册存放,如分册一,分
册二等;
5、资料管理程序
7.资料管理的第一责任人是项目经理,综合经理为资料管理员,负责资料的登记造册、分类、保管、借阅;
1.5.2.项目部所有外来资料(设计联系单、施工技术联系单等)必须首先交到综合经理登记,然后由责任人进行相关审核,资料必须是原件归档,字迹清晰,表面整洁;
2.5.3.技术资料的管理
8.技术资料归档的第一责任人是技术管理人员,如设计经理、现场经理以及专业工程师;负责技术资料的收集和移交资料管理员归档。
9.资料管理员需在收到技术资料后,第一时间内将资料进行收文登记造册,并存档;
1.5.3.3.资料管理员将造册登记后的资料发放给相关参建单位资料收发人员并在发文登记表中签收;
2.5.4.报建验收资料的管理
10.报建验收资料归档的第一责任人是前期经理,负责资料的获取和移交资料管理员归档;
1.5.4.2.前期经理取的报建资料后,第一时间将资料原件移交综合经理归档,综合经理进行登记并存档;
2.5.5.管理资料的管理
1.管理资料归档的第一责任人是综合经理,负责资料的获取和归档;
2.综合经理负责管理资料的分类存档、登记和发放;
3.资料分类保管
11.综合经理需在计算机内建立专用的资料目录文件(excel文件),按照以下顺序设置分页:
收文目录、各资料盒目录;文件格式见资料目录.xls
1.5.6.2.综合经理收到各类资料后,首先进行收文登记,同时进行电子文档目录的更新,第一时间将资料存放到分类资料盒(夹)内,并在资料盒(夹)的资料目录中进行登记,并将档案归入合适的资料盒;
1.项目资料的移交和归档
2.资料员更换需办理资料移交手续,资料移交应由移交方和接收方双方共同
参与,项目经理监督,按照以下步骤进行:
1)首先移交人员逐项索回《借阅登记薄》中未归还的资料,不得遗漏;
2)在电子文件《全卷目录》中增加资料状态栏,添加表头“资料移交表”,
打印纸质全卷目录一份;3)双方按《全卷目录》逐项清点核实,并在“资料状态”表明资料状态(OK,已丢失、不完整、非原件);4)无遗留问题后,双方签收《资料移交表》,项目经理需在移交表上签字确
认。
12.项目竣工验收后三个月内,综合经理负责项目资料整理齐全(原件不足的可用复印件),按照公司档案管理制度移交公司档案室;对于结算后期零散形成的文件,则由项目经理负责,在工程结算完成后一次进行移交;
13.项目经理负责按照城建档案馆的要求督促施工单位、监理单位项目建设档案资料的整理,并组织设计经理、现场经理进行接收和查验;
14.项目经理负责按照城建档案馆的要求组织整理《建设工程档案》并装订成册,移交到城建档案馆备案;
15.项目实施过程中综合经理岗位变动或调离,应将资料归档的纸质和电子资料一并移交给接收人,项目经理监督资料的移交,综合经理的资料移交纳入离岗、辞职的必办手续。
6、资料盒管理
6.1.选资料盒:
资料盒宜选用硬壳活页夹或酸纸档案盒,硬壳活页夹可到综合管理部领取,式样如图1所示;
图1资料盒样式
1.6.2.粘帖盒名:
根据资料目录结构确定资料盒名,盒名必须分别粘贴资料盒盒脊和正面上,盒脊盒名应按资料盒脊高度和宽度设置,并粘帖牢固;
2.6.3.资料盒正面标签
16.资料盒正面标签由公司标识和资料标识组织,标签宽15cm,高8cm,如下图所示;
XXXX项目
A卷(综合卷)
A1会议纪要
17.公司标识根据公司的相关规定要求,在公司标识下面增加项目名称标识,如:
XXXXX工程,采用宋体三号加粗,字间距加宽2磅;
18.资料标识根据资料分类一览表标注到三级分类名称,没有三级分类的标注到二级分类名称,中间用连接线连接,下面标注资料分类编码,具体要求如下:
(1)一级分类名称字体采用宋体二号加粗;
19.
(2)二级分类名称采用宋体三号加粗;
20.(3)所有字间距加宽2磅;
1.6.3.4.资料较多存放多个资料盒的,在标签编码下方增加分册号,如分册一,分册二等;
2.6.4.资料盒侧面标签
21.资料盒侧面标签由公司标识和资料标识组织,标签宽4cm,高27cm,如右图所示;
6.4.2.公司标识根据公司的相关规定要求,在公司标识下
面增加项目名称标识,如:
XXXXX工程,采用宋体四号加粗;
(综合卷)
1.6.4.3.资料标识根据资料分类一览表标注到三级分类名称,没有三级分类的标注到二级分类名称,二三级分类名称间用连接线连接,下面标注资料分类编码,具体要求如下:
1.
(1)一级分类名称采用宋体四号加粗,横向排列;
2.
(2)二级分类名称采用宋体四号加粗,竖向排列;
3.(3)三级分类名称采用宋体四号加粗,竖向排列;
4.(4)编码字体采用宋体四号加粗,横向排列;
22.每个资料盒需单独设置本资料盒的盒内资料目录和借阅登记表,粘贴在资料盒封面的背面:
23.所有资料盒必须入柜保存,柜子内按目录名次序排放存放在公共区域的资料柜子,柜门贴上标签,标名保存人和时间,并上锁。
资料不得随意堆放在桌子、窗台等公共区域。
24.每件资料必须进行编号,并将编号用铅笔书写在资料右下角。
每个盒子中资料件号从1开始。
25.资料入档是在资料目录进行登记,如有借阅使用的,资料管理员需在借阅登记表中登记;7、记录
收文登记
发文登记簿
盒内资料目录
资料借阅登记表
资料移交表
附件1
资料分类表
一级分类
二级分类
三级分类
备注
编码
名称
编码
名称
编码
名称
01
业主会议纪要
A1
会议纪要
02
项目部会议纪要
03
监理会议纪要
01
政府文件
A2
收文函件
02
业主文件
A
综合卷
03
监理文件
A3
发文函件
A4
台帐日记
1)工程概况、工程大事记(项目里程碑节点、重要人物来访记录等)。
2)项目有关人员名录和联系方式。
3)工程后期问题来往函件、解决记录。
4)声像电子文件。
5)资料移交记录、收文登记簿、发文登记簿,借阅登记簿、施工日志等。
B1
审查批复
B
前期卷
B2
施工图报审
B3
土地专项
B4
各类证件
C1
合同
C
采购卷
C2
采购过程资料
D
设计咨询卷
D1
设计方案
项目建议书、可行性研究、环评、交评、日照、方案设计文本、初步设计文本、地址资料等
D2
施工图纸
D3
图审审查
D4
图纸会审
E
施工卷
E1
项目管理文
公司体系类文件(质量、安全等)、项目管理规划、项目管理实施规划、采购计划等
件
E2
施工技术文件
施工方案、专项方案、应急预案等
监理技术文
监理规划、监理细则、旁站细则等
E3
件
E4
现场管理
01
监理通知等
02
施工技术联系单
03
工程设计变更联系单
04
检查测量记录
工程定位,材料检测、检验、试验报
告,隐蔽工程,施
工记录等
05
其它
E5
项目报表
01
项目月报
02
项目周报
03
监理月报
04
监理周报
F
验收卷
F1
验收文件
工程竣工验收过程中形成的记录,基础验收、结构验收、各施工标段(设备)验收、专业验收、总体验收等资料。
F2
竣工图
G1
概预算
G
造价管理
G2
费用审核
卷
G3
支付凭证
G4
决算
H
移交总结卷
H1
移交记录
H2
项目总结
收文登记表项目名称:
页号:
资料盒内资料目录项目名称:
档案盒编码:
页号:
资料借阅登记表项目名称:
档案盒编码:
页号:
序号
时间
文件编号
内容
份数
来文单位
存档位置
备注
序列编号
归档时间
原文件编号
内容
页数
份数
备注
序号编号
借阅时间
档案编号
份数
借阅人
预计归还时间
实际归还时间
*****公司
项目
发文登记簿
时间:
20年月日至20年月日
发文登记
页号:
序号
时间
内
容
份数
收文单位
签收人
备注
资料移交表项目名称:
时间:
移交人
签字:
接收人
签字:
监督人
签字:
卷名
资料目录
资料完整状况
缺失
借阅
A卷
B卷
C卷
D卷
E卷
F卷
G卷
H卷
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