车辆管理制度0928.docx
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车辆管理制度0928.docx
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车辆管理制度0928
厦门凤凰创壹软件有限公司
编号
FHCY-XZZD-005-A/1
车辆管理制度
版本
A/1
发布时间
2016年9月12日
编制
综合管理部
审批
颁布
综合管理部
1、总则
1.1目的:
为使公司车辆统一管理,合理有效的使用各种车辆,最大限度的节约成本,更有效的控制车辆使用,真实的反映车辆的实际情况,尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行控制,以确保车辆安全、良好的运行以及保养和维修的及时、经济、可靠,特制定本制度。
1.2适用范围:
本制度适用于使用公司注册的机动车辆和驾驶公司注册机动车辆的人员。
2.车辆管理
2.1行政主管负责公司车辆派遣及使用管理工作,包括车辆调派,维修保养,费用预算、核准、车辆年检及证照管理,投保、续保(提前一个月)与出险索赔及司机管理。
2.2公司车辆必须由公司专职司机驾驶,各部门用车必须规定填写《车辆使用申请/登记表》(附件1),经批准后方可使用。
行政主管根据审批信息,负责车辆协调、安排,确保车辆使用最大化。
司机应**定期对公司车辆进行检查和保养,确保行车安全。
2.3车辆行驶证,属司机负责保管,如司机出差或休假,需将车辆行驶证及车辆钥匙交由行政部保管;保险单由行政部统一保管。
司机按车建立资料、费用档案(详情2.6)。
2.4每车设置《车辆行驶登记表》(附件2)当班司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符,与前一次用车记录是否相符,使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等,对发生的票据编号整理,以备报销时核对。
2.5车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所(除非公司特别批准),并将车门锁好,将钥匙交回给行政部保管。
每车设置《车辆加油记录表》(附件3),经手驾驶员在发现车辆油量不够需加油时,凭公司统一发放的针对每辆车配置的加油卡加油,同时在《车辆加油记录表》上做好记录以备核实。
2.6驾驶员应对每部车辆建立档案,包括但不限于机动车登记证书、行驶证、车身照片、完税证明、年检记录、保险记录、行车记录、保养记录、维修记录、车辆违规记录、驾驶员驾驶证身份证等。
驾驶员应经常检查自己车辆各种证件的完整有效性,如有欠缺或失效应及时通报、续办或续费。
证件欠缺或失效的情况下禁止出车。
2.7行政部人员每月不定期抽查一次,如发现记载不清、不全或者未记载、或未按规定提前处理的等情况,应通报司机并对相关责任人提出批评,不听劝告、屡教屡犯者、严重损害公司财产者,根据事情严重性应给与处分,处分结果:
1)与当月绩效挂钩;2)从绩效扣除(100-500元);3)直接辞退并承担直接损失,
3.车辆使用
3.1车辆使用范围
3.1.1公司员工在本地或短途外出办事、联系业务、接送。
3.1.2接送公司宾客。
3.1.3领导接送
3.2车辆使用程序
3.2.1车辆使用实行派车制度。
1)车辆实行报务制度,只需填写《车辆使用申请/登记表》,由行政主管签字确认并备案,由行政部统一调派。
2)使用人向行政部提出申请并填写《车辆使用申请/登记表》,说明用车事由、地点、时间等,行政部主管审批调派。
派车依据重要性顺序,各部门用车不得直接与司机联系,不按规定办理电请者,不得派车。
车辆使用申请尽量提前,以便统一安排。
3)行政部将根据《车辆使用申请/登记表》与司机对接,司机根据《车辆使用申请/登记表》予以出车。
4)遇紧急情况或突发事件可随时派车,事后一天内由使用人补办手续。
5)任何人均依上述程序申请派车,否则不予派车,司机不可擅自出车,擅自出车一次扣绩效200元。
3.2.2司机按用车人员的目的地行车。
行车前需选择好最佳路线。
对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。
3.2.3用车完毕,司机填写用车实际情况记录。
使用人用车完毕上《车辆行驶登记表》上签字确认。
3.3车辆驾驶人员必须持有驾照,熟悉并严格遵守交通法规。
安全驾车,并遵守本公司其它相关的规章制度。
3.4驾驶人员于驾驶车辆前,应对车辆做基本的检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等)。
如发现故障、配件失窃等现象,应立即报告,隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人负责。
3.5驾驶员不得擅自将公用车开回家,或做私用,违者按2.7条处理,经公司特别批准的除外。
3.6车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。
任意放置造成违犯交规、损毁、失窃,由驾驶人员赔偿损失,并予以处分。
3.7上班时间内驾驶员未被派出车的,应随时等候出车。
有要事确需离开时,须告知去向及所需大致时间,经批准后方可离开;出车外出回来,应即时告知。
3.8驾驶人员应爱护车辆,保证机件、外观良好,使用后应将车辆清洗干净并记录《车辆清洁排班表》(附件6)。
4.车辆维修、保养管理
4.1车辆维修、保养应到公司指定的有资质的专门车辆维修、保养门店,原则上使用4S店的维修。
4.2车辆维修、保养、加油程序(依据流程图)
4.2.1司机发现车辆故障或者需要保养时,应先填写《车辆维修登记表》(附件4)、《车辆保养登记表》(附件5),向行政部提交车辆保养维修申请、申报维修保养的项目及费用预算,行政部会同相关人员进行确认核实扣,由总经理批准后予以送指定维修厂检修。
4.2.2维修结束,提车时,送修人应对维修车辆进行技术鉴定,检验合格,并核定维修费用的合理、准确性后,方可在维修厂家的单据上签字。
送修人对费用的真实性负责。
4.2.3车辆的维修保养应在指定厂家完成,否则维修保养费用一律由送修人承担。
4.2.4可自行维修者,可报销购买材料和零件的费用。
4.2.5车辆于行驶过程中发生故障急需修理时,就近寻找修理厂处理,对故障严重程度及发生故障的原因应及时向行政主管汇报,与公司联系请求批示。
发生修理后必须将更换的部件带回公司交行政主管验审。
车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。
4.2.6由于司机使用不当或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障,所需费用视情节轻重,由公司和司机按照比例共同负担。
4.2.7某某部每月负责统一购买汽油,并分配到各车辆油卡上(实行一车一卡制)。
一律采用油卡加油,非特殊情况严禁现金加油。
特殊情况(加油卡损坏、加油点网络中断等)下需现金加油者,向行政部说明原因,得到允许后方可加油。
每次加油时,司机需填写《车辆加油记录表》(附件3),以备报销时核对。
4.2.8行政主管负责对车辆的用油进行监督、控制,财务部门辅助配合监控管理。
加强车辆用油管理,节约用油开支,使车辆均能在经济油耗的情况下有效运行。
4.2.9行政部对车辆进行不定期的检查,内容包括:
本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。
检查不合格者,对司机或相关责任人扣除当月绩效20-200元不同程度的罚款,情节严重者给予取消任职资格。
4.2.10车辆保养及维修流程详见附表。
4.2.11突发修理的操作流程:
口头向行政主管进行维修申请-----获批准后进行维修(不能到指定处修理时,选择就近的修理厂)-----补填《车辆维护保养登记表》----对维修质量进行反馈和记录----行政主管复核签字----走报销程序报销。
5.违规与事故处理
5.1.在下列情形之一的情况下,违反交通规则或发生事故后果,由驾驶人全部承担,公司将根据事件的严重程度给予一定的经济处罚(按2.7处理),并予以记过或免职处分。
5.1.1无照驾驶。
5.1.2未经许可将车借予他人使用。
5.1.3酒后驾车。
5.2违反交通规则,其罚款由司机个人承担,涉及驾照扣分的由当事人负担。
行政部负责每周在网上查询违章记录,并做好处理。
5.3.各种车辆如在公务途中遇到不可抗拒的因素发生,应先急救伤患人员,向附近公安交通管理部门报案,并即与行政部主管联络协助处理。
5.4意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额后,再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。
5.5发生交通事故后,如需向受害当事人赔偿损失,经扣除保险金额后,其视差额由驾驶人与公司各负担一半。
6.车辆保险
6.1行政部通过核对,再与公司商定,确定承险保险公司。
6.2公司车辆投保险种以及标准按昭相关规定执行,不得私自增加或减少投保险种,也不得私自提高额度。
6.3一旦出现车辆保险索赔事件,行政部其责任人应在第一时间与保险公司取得联系,并保存好索赔资料。
事故处理完毕后,办理索赔手续。
7.费用报销
7.1车辆维修保养及过境、过路费用按凭证实报实销。
司机于规定的时间前将所负责车辆当月发生的票据贴好,连同该车辆行驶记录表、车辆加油记录表交于行政部审核签字后,交财负责审核签字,最后报总经理签字后,方可报销。
8.本车辆管理制度自公布之日起执行,与国家法律法规相抵触的以国家法律法规为准。
车辆保养流程
车辆到保养期
↓
提出申请(保养项目、预算、时间)
↓
报行政主管初定
↓
报总经理审批
↓
到指定站点保养
↓
保养结束验收
↓
合格付款旧件带回
↓
填写保养记录
↓
保养清单随发票报销
→
行政主管复核保养情况、费用单据
↓
随车注意保养情况
↓
财务审核
↓
总经理签批
↓
报销
↓
出纳录入专项费用核算表
车辆维修流程
车辆出现故障
↓
判断
↙↘
自已能够排除
送修理厂
↓
↓
报知后自行解决
提出申请(维修项目、预算、时间)
↓
报行政主管初定
↓
报总经理审批
↓
到指定站点维修
↓
维修结束验收
↓
合格付款旧件带回
↓
填写维修记录
↓
维修清单随发票报销
→
行政主管复核保养情况、费用单据
↓
随车注意维修情况
↓
财务审核
↓
总经理签批
↓
报销
↓
出纳录入专项费用核算表
附件1:
《车辆使用申请/登记表》
附件2:
《车辆行驶登记表》
附件3:
《车辆加油记录表》
附件4:
《车辆维修登记表》
附件5:
《车辆保养登记表》
附件6:
《车辆清洁排班表》
附件1:
车辆使用申请表
申请日期/时间
用车日期/时间
申请人
事由
接地点
送达地点
人数
航班/车次
联系人
电话
审批
附件2:
车辆行驶登记表
日期
用车时间
车号
事由
地点
出时间
出里程
回时间
回里程
用车人
驾驶员
相关费用
审批
附件3:
车辆加油记录表
车型
车牌号码
日期
加油地点
剩余油量
加油费
油卡余额
经办人
备注
说明:
紧急情况下采用现金,需在备注中说明。
附件4:
车辆维修登记表(车牌号:
)
申请时间:
申请维修原因:
申请人:
审批:
维修时间:
保养维护商:
费用:
维修项目/结果:
审批:
申请时间:
申请维修原因:
申请人:
审批:
维修时间:
保养维护商:
费用:
维修项目/结果:
审批:
申请时间:
申请维修原因:
申请人:
审批:
维修时间:
保养维护商:
费用:
维修项目/结果:
审批:
申请时间:
申请维修原因:
申请人:
审批:
维修时间:
保养维护商:
费用:
维修项目/结果:
审批:
附件6:
车辆保养登记表(车牌号:
)
申请时间:
申请保养原因:
申请人:
审批:
保养时间:
保养维护商:
费用:
下次:
保养里程
保养项目/结果:
审批:
申请时间:
申请保养原因:
申请人:
审批:
保养时间:
保养维护商:
费用:
下次:
保养里程
保养项目/结果:
审批:
申请时间:
申请保养原因:
申请人:
审批:
保养时间:
保养维护商:
费用:
下次:
保养里程
保养项目/结果:
审批:
申请时间:
申请保养原因:
申请人:
审批:
保养时间:
保养维护商:
费用:
下次:
保养里程
保养项目/结果:
审批:
附件6:
车辆清洁登记表月份
日期
车辆清洁
接送(车号/司机)
洗车
备注
上午上班
中午备车
下午上班
下午下班
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