电子传真解决方案.docx
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电子传真解决方案.docx
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电子传真解决方案
电子传真中心解决方案
第一章公司概述1
1.1公司简介1
第二章电子传真系统解决方案2
2.1传真使用现状分析2
2.2电子传真解决方案概述3
2.3解决方案总体结构4
2.4接收/发送传真线路配置建议7
2.5Fax传真系统解决方案效益评估8
第三章系统基本功能11
3.1发送传真11
3.1.1直接传真发送电子文档11
3.1.2从Windows应用程序发送传真11
3.1.3传真群发11
3.1.4定时发送11
3.1.5支持扫描传真11
3.1.6传真失败自动重发11
3.1.7最佳成本路由选择12
3.1.8取消待发传真12
3.2接收传真12
3.2.1接收传真自动分发12
3.2.2接收到的传真自动打印13
3.2.3传真编辑、盖戳13
3.3管理传真13
3.3.1传真归档、备份、检索及资源共享13
3.3.2用户权限管理13
3.3.3传真服务状态监控13
3.3.4传真日志查询14
3.4其他功能14
3.4.1上传地址簿管理联系人信息14
3.4.2个性化传真封面自动生成14
3.4.3传真文档自动转换14
3.4.4传真信使通知15
3.4.5自定义语音流程15
3.4.6拦截垃圾传真15
3.4.7本地传真15
3.4.8内置传真浏览器查看、编辑传真15
3.4.9传真机提取16
3.4.10传真报表16
第四章附加模块功能17
第五章技术特点及优势23
5.1FaxWebAccess浏览器客户端23
5.2通过电子邮件的方式来收发传真23
5.3传真服务器的异地互连24
5.4最佳成本智能路由设置27
5.5FaxOnDemand传真自动回复27
5.6轻松良好的备份档案管理机制27
5.7灵活的多级用户、部门建立及管理28
5.8LDAP/AD目录服务的集成28
5.9与现有的其它应用系统平滑集成29
5.10安全规范的审签、签章功能30
5.11系统的稳定性和可靠性设计30
第六章系统性能描述32
6.1易用性32
6.2高可靠性32
6.3安全性33
6.4可扩展性33
6.5易管理性34
6.6兼容多种通信接入方式34
6.7与企业应用系统平滑集成34
第七章系统环境要求35
7.1服务器环境要求35
7.1.1企业传真服务器硬件配置(建议)35
7.1.2企业传真服务器软件配置(建议)35
7.2客户端环境要求35
7.2.1硬件配置35
7.2.2软件配置36
7.3传真软件配置36
第八章项目实施进度38
第九章FaxServer培训41
9.1目标人员41
9.2培训目的41
9.3培训内容41
9.4时间与地点42
第十章FaxServer服务与支持43
10.1服务目的43
10.2服务范围43
10.3服务内容44
10.3.1安装服务44
10.3.2保修期内服务45
10.3.3保修期外服务46
第一章公司概述
一.1公司简介
某通信技术工程有限公司是中国移动通信集团某有限公司的全资子公司,于2010年4月正式完成公司注册,由原某长途电信工程公司转制而成。
其主营业务为通信工程施工、网络代维护、信息系统集成、信息技术服务等。
某通信技术工程有限公司现有员工140位,注册资本9000万。
公司内设综合部、财务部、市场业务部、项目管理部、工程施工部、信息集成部等6个职能部门。
通过多年来的努力,某通信技术工程有限公司目前已成为某通信建设领域中的一支主要力量。
信息集成部作为公司转制后根据市场发展策略而成立的新部门,业务涵盖通信网络系统集成,计算机信息系统集成,智能系统集成,电信增值服务,行业应用专项开发,ICT终端类产品,技术咨询与开发及代购服务等。
近年来,某通信技术工程有限公司以“立足某,服务于主业;面向全国,为中国移动的整体发展做出贡献”为战略指引,以“用心服务,全力支撑;规范管理,健康发展”为经营服务理念,积极把握某移动通信事业的快速发展,加强内控管理和基础管理,充分发挥专业优势提升了项目管理水平,取得了良好的管理效益。
公司06年完成业务收入1.8亿,07年完成2.29亿,08年完成2.9亿,2009年完成2.8亿,劳动生产率处于集团存续企业领先水平。
第二章电子传真系统解决方案
二.1传真使用现状分析
传真是目前公司信息化办公的一个重要组成部分,传统传真机的方式使用情况主要有如下几个特点:
1.企业传真机数量大,很多部门都拥有至少一台传真机,且传真机及传真线路较为分散。
2.企业内每天收发传真的数量大,总的来说每天接收的传真次数数量巨大,某些业务部门的传真量尤为突出。
3.目前传真主要集中在接收传真,大约每天上班及部分下班时间都在收发传真。
4.企业绝大部分传真需要留档保存,并需要定期或部定期的备份。
5.企业所有传真由各个部门单独管理,无法统一管理、维护。
目前的传真收发方式的主要弊端可归纳为如下几点:
1.企业传真机数量多,传真机和传真线路比较分散,利用率不高,一般一台传真机为一个部门或办公室所有,其他人无法共享。
2.企业内每天收发传真的数量大,某些业务部门的传真量尤为突出。
3.电子文档需传真时必须打印出来,发送传真费时、费力效率低,传真无法管理,手工发送费时费力且容易发生差错。
4.接收到的传真文档主要通过传真机打印,传真文档不能集中管理及备份。
5.企业绝大部分传真需要留档保存,并需要定期或不定期的备份,而纸质传真难以保存和检索,管理成本高,工作效率低下。
6.信息沟通不通畅,传真资源不能共享,无法与企业办公自动化系统/邮件服务器系统等系统紧密集成,形成信息孤岛。
7.传真设备维护量大,容易老化,且使用中浪费大量的耗材。
二.2电子传真解决方案概述
在信息化高度发达的今天,任何一个企业的人员都要依赖信息技术提供的服务和企业各方面进行沟通、协作。
由于贵公司拥有众多分支机构,迫切需要摆脱时间和地域限制,实现分布式办公和移动办公的需求。
为各级领导在繁忙的日常事务中,可以支撑起有序而高效地工作。
通过该网络不仅可以集中所需传真信息,突破局域网实现远程查询,建立起高度透明的办公机制,令贵公司的监督部门可以有效监管公司日常工作以提高执行力。
首先在公司总部,建立一个具有传真资料信息管理、板卡发送接收、Web服务等功能的电子传真服务中心,集中管理本地企业用户的传真资源、数据。
并采用B/S、C/S混合模式发送传真,在充分利用企业现有网络的同时,实现对传真系统的集中管理和维护,并保证不同的用户在不同网络环境下,可以根据自己的使用习惯来自由的选择使用传真系统的方式。
而且通过与现有Exchange、Domino、邮件系统的联接,可以实现Fax和Email的互联互通。
可大大提高企业员工移动办公的能力。
此Fax系统拥有传真信息收发功能,并拥有传真数据独立处理分发等能力,在当地传真系统与Internet网络断开的情况下,不会影响本地传真的正常收发。
而且利用本系统提供的高可拓展性的多种标准接口(如WebService、COMAPI、数据库等)可以方便的与OA或其它系统快速整合,从而使企业内部已有的或准备将来实施的业务系统与电子传真系统相结合,并发挥出电子传真方便、快捷的功效。
通过Fax系统和公司目前的内部电话网、内部宽带网络的整合,在传真中心建立完毕后,目前公司内部网中的所有用户都可以通过网络直接享受到总部的电子传真中心给大家带来的自动传真收发服务。
并且把各地分公司发往总公司的大量内部传真,通过内部网络来通信,从而解决内部传真的通信费用、线路占用等各种问题。
另外由于FaxServer是基于网络的B/S与C/S协调统一的传真系统,它可以充分利用网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上收发传真,就象收发Email或打印文件一样简单。
建立在FaxServer传真服务器上的传真,经济,高效。
再也不必排队等候打印机、复印机或传真机的工作,因为您可以通过网络将您所需要发送传真的文件直接传送到FaxServer,由FaxServer发送出去。
再没有人会担心传真是否已发送成功,您可以放心去做其它更有意义的工作。
传真到达后不需要经过人工分发,由FaxServer按预定的方式自动分发到接收人的传真信箱中和Email信箱中,减少多余的环节,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理,同时增强了传真的保密性。
电子文档直接传真,可节省大量的资源,包括人力、纸张、打印、通信费用、维护费用等等,从而减少成本。
所以FaxServer可以为企业提供了智能,高效,低成本的传真服务,并且提供包括智能Internet网络技术的使用给我们提供了更多的选择,FaxServer基于Internet的技术方案是一种综合性的手段,由于支持Web和Email开放的标准,FaxServer使得用户很容易选择他们喜欢的通讯方式。
由于运用Internet技术降低成本,且管理方式灵活,收发传真变得更经济,而对用户和传真接收者不会带来不便。
FaxServer致力于基于Internet最大限度地为您的企业提供新的机会,智能化的低成本路由,FaxServerEmailGateway及FaxServerWebClient。
二.3解决方案总体结构
根据贵公司的传真使用情况以及内部网络现状,为配合贵单位进一步完善自身传真业务,实现传真办公自动化、传真电子化,某晓普信息技术有限公司推荐如下传真信息解决方案:
1.在公司建立一个以传真资料服务器、板卡服务器、Web服务器为核心的传真中心,集中管理企业用户的传真资源、数据。
便于传真线路资源的节约,和传真数据资源的统一集中管理。
大大提高了企业传真数据资料的数据安全性和数据一致性。
2.系统采用B/S、C/S混合模式发送传真,在充分利用企业现有网络的同时,实现对传真系统的集中管理和维护,并保证不同的用户在不同网络环境下,可以根据自己的使用习惯来自由的选择使用传真系统的方式。
并且通过实现与现有Email系统的简单联接,实现Fax和Email的互联互通。
可大大提高企业员工移动办公的能力。
即在总部的传真服务器平台上建立公司内部用户信息,公司所有用户都可以充分利用公司现有电话交换网络和计算机网络系统,采用多种客户端或Email方式收发传真,这样公司可集中管理公司内部所有用户和所有传真资源,从而实现对传真系统的集中管理和维护,并保证不同的用户在不同网络环境下均可使用的电子传真服务系统。
并且将企业内部用户之间要发送传真,则系统将会把这些传真通过网络直接分配到用户个人信箱或邮件中,在保证用户及时有效的接收传真的前提下,将传真费用减少为零。
另外系统支持传真文件的集中管理和查询,上一级的管理人员有权限去查看下一级用户收发传真的情况,公司最高管理人员可以查看到下边所有部门收发传真的情况。
综上,为贵公司选择集中式传真管理方案,是基于以下四个目的:
1、集中式系统实施风险小,文档编码统一,各类系统配置信息、配置文件高度统一,有利于信息汇总;
2、系统文件、系统数据的集中管理,使安全性更容易得到保证且成本低;
3、方便和目前企业中的其他电子化系统进行集成。
4、减轻维护风险,避免个别地区维护不当造成的系统风险。
下面是基于FaxServer的电子传真中心的系统结构示意图:
配置说明:
1.传真中心配置4-8条模拟线路,实现并发4-8路传真处理,由FaxServer传真服务器系统实现传真集中收发。
(所需传真线路数计算方法请参见“传真线路配置说明”,FaxServer能实现单点2-64模拟线和30-240数字线的系统平滑升级)。
2.传真板卡服务器采用PC服务器或标准工业控制计算机,运行FaxBoardServer实现传真的收发,FaxBoardServer板卡服务器在同一台服务器上可以支持EICON/NMS/INTELDialogic/三汇不同厂家的语音传真卡。
3.FaxServer使用SQLServer数据库,操作系统采用Windows2000/2003Server,存储用户信息/收发的传真文件/传真历史记录,保证所有用户可在任何一台连接到企业网络的计算机上收发和管理传真。
安装WebServer,可实现通过WEB方式收发和管理传真。
4.通过邮件网关FaxEmailGateway连接企业现有邮件服务器,实现传真和邮件的相互转发功能,使用户可以方便的在异地收发传真。
二.4接收/发送传真线路配置建议
理论基础
传真通话次数的多少和每次通话占用的时间长短决定传真话务量的大小。
A:
话务量C:
呼叫次数T:
呼叫的平均占用时间(小时)
A=C×T
Tif文件发送传真时间表(由FaxServer传真服务器发送传真)
文件大小(Kbit)
页数
Fax对传真机((9600bps)
传真时间(秒)
19K
1
38
43K
1
53
53K
1
61
71K
1
75
85K
2
103
FaxServer发送传真时间与转换后的TIFF格式的文件大小有直接关系,传真服务器基本上以1K/秒的速度发送传真(9600传输速率),一页满篇幅的办公文档转换后的TIFF文件字节在50-60K,所以通常我们收发一页传真的时间在一分钟左右。
实施线路数建议
根据贵公司的每天传真量,并考虑到企业业务部门的传真峰值,建议贵公司采用专业传真板卡,实现4-8通道同时收发传真,并且还可实现传真中心使用统一对外的传真号码,或者每个部门拥有各自的独立传真号码,保证日常工作传真的正常发送,并可通过设置线路的收发权限,从最大程度上避免传真占线的情况、提高传真线路的使用效率。
这样不仅降低的以往传真的线路费用,还方便系统内外用户的使用,提高了传真业务质量。
二.5Fax传真系统解决方案效益评估
评估标准:
工作效率
项目
传统的传真机
FaxServer传真服务器
发送传真
人工打印,人工拨号,人工送纸,人工重拨。
每份单页传真发送平均需要5-10分钟,随使用者的增多而工作排队愈加明显,以至降低整体工作效率
直接从电脑发传真,自动打印,自动拨号,自动发送,自动重拨,自动归档,发单页传真每份平均只需1分钟,支持多达10000人同时使用,多级发送优先级功能设定,保证紧急传真优先发送,显著提升整体工作效率。
传真群发
多次人工送纸、拨号,人工统计发送结果,人员判断失败原因
一次提交,自动统计发送结果,和失败原因
接收传真
由专人负责传真通告和分发传真
自动即时通告和分发到达的传真,并可将传真自动转送到用户Email信箱
协同办公
传真传阅,签名,盖章需要人工走动,费时、有时找不到相关人员.传真很难应用到其它他领域,如客服、ERP、CRM中等
无需离开座位即可实现传真的转发,批阅,签名,回执等,直接到传真信箱,相关人员第一时间获知,并通过程序接口和其它他领域程序集成,如客服、ERP、CRM、OA
评估标准:
传真管理
项目
传统的传真机
FaxServer传真服务器
发送传真
没有拨号限制和拨号规则设定功能。
对发送的传真很难做到全面的追踪记录
具备拨号限制和拨号规则设定功能,保证合理使用和减少通讯费用。
可靠的记录追踪功能,记录全部的用户操作及使用信息。
接收传真
人工分发,保密性低,易造成机密外泄,传真文件丢失
自动分发到达的传真,直接到达个人的信箱内,配合权限管理,传真的查看,修改或删除全面控制
文件归档
无法对纸质传真进行直接进行有效的归类,必须人工进行扫描存档及检索,费时,费力,费钱。
具有自动归档功能,可定期备份,并能根据传真信息条件,自由查询任意时间的传真,并方便导出。
评估标准:
运营成本
1.纸张耗材费比较
项目
热敏传真机
喷墨传真机
激光传真机
FaxServer
传真服务器
传真纸
0.126元/页
0
0
0
A4打印纸
0
0.044元/页
0.044元/页
0
墨盒
0
0.42元/页
0
0
碳粉
0
0
0.05元/页
0
接收成本
0.126元/页
0.464元/页
0.094元/页
0
发送打印成本
0.464元/页
0.464元/页
0.464元/页
0
2.发送人力成本的比较
项目
传统的传真机
FaxServer传真服务器
发送一份3页传真花费的时间(包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发送和传真保存归档)
6分钟
1分钟
接收传真保存归档时间
2分钟
10秒
平均人工成本(月薪+其它分摊成本)
12元/小时
12元/小时
发送一份3页传真需人工成本
1.6元
0.23元
3.通信费用
由于通讯接续速度更快,通信费用进一步降低。
4.年费用比较(纸张耗材费用+人工费用,未计通信费用和传真机折旧、维修费用)
标准:
按照每天发送传真6份,接收传真6份,每份传真平均3页纸;打印文件使用市场上价位较低、销量最大的喷墨打印机;一年使用传真机天数按300天计算。
项目
热敏传真机
喷墨传真机
激光传真机
FaxServer
传真服务器
年费用合计
6116元
7891元
5893元
36元
仅发送传真就可节约时间960分钟,而且未计更加费时的接收传真时间。
评估结论:
通过上述对比分析,可以了解到FaxServer解决方案会给企业办公效率提高、办公成本节约带来显著的效果。
由采用FaxServer解决方案获得的商业收益具体如下:
评估结果:
企业内部
项目
FaxServer传真服务器
员工个人工作效率
从传真的发送,到自动分发,面向个人的即时通告,配合群发,个人通讯录、定时功能及准确的回溯功能,将明显提升个人及整体工作效率。
降低运营成本
可以最低直接减少98.94%的传真费用。
并可以减少至少20%的电话通讯费用。
传真运营成本比传统方式的低70%。
企业整体工作效率
提高流程的效率,保证传真文件及时送达。
外出销售和服务人员可实现7*24小时全天候传真随身服务,甚至通过接口衔接,可将其它资料库中获得的库存、定单、客户等资料信息,快捷的发送出去,将大大提高企业整体的办公效率。
企业内通过传真系统进行的更加快捷的资料沟通,不仅可以打破企业地域界限,而且可以增添业务部门间的联系。
企业信息管理
提供整个企业的传真准确的回溯功能,大大加强企业资料的管理,减轻传真存档的工作量。
评估结果:
企业外部
项目
FaxServer传真服务器
客户满意度
通过即时获取、反馈客户资料,从而对客户的需求能做出更快捷、更准确的反应,进而可以更有效的沟通和改善对外关系,给客户带来最好的客户体验。
第三章系统基本功能
三.1发送传真
三.1.1直接传真发送电子文档
利用FaxClient发送传真非常简单。
单击发送传真按钮,选择传真文档,填写好弹出的发送传真对话窗口,发送传真。
三.1.2从Windows应用程序发送传真
从Windows应用程序发送传真是一个简单的过程,只要将要发送的文件打印到“FaxPrinter”虚拟打印机,填写好弹出的发送传真对话窗口,发送传真,简单方便。
三.1.3传真群发
一次操作就可将相同内容的传真文件发给多个不同的地方,在发送传真时通过指定多个或一组联系人作为传真接收人,发送传真即可实现传真群发。
三.1.4定时发送
FaxServer可按客户端指定的时间发送传真。
用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真;对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。
三.1.5支持扫描传真
FaxServer产品集成了对众多受欢迎的扫描仪的支持。
您可以把在FaxServer系统之外的文件资料,如汇款单,通过扫描后添加到传真中去。
单击发送传真按钮,选择扫描,填写好弹出的发送传真对话窗口,发送传真。
三.1.6传真失败自动重发
FaxServer竭尽全力保证每一个传真都能成功,适时的发送到目的地。
因对方占线,无人接听导致传真失败,系统自动重发,或者改用接收人备用传真号码,发送传真。
对于因线路质量导致的传真中断,系统可以自动重发失败页。
由于IP网络故障,广域网失败引起传真路由不通,导致传真失败,系统自动选择其它备用路由重发传真。
三.1.7最佳成本路由选择
FaxServer采用智能最佳成本路由选择方法,更灵活的利用IDD电话,IP电话,专线电话,Internet网络发送传真,从而实现在达到满意的传真效果的同时降低通信成本。
FaxServer提供的智能路由选择不是简单的按照对方传真号码来决定用IDD电话,IP电话还是Internet网络发送传真。
FaxServer在接收到发送传真的请求后会判断传真号码,待发日期时间,传真件的优先级别和传真源。
然后,按预定的拨号规则,选择最佳成本路由优先发送传真。
三.1.8取消待发传真
用户可以取消自己提交的发送传真任务,如果这个传真还处在待发状态。
三.2接收传真
三.2.1接收传真自动分发
FaxServer可将接收到的传真自动分发到您的传真信箱。
系统可以选择DID/DTMF、CSID、CallerID或按进入线路,进入的日期时间来确认传真的正确接收人。
当某个传真不能确认接收人时,被分发到一个默认的传真信箱,由专门的分发人员预览传真后转发给正确的接收人。
DID/DTMF--基于对方接通传真服务器后所拨的DTMF(传真信箱)号码或通过ISDN/DID传送过来的号码确认接收人。
CSID/CallerID--按传真服务器接收到的对方传真标识(CSID)或来电显示主叫号码(CallerID)确认接收人。
在系统有多条传真线时按传真进入的线路指定接收,按收到传日期/时间指定接收人。
三.2.2接收到的传真自动打印
FaxServer接收到的传真自动分发到用户的传真信箱里,同时还可以将传真自动发送到指定的打印机,打印出来作为硬拷贝保存。
三.2.3传真编辑、盖戳
您也可使用FaxViewer方便地查看和编辑传真并对传真文件进行编辑(如插入文本,加上批注,加盖印章等)然后发送或转发给其他人。
三.3管理传真
三.3.1传真归档、备份、检索及资源共享
FaxServer集中管理传真,使企业内部员工共享传真信息成为可能。
同事之间可以发送和转发传真。
FaxServer对于发送和接收的传真文件具有可靠存档和快速检索的能力,您可以按日期、收件人、传真号码、主题、CSID、CallerID等多种方式查找权限范围内的传真文件。
这可以帮助您从大量的传真文件中立刻找到需要的传真文件,这也是FaxServer传真服务器的方便之处。
三.3.2用户权限管理
您可为网络内各部门的用户设置不同的传真权限,如是否只能发送或接收传真,是否具有Email-to-Fax的使用权限,发送传真优先级别,发送传真时所拨传真号码是否受限制等。
三.3.3传真服务状态监控
在
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