机关档案管理工作文件.docx
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机关档案管理工作文件
机关档案管理工作文件
汇编
蚌埠市旅游局
1、档案管理工作的情况汇报…………………………………………………
(2)
2、蚌埠市旅游局机关档案管理人员基本情况………………………………(3)
3、档案保管制度………………………………………………………………(4)
4、档案保密制度………………………………………………………………(5)
5、档案鉴定制度………………………………………………………………(6)
6、档案利用制度………………………………………………………………(7)
7、档案统计制度………………………………………………………………(8)
8、库房管理制度………………………………………………………………(9)
9、立卷归档制度………………………………………………………………(10)
10、档案管理人员岗位责任制…………………………………………………(11)
11、分管领导工作职责…………………………………………………………(12)
12、文书档案管理制度…………………………………………………………(13)
13、会计档案管理制度…………………………………………………………(16)
14、人事档案管理制度…………………………………………………………(17)
15、蚌埠市旅游局文件材料归档范围立卷类目及保管期限表………………(19)
16、蚌埠市旅游局不归档文件材料范围………………………………………(21)
17、蚌埠市旅游局音像档案管理暂行规定……………………………………(22)
18、蚌埠市旅游局全宗介绍、组织沿革及旅游大事记…………………………(23)
档案管理工作情况汇报
——蚌埠市旅游局
一、领导重视,成立组织
局领导高度重视,把这项工作列入年度工作目标。
为加强领导,保证局机关档案管理工作的顺利开展,局长办公会研究决定,成立局机关档案理工作领导小组,由局长任组长,分管局长任副组长,办公室负责机关档案各项工作的开展。
确定专人负责档案日常管理工作。
确定了工作目标,明确了责任人,规定了方法步骤,统一了工作标准,制定了奖惩措施,也规定了今后的档案日常管理工作的基本原则。
二、加强培训,健全制度
加强兼职档案人员的业务知识培训,组织有关人员参加市档案局组织的档案知识培训班,认真学习档案专业知识,提高了档案管理人员对档案工作重要性的认识,档案意识进一步增强。
在档案整理过程中,多次请市档案局业务专家上门指导,解答有关问题。
在市档案局大力支持下,档案管理人员的工作水平有了很大地提高,保证了我局机关档案整理归档工作顺利进行。
为保障局机关档案管理的标准化、规范化、制度化,经局机关档案管理工作领导小组研究,先后制定了《档案工作人员岗位职责》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定和销毁制度》等一系列规章制度,保证了档案管理工作有章可循,使局机关档案管理工作进入程序化、制度化管理轨道。
三、协调配合,“硬件”配套
充分利用现有的工作条件,做好档案管理的“硬件”保障工作。
将局办公室按档案管理标准进行重新布置,为方便调阅配备了部分桌椅,购置了档案柜,统一用标准的档案合分装档案资料,按防尘、防盗、保密等要求,配备了照相机、电视机、录像机、测温仪等设备。
文书、财务、人事档案在局办公室内由专人负责管理。
经过努力,我局档案工作虽然取得初步成效,但在今后的档案管理中还有大量的工作需要进一步抓紧抓好。
随着旅游事业的不断发展,必须把健全和执行档案管理制度与机关公务的制度化管理相结合,使旅游档案资料发挥应有的效能。
蚌埠市旅游局
机关档案管理员基本情况
姓名
性别
年龄
学历
科室
职务
专兼职
培训情况
朱海燕
女
32
大学
办公室
副主任
兼职
取得档案岗位证书
档案保管制度
一、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员应忠于职守,遵守纪律,加强保管措施,维护档案的完整和安全。
二、建立档案室检查制度,定期对档案保管状况进行检查,发现问题及时采取措施。
三、档案库房配备必要的防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防鼠、防虫措施,确保档案的完好安全。
四、档案库房内严禁吸烟,不得存放易燃易爆物品,非档案工作人员未经许可不得进入库房。
五、档案不得随意带出库房,借阅、利用、复制、销毁等按有关制度(规定)办理。
六、档案要按不同门类,不同保管期限分别排放,不断完善检索手段,改进管理方法,逐步使档案管理科学化。
七、档案工作人员调动工作时,必须对所保管的档案进行清点、造册,办理移交手续。
八、本机关档案管理工作由局办公室负责。
档案保密制度
一、档案工作人员要认真学习《中华人民共和国保密法》,严格遵守国家统一制定的“保密守则”(十条)。
二、档案库房与档案调阅室分开。
三、非档案工作人员不得随意进入档案库房。
四、档案库房由专职档案员管理,库房应注意随手锁门。
五、档案管理人员及档案室利用者要严格执行有关保密规定,不准将档案随意带出调阅室。
六、档案室资料的借阅利用,应经领导和档案管理人员同意并办理手续。
七、档案管理人员在提供档案利用时,必须执行保密范围。
档案鉴定制度
一、档案鉴定是指对已整理应归档和已归档的档案的收集、归档、保存、销毁等管理工作的认定、鉴别。
此项工作由档案工作领导小组组织或者责成局办公室协同有关科室档案管理员进行;并对档案材料的完整准确性负责。
二、严格按照档案保管期限的规定,定期对档案进行鉴定,准确判断档案的存毁。
三、档案鉴定分两个阶段进行:
立卷后装订前应首先进行案卷材料的完整性,立卷顺序的正确性检查;装订后进行全面检查方可归档。
四、鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严”的原则。
对确无保存价值的档案,进行登记,编制销毁清册,经档案领导小组批准后按规定方法销毁。
五、销毁清册立卷永久保存。
档案利用制度
一、档案工作人员要树立为工作服务的思想,积极、主动地为档案开发利用提供方便。
二、档案员要认真编制案卷目录、全引目录等,不断完善检索索引。
三、档案员应配合有关部门编写大事记、组织沿革、基本数字汇编、全宗介绍等参考材料。
四、利用有密级的档案,应经领导批准,专职档案员办理。
五、档案利用者应按规定办理借阅手续,一般在调阅室内调阅。
如需摘抄、复印、借出,应经综合档案室领导批准,并限期收回。
六、档案利用者借阅档案后,应交档案员检查验收,注销调阅手续,并填写档案利用效果登记。
七、档案利用者有保护档案的义务,不得涂改、写字、勾划、增册、剪裁和抽页。
八、凡造成档案损坏、丢失者,要按照《档案法》追究其责任,依据情节轻重,给予处理。
档案统计制度
一、档案统计包括档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案利用及其效果的统计等。
二、做好档案原始记录,如档案室业务活动记录。
三、建立各类档案统计台帐。
四、统计工作平时要注意及时填报、积累,每年进行一次汇总。
库房管理制度
一、为确保档案安全,最大限度地延长档案寿命,加强档案库房科学管理,特制定本制度。
二、加强保卫、保密工作,坚持经常检查门窗,做到门橱加锁。
无关人员不得随意进入档案库房。
三、库房内严禁吸烟,禁止易燃品入内,要定期检查消防工具和查看库房内外的安全措施,及时消除隐患。
四、库房内要按天气情况及时通风,温度应控制在14一24℃,相对湿度应控制在45一60℃;要保持整齐清洁,做好防盗、防光、防高温、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作。
五、保护室内设备,精心维护,保证设备完好。
立卷归档制度
一、凡记录、反映本机关工作活动,具有查考利用价值的数据资料、文字材料、照片、音像制品均应归档管理。
二、各科室档案管理员应以本局《档案归档范围》为依据,做好本部门文件材料的收集整理和移交工作。
三、认真做好平时和年终收集整理工作,努力使文件材料齐全完整。
四、立卷时必须遵循文件材料形成规律特点,保持文件材料互相之间的有机联系,区别不同价值加以保管利用。
五、文件的立卷工作,应由各科室(站)档案管理员负责收集、整理、立卷,归档前各科室(站)档案管理员负责收集、整理、立卷,各科室(站)要把好检查关,档案室应把好验收关,不合格不接收,退回有关部门重新组卷、装订。
六、交接时要严格履行交接手续。
经检查验收要归档案卷,由各科室档案管理员编制移交目录一式两份,交移双方履行签字手续,各留一份备用。
七、归档时档案人员接收档案后,要做好分类归档工作。
编制好各种检索工具,做到及时、迅速、准确提供利用。
归档时间,次年四月份。
档案管理人员岗位责任制
一、认真学习,贯彻执行《档案法》,刻苦学习业务知识,不断提高政治水平和业务素质,具有对统计部门档案工作的高度责任感和工作自觉性。
二、负责本部门各类档案的收集、处理、保管、鉴定、统计和利用工作。
三、熟悉所藏档案的情况,主动了解机关各项业务工作对利用档案的需要,积极做好提供利用工作。
四、严格执行档案管理工作的各项规章制度,对于违反档案管理规定的,有权进行检查纠正。
五、配合做好对库房的管理,严格“八防”措施,确保档案的完整与安全、库房整洁卫生。
六、局档案室档案管理员要定期向领导汇报档案管理工作的情况,并建立统计台帐,及时收进、移出、登记工作。
各科室(站)档案管理员要对本部门的档案建立收进、移出管理帐册。
七、严格保密制度,严防泄密和丢失档案事件的发生。
八、认真做好向有关部门移交到期档案。
分管领导工作职责
1、负责贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规以及有关规定,并把档案工作纳入领导议事日程,对本单位档案工作负有领导责任。
2、及时检查布置本单位档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、移交工作,提出要求,经常组织检查,及时发现并解决问题。
3、加强宣传教育,不断提高机关工作人员的档案工作意识,积极派人参加档案主管部门组织的档案有关人员的业务学习,以提高他们的业务能力,适应档案工作的现代化管理要求。
4、将档案工作任务完成情况列入考核、评比、表彰、奖惩范围,对做出成绩者予以表彰奖励,对失职、失密事件认真查处。
文书档案管理制度
(一)总则
第一条根据《安徽省文书立卷归档办法》为加强本单位文书立卷工作,特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条坚持各科室收集、办公室管理文件材料制度。
各科室均应及时将材料交办公室归卷。
第五条凡本单位缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个科室参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办科室收集。
第七条专(兼)职文书的职责:
1.了解本单位的工作业务,掌握本单位文件材料的归档范围,收集管理本单位的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本单位承办的文件材料及时收集归卷,每年的十二月份前应将归档文件材料归档完毕。
3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本单位有关的决定、决议、通知、规定、计划等文件材料。
第十条本单位对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本单位的请示与上级机关的批复。
第十二条本单位反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本单位的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、年终报表及信息、简报。
第十四条本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十五条本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十六条本单位的大事记及反映重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十七条各科室都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料,由办公室集中统一保管。
第十八条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交办公室归卷。
第十九条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十条为统一立卷规范,保证案卷质量,办公室文书档案员负责组卷、编目。
第二十一条案卷质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十二条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十三条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十五条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十六条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字亦要工整。
卷内目录放在卷首。
第二十七条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第二十八条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。
装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
(六)销毁
第二十九条严格按有关规定对到限文件进行销毁。
会计档案管理制度
为了妥善管好会计档案,特制定本制度:
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。
二、会计档案的保管期限分为永久、定期两种。
定期保管的期限为五年、十五年、二十五年三种,期限从会计年度终了后的第一年算起。
三、会计档案的存放要做到有专橱,科学管理查找方便。
四、会计档案的保管要严格保守经济秘密,原则上不得借出,如有特殊需要,须经负责人、借阅人、管理人员三方签字,方可借阅,并限期归还。
保管人员不得随意出借档案。
五、严格执行会计档案保管期限规定,对不超过保管期限的一定要妥善保管,对保管期满的会计档案,严格按上级文件规定进行销毁。
六、各类档案要科学化、规范化,重点档案要加强保护,做到“八防”措施到位。
七、以上档案均有会计主管人员蒹管,工作调动,必须办理交接手续。
人事档案管理制度
为了对人事档案进行妥善保管,有效地保守机密,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,特制订本制度。
一、新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:
首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
二、检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看房间门窗是否完好,有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。
三、人事档案借出须满足一定的条件,比如:
本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。
借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。
①查阅手续。
正规的查阅手续包括以下内容:
首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。
负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。
②外借手续。
首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。
其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。
再次,人事档案部门对其进行审核、批准。
然后,进行借档登记。
把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。
最后,归还时,及时在外借登记上注销。
③出具证明材料的手续:
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:
首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。
四、档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,应符合如下条件:
1取出应转走的档案;
2在档案底账上注销;
3填写《转递人事档案材料的通知单》;
4按发文要求包装、密封。
5在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。
另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
蚌埠市旅游局文件材料归档范围
立卷类目及保管期限表
序号
名称
保管期限
1
全市性的旅游工作会议及大型专项会议文件材料
1—1
通知、名单、议程、报告、领导讲话、大会发言,讨论通过的文件、决议、纪要、会议记录、简报、重要的照片、录音、录像等文件材料
永久
1—2
讨论未通过的文件
长期
1—3
小组会议记录、参考文件、会务文件材料
短期
2
本机关党支部会议、行政办公会议、党组会议的会议文件材料
2—1
公报、决议、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件
永久
2—2
讨论未通过的文件、本机关职工学习记录材料
短期
3
上级机关召开的重要会议文件材料
3—1
主要文件材料
长期
3—2
其它文件材料
短期
4
上级机关颁发的文件材料
4—1
直属上级机关颁发的属本机关主管业务和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料
永久
4—2
直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料
长期
5
党和国家领导人以及地方党委、政府领导、上级机关视察、检查本机关工作中形成的题词、讲话等重要文字和声像材料
永久
6
本机关召开工作会议的文件材料
6—1
通知、名单、日程、报告、讲话、决定、纪要、重要的声像材料
永久
6—2
典型材料、代表发言、简报
长期
6—3
参阅材料
短期
7
本机关制发的(包括与其它机关联合制发的)文件材料
7—1
方针、政策、法规性的、重要业务问题的
永久
7—2
一般业务问题的(包括对专业的考评文件)
长期
7—3
事务性、有参考价值的
短期
8
代上级机关起草并被采用的文件的最后定稿
8—1
重要法规性的,重要业务问题的
长期
8—2
其它的
短期
9
本机关的请示与上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
9—1
方针政策性的,重要问题的
永久
9—2
一般事务性的问题
短期
10
本机关各种工作形成的文件材料
10—1
综合成果、专题成果、方案、总结、报告
永久
10—2
一般性的原始记录
长期
11
本机关专题、典型的调查报告
11—1
重要的(包括有处理结果的统计违法案件)
永久
11—2
一般的
长期
12
本机关工作活动的工作总结、报告
12—1
主要职能活动年度和年度以上的重要专题的
永久
12—2
半年的、季度的、一般专题的
长期
13
本机关的各种报表
13—1
汇总的、年度和年度以上的、专题的
永久
13—2
季度、月份的汇总表
短期
14
本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料
永久
15
干部任免的文件材料
15—1
本机关领导人任免的文件材料
永久
15—2
本机关内部科室负责人的任免材料
长期
16
本机关对有关人员的奖惩材料
16—1
影响大的
永久
16—2
一般的
短期
17
干部职工录用、转正、调资、定级、离退休职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料
长期
18
本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根
长期
19
本机关年度的职工、党员名册
永久
20
本机关年度的大事记
永久
21
本机关财产、物资、档案等的交接凭证
长期
22
本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本
永久
23
机关之间协商工作的往来文件材料
短期
24
同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件材料
短期
25
本机关依据统计法处理的文件材料
25—1
有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的
永久
25—2
其它有和没有处理结果的
短期
26
下级机关报送的总结、报告、报表
26—1
年度和年度以上的总结、报表,重大问题的专题报告
长期
26—2
年度以下的
短期
蚌埠市旅游局不归档文件材料范围
1、上级机关的文件材料
(1)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅。
不办的文件材料;
(2)上级机关发来供工作参考的抄件;
(3)上级机关征求意见未定稿的文件。
2、本机关的文件材料
(1)重份文件;
(2)无查考利用价值的事务性文件;
(3)未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外),铅印文件的各次校对稿;
(4)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
(5)无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信;
(6)机关内部互相抄送的文件材料;
(7)本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料;
(8)为参考目的从各方面收集的文件材料。
3、同级机关和非隶属机关的文件材料
(1)参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行的无查考价值的文件材料;
(2)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
4、下级机关的文件材料
(1)下级机关送来参阅简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;
(2)越级抄送的一般的,不需要办理的文件材料;
(3)下级机关抄报备案的一般性文件材料。
蚌埠市旅游局音像档案管理暂行规定
为使本机关档案归档的系统完整性,根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,特制定照片、录像带、录音带等归档管理暂行规定:
一、收集归挡范围
1、本局历次工作会议照片、录相带。
2、局领导有关的重要接待和出访照片、录相带。
3、上级领导人来我市活动照片、录相带。
4、其他有利用价值的照片、录相带。
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