秘书实务考试重点.docx
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秘书实务考试重点
秘书实务考试重点
礼宾次第常用的5种方法
1. 依照来宾的详细身份和职务上下来陈列顺序。
2按字母顺序陈列。
3依照来宾抵达现场的详细时间早晚来陈列
4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后陈列
5不陈列即不分先后
涉外礼宾的预备任务。
1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本状况。
2. 留意先弄清楚外宾的饮食喜好、宗教信仰和其他生活习气。
3. 拟定来宾访问日程。
4.布置食宿
涉外会晤、谈判的顺序。
1. 提早商定。
2.通知对方有关事项。
3.预备任务.
4.迎接主人
4. 会晤、谈判
6.送别主人
接待方案与布置
1、说明接待方案的三项内容:
〔1〕接待规格;〔2〕日程布置;〔3〕经费列支。
2、人员布置中方案中应写明;
〔1〕主要陪同人员;〔2〕主要任务人员;
〔3〕住宿地点、规范、房间数量;〔4〕宴请时间、地点、规范、人数
〔5〕会晤、谈判地点、人数、参与人员。
3、日程布置方案:
〔1〕日期、时间、地点;〔2〕活动内容;〔3〕陪同人员。
4、接待经费方案〔列支〕;
〔1〕任务经费;〔2〕餐饮费;〔3〕住宿费;〔4〕交通费;
〔5〕观赏费;〔6〕其他不可预见费用。
停止岗前培训的基本原那么和要求
①.不骄不躁:
不论来自哪个国度.所代表公司、企业的大小应以礼相待,相互尊重
②依法办事:
国际间交往协作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国度的法律
③内外有别:
指要有保密观念,既要保守国度秘密,也要保守本单位的秘密。
④了解国际交往的基本礼仪:
即见面礼仪、说话、身体言语、餐饮等等
旧事发布会的本卷须知。
1. 确定旧事主题,选择发布良机。
2.挑选媒介单位、落实宴请范围。
2. 确定会议掌管人,精选发人4.处置好应逃避的效果制定各种应变措施。
庆典活动组织任务重点。
1.前期调查研讨 2.精心筹划预备。
3.选择最正确机遇。
4.约请嘉宾莅临。
5.编排活动顺序。
6 布置其他活动。
7.善后任务处置。
开放式和封锁式办公室优缺陷。
1开放式:
有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。
难保秘密 搅扰大 无公家空间
2.封锁式:
有利于平安保密 集中留意力 维护隐私。
难交流 费用高
选择不同办公形式的方法
1.仔细剖析现有任务形式存在的效果。
2.综合剖析不同形式各自优缺陷。
3.确定新的办公形式。
4.依据新的办公形式制定相应规章制度。
5.确定新的分配制度。
办公形式发作变化的缘由
1.信技快速开展,尤是通技的改动人们的联络不受天文位置限制,不再办公场所也能停止任务。
2.企业运营需求既支出大批费用,又能有更优秀的人才完成义务
3.办公场地费用过高,需求紧缩办公室面积,以最小投入得最好效益
4.大中城市交通状况使人们寻觅新的任务形式。
5.人们思想观念的变化,不再拘于一种固定任务形式
6.社会丰厚多彩人们需求在时间上又更大的自主性和灵敏性。
7.人们希望最大限制的发扬自己的才干,多干事情多得报酬。
8.人事制度的革新,必需打破〝铁饭碗〞,用多种方式鼓舞员工的任务积极性。
制定方案的作用。
1指明办公室任务所起的作用及所处的位置
2.指明组织为完本钱人的目的而确定
的主攻位置,所拥有的人、物、财力部署的依据
3.指明组织的活动方针和范围保证举动目的分歧
4指明事务顺序先后布置
5是一种主要控制手腕和数量化财政方案
方案任务主要内容
1每一项任务的起始时间、阶段时间和最终期限
2.每一项义务的数量和质量要求。
1.每一项义务所需费用和其他资源
4.每一项义务所承当的人员及担任人。
5.每一项义务完成状况的反省和监视。
平安反省的主要内容及原那么
1.对可预见的自然灾祸作好迷信预测剖析及时及早预告
2.对能够发作的人为事故要多渠道深化了解有关信息,掌握意向
3.对以前发作的事情停止总结,制定防范措施。
4.对预测的突发事情制定应急方案
5.将应急方案或应急顺序公示于醒目位置
6.停止对突发事情的培训和演练,掌握必要的知识与技艺
7.装备相关设备和资源
8.活期反省维护更新设备和资源,使之处于良好备用形状。
原那么:
1增强指导 一致指挥
2.快速反响 控制事态开展
3以人为本 维护群众利益
4地下透明 面对群众。
突发事情的报告和记载的必要性及其两表内容
必要性:
1.作为事故处置的一依据
2.作为平安教育的案例资料
3.便于应对各种赔偿案件
内容:
1.«事故状况记载表»:
事故发作日期、时间、地点、触及人员,事故进程。
证人
2.«工伤状况报告表»:
事故发作日期、时间、地点,触及人员基本状况,事故进程细节,救治进程,医疗处置状况,证明人
办公设备购置和租用的优缺陷及其推销顺序
1购置:
优点:
为组织添加固定资产。
运用方便。
缺陷:
一次付费过高。
设备难更新。
2租用:
优:
最后投入费用低,并能被取得的利润补偿。
租用协议包括维护修缮。
便于更新换代。
缺陷:
终年租用费用过高。
提早终止合同会有很高赔偿。
推销顺序:
提出购置央求 审批落实费用 选择供应商 签署供货合同 货物验支出库 支 付货款。
正确选择办公设备和易耗品供应商须思索的要素
1.价钱和费用
⑴比拟不同供应商的要价:
初次洽谈的价钱
⑵降低价钱方法,如批量购置,节日削价或将其指定为独一的办公用品供货商
⑶购置后还要思索费用的支出,如:
占用空间费用,存储物品报废,存储过多占用资金
2.质量和交货
⑴保证购置后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商
⑶比拟供应商交货的时间⑷供应商能说到,做到,有诚信,很牢靠
3.效劳和位置
⑴比拟为客户提供效劳能否方便,如所提供的订购方式
⑵供应商所在地点方便联络和交货
4.平安和牢靠性
⑴送货整个进程中,保证货品平安,包装,寄存,运输和交货
⑵比拟供货商卖货手续及相关发票能否完全,如查订货单,交货单等
⑶了解商家规模的大小,经商史上的信誉度,如为客户保密的牢靠性
央求费用以及报销结算的步骤是:
1、央求人提交费用央求报告或填写费用央求表,详细说明需求经费的人员、时间、用途、金额等状况,并亲身签字。
2、该报告或该表必需经过组织确定的授权人审核赞同,并签字同意。
3、一种状况是将取得同意的费用央求报告或费用央求表提交财务部门,支付支票或现金借款;一种状况是先由央求人垫付,完成商务任务。
4、在停止商务任务中,无论是运用支票,还是运用现金,都要向对方讨取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与运用者实践用途相符。
5、商务任务完毕,央求人应将发票附在〝出差报销单〞前面,并亲身签字提交出纳部门,由出纳部门把先前支付的现金数额和支出状况停止结算。
假设是先由央求人垫付的,在提交票据和〝报销凭单〞后,方可返还现金。
6、假设理想商务任务时,方案的费用不够,需求超出时,应提早向有关指导报告,在失掉容许和同意后,超出的局部才可失掉报销。
制定推销预算方案的顺序和内容
1顺序:
确定预算基数 调研 确定推销的产品 编写预算方案 修正完善方案
2内容:
预算的项目称号 目的 需求的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算规范
政府推销主要方式
地下招标 约请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府推销监视机构认定的其他方式
合理分配和应用办公资源
1.a制定合理的分配方案:
依据有关开支规则、现有库存、轻重缓急、逐项作出分配方案,方案要又预见性和合理性,并留意在任务中不时调整满足办公需求。
B保证重点物品的运用对任务性质重要的部门实行倾斜政策。
2.树立办公资源运转档案〔购置信息 维修合同 操作指南 一切资源状况列表 基本信息 日志记载和缺点注销〕
3.管理办公资源的本卷须知〔及时更新记载 按规则清退办公用品、设备 掌握人员活动状况〕
会议准备
1作用:
了解会务任务的全局 增强协调沟通 确保会议目的完成
2特点:
片面性和详细性 方案性 明白性
3原那么:
严厉时间 事项明白 会议必要
4内容:
会议主题于议题 会议称号 会议议程 时间和日期 地点 需求设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿布置 确定会议经费布置 会议准备机构和完成义务的期限
会议应急方案的内容
1.会议中能够出现的不测事情:
人员效果 场地效果 设备效果 资料效果 安康与平安效果
与会者心情效果 与会者返程效果 行为效果 2.明白不测事情出现时任务人员的责任
3.处置会议中不测事情的方法:
同上
组织会议的方法
收回会议通知 分发会议资料 布置会场 接通 相互通报列席状况 记载
组织视频会议的方法
视频会议的会场 做好会场布置任务 装备和反省设备 设备维护 为增加租用通讯线路的时间 浪费费用
远程会议准备方案特点
〔1〕远程会议具有节省时间和金钱、可以与效劳机构商定运用录音带做永世记载、而且交流愈加直接、冗长的优点。
〔2〕远程会议准备方案拟定时,应预先了解提供电信会议效劳公司的效劳业务,并提早一周与电信会议效劳公司预定,明白提出自己的要求,并提早将以下内容通知电信服务公司:
会议日期、会议起止时间、会议参与人数、与会者的号码、掌管人姓名等。
〔3〕会议顺序、议程及其他资料必需提早寄给与会者,以便他们有时间预备会议讨论。
〔4〕远程会议准备方案中要有专人担任反省远程会议设备能否完全和正常,摆放能否契合要求。
会议准备状况反省主要内容
1会议预备任务能否充沛2文件资料的预备3会议布置状况4礼仪接待人员的预备5环境条件与用品的预备6捍卫任务的反省7反省其他内容
做好会务准备状况反省的方法有两种:
〔1〕听取会议准备人员的汇报
1〕听取汇报的指导要增强前期的调查,深化一线,发现效果,处置效果。
2〕会议准备人员对汇报资料的预备要侧重困难和效果,注重实效。
3〕选择适宜的汇报时间。
4〕对会议准备状况汇报的重点是准备中的效果。
因此,汇报之后要抓紧催办和落实。
〔2〕会前现场反省
1〕反省会议所需的各种资料,要思索一些特殊人群的需求,如提供大号字印刷资料。
远程会议要提早下发资料。
2〕留意气息。
一些人对香水、花露水和浓重的化学气息过敏或高度敏感。
因此,要对一切任务人员提出要求。
3〕设立入场注销台。
为使人们能轻松、快捷地注销入场,可思索设置咨询台或注销台。
张贴会场平面表示图。
4〕佩带徽章、名牌。
为方便任务,一切任务人员都应佩带徽章或名牌。
5〕预备接待休息室。
应在接待休息室内放置公司标志或旗帜,可放置机、机、电脑、留言条和笔等。
此外,还应备有急救箱。
6〕布置接待、效劳人员。
装备知晓产品和效劳的人员,事前组织培训,回答与会者的提问。
7〕远程会议要增强对设备的反省
会议协调的内容
1协调会议召开的时间地点列席人员列席人员
2协调会议相关事项
3协调会议议题
4协调会议纪要
5协调会议决议事项的落实
推进会议进程的方法
1了解会议主题和议题
2严厉遵守会议时间
3主题明白4鼓舞和引导与会者
5消弭交流缺点抵抗不谐和要素
6合理布置议题
7掌握会议休息的机遇
8适时完毕会议
会议经费运用的方法
1以浪费为原那么,需求开支的项目要尽量列的详细详细
2向会议准备委员会的指导人提出央求并依照审批权层层审批
3指导审批后由财务部门提取现金或填写支票
4支出会议经费
5指导审批后按本单位零用现金、开支规范和报销的这种财务制度和规则操持结账手续。
会议总结的目的
1反省会议目的的完成状况
2反省各小组分工执行状况
3反省团体任务状况
4惩处先进团体
5妥善处置会议遗留的效果
高效率会议的决议要素
1会议召开的必要性
2经过精心预备
3地点选择适中
4方式多样化
5严厉执行了会议的各项议程
6与会者经过仔细确认和专心挑选
7严厉休会、休会时间
8会议作出的决议事项
9会议经费支出合理
10会议效劳热情周到
信息应用的要求
1信息应用要给组织带来效益
2信息应用要对社会环境和群众担任。
不能损害社会环境和群众利益
3信息应用要严厉遵守信息法规,遵守知识产权维护的相关法律法规
注销
〔1〕注销的含义:
注销即树立信息的完整记载。
〔2〕注销分为两种类型;
①总括注销,对存储信息按批分类注销;
②一般注销,按信息存储顺序逐件注销。
〔3〕注销方式有两种:
卡片式注销、薄册式注销。
编码:
〔1〕编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
〔2〕编码步骤;剖析一切预编的信息;选择最正确的编码方法;确定数码的位数
〔3〕编码的两种方法:
①顺序编码法,按信息发作的先后顺序或一致规范编码;
②分组编码法,应用十进位阿拉伯数字,按后续数字来区分信息的大、小类
提供档案应用的要求及方式
1要求:
依法展开应用工具 自动及时展开应用任务 不时完善档案效劳方式和手腕 掌握本单位近期任务重点、严重活动据此展开档案应用任务
2方法:
开设阅览室提供应用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询效劳 印发档案目录 举行档案展览
编写大事记的任务步骤和本卷须知
1.接受义务后,首先搜集有关文件和资料,掌握公司成立至今以来发作的一些大事和要事,接上去了解编写大事记的本卷须知,如资料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉大事。
编写大事记留意系统性和条理性,长篇大论。
写完之后要让经理过目,经理以为没有效果后将其制形成展板,供客阅览了解运用。
同时要将该大事记放在公司的参考资料里,以后逐年编写。
2.大事记主要由大事记记叙和时间组成。
大事记叙是大事记的中心局部,经过许多严重事情的记叙,反映历史开展的概貌和规律。
大事的合理选择是撰写着局部之一。
大事时间要求有记载准确的日期,不用模糊的字词。
而且对每件大事均写明某年某月某日,尔后再按大事发作的时间顺序停止陈列。
会议管理
1、会议准备方案的拟订
内容包括:
确定会议的主题和议题、称号、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制任务、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮布置、会议的准备机构与人员分工。
作用有:
确保会议的缜密组织、效劳质量和沟通协调到位、确保指导的意图得以贯彻执行。
〔1〕组建会议准备委员会
〔2〕分红准备小组
〔3〕构成准备方案
〔4〕指导审核方案
2、会务反省任务顺序
内容包括:
会议预备能否充沛、会议时期能否扫除各种搅扰、环境条件与用品预备、文件资料的预备状况、会场布置状况的反省、会议捍卫任务的反省以及其他。
〔1〕休会反省的顺序
1〕会议准备机构对会议的预备状况停止自我反省
2〕会议指导小组确定汇报会的时间和地点并收回协调会通知
3〕召开协调会并在会上现场处置效果
4〕汇报会后对反省中发现的效果予以催办和落实
〔2〕现场反省的顺序
1〕指定现场反省的路途和确定现场反省的重点
2〕制造反省单,以便记载和汇总
3〕依照既定的反省重点逐一现场核对并明白记载
4〕对未到达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
3、会议文件审核任务顺序
内容包括:
审核会议文件的准确性和完整性,审核会议文件与会议主题的关系,审核会议文件能否存在与国度和组织的方针、政策、法规相抵触的内容,审核会议内容能否经过调查研讨、能否与实践相符,提交会议讨论的文件能否停止了会商,审核会议文件能否做到了中心突出、观念明白、条理清楚、理想准确。
〔1〕起草该文件的秘书就内容停止自审
〔2〕客观秘书停止初审
〔3〕如内容触及部门较多,要停止会审
〔4〕审核修正后,主要指导或主管指导停止终审
4、拟订会议的应急方案
内容包括:
会议举行进程中能够出现的效果〔人员、场地、设备、资料、安康与平安、行为等效果〕,出现效果时担任处置的会议任务人员。
〔1〕预测不可预知的状况
〔2〕提早预备应对的备选方案
〔3〕讨论会议紧急状况
〔4〕确定会议应急方案
5、提示会议按方案停止
是依据会议目的的需求,在会议停止进程中发明与会议目的相顺应的环境气氛,掌握会议议程,维护会间次第,扫除外界对会议的搅扰,从而引导决议、决议、结论的构成。
〔1〕了解议题和议程
〔2〕准时宣布休会
〔3〕有效引导议题
6、处置会议突发事情的顺序
〔1〕向指导报告
〔2〕启动会议应急方案
〔3〕实施应急方案
〔4〕必要时向公共应急机构央求援助
〔5〕善后任务〔向受益者及其家眷停止安抚、与媒体沟通〕
7、会议总结任务顺序
内容包括:
会议称号、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题,参与会议的下级指导人,会议的掌管者,指导报告或讲话的要点,对会议的基本评价和贯彻要求,会议的决议状况及今后的任务义务布置等。
〔1〕对会议咨询意见,拟就任务总结稿
〔2〕向指导报告会议结论
〔3〕总结定稿
〔4〕印发
〔5〕归档
〔6〕组织全体任务人员停止总结
事务管理
1、礼宾次第确定步骤
亦称礼宾序列,是在商务交往中对观赏访问、列席活动、参与仪式的来自不同国度、不同地域、不同集团、不同单位、不同部门、不同身份的组织或团体的尊卑、先后的顺序和位次,所停止的契合礼仪惯例的详细陈列。
〔1〕确定礼宾次第方案
〔2〕提早通知有关各方
〔3〕按礼宾次第陈列座次、名次、出场次第
2、布置涉外迎送任务顺序
〔1〕确定迎候人员
〔2〕预备迎宾的物品
〔3〕见面考究礼节
〔4〕送行前的访问
〔5〕布置送行仪式
3、会晤谈判任务顺序
会晤也叫礼节性会晤,通常是半小时左右,属于礼貌性的应付。
谈判也叫谈判,是双方或多方为各自利益,就某些实质性效果交流状况、交流意见、达成协议等,专题性较强。
〔1〕商定
〔2〕通知对方有关事项
〔3〕预备任务:
背景资料、会晤场所布置、人员布置
〔4〕迎接主人
〔5〕会晤、谈判
〔6〕送别主人
4、中餐礼仪
〔1〕赴宴前的预备
1〕接到约请后,要看清请柬的各项内容
2〕假设决议接受约请并已回答主人,就不要随便改动
3〕到他人家赴宴需求带礼物
4〕要依据请柬上的要求选择赴宴的服装
5〕要准时赴宴
〔2〕中餐的座次布置
主客距离而坐,男女距离而坐,夫妻分开而坐
〔3〕退席、退席礼节
1〕主人要在主人的率领下顺序退席
2〕入座后,腰挺直,背部微靠在椅背上,双手放在膝盖
3〕暂时分开应该把餐巾放在自己的椅子上
4〕主人把餐巾放在盘子旁边,意味着完毕进餐,其他人应该也把餐巾放在桌子上,随女主人退席
〔4〕餐具的运用方法与席间礼节
1〕左手持叉,先手持刀,胳膊肘不要上桌
2〕吃鸡、虾、鱼的方法
3〕吃面包时要掰下一小块,涂上黄油,放入口中
4〕吃意大利面条的方法
5〕吃水果的方法
6〕喝咖啡或茶的方法
7〕每道菜吃完,要把刀叉并排放在盘内
8〕进餐速度应该与大家分歧
9〕说话声响一定要轻
〔5〕中餐的饮酒礼仪
1〕上菜次第:
汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡
2〕上酒次第:
宴会末尾前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一同上
5、招待会的礼仪
〔1〕招待会的请柬:
说明时段、不需求主人回复
〔2〕冷餐会的礼节:
按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益
〔3〕酒会的礼节:
要以恰放的方式把自己引见给生疏人,要欣然接受生疏人参与自己的说话圈中,聊天时要照顾到一切在场者,不要大声喧哗
6、不同办公形式的特点
〔1〕在家办公。
优点:
节省办公室空间和资金,节省破费的时间,更灵敏的管理自己的时间,增加交通的拥堵、污染和费用。
缺陷:
需计算机和以坚持联络,有的缺乏适宜的办公环境,添加了组织监视、管理和控制任务人员任务的难度,同事之间交流增加,增加了与专业人员及社会的联络。
〔2〕弹性时间。
优点:
时间灵敏,更好的布置任务时间,提高效率。
缺陷:
难以监视员工
〔3〕远程任务。
优点:
增加总部办公空间的开支,任务时间更灵敏。
缺陷:
加大了对员工监视和控制的难度。
〔4〕虚拟办公。
优点:
增加任务空间和办公用品的消耗,信息可以存储、归档和经过计算机网络发送。
缺陷:
难以控制义务和信息的质量,难于控制网络以及信息的平安保密。
〔5〕兼职任务。
优点:
兼职人员可控制自己的任务时间和多份任务,充沛发扬自己的专长。
缺陷:
控制和监视员工较难,难以控制任务量及报酬。
〔6〕活期合同制。
优点:
能灵敏聘到优秀人员,这些人任务有动力,效率高。
缺陷:
难以控制员工对企业的忠实,缺乏任务保证。
〔7〕交替任务。
优点:
能鼓舞任务人员。
缺陷:
交接不当,会出现任务混乱。
〔8〕暂时办公桌。
优点:
节省资金也节省了员工的时间。
缺陷:
员工缺乏归属感,不能失掉充足的信息,降低任务效率,也难于被管理。
7、选择办公形式的任务顺序
〔1〕深化调查现有办公形式所面临的效果
〔2〕依据调查结果确定相应的新型办公形式
〔3〕依据新的形式要求制定管理监视的规范和责权益相结合的分配制度
〔4〕先在局部部门实行取得阅历,逐渐推行新形式
〔5〕不时依据本企业特点完善新形式,评价启用新形式的得失
8、设计办公室的任务顺序
〔1〕剖析不同部门业务特点关于办公条件的要求
〔2〕设计平面图
〔3〕选择办公家具、设备和装饰
〔4〕采光、温度和通风
9、改良办私事务任务顺序
〔1〕定义一个需求加以剖析和改良的流程
〔2〕确定权衡流程的关键目的并对该流程停止评价
〔3〕寻觅所存在效果和差距的缘由
〔4〕依据以上剖析提出可行的改良方案
〔5〕实施改良方案
10、改良办私事务的流程
〔1〕确定效果
〔2〕剖析有关资料
〔3〕确定形成效果的能够的缘由
〔4〕提出能够的处置方案
11、突发事情的预防措施
发作的事情是不可预见的或突然发作的,并带来风险,需求立刻采取应对措施,尽力控制。
主要有火灾、损伤、疾病、炸弹要挟或恐慌。
〔1〕以书面方式确定紧急状况处置顺序
〔2〕依据书面顺序,对一切任务人员停止培训
〔3〕让一切人员了解无状况发作该如何疏散和急救员的姓名
〔4〕实行紧急状况模拟演练
〔5〕明白各级管理人员在紧急状况下所负的义务和职责
〔6〕保证装备相关的设备和资源以随时处置紧急状况
〔7〕保证活期反省和更新设备
12、突发事情的应对措施
〔1〕预备清楚的书面紧急状况处置顺序
〔2〕用这些顺序培训一切人员
〔3〕在可应用的中央清楚地显示有关紧急顺序
〔4〕实行紧急状况模拟演练来测试编写的顺序
〔5〕明白员工在紧急状况下的职责
〔6〕保证任务场一切受过紧急状况处置培训的人员
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