展会操作流程标准.docx
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展会操作流程标准.docx
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展会操作流程标准
展会操作标准流程
为了更好的举办我们的每一次展会,2011上海R+T各负责人针对预算、交通食宿、物流、物资、动态展示,销售及人员分布、展台设计搭建7个方面做出各部分突发状况的原因分析及解决方法,希望可为下一次的展会规避不必要的状况,更加完美的做好下一次展会。
一.预算
项目
解决办法
1.预算
1.申请预算要有余地;
2.将应急费用纳入预算;
3.没有纳入预算的费用可以先由个人先行垫付。
2.二级负责人
1.总费用负责人安排二级负责人,如食宿负责人、交通负责人等,由个人临时支付的费用向二级负责人清算。
只有二级负责人可以向总负责人领用预算;
2.二级领导人可以保管一部分费用,做好使用明细,整理所有票据一次性向总负责人清算。
3.二级负责人每天精确计算用餐人数及住宿人数,合理规划食宿费用,杜绝浪费。
4.人员较多时可以分组安排,由组长领取适当费用统一行动,统一支出,节约成本。
二.人员安排
1.开展前
1.部门协调:
与相关部门确认好展会要参加的人员(销售部,技术部)。
2.人员统计:
驻展人员(展会至始至终都在展位)和流动人员(随机参加),安排好交通及酒店,哪些人乘什么交通工具去,酒店每个房间住那些人提前安排好(驻展人员的房间固定住)
2.展会中
1.早晨会:
统计好驻展人员+流动人员的数量以便为午餐的份数提供参考数据,
2晚总结:
统计好驻展人员+流动人员住宿的人数,安排好交通(乘坐出租车或者公司的车辆)及食宿
3.展会结束
撤展当天上午统计回撤人员总数,有多少人统一回撤,多少人自己安排回程;离杭州空间距离远的城市,则要在展会开始前统计统一回撤人员人数,提前订好火车票(机票)
三.交通及食宿
1.交通
1.以小组为单位,任命组长,并由组长安排好交通;
2.出行前组长提前了解并安排行程;
3.最好找到固定的车负责小组人员的出行;
2.午餐
1.各个交通组长确定各组人员,在统一呈报给负责人;
2.临时增加的人员与总负责人报道,午餐负责人再跟总负责人沟通;
3.住宿
1.房间数量
固定房间的数量容易确定下来,流动的部分就要有所预留,以免发生人多房间不够的情况;同时可以提前查好附近的稍微便宜的酒店,避免临时订不到房间的情况;
2.房间房卡分配
固定房间的房卡应由固定房间中的一人进行保管,直到展会结束由负责人将房卡收回办理退房;流动房间房卡应由总负责人保管,根据当天需要增加或减少的房间数量分发房卡,在每天部分房间退房之前收回放开办理退房手续;当天展会结束后的总结会议上,总负责人安排并通知人员的房间安排;
3.房间人员分配
固定人员固定房间,流动人员房间根据流动人数具体而定,避免因房间临时调整给同事造成的换房间搬行李,换房卡等一系列问题;流动人员房间也应有层次的进行分配,及时跟进管理,确定人数;
4.负责住宿的人员与人员管理负责人积极沟通及配合,跟进确定人数;
四.物流
1.物资存放,发运
1.物资提前入库,由仓库划好专门的展会物资存放区域;
2.各部分负责人与总物资负责人沟通,整理物资清单,清单上标明箱号,及每箱中物资的种类和数量。
3.物资发运人为相关业务员。
4.定做两个小型的木箱以存放阳蓬,卷帘等动态演示产品,以防发运途中及回运途中损害。
5.发运物资时,备放一定数量的纸箱和泡沫纸以包装回运物品。
2.物资运回
1.物资打包后,尽量准备物资清单;标明箱数和种类数量。
2.物资总负责人需要与仓库人员及时沟通;
3.回运收货人为仓库,物资到达仓库后,相关人员凭领料单领取所需物品,仓库做好登记。
五.静态展品及其他
1..静态展品准备
1展示样品最好有多余,避免遗失;
2静态展示区的样品不要动,准备一份备用的样品,为顾客展示,可以在洽谈桌上放上我们的发射器或其他,方便展示。
3展示的开合帘,同样需要轨道,下单时必定需要定轨道,长度及类型,同样需要安装配件;
4要给RC101明盒下单,以便安装展示;
2.物资发运及接收
1.发货人与收货人一同查验发货,熟悉物资的安排;
2.收货人准备好物资清单,在卸货时列好清单并安排物资位置,如画册,文具,样品分类分地方摆放;
3.补充物资准备清单,交由总负责人一份以及相关二级负责人一份;
3.物资看管与维护
1.安排总的物资负责人看管所有的物资,周期性清点物资,尽量使物资在应该在的地方;
2.划分区域,安排区域的专门看管人员看护物资,前台负责人,吧台负责人,样品负责人(电机与控制器分开),
3.确定不用的物资及时清理或退回;
4.在搭建和撤展时,安排固定的人员负责把握全局的物资,不做其他的事情,只是负责看管与协调;同时确保物资不会被拿走;
4.工具及文具
1.用固定的箱子来装特定的工具或是文具(如:
工具箱,文具箱等),并加以区别,可以从大小,颜色或标识等各方面加以区别,醒目并简单易懂;
2.使用人员将用过的物资放在固定的箱子内,可以准备几个工具箱放在常用的地方,用完后将工具放在工具箱内,确保工具总是在其中一个工具箱内;
5.水,食品
1.水果,饮料等物资尽量在展会当地购买,提前做好物资清单,安排人员在展会地购买;
2.内部人员喝水尽量用水杯,写上各自的名字,避免浪费;
6玻璃制品及桌椅
1.杯子,盘子等易碎物品包好,在箱子上注明易碎轻放;
2.贵重物品尽量不要托运,包装好后,自己运送;
3.准备泡沫纸,用作桌椅,玻璃制品的的包装;
6.扫帚,小吸尘器,接线板
1.自己准备,建议现场地毯的清扫使用硬一点的扫帚;
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