用友财务操作培训.docx

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用友财务操作培训

用友软件应用实践

北京用友软件股份从1988年率先推出商品化会计软件以来，以“帮助客户提高经营与管理能力”为宗旨，紧跟技术进步潮流和中国财务管理信息化的需求，先后推出了网络版、新会计制度版、全面核算型以及管理型会计软件。

这些软件不仅能完全替代手工方式下的全部账务处理，进行规的会计核算，而且能为企业提供全面的管理解决方案，其功能覆盖了企业部管理的全部容。

用友ERP-U8以“优化资源，提升管理”为核心理念，以快速实施为特点，能普遍适应中国企业管理基础和业务特征以及企业快速增长需求的ERP全面解决方案。

它包括财务会计、管理会计、集团财务、供应链管理等各个功能模块，其中会计部分包括总账、报表、工资管理、固定资产管理、存货管理、应收应付管理、企业门户、系统管理等子模块，从中可学习到先进的管理思想和业务管理模式。

本章将以用友ERP-U8软件系统为基础，以附录一“太湖园艺用品制造厂（模拟）账套资料”为例，对软件的运用和系统维护进行全面的介绍。

实训一：

新建账套与用户设置

在启动软件前，必须按规定程序安装软件，安装用友ERP-U8软件，一般最低需要256MB以上存、500MHz以上CPU、2GB以上的硬盘空间和Windows2000以上的操作系统。

如计算机上没有安装MSSQL2000数据库系统，则需要先安装数据库，并在SQLServer服务管理器开启状态下正式安装用友软件。

以下将以软件的成功安装为基础，从启动软件开始，系统介绍用友软件应用操作的一般方法。

1.1新建账套

1．启动与登录系统管理

从开始菜单依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—系统服务—系统管理”命令，进入“用友ERP-U8—系统管理”窗口，如图10-1所示。

图10-1 系统管理

在系统管理窗口打开“系统”菜单，单击“注册”命令，打开系统“注册”对话框。

输入操作员“Admin”（默认密码为空），单击“确定”按钮，以系统管理员的身份进入系统管理窗口。

第一次以系统管理员身份登录时，其口令为“空”。

如在实际操作时要修改系统管理员密码，可以直接单击选中“改密码”复选框，再单击“确定”按钮，打开“设置操作员口令”对话框，在“新口令”和“确认新口令”对话框中分别输入新密码，最后单击“确定”按钮，完成操作员口令设置。

单击“确定”，系统注册成功，返回“系统管理”窗口。

2．新建账套

在“系统管理”窗口选择“账套”菜单中的“建立”命令，打开“创建账套”对话框，如图10-2所示。

图10-2 新建账套之输入账套信息

（1）输入账套信息。

在创建账套对话框中，第一项“已存账套”是指系统已经存在的账套，以下拉列表框的形式显示出来，仅供用户查看。

输入账套信息时必须正确输入账套号、账套名称、启用会计期。

系统默认启用会计期为计算机操作系统的日期，按本例资料需更改为“2006年11月”。

“账套路径”指向存放新建账套数据的位置，系统默认的路径为“C：

\U8SOFT\ADMIN”，可根据需要直接更改，也可利用“…”按钮参照输入。

输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“单位信息”设置对话框，如图10-3所示。

图10-3 新建账套之单位信息

（2）输入单位信息。

输入单位名称“太湖园艺用品制造厂”，此项单位名称是指全称，必须完整输入。

全称一般用于发票等票据打印。

输入单位简称“太湖园艺”。

其他栏目都属于任选项，可以按资料容输入，也可空缺或采用默认值。

输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“核算类型”设置对话框。

（3）输入核算类型。

在核算类型对话框，采用系统默认值本币代码“RMB”，确认本币名称：

“人民币”。

从下拉列表框中选择企业类型“工业”，设置行业性质为“新会计制度科目”。

注意，系统将按所选择的行业性质来预置会计科目表。

输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“基础信息—设置您的基础信息”对话框。

（4）定义基础信息。

在“基础信息—设置您的基础信息”对话框，有“存货是否分类？

”、“客户是否分类？

”、“供应商是否分类？

”和“有无外币核算？

”四个复选框。

分类定义功能主要是针对存货、客户、供应商相对较多的单位而设置的，即可以选择是否进行分类核算以及如何对这些容进行分类。

如果此时不能确定，也可以在软件启用后再进行设置。

按照本例资料要求，选中“外币是否分类？

”复选框，然后单击“完成”按钮，系统弹出窗口，提示信息“可以创建账套了吗？

”

单击“是”按钮，系统提示“正在建立账套信息年度数据库，请等待……”。

稍候，进入“分类编码方案”对话框，如图10-4所示。

图10-4 新建账套之确定分类编码方案

（5）确定分类编码方案。

按照本例资料要求，单击“科目编码级次”对应的第4级黄色框，输入“2”，即将科目编码级次改为：

会计科目级别为4级，每级编码长度分别为4位、2位、2位、2位。

同理，将“部门编码级次”设置为2位、2位。

单击“确认”按钮，进入“数据精度定义”对话框。

（6）数据精度定义。

数据精度定义是指确定存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率、税率等数据的小数位数，本例中均定义为2位，即全部采用系统默认值。

在数据精度定义窗口单击“确认”按钮，弹出系统提示信息“建立成功”并询问“现在进行系统启用的设置？

”。

单击“是”按钮，弹出“系统启用”对话框，如图10-5所示。

图10-5 启用总账并设置时间

（7）系统启用。

在“系统启用”对话框中选中“GL—总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2006年11月1日”，单击“确定”按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？

”，单击“确定”按钮。

再单击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。

1.2 用户及权限设置

1．增加用户

在“系统管理”窗口选择“权限”菜单下的“用户”命令，进入“用户管理”窗口，窗口中显示了系统已经预设好的几位默认用户，如Demo、System、Ufsoft、WEB等。

单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加用户”对话框，如图10-6所示。

图10-6 增加用户

按本例资料要求，输入第一位操作员“王小刚”的信息：

编号“001”、所属部门“财务部”，可选择设置口令，单击“增加”即予保存。

同样方法输入另两位操作员“何森林”和“林”的信息。

全部操作员信息输入完毕，单击“退出”按钮，返回“用户管理”窗口，所有用户以列表方式显示。

最后，单击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。

只有系统管理员才拥有设置操作员的权限。

账套主管“王小刚”由系统管理员指定，拥有该账套围的所有权限。

本例资料中其他两位操作员不通过指定角色的方法分配权限，而是在进行“操作员权限设置”时直接指派其操作权限。

2．设置用户权限

在“系统管理”窗口，选择“权限”菜单中的“权限”命令，进入“操作员权限”窗口，如图10-7所示。

图10-7 账套主管权限设置

在操作员权限窗口右上角选择“001”账套，“2006”年度。

从操作员列表中选择“王小刚”，选中上方正中“账套主管”复选框，确定王小刚具有账套主管的权限。

在用友软件中，如果在“用户管理”设置时已将某人设置为“账套主管”角色，则意味着该用户拥有该账套的所有操作权力。

从用户列表中选择“何森林”，单击工具栏中的“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框，如图10-8所示。

图10-8 会计权限分配

本例中为会计何森林分配“总账—凭证”的全部权限和“总账—账表”的全部权限。

具体操作时，首先单击复选框前面的“+”图标，打开下层目录，再选中相应权限项目前的复选框。

选择好后，单击“确定”按钮退出。

同样方法为出纳员林和实习生丽设置相应权限。

需要说明的是，在用友ERP-U8系统中，提供了三个层次的权限管理，即功能级权限管理、数据级权限管理、金额级权限管理。

功能级权限管理提供了对不同用户分配不同功能模块的操作权限。

数据级权限管理可通过两方面进行控制，一是字段级权限控制，二是记录级权限控制。

金额级权限管理主要用于严格部金额控制，对金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员授予不同级别的金额控制权。

功能级权限的分配在“系统管理”窗口的“权限分配”中设置，数据级权限和金额级权限均在“企业门户”模块的“基础信息”项下的“数据权限”中进行设置，且一定要在“系统管理”的功能权限分配之后才能设置。

2实训二：

系统运行要素与环境参数设置

2.1系统运行要素设置

依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—企业门户”，进入“注册—企业门户”对话框。

以账套主管的身份登录，选择操作员“001王小刚”，单击“确认”按钮。

在登录后的企业门户主窗口，选中“控制台”标签，再选择“基础信息”下的“基础档案”命令，出现如图10-9所示的基础档案设置主窗口。

图10-9 基础档案

在“基础档案”窗口，双击要设置的档案项目，即可进入相应项目的设置界面。

1．部门档案设置

在“基础档案”窗口，双击“部门档案”项目，进入“部门档案”设置窗口，如图10-10所示。

图10-10 部门档案设置

单击工具栏上的“增加”按钮，激活“部门档案”对话框。

在右侧编辑区输入部门编码“01”、部门名称“总经理室”、部门属性“管理部门”以及、地址、备注等信息。

输入完毕，单击“保存”按钮。

在窗口左侧的空白框中，系统自动显示出设置好的部门名称。

采取同样步骤输入其他部门信息。

全部输入完毕，单击工具栏中的“退出”命令，返回“基础档案”窗口。

如之前已录入职员档案，可单击“负责人”右侧的参照输入按钮，选择部门负责人。

2.职员档案设置

在“基础档案”窗口，双击“职员档案”项目，进入“职员档案”设置窗口。

选中左侧白色区域中显示的“总经理室”，单击工具栏上的“增加”按钮，弹出“增加职员档案”对话框，如图10-11所示。

图10-11 增加职员

在职员档案录入窗口，输入职员编码“01”、职员“小萍”、职员属性“法人代表”。

输入完毕后，单击“保存”按钮予以保存，系统自动显示下一空白职员档案。

按本例资料中给定的职员目录，将全部职员对应地输入到各部门的职员档案中去。

在职员档案设置窗口的右侧，系统自动显示所选中部门的职员资料。

3．客户档案设置

在“基础档案”窗口，双击“客户档案”项，进入“客户档案”设置窗口。

单击工具栏上的“增加”按钮，弹出“增加客户档案”对话框，如图10-12所示。

图10-12 增加客户

在“基本”页签的文本框中输入客户编码“001”、客户名称“北京联谊公司”、客户简称“联谊公司”、开户银行“工行”和银行“74588866”；单击“联系”页签，在对话框中输入地址“北京市联海路888号”、邮编“100015”、联系人“浩”；单击“其他”页签，修改发展日期为“2006-11-1”。

输入完毕，单击“保存”按钮。

继续输入其余客户的档案。

4.供应商档案设置

在“基础档案”窗口，双击“供应商档案”项目，进入“供应商档案”设置窗口。

单击工具栏“增加”按钮，弹出“增加供应商档案”对话框，如图10-13所示。

图10-13 增加供应商

在“基本”页签各文本框输入供应商编码“001”，供应商名称“联平公司”，供应商简称“联平公司”，开户银行“建行”，银行“45882442”；单击“联系”页签，在文本框中输入地址“市和平路323号”，邮编“610015”，联系人“小娟”；单击“其他”页签，修改发展日期为“2006-11-1”。

输入完毕，单击“保存”按钮。

全部供应商档案输入完毕，单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。

2.2 系统环境参数设置

1.外币及汇率设置

在“基础档案”窗口，双击“外币设置”项目，进入“外币设置”窗口，如图10-14所示。

图10-14 外币设置

在外币设置窗口，单击“增加”按钮，在右侧的对话框中输入币符“HKD”、币名“港元”，系统自动在左侧的白色区域中显示“港元”。

单击“确认”命令，在“2006.11”的“记账汇率”一栏中输入本月固定汇率“1.2”，移开光标，保存设置。

同理，设置美元的固定汇率为“8.3”。

设置完成后，单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。

2.结算方式设置

在“基础档案”窗口，双击“结算方式”项目，进入“结算方式”设置窗口，如图10-15所示。

图10-15 结算方式设置

单击“增加”按钮，在右侧输入结算方式编码“1”、结算方式名称“现金支票”，选中“是否票据管理”复选框。

输入完成后，单击“保存”或“增加”命令。

同样方法输入其他结算方式。

3．凭证类别设置

在“基础档案”窗口，双击“凭证类别”项目，进入“凭证类别预置”窗口，单击“收款凭证—付款凭证—转账凭证”项，单击“确定”，进入“凭证类别”设置窗口，如图10-16所示。

图10-16 凭证类别设置

双击“收款凭证”的“限制类型”栏，单击下拉框选择“借方必有”项，在“限制科目”栏输入或参照选择“1001，1002”两个科目。

同样方法输入付款凭证和转账凭证的限制条件。

设置完成后，单击“退出”命令，返回“基础档案”窗口。

4.总账控制参数设置

依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—财务会计”，进入“注册—总账”对话框。

输入操作员“001”，选择“001太湖园艺用品制造厂”账套，会计年度“2006”，日期“2006-11-01”，单击“确定”按钮。

首次进入总账系统，打开左侧的“系统”列表，选择“设置”项下的“选项”命令，打开“选项”参数设置对话框，单击“凭证”选项卡，如图10-17所示。

图10-17 凭证参数设置

选中“制单序时控制”、“支票控制”、“可以使用应收受控科目”、“可以使用应付受控科目”、“出纳凭证必须经由出纳签字”等复选框，单击“编辑”，单击“确定”后返回。

在“选项”编辑窗口，顺序单击“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡，对相关参数按需要进行设置或调整。

设置完毕，按“确定”或“放弃”按钮返回“总账”系统窗口。

3实训三：

会计科目设置与期初余额录入

3.1 会计科目设置

1．新增会计科目

在“总账”主窗口单击“设置”项下的“会计科目”命令，进入“会计科目”设置窗口，显示所有“按新会计制度”预置的会计科目，如图10-18所示。

图10-18系统预置会计科目表

在会计科目编辑窗口，可对各类各级会计科目进行增加、删除、修改等操作。

单击“增加”按钮，进入“会计科目—新增”窗口，如图10-19所示。

图10-19新增会计科目

输入科目编码“100201”，科目中文名称“工行人民币”，助记码“GHRMB”，单击账页格式下拉框，选择“金额式”，并选中“日记账”和“银行账”两个复选框。

所有项目录入正确后单击“确定”予以保存。

根据本例资料提供的各级科目资料，依次增加预置科目表中不存在的会计科目。

科目设置完成后单击“关闭”命令，返回会计科目设置主窗口。

2．修改会计科目

在会计科目设置主窗口，双击欲修改的会计科目，进入“会计科目修改”窗口（窗口布局与新增会计科目窗口相同），单击“修改”命令，即可对各项参数进行修改。

在此要注意的是，所有二级以下科目的“科目性质”与其上一级科目的性质相同，不允许用户修改。

修改完成后，单击“确定”，“返回”，便返回到会计科目主窗口。

3.指定会计科目

在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单下的“指定科目”命令，进入“指定科目”窗口，如图10-20所示。

图10-20 指定会计科目

单击“现金总账科目”单选框，选择“1001现金”科目并单击“>”命令，或双击“1001现金”项，将其由待选科目转入已选科目。

同理，单击“银行总账科目”单选框，选中“1002银行存款”科目并单击“>”命令，或双击“1002银行存款”项，将其由待选科目转入已选科目，并单击“确认”按钮返回。

指定会计科目的作用之一是确定某一科目由出纳员专管，使出纳员具有对相关凭证的签字功能，同时可查询输出现金、银行存款日记账，从而加强对“现金”、“银行存款”等项目的管理。

3.2 录入期初数据

在“总账”主窗口选择“设置”菜单下的“期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口，如图10-21所示。

图10-21期初余额录入窗口

系统以不同颜色来标识不同的数据项。

白色区域表示可以直接录入数据，它们是末级普通科目的账务数据；灰色区域为非末级科目，其数据由系统根据下级科目的账务数据自动汇总计算出来，而不允许直接录入数据；黄色区域为设置了辅助核算容的科目，其期初余额的录入需要在相应的辅助账设置窗口中操作。

将光标置于白色区域，在“累计借方”、“累计贷方”栏目输入所有项目的本年1~10月份累计发生额，在“期初余额”栏目输入11月份的期初余额。

3.3 账套数据备份与恢复

1．账套数据输出（备份）

首先以系统管理员身份登录系统管理窗口。

选择“账套”菜单中的“输出”命令，进入“账套输出”对话框。

在输出账套对话框，单击“账套号”右侧的下拉框，选择需要输出的账套，单击“确认”按钮。

系统将提示拷贝进程和压缩进程。

在将所选账套数据进行压缩后，弹出“选择备份目标”对话框，如图10-22所示。

图10-22 账套输出之输入备份目标

单击下拉列表框，选择账套数据输出后保存的文件夹，单击“确认”按钮，开始进行备份。

备份工作完成后，弹出提示信息“硬盘备份完毕！

”，单击“确定”按钮后返回。

在用友软件中，通常由系统管理员进行账套数据的备份与恢复。

备份的账套数据共生成两个文件。

若要删除已选中的账套数据，则在输出账套对话框中，选中“删除当前输出账套”复选框即可，但正在使用的账套不能被删除。

2．账套数据引入（恢复）

首先以系统管理员身份登录系统管理窗口。

选择“账套”菜单中的“引入”命令，进入“引入账套数据”对话框，如图10-23所示。

图10-23 账套数据恢复之选择源文件

在引入数据对话框，选择需要引入的账套数据路径，如“D：

\用友财务”等，选择账套文件“Uferpact.lst”，单击“打开”按钮，系统提示“重新指定账套路径吗？

”。

如果希望将恢复的数据保存在区别于原输出路径的另外一个位置，可单击“是”并选择保存路径，否则单击“否”按钮，系统提示“正在引入账套，请等待……”，完成后系统提示“账套引入成功！

”的信息，单击“确定”按钮返回。

与账套备份类似，通常由系统管理员进行账套数据引入操作。

4实训四：

辅助核算项目设置与数据录入

4.1辅助核算项目的设置

在会计科目设置主窗口单击“增加”按钮，或双击已存在的需要进行辅助核算的会计科目，进入会计科目设置窗口。

（1）外币核算科目设置。

对于“银行存款—中行美元（USD）”、“银行存款—中行港元（HKD）”等外币核算科目，选中“外币核算”复选框，并在下拉列表框中选择正确的外币种类，同时选择账页格式为“外币金额式”，并选中“日记账”、“银行账”复选框。

（2）往来辅助核算科目设置。

对于“应收账款—人民币”账户，选中“客户往来”复选框，并将“授控系统”列表框置空；对于“应收账款—港元”、“应收账款—美元”等科目，在选择“客户往来”复选框的同时，选中“外币核算”复选框，并将“授控系统”列表框置空；同理，对“预付账款”、“应付账款”等科目的二级科目以及“其他应收款—备用金”科目等都需要进行往来辅助核算设置，在“辅助核算”下面的“个人往来”、“客户往来”、“供应商往来”三个选项中选中相应的复选框，并根据是否涉及外币情况正确设置“外币核算”选项。

（3）部门（项目）辅助核算科目设置。

“管理费用”科目要求进行部门辅助核算，应在该科目的“辅助核算”选项中选择“部门核算”复选框。

有些项目，如“在建工程”、“生产成本”等若需要进行项目辅助核算，可在“辅助核算”选项中选择“项目核算”复选框。

（4）数量辅助核算科目设置。

“原材料”、“库存商品”等科目的二级科目需进行数量辅助核算，在设置时应选中“数量核算”复选框，并在其“计量单位”文本框中输入“套”、“公斤”、“台”等计量单位。

4.2辅助核算项目期初数据录入

1．外币期初余额录入

在期初余额录入窗口，每个外币核算账户占据两行，其中第一行为本位币，第二行为外币，如图10-24所示。

图10-24 外币初始余额录入

在“中行美元”科目第一行白色区域的“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”栏直接录入由美元折算的人民币金额，再在第二行“美元”的白色区域录入美元原币金额。

注意，此处必须先录入本位币金额，后录入原币金额。

同理，录入“中行港币”科目的“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”各栏数据。

2．往来业务期初余额录入

在期初余额录入主窗口直接录入各往来科目的“累计借方”、“累计贷方”栏金额。

双击“应收账款”项的“期初余额”（黄色）栏，进入如图10-25所示客户往来期初数据录入窗口。

图10-25 客户往来期初余额录入

单击“增加”命令，出现空白输入行，将往来业务期初资料依序输入各文本框，其中“客户”、“方向”、“业务员”、“票据日期”等可通过参照输入方法输入。

单击“增加”按钮，当前记录被保存。

重复上述步骤，直到所有业务录入完毕，单击“退出”按钮回到期初数据录入主窗口，系统自动将辅助录入界面数据传递至期初数据录入主窗口。

同理，录入“应付账款”和“预付账款”等往来业务初始数据。

要注意的是，在本例资料中“预付账款”账户既是外币核算账户，又是往来核算账户，其往来业务期初数须在供应商往来期初数录入界面输入，其中金额部分除了本位币金额外，还需录入原币金额。

3．数量期初余额录入

在期初余额录入主窗口，每一数量辅助核算科目占两行，第一行为金额行，第二行为数量行。

录入数量辅助核算科目期初余额时，直接在主窗口的相应栏目输入金额和数量即可。

例如，在“原材料—集成件”科目第一行的白色区域直接录入“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”金额，在第二行数量“套”的白色区域录入“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”的数量初始数据。

同理录入原材料和库存商品其他二级科目的期初金额和数量数据。

4．期初数据试算平衡

录入所有科目余额后，在余额录入窗口的工具条，单击“试算”按钮，打开“期初余额试算平衡表”。

系统自动进行试算平衡，提示平衡与否的信息，如图10-26所示。

图10-26 试算平衡报告

若期初余额试算不平衡，则需逐项核查与修改期初余额，直至试算平衡为止。

若期初余额试算已平衡，则单击“退出”按钮后返回。

5实训五：

基本会计业务录入与查询

5.1 记账凭证录入

以“002何森林”的身份注册进入“总账”系统。

在“总账”主窗口，选择“凭证”项下的“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

单击“增加”命令，增加一空白记账凭证，如图10-27所示。

图10-27填制凭证

以本例资料的第一笔业务为例，主要项目容录入方法如下：

（1）首部容输入。

双击“字”前的空格，用参照输入的方法选择“付款凭证”类型，顺序号“0001”由系统自动产生；对于系统默认的当前账套日期“2004.11.01”，可用手工或用参照输入的方法进行修改；直接填入附单据数“1”。

（2）主体容输入。

在“摘要”栏直接输入摘要容“提取备用金”；在“会计科目”栏输入会计科目编码“1001”和“100201”，或通过双击“科目名称”栏，用参照方式输入；输入借方金额和贷方金额各为“8000”。

系统自动产生借贷平衡数。

（3）辅助容输入。

双击辅助信息区“票号”后空白区域，或光标停留在“科目名称”栏打回车，弹出“辅助项”对话框，如图10-28所示。

图10-28银行结算辅助项登记

输入结算方式“1”（现金支票），票号“3300”，发生日期“2006.11.01”，单击“确认”返回。

（4）制单人。

由系统自动签注当前操作员。

（5）支票登记。

全部容录入完毕，单击“保存”按钮，弹出“此支票尚未登记，是否登记？

”对话框。

单击“是”按钮