项目组演出活动流程模板.docx
- 文档编号:26008492
- 上传时间:2023-06-17
- 格式:DOCX
- 页数:21
- 大小:25.32KB
项目组演出活动流程模板.docx
《项目组演出活动流程模板.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《项目组演出活动流程模板.docx(21页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
项目组演出活动流程模板
深圳市鼎彝文化发展有限公司
项目组演出活动流程模板
一、合作洽谈阶段
双方对接——成立活动前期业务和策划小组——了解对方需求
——初定合作意向——初步方案沟通——合作意向的共识——确定
合作方案——方案通过——确定费用报价——合同拟定(人事、行
政评审)——沟通并签订合同
1、总导演(项目总监)及导演组:
1.1 根据甲方汇报、方案提交时间成立活动前期业务与策划小组,
安 排小组责任分工;
1.2 与甲方的沟通对接,了解对方的需求,协助策划设计组制定项
目策划方案,了解成本,做出活动成本估算;
1.3 与甲方的方案沟通(概念性方案、完整方案),并达成合作意向
的共识,同时做出详细活动费用成本;
1.4 与甲方沟通费用、合作方式等相关事宜,确定费用报价;
1.4.1 确 定 报 价 时 , 需 考 虑 甲 方 是 否 需 要 开 据 发 票 , 发 票 税 点 问
题;
1.5 合同签订。
2、策划设计组(舞美、服化道管理组)
2.1 活动前期,根据项目总监和甲方需求制定概念性方案;
2.2 撰写、修改及确定完整方案;
2.3 方案通过后设计服化道、灯光音响效果图,联系制作方;
2.4 合同签订后,联系、跟进制作。
3、综合后勤管理组
3.1 方 案 通 过 后 制 定 详 细 的 费 用 报 价 表 , 报 项 目 负 责 人 、 财 务 审
批;
3.2 合同的拟定,报项目负责人、人事审批,考虑打款方式、税点
及其他法律问题;
3.3 可能涉及到的合同的收发,考虑快递是否到达及货运时间等问
题。
4、品牌宣传公关组
4.1 收 集 甲 方 资 料 , 包 括 甲 方 公 司 情 况 , 项 目 意 图 , 活 动 意 向 规
模,相关负责人员资料等;
4.2 收集竞争对手公司资料、业务范围,与我公司优劣势对比,与
甲方对接人姓名、职位、爱好等;
4.3 协助导演组与甲方的沟通对接,积极促成合作的顺利进行;
4.4 准备公司相关资料,与甲方接洽与甲方关系联络、礼品及接待
事项。
二、执行筹备阶段
成立活动执行小组,各小组拿出工作方案及计划;一般情况分
为导演组,舞美、服化道管理组,综合后勤组,品牌宣传公关组,
确定小组责任分工,其他小组视活动需要而定,各小组在执行前都
需做好相应的紧急预案。
如活动中出现非本公司代办人,需与其交代清楚所需采购物品
的详细要求,代办人需在考察完后出具详细的费用清单(分件列出
单价、数量、总价等),发至项目负责人,由项目负责人报到财务,
申请相关费用,打款方式视情况而定。
行前各小组人员整理活动现场着装,着装应体现职业、专业及
公司档次。
1、总导演(项目总监)及导演组:
1.1 与甲方沟通合同事宜,考虑甲方合同流程、发票等问题,避免
因甲方合同签订问题影响我公司与其乙方的合作进度;
1.1.1 甲 方 合 同 签 订 及 打 款 流 程 一 般 较 复 杂 , 我 方 考 虑 给 足 其 时
间,如距离合作单位较远,还需考虑合同来回邮寄时间。
1.2 与 甲 方 提 前 两 周 确 认 包 括 排 练 、 演 出 场 地 、 及 各 项 后 勤 保 障
(排练场地、音响设备、休息室、饮水、车辆等);如无法提
供,而甲方需我方自行准备时,需与甲方确认费用问题,通知
后勤管理组做好相关考察。
1.3 提前一个月实地考察演员(演员专业、形象、气质要求),确定
演员及费用、确定演员到位时间、签订演员合同,与演员方沟通
演出类型及服装道具类型;
1.3.1 本地演员:
演出及食宿行费用较低,交通方面牵制较小;
1.3.2 外地演员:
演出及食宿行费用较高,需考虑因素较多,如饮
食方面的不习惯,受交通条件的牵制较大;
1.3.3 外籍演员:
演出及食宿行费用最高,另需考虑签证、翻译等
较多因素,一般情况下不推荐使用;
1.3.4 少数民族演员:
演出及食宿行费用较低,演出热情较高,易
于管理;
1.3.5 演 员 除 分 地 区 外 , 最 多 的 就 是 分 专 业 , 各 专 业 演 员 对 食 宿
行、演出类型、演出场次、演出环境都有不同的需求。
1.4 确定服化道风格、款式,确定灯光音响需求,时间截点视实际
情况而定,与厂家沟通为其留出合适的制作、运输、验收调试时
间;
1.5 确定排练及演出计划,做好各分场导演的分工;考虑专业演员
及非专业演员参与演出等实际情况;
1.5.1 非专业演员参与演出的排练时间相应拉长,动作不宜设计太
沟复杂,节奏性不宜太强,但具体问题视情况而定;
1.6 统 筹 各 小 组 计 划 , 确 定 整 体 执 行 方 案 , 汇 总 费 用 预 算 , 与 财
务、行政沟通整体费用预算。
1.7 考虑项目组出行计划
1.7.1 不涉及服装道具及外招演员的,可以在排练前一日到达;
1.7.2 涉及服装道具、外招演员或其他需提前准备事宜的,出发时
间应相应提前;
1.7.3 考虑是否分批到达,后勤人员可先至目的地,进行考察;舞
美、服化道组需要临时采购的可与后勤人员同时到达,余下人员
在服装道具到位前一日到达即可,或安排其他人员在当地接货;
导演组及品牌宣传公关组有需要公关对接事宜的可提前到达,其
余人员在排练开始前一日到达即可;
1.8 准备应急预案:
演员票务导致演员无法按期到达问题;演员因
演出场次、环境、服装、道具、强度等出现的情绪问题或严重导
致演员中途流失的问题。
1.8.1 演员在选定时就需考虑后备人员,因各种因素无法按时到达
的,可以启用后备人员;
1.8,2 演员达到现场后因场地、环境、服装、道具、强度等因素引
起的情绪问题,客观因素能沟通改善的尽量沟通改善,同时与领
队沟通,对演员尽量采取安抚手段;实在无法达到演出质量的演
员及时更换,启用后备演员,防止因个别演员的情绪问题扰乱整
个团队。
2、舞美、服化道管理组
2.1 考察:
根据执行方案设计服化道、舞台舞美效果图,灯光音响
配置及安装方案——与财务现场考察厂家——配合导演组排练计
划确定到位时间——确定费用预算及报价——签订合同——确定
现场到货的收发事项;
2.2 制作:
要求厂家提供服装道具分件说明图(列明服装道具分件
说明、材质、规格、大小、重量)——修改、调整、制作——阶
段性跟踪制作进度及质量——确认完成实物效果图(大件采购需
现场确认验货、调整);
2.2.1 大件或需组装安装物品的制作与采购,原则上要求在节目排
练前 10 至 15 日内到位,节目排练前 5 日内完成改装、安装、调
试;
2.3 运输:
要求厂商人员跟踪参与——跟进货物物流运输;
2.4 相关应急预案:
服装道具、灯光音响在制作过程中与我方需要
完全背离的情况,运输方面出现物流问题货物不能按原定计划到
达的情况,大件物品安装出现安装困难等情况。
3、综合后勤管理组
3.1 确定活动行程计划、考虑时间、地点、城市等因素,调查落实
考察吃住行费用;吃住行了解活动城市、活动相关人员的消费层
次、饮食习惯,根据人员的消费水平确定费用标准;
3.2 根据公司出差制度,确定吃住行单项安排及费用预算;
3.3 列明费用打款时间计划,申请各项费用,与项目组负责人、财
务沟通各项打款事宜;
3.4 制定详细的成本对价表,内容包括:
演员、服化道、灯光音响
采购、交通运输、后勤等相关内容;
3.5 负责所有合同的(与甲方、演员、道具等)撰写与整理,发项
目负责人审核;
3.6 报批整体执行方案,跟进阶段追款事宜;
3.7 如甲方无法提供后勤保障的,应如何进行考察如下:
3.7.1 餐饮:
甲方公司配备食堂的,可沟通在其食堂免费就餐,或
根据该餐标购买餐票;没有食堂而排练演出行程安排紧密的,联
系餐饮公司送餐事宜;
3.7.2 住宿:
甲方公司配备宿舍的,可沟通在其公司宿舍免费入住
或根据该公司住宿费用标准租赁宿舍,我方需做好演员的管理工
作,避免为甲方公司工作造成困扰;
3.7.3 无法提供排练场地:
提前一周确定排练场地,场地大小适宜
节目分场排练及合成需要,离住宿及演出地点距离较近,可以
是室内、外球场,考虑用电问题,考虑演员防晒、防寒事宜;
3.7.4 如无法提供音响设备:
功率大小问题,是否需要可移动式,
可移动式充电办法,麦克风的有无线问题;
3.7.5 如无法提供休息室:
所安排的排练场所需离住宿地较近或方
便车辆来回运送演员,以方便演员排练间隙的休息;
3.7.6 如无法提供车辆:
人员少的情况下可以考虑借车,人员数量
较多考虑包车(中巴或大巴),包车是否带司机,费用按天计算
或按趟数计算都应考虑在内;
3.8 应急预案:
演员往返车票或机票无法订购等情况;
3.8.1 演员往返车票(机票)如不包含在演出费用里,需我方订票
的;尽量考虑火车、汽车,同时也需参考飞机票价,提前预定的时
间按国家规定标准,越早越好。
4、品牌宣传公关组
4.1.行前公司资料、资料收集设备的准备携带;
4.2.与甲方关系联络、礼品及接待事项;
4.2.1 礼品的采购,首先应考虑我方公司所在地的特产,其次考虑
受赠方人员的性别、年龄、忌讳、爱好、习惯等诸多因素;
4.2.2 礼品在携带时,考虑交通工具的法定携带标准。
三、执行阶段
根据各小组执行筹备阶段工作计划推进。
1、总导演(项目总监)及导演组:
1.1 整体费用把控;
1.2 演出、排练现场的实地考察;
1.3 分场排练及演出合成
1.3.1 总导演与甲方及分场导演沟通确定演出风格,演出的合成、
调度以及临时排练任务的下达;
1.3.2 各分场导演根据所确定风格,独立编创直接负责片段,保证
其风格与整体节目保持一致,听从总导演的调配,协助总导演管
理;
1.4 与甲方协调演出工作的各项事宜;
1.4.1 确定演出的审查、彩排、演出时间,对甲方提出的要求及时
作出处理;
1.5 演员的直接管理,与演员领队的沟通。
1.5.1 演员的管理一般由随行领队进行直接管理,导演做好与领队
的沟通及感情联络,确保演出的顺利进行;
1.5.2 日常与演员直接沟通交流时,应友善,不摆领导架子;免不
了要对演员直接管理时,摆正身份,体现公司管理水平。
2、舞美、服化道管理组
2.1 现场服装道具的收货、验货——使用调整——演出过程中服装
道具分发——大件道具管理;
2.2 确定与服装相关物品的采购,100 元以上采购与项目负责人申请
后与后勤管理组共同采购;
2.3 任何未经项目负责人审批或口头确认的采购,公司不予报销。
3、综合后勤管理组
3.1 各项费用把控;
3.1.2 任 何 未 经 项 目 负 责 人 审 批 或 口 头 确 认 的 采 购 , 公 司 不 予 报
销;
3.1.3 任何未经项目负责人审批确认的人员在活动期间所有的费用
支出,公司不予报销;
3.2 演出现场食宿行的考察,行程所有人员的食宿行安排;
3.3 协助舞美、服化道管理组采购临时物品;
3.4 跟进催款事宜。
4、品牌宣传公关组
4.1 协助导演组与甲方的沟通对接;
4.2 排练、演出的各项图片、视频资料的收集、整理并及时与公司
策划联系,上传至公司微博或网站;
4.3 与其他公司、团队(与我公司业务相关)的沟通、联系,宣传
公司品牌、业务,拓展公司业务资源;
4.4.其他临时的公关宣传事宜。
四、活动收尾阶段
1、总导演(项目总监)及导演组:
1.1 整理演员资料,演员资料的优胜劣汰,与演员、领队的沟通交
流,拓展公司资源范围,为下次的活动储备资源;
1.2 与甲方工作对接及感情联络,处理好双方关系,为下次活动合
作奠定基础。
2、舞美、服化道管理组
安排服化道、灯光音响的交接工作,列出清单交甲方,清单外
及其他采购物品的回收。
3、综合后勤管理组
3.1 可安排聚餐或庆功宴,费用控制在整体预算内,视具体情况而
定,同时安排好演员的返回事宜;
3.2 项目组成员的返回事宜,联系车辆或联系财务购买车票;
3.3 活动全程的费用报销,根据食宿行及时间、地点等情况列出详
细的费用支出清单,经项目负责人确定,报财务审核;
3.4 跟进甲方尾款、及各乙方的发票事宜。
4、品牌宣传公关组
4.1 活动照片的导出与整理,视频的导出与剪辑,存档;
4.2 活动相关新闻的撰写,上传公司微博或网络。
五、活动总结阶段
1、对活动全程作出总结及回顾;
2、详细列明各小组工作优势及不足,对活动中出现的失误,
了解其原因,作出处理意见;
3、协助财务核算整体费用,列明收支及利润率情况,根据公
司激励体系填写《项目激励体系费用审批表》;
4、对下次活动的相关建议,优化活动模板;
5、项目组内部根据此次活动各小组、各人员工作的完成情况
分配活动激励费用。
项目组
2013 年 7 月 11 日
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 项目 演出 活动 流程 模板