中国标准化研究院综合业务管理系统.docx
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中国标准化研究院综合业务管理系统.docx
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中国标准化研究院综合业务管理系统
中国标准化研究院综合业务管理系统
简明业务需求
中国标准化研究院计划科研部
二○一一年十一月
目录
一、背景2
二、定位、目标和原则2
三、院科研项目概况2
四、计划、科研、财务管理职责相关的组织架构2
五、业务功能模块2
(一)计划管理模块及立项申报审批流程2
1.项目培育2
2.立项申报2
(二)项目过程节点管理2
3.项目任务下达★★★2
4.节点管理★★★2
5.项目变更★2
6.专家咨询会2
7.实地调研2
8.阶段检查★2
9.项目验收★★2
(三)成果管理2
10.成果登记、归档★2
11.成果报奖★2
12.成果申报、鉴定★2
13.成果查询、统计★★2
(四)科研绩效考核2
14.考核方案定制★2
15.考核流程定制★2
16.上传文档按版本管理★★★2
(五)项目经费预算管理2
17.支出审批2
18.报销审批2
19.经费查询、统计2
20.与财务数据接口2
(六)委托项目管理2
21.委托项目合同审批2
22.委托项目过程节点管理2
23.委托项目验收2
24.委托项目承担单位管理2
25.查询、统计2
(七)横向项目管理2
26.立项申请审批★★★2
27.合同信息登记★★★2
28.技术市场★2
29.合同变更★2
30.验收结项审批★★★2
(八)科研活动办公2
31.通知公告★2
32.消息预警★★★2
33.个人工作台★★★2
34.院专家库2
35.下载服务★2
(九)科研统计2
36.科研报表★★2
37.综合查询★★2
38.定制统计★★2
(十)科研人员2
39.科研人员管理2
40.人员经费核算2
(十一)短信平台2
41.关键环节发短信2
(十二)系统管理2
42.用户管理2
43.角色权限维护2
44.组织机构管理2
45.系统字典维护2
46.系统日志管理2
47.项目类别管理2
48.项目经费类别管理2
六、业务集成需求2
(一)与院移动办公平台的集成2
(二)与院科研成果共享平台的集成2
七、系统安全机制需求2
一、背景
从国家来说,科技部125计划管理改革更加强调计划性、突出科研绩效考核,财政部、总局更加严格要求财务预算的执行。
从我院125发展需求来说,科研、财务、人事管理要满足“六个一”标准化创新工程的需求,满足院领导提出的提升科研质量的要求。
无论是加强科研管理计划性、科研绩效考核、财务预算执行和人事分配管理,都需要改变我院目前主要以人工粗放管理模式向信息化工具精细化管理转变,具体来说就是需要实现计划、科研、财务、人事全员全流程的信息化管理,提升院综合业务管理效果和效率,促进全院科研、财务、人事信息的集聚、共享、公开,促进全院的科研成果的集成,为社会提供服务。
二、定位、目标和原则
科研管理系统的定位:
以提升院科研质量、凸显科研实效、强化预算执行为目标,创新科研、财务、人事管理模式,以项目研究和经费预算执行为两条主线,加强科研项目任务研究、预算执行和人力资源的全流程管理,促进全院科研、财务、人事从静态管理向动态管理、集成管理转变,提升管理效率和效能。
重点解决以下问题:
——满足院领导的加强项目过程管理,提升科研质量、凸显科研实效的要求;
——满足强化科研经费预算执行管理的需求,进一步提升经费预算管理和使用的工作水平;
——满足全院科研人员对简化科研管理工作程序、提升科研管理效率和水平的需求;
——实现与院科研成果共享平台的数据共享,满足全院职工科研资源共享的需求;
——满足院科研统计分析、决策咨询需求;
最终实现:
——全院科研项目基础信息、研究过程信息、研究进度信息、预算执行信息的准确、透明、公开,院各级领导、职工都能实时了解全院科研态势
——计划管理(项目征集、孕育、储备、项目申报等)、科研管理(项目下达、过程节点管理、阶段审查、变更、验收、成果、归档、合同管理等)、财务(项目预算、经费拆分(子课题、外拨)、经费到账、经费支出、经费报销、经费决算、经费结算等)相关审批事务全程线上运行
——全程记录、搜集科研过程中的各类信息,实行全程绩效考核
——减轻科研人员事务性负担
——促进科研共享,每个项目研究全过程的全员参与的互动交流
综合业务管理系统建设原则:
有限目标,实用为先;提高效率,不增负担;开放集成,安全第一;分布实施,逐步完善。
三、院科研项目概况
年均项目总数在200项左右,经费总额1个多亿。
院目前科研项目主要分两大类:
(1)纵向项目
主要为:
——“十二五”技术标准专项(国家科技支撑计划)
——质检公益性行业科研专项项目
——中央级公益性科研院所基本科研业务费专项资金(简称“中央基本科研业务费项目”)
——标准制修订项目
——标准委科研及工作项目
——中央级科学事业单位修缮购置项目
——质量技术监督技术改造项目
——其他纵向项目(包括:
除技术标准专项外的国家科技支撑计划项目、国家高技术研究发展计划(863计划)项目、国家重点基础研究发展计划(973计划)项目、国家科技基础条件平台建设项目、质检总局科技计划项目、来自部委的纵向经费等)
(2)横向项目
四、
计划、科研、财务管理职责相关的组织架构
表1.组织架构
编号
角色
角色描述
院领导班子
院长
分管副院长
分管计划、科研、财务的副院长
院领导
其他院班子成员
计划科研与国际合作部
计划科研部主任
行使计划科研部主任职责
计划科研部助理
2名,协助主任分别负责科研管理、国际合作职责
计划科研部责任人
负责各类科研项目管理、成果管理、档案管理、科研统计等工作
财务部(审计室)
财务部主任
委托合同签署、验收联合审批、项目财务验收申请审批等
纪检
纪检主任
委托合同签署、验收联合审批、仪器、办公设备采购、验收联合审批等
院各部门
部门负责人
部门副职
部门助理
室主任
所秘书
项目负责人
任务(子课题)负责人
项目组成员
院职工
院职工
系统管理员
系统管理员
五、
业务功能模块
根据以上总体需求,院科研项目管理系统宜包括以下主要业务功能模块:
计划管理、项目过程节点管理、成果管理、科研绩效考核、项目经费预算管理、委托项目管理、横向项目管理、科研活动办公、科研统计、科研人员、短信平台、系统管理等主要功能。
计划管理对各类规划信息、立项计划等进行管理,主要完成项目征集、立项申报的流程;
项目过程节点管理对所有项目实行过程管理,完成项目从下达、节点管理、项目变更、阶段审查、评审到验收归档的整个流程管理;
成果管理包括成果登记、成果归档、成果报奖、成果申报、鉴定、成果查询、统计等,建设包括项目阶段性文档、项目成果、期刊论文、会议论文、论著和专利等在内的成果库,实现与院科研成果共享平台的数据共享;
科研绩效考核功能实现院、部门、个人分级绩效考核功能;
项目经费预算管理实现项目经费申请、审批、报销等财务审批功能,实现项目预算执行信息的实时更新、预警、预算执行检查、分析统计等功能。
实现与财务管理系统的非实时数据交换,实现经费从预算→申请→审批→报销整个流程全部信息化;
委托项目管理实现对全院对外委托项目合同、执行情况、承担单位的管理,主要包括:
委托项目合同审批、委托项目过程节点管理、委托项目验收、委托项目承担单位管理、委托项目查询、统计等功能;
横向项目管理实现横向项目合同审批、登记、合同变更、结项审批以及技术市场提取等功能;
科研活动办公实现全院日常科研活动的管理,主要包括:
通知公告、消息预警、个人工作台、下载服务等功能;
科研统计实现对能采集到的全院项目、经费情况的综合查询和统计分析,主要包括:
科研统计报表、综合查询、定制统计等功能;
科研人员实现院科研人员信息的录入、编辑,人员经费核算等功能;
短信平台实现科研审批流程中的关键环节、重要事项的群发短信通知预警功能;
系统管理实现用户管理、角色权限管理、组织机构管理、字典管理、日志管理等系统基层功能。
表2.系统主要功能表
一级功能模块
二级功能模块
三级功能模块
计划管理★★★
项目培育★★★
发布指南
备选项目申报
备选项目查重
备选项目评审
备选项目立项
立项申报★★★
发布指南
备选库项目立项申报
非备选库项目立项申报
项目过程节点管理★★★
项目任务下达★★★
开设项目(项目赋号)
项目研究任务信息填报、审核
项目预算任务信息填报、审核
子课题研究任务信息填报、审核
子课题预算信息填报、审核
节点管理★★★
课题、子课题研究任务信息进度计划自动提醒
节点成果提交
课题、子课题预算执行序时进度管理
项目变更★
项目研究任务信息变更申请、审批和批复
项目预算信息变更申请、审批和批复
阶段检查★
阶段检查信息发布、设置(时间、项目范围)
催办
检查材料提交
项目验收★★
验收预警
验收材料填报、提交
验收申请、审批
成果管理★★
成果登记★
论文等的登记
成果报奖★
成果申报、鉴定★
专利、软件著作权申报审批
成果查询、统计★★
科研绩效考核★
考核方案定制★
考核流程定制★
上传文档按版本管理★★★
项目经费预算管理★★★
支出审批★★★
报销审批★★★
经费查询、统计★★★
与财务数据接口★★★
委托项目管理★★★
委托项目合同审批★★★
委托项目过程节点管理★★★
委托项目验收★★★
委托项目承担单位管理★★★
信用
查询、统计★★★
横向项目管理★★
立项申请审批★★★
合同信息登记★★★
技术市场★
合同变更★
验收结项审批★★★
科研活动、办公★
通知公告★
消息预警★★★
个人工作台★★★
包括:
待办信息、预警信息、科研状态信息、通知公告等
院专家库★★★
下载服务★
科研统计★★
科研报表★★
综合查询★★
定制统计★★
科研人员★★★
科研人员管理★★★
人员经费核算★★★
短信平台★
关键环节发短信
系统管理★★★
用户管理★★★
角色权限维护★★★
组织机构管理★★★
系统字典维护★★★
系统日志管理★★★
项目类别管理★★★
项目经费类别管理★★★
(一)计划管理模块及立项申报审批流程
计划管理子系统对我院的规划、计划指南、项目培育、立项申报过程进行全面的管理。
1.项目培育
【功能描述】按照十二五科技管理改革和提升院科研质量的要求,建立全院项目储备库,全面提升院科研项目申报质量,主要包括:
申报、查重、评审(包括科研人员评议)、立项审批等功能;
【流程节点】
表3.项目培育主要流程节点
流转
顺序
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
流转
节点
计科部发布指南
项目概要查重(选题、摘要)
科研人员申报
项目负责人审核
部门审核
计科部审核
入备选库
评审建议、修改意见
科研人员修改完善
入储备库
【表证单书】由软件开发公司梳理(下同)。
【数据项】由软件开发公司梳理(下同)。
2.立项申报
【功能描述】对不同来源的立项计划进行管理,全院科研人员可以根据计划指南信息,以及相关管理办法,在网上完成立项申报的全部流程,并可以随时了解立项的状态信息。
【流程节点】
表4为科研计划立项申请审批流程表。
表4.立项申请主要流程节点
流转
顺序
1
2
3
4
5
6
7
流转
节点
发布指南
科研人员申报(关联指南、储备库)
项目负责人审核
部门审核
计科部审核(必要时专家评审)
主管院长审批
入申报库公示
【表证单书】
【数据项】
(二)项目过程节点管理
项目过程节点管理完成项目任务书签定后到项目验收的全过程管理。
主要包括:
项目任务下达、节点管理、项目变更、阶段检查和项目验收五个主要功能模块。
3.项目任务下达★★★
【功能描述】项目任务书签订后,完成院内项目赋号,项目任务、预算信息填报,子课题任务、预算信息填报等功能;
【流程节点】
表5.项目任务下达主要流程节点
流转
顺序
1
2
3
4
5
6
流转
节点
计科部发通知
科研人员填报任务和预算信息(包括子课题)
项目负责人审核
部门审核
计科部审核
入在研项目库
【表证单书】
【数据项】
【特别要求】任务和预算信息尽可能做成数据项。
4.节点管理★★★
【功能描述】按照任务书中的研究任务计划节点和财政部要求的预算执行序时进度要求,完成进度预警、节点成果上报、未按时提交提醒等功能。
其中,进度预警包括:
任务进度预警和预算执行预警。
任务进度预警:
按任务书中的进度计划提前通知项目负责人上报节点成果;预算预警:
可定制项目执行序时进度,如果上月预算执行慢,下月初自动提醒加快预算执行。
【流程节点】
节点成果提交主要流程节点如下:
表6.节点成果提交主要流程节点
流转
顺序
1
2
3
4
5
6
流转
节点
预警
科研人员上传节点成果
项目负责人审核
部门审核
计科部审核
入节点成果库
【表证单书】
【数据项】
【特别要求】进度预警尽可能由系统自动发,相关参数可定制。
上传文档实行版本管理,再次上传不覆盖上次上传的文档。
5.项目变更★
【功能描述】项目研究任务信息变更申请、审批和批复,项目预算信息的变更申请、审批和批复。
【流程节点】
表7.项目变更主要流程节点
流转顺序
1
2
3
4
5
流转节点
科研人员申请
项目负责人申核
部门负责人审签
计划科研部审签
主管院长审批
【表证单书】
【数据项】
【特别要求】关于预算调整,应符合财教[2011]434号文的规定:
1.课题预算总额调整,课题承担单位变更等应当按原程序报财政部批准。
2.相关国家科技计划课题总预算不变,课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整,应当按原程序报科技部批准。
3.课题总预算不变的情况下,直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整,课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请,由课题承担单位审批,科技部或相关主管部门在中期财务检查或财务验收时予以确认。
设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算一般不予调增,如需调减可按上述程序调剂用于课题其他方面支出。
间接费用不得调整。
6.专家咨询会(记录项目执行过程中主要专家咨询会的相关信息,关联会议费、专家费的支出和院专家库的建设)
7.实地调研(记录项目执行过程中实地调研的信息,如调研报告、数据采集等)
8.阶段检查★
【功能描述】主要实现上级发起或本级发起的不定期项目执行情况检查工作,包括:
阶段检查信息发布、设置(时间、项目范围),催办检查材料,检查材料提交等功能。
【流程节点】
表8.项目阶段检查流程表
流转顺序
1
2
3
4
5
6
7
流转
节点
计科部发起
科研人员上传材料
项目负责人审核
部门负责人审签
计划科研部组织审查
检查结果反馈
主管院长审批
【表证单书】
【数据项】
9.项目验收★★
【功能描述】验收预警,验收材料填报、提交,验收申请、审批。
【流程节点】
表9项目验收申请审批流程表。
表9.项目验收申请审批流程表
流转顺序
1
2
3
4
5
6
流转节点
项目负责人申请并提交验收材料
部门负责人审签
财务部审核
计划科研部审核
主管院长审批
入验收库
(三)成果管理
成果管理功能模块管理各类成果:
技术标准、项目研究报告、期刊论文、会议论文、论著、专利和软件著作权等。
可通过本模块对成果库的成果进行查看、添加、修改、删除、查询等,实现项目成果的鉴定申办功能,院内外科技奖励申办功能,专利和软件著作权的申办功能。
10.成果登记、归档★
【功能描述】研究报告、论文、论著、技术标准、专利、软件著作权等科研成果信息、档案信息的登记;
【流程节点】
表10.成果登记、归档流程节点
流转顺序
1
2
3
4
5
流转节点
科研人员申请并提交成果材料
项目负责人审核
部门负责人审签
计划科研部审核
入成果库
【表证单书】
【数据项】
【特别要求】不同类型的成果提交材料要求不同。
关联项目验收库,提醒科研人员及时进行成果登记。
成果归档与院档案管理系统关联。
11.成果报奖★
【功能描述】科研成果申报院内、院外各类奖项的过程审批、信息登记。
【流程节点】
表11.成果报奖主要流程节点
流转顺序
1
2
3
4
5
6
流转节点
科研人员申请并提交成果材料
项目负责人审核
部门负责人审签
计划科研部审核
计划科研部组织评审
评审结果报主管院长审批
【表证单书】
【数据项】
【特别要求】科研成果的院内评审不经过系统,评审结果信息需要录入系统,在线评审功能等以后开发。
12.成果申报、鉴定★
【功能描述】需鉴定科研成果的申报和鉴定;
【流程节点】
表12.成果申报、鉴定主要流程节点
流转顺序
1
2
3
4
5
6
7
流转节点
科研人员申请并提交成果材料
项目负责人审核
部门负责人审签
计划科研部审核
主管院长审批
报检验检疫协会登记获成果号
入成果库
【表证单书】
【数据项】
13.成果查询、统计★★
【功能描述】对成果库的成果进行查看、添加、修改、删除、查询、统计等。
【特别要求】查询和统计项的设置。
(四)科研绩效考核
科研绩效考核模块采用半自动方式完成院各科研业务部门的科研绩效考核工作。
半自动方式是指科研管理人员可定制考核指标体系、考核计划和考核流程,但考核分值不通过系统自动生成,由科研管理人员利用系统统计功能间接得出。
14.考核方案定制★
【功能描述】定制部门、个人年度科研考核指标体系;
【流程节点】
表13.考核方案定制主要流程节点
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
计科部人员定制考核指标项
计科部负责人审核
主管院长审批
入考核方案库
【表证单书】
【数据项】
15.考核流程定制★
【功能描述】定制考核计划和考核流程;
【表证单书】
【数据项】
16.上传文档按版本管理★★★
【功能描述】上传文档按版本编号,同一上传文档的地方再次上传不覆盖上次上传的文档;
【特别要求】系统中需要上传文档的地方都需要按版本管理。
版本编号规则。
确保打印出来的文件是上传的文件。
(五)项目经费预算管理
项目经费预算管理模块实现与院财务管理系统的定期数据交换、项目经费查询、统计分析、支出审批、报销审批等功能。
17.支出审批
【功能描述】按科目审批预算支出,包括在线预算填报、支票领取审批、现金支出审批、科目余额控制(避免科目预算支出超额)等;
【流程节点】
设备费支出审批
材料费支出审批(建议设备费和材料费暂时不经过系统审批)
——测试化验加工费支出审批(关联委托合同审批)
表14.测试化验加工费支出审批主要流程节点
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
科研人员填写支票申领单或汇款申请,并提交合同审批表
项目负责人审核
部门负责人审签
打印单据送财务办理手续
——出版/文献/信息传播/知识产权事务费支出审批(关联委托合同审批)
表15.出版/文献/信息传播/知识产权事务费支出审批
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
科研人员填写支票申领单或汇款申请,并提交合同审批表
项目负责人审核
部门负责人审签
打印单据送财务办理手续
——会议费申请审批(关联项目)
表16.会议费支出审批
流转顺序
1
2
3
4
5
流转节点
科研人员填写会议预算表、会议通知
科研人员填写支票申领单或汇款申请
项目负责人审核
部门负责人审签
打印单据送财务办理手续
——差旅费申请审批(关联项目)
表17.差旅费支出审批
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
科研人员填写支票申领单或汇款申请或现金领取单
项目负责人审核
部门负责人审签
打印单据送财务办理手续
表18.购买机票的支票申领审批
流转顺序
1
2
3
4
5
流转节点
科研人员填写支票申领单或汇款申请
项目负责人审核
部门负责人审签
主管院长审批
打印单据送财务办理手续
——专家咨询费/劳务费支出审批(包括稿费支出审批)
表19.专家咨询费/劳务费支出审批主要流程
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
科研人员填写现金申领单
项目负责人审核
部门负责人审签
打印单据送财务办理手续
表20.稿费支出审批主要流程
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
科研人员填写稿费支出申请单
项目负责人审核
部门负责人审签
打印单据送财务办理手续
——横向经费支出审批
【表证单书】
【数据项】
18.报销审批
【功能描述】项目经费报销的在线审批、及时报销提醒、与财务实际报销数据核对等。
【流程节点】:
表21.经费报销一般审批流程
流转顺序
1
2
3
4
流转节点
科研人员扫描并提交相关单据
项目负责人审核
部门负责人审核
打印单据送财务办理手续
——专家咨询费/劳务费报销
表22.专家咨询费/劳务费报销一般审批流程
流转顺序
1
2
3
4
5
流转节点
科研人员录入专家、劳务人员信息
科研人员扫描并提交相关单据
项目负责人审核
部门负责人审核
打印单据送财务办理手续
【表证单书】
【数据项】
19.经费查询、统计
【功能描述】项目经费的按权限、按科目查询、统计,如项目负责人只能查询、统计自己负责的项目。
20.与财务数据接口
【功能描述】与院财务系统非实时数据交换(每周?
),导入每个项目的经费按科目执行情况信息。
【流程节点】
【特别要求】院财务系统为U8
(六)委托项目管理
21.委托项目合同审批
【功能描述】院对外委托项目
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