文件控制程序A1模板可直接套用.docx
- 文档编号:26245582
- 上传时间:2023-06-17
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:55.45KB
文件控制程序A1模板可直接套用.docx
《文件控制程序A1模板可直接套用.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文件控制程序A1模板可直接套用.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文件控制程序A1模板可直接套用
1.目的
通过对本公司质量体系有关的文件和数据进行控制﹐确保各有关场所使用的文件都是有效版本﹐防止使用失效的文件﹐使本公司质量体系能有效运作。
2.范围
适用于对本公司质量体系有关的受控文件的控制﹒
3.职责
3.1管理者代表负责组织各部门编写质量手册和程序文件并表审核﹐总经理批准﹒程序文件也可由部门负责人审核﹒
3.2各部门负责编写支持性文件﹐部门负责人或管理者代表批准﹒
3.3文控中心负责质量管理体系文件的标识﹑印发﹑存盘﹑回收与管理工作以及订单﹑图纸﹑外来文件的管理﹒
4.程序
4.1定义
4.1.1文件是指信息及其承载媒体。
质量管理体系文件是指给出质量管理体系相关信息的任何文件﹐如﹕质量手册﹑程序文件﹑规范﹑标准等﹐是质量管理体系运行的依据。
4.2.文件的分类
4.2.1内部文件﹕由公司自行规划或参考外部数据制定发行的书面文件(即体系文件)﹐包括﹕
a.质量手册
阐明一个企业的质量方针﹑质量目标﹐并描述其质量管理体系的文件
b.程序文件
对影响过程质量的各项活动的目标和执行作出规定的文件
c.支持性文件
用以指导某个具体过程﹑事物形成的技朮性细节描述的可操作性文件。
包括作业指导书﹑操作规程﹑检验规范内容等。
d.窗体记录
为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据的文件﹐如程序文件﹑支持性文件所涉及的表格或其它形式的记录。
4.2.2外部文件﹕
非本公司内部所编制的文件﹐包括﹕ISO9000国际/国家标准﹑外部标准﹑法律法规﹑顾客/供货商提供或其它途径收集到的相关技术数据记录等。
4.2.3电子文件﹕以电子媒体形式存在的文件(包括内/外部文件)﹐如软硬copy,录像带﹑光盘等。
4.3质量管理体系文件的分类﹑编号
为了使文件易于识别﹐检索快速﹐所有已审批的质量管理体系文件由文控中心管统一编号﹐编号方法规定如下﹕
a.「质量手册」的编码
UCEQM
「质量手册」代号
公司代码
b.「程序文件」的编码
QP.XXX
对应ISO标准条款号﹕401,402,701,702…
「程序文件」代号
c.「支持文件」的编码
QZ.X.XX
流水号﹕01,02,03,…
部门代号
「支持性文件」代号
部门代号﹕
总经理室﹕GM生技部﹕EN品管部﹕QC行政部﹕AD
生产部﹕PRO服务部﹕SPMC部﹕PMC采购部﹕PUR
文控中心﹕DCC业务部﹕MK
d.质量记录表格的编码
QR.XXX-XX
流水号﹕01,02,03,…
所属程序文件或支持性文件代号
质量记录表格代号
文控中心应保持最新有效之表格编号记录
e.图纸﹑订货单内容及外部文件由制作或收集部门根据需要予以编号。
4.4体系文件的编写和审批
《质量手册》由文控中心组织编制﹐管理者代表审核﹐总经理批准﹔《程序文件》由各部门和文控中心共同编制﹐管理者代表或部门负责人审核﹐总经理批准﹔支持性文件由部门人员编制﹐部门负责人或管理者代表批准。
4.5体系文件的发放
体系文件统一由文控中心分发﹐由文件编制的责任部门提供发放部门的范围﹒复印文件发放时需加盖红色「受控文件」印章﹐并填写「文件发放登记表」﹒原件如质量手册﹑程序文件﹑支持文件﹑窗体由文控中心在文件原件的背面盖上「正本」字样﹐存档于文控中心。
4.6文件更换控制
当使用人的文件破损严重﹐影响使用时﹐经文控中心负责人批准同意后换领文件﹐使用人应将破损文件交回文控中心换取好文件﹐文控中心在「文件发放登记表」上的备注栏注明换领原因﹐破损文件由文控中心销毁。
4.7文件补领控制
当文件使用部门对文件具体使用范围发生改变时﹐所发文件数量不够﹐或使用部门将文件丢失﹐或者因为其它原因需补领文件﹐应由该部门的文件数据管理员到文控中心领取文件﹒领取时需经文控中心负责人批准同意﹐并在「文件发放登记表」备注栏注明补领原因﹒任何部门不得私自复印受控文件﹐一经发现﹐文控中心收回并销毁﹒
4.8文件的更改
4.8.1体系文件的更改
a.当运行中的体系文件需要更改时﹐更改后的内容原则上经原文件的审批人审批后方才有效﹒若原审批人已离开本岗位的工作﹐可由新接任人以原文件背景资料为依据进行审批﹒
b.更改一般要求换页﹐更改的文件需标明其修订状态.如果更改后内容较少﹐可采用手写方式更改(用钢笔或圆珠笔)﹐更改人签章或署名即可﹐不需换页﹒
c.体系文件修改时﹐少量修改只标明修改次数﹔如果一份文件累计更改达九次或更改篇幅太大﹐或者是作内容实质上的修改则需更改不同的版号﹐如:
A,B,C,D等﹒
4.8.2图纸和「机组订货单内容」做少量修改时﹐可直接在上面修改﹐修改人需盖章或署名﹒
4.8.3改后的新文件在发放的同时要收回旧文件﹐并在《文件回收登记表》上签字确认﹒
4.9受控文件的作废
作废文件由文控中心负责消毁﹐同时文控中心保留一份盖上「仅供参考」印章并保存﹐以便追溯﹒如果某个部门也需该文件作参考用﹐保存的时间由保存的部门根据实际需要确定﹒
4.10文件的管理
各部门保管的各种文件﹐要严格控制借阅范围﹐需向文件借阅时﹐由借阅人填写「资
料借阅申请单」﹐或填写「文件补领申请单」填写中注明文件名称﹑借阅人﹑借阅时间﹒以防遗失﹐归还时要注明归还时间﹒
4.11计算机文件数据的控制与保护
4.11.1硬件管理
a.计算机不得配备软驱﹐工作需要的﹐要设定开机密码及屏幕保护密码﹐并指定计算机使用人及责任人﹐保证其他人员不得使用该计算机。
b.计算机的机盖贴易碎标签防止拆卸硬盘或对拷数据﹐技朮支持定期抽查标签的完整状况;关闭USB接口防止利用便携式移动存储器拷备数据。
c.不得自行对换计算机及外部设备﹐如因工作需要调配计算机资源的﹐需技朮支持的同意和进行相关处理。
4.11.2软件管理
a.操作系统为WIN2000或WINXP繁体版﹐如工作需要安装简体的(如机床控制﹑电气编程等)﹐可以安装简体WINXP。
办公软件为﹕Office2000(WORD﹑EXCEL﹑POWERPOINT)﹔AutoCAD2002﹔金山词霸2002﹔WinZip8.0﹔AcdSee﹔万能五笔输入法﹔瑞星杀毒﹔LotusNotes等。
b.不得安装其它软件,如工作需要安装其它软件﹐填写《软件安装申请单》。
c.有工作需要使用Internet的需填定《INTERNET资源使用申请表》,具体Internet使用情况参考《Internet使用统计表》﹔
4.11.3计算机数据安全
a.目前﹐公司采用软件防火墙的方式进行病毒的预防:
瑞星网络版杀毒软件。
瑞星病毒库每两天升级一次。
各计算机用户要将客户端的防毒软件设置成自动预防状态﹐并设置为每日12:
10开始自动扫描。
b.计算机上有不熟悉的文件﹐可以删除,不能确定的﹐及时反映给技朮支持,不要接收来历不明的邮件﹐一经发现有不熟悉的地址传来邮件﹐应立即删除﹐不要用打开不明的文件。
不要进入不熟悉的网址,不要下载不熟悉的软件。
4.11.4计算机数据备份
a.数据不能存于一个地方﹐一定要存在于至少两个地方﹐保证数据的安全。
b.强化DGAPP的文件服务器的功能,所有数据必须存在相关部门目录下,部门负责人对数据的完整性负责,DGAPP文件服务器每个文件夹的读写权限的人员名单参照《文件服务器访问权限》。
c.对于重要的数据采用磁带机备份﹐用磁带数组备份12天内数据﹐每两个星期轮换一次﹐随着计算机数据的不断增多,由完整备份改为增量备份。
d.异地备份﹕每周刻录DVD光盘1张(第1张为完整数据,后期为增量备份)送总公司存档,内容为ERP和DGAPP上的文文件数据。
所有数据备份时需填写《备份日志》。
e.LOTUS邮件各自备份到本机上,技朮支持只负责公共数据库的备份(每周一次),不负责邮件备份。
f.装有特殊软件的计算机(如数控车床﹑锣床﹑冲床等)﹐操作者和技朮支持要有相应的软件及安装方法。
4.12外部文件控制
管理者代表应经常保持与认证机构﹑咨询机构以及国家其它相关机构的联系﹐各相关责任部门负责供应间﹑客户及政府机构联系﹐以便及时获得外部文件最新标准和文件数据﹒
4.13「仅供参考」印章的使用
体系文件﹑图纸数据﹑「机组订货单内容」正本外的受控文件失效后需保存作参考时盖「仅供参考」印章。
4.14质量记录的管理
「文件发放登记表」
存盘于文件发出部门﹐存盘期限与相应的文件一致﹒
「数据借阅申请单」
存盘于文件∕记录的借阅部门﹐存盘期限为该文件∕记录归还时﹒
「文件补领申请单」
文件可不存盘
「文件回收登记表」
存盘于文件回收部门﹐存盘期限为该表上所有的回收文件全部回收时。
「软件安装申请表」
存档于软件安装部门﹐存档期限为该表申请人员离职后。
「INTERNET资源使用申请表」
存档期限为此表受理部门﹐存档期限为该表申请人停用此服务后。
「Internet使用统计表」
存档于对该表统让部门﹐存档期限为下次统计更新时。
5.参考文件
无﹒
6.附件
6.1文件发放登记表QR.401-01
6.2数据借阅申请单QR.401-02
6.3文件补领申请单QR.401-03
6.4文件回收登记表QR.401-04
6.5软件安装申请单QR.401-05
6.6INTERNET资源使用申请表QR.401-06
6.7Internet使用统计表QR.401-07
工作流程图
作业说明
作业流程图
责任部门
使用窗体
备注
1﹑各部门进行文件的编写
2﹑根据工作的需要申请相关的参考资料。
3﹑对数据进行编号
4﹑复印各部门需求的数据并下发。
5﹑进行文件的管制
相关部门
文控中心
文控中心
业务部
工程部
文控中心
文控中心
文件发放登记表
数据借阅申请单
文件补领申请单
xxxxxxxxxxxxxxxx有限公司
文件发放登记表
(VER﹕B)发文部门﹕文控中心
文件名称
文件编号
页次
摘要
接收部门
收件人签名
日期
备注
□新资料
品质部□
□更换
PMC部□
生产部□
电器部□
塑料装配□
金属部□
塑料结构□
加工部□
服务部□
总经办□
采购部□
编制﹕审批﹕日期﹕
xxxxxxxxxxxxxxxx有限公司
数据借阅申请单
部门﹕________________(VER﹕A)
序号
书名
编号
借阅日期
预计归还日期
实际归还日期
注﹕审批只限于该部门负责人
申请人﹕审批:
文控中心﹕日期﹕
xxxxxxxxxxxxxxxx有限公司
文件补领申请单
申请部门﹕______________
申请日期﹕______________(VER﹕A)
文件编号
文件名称
需求时间
发放
数量
补领原因
申请人﹕审批﹕日期﹕
(VER:
A)文件回收登记表日期
上周文件回收情况收文部门﹕文控中心
序
文件名称
文件编号
页
回收部门
发放日期
页码
号
数
QC
QA
PMC
生产
加工
金属
电气
装配
结构
(VER:
A)软件安装申请表
申请人
姓名
部门
职务
申请理由及软件名称﹕
申请人
审核
批准
执行人
计算机名称
IP地址
实际使用状况:
执行人
审核
QR.401-06(VER:
A)INTERNET资源使用申请表
申请人
姓名
部门
职务
申请理由及Internet资源的种类:
网页浏览
邮件收发
及时通讯
申请人
审核
批准
执行人
计算机名称
IP地址
实际使用状况:
执行人
审核
xxxxxxxxxxxxxxxx有限公司
(VER:
A)Internet使用统计表
部门
姓名
IP
MAC
权限
总经理室
管理部
采购部
财务部
生产部
服务部
品质部
PMC部
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 控制程序 A1 模板 直接 套用