秘书题第一章.docx
- 文档编号:26828266
- 上传时间:2023-06-23
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:23.52KB
秘书题第一章.docx
《秘书题第一章.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书题第一章.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
秘书题第一章
第一章
1.会议文件资料收集整理应符合哪些要求P68
(1)确定会议文件的收集范围
(2)收集会议文件要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全
(3)选择收集文件资料的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法
(4)收集会议文件要履行严格的登记手续(5)收集整理过程中要主义保密
2.会议纪要的内容和要求是什么?
P79
内容:
<1>会议情况简述<2>对会议主要精神的阐发。
是会议纪要的主体部分。
要求:
<1>实事求是,忠于会议实际<2>内容要集中概括,去芜取菁,提炼归纳
<3>要有条理,眉目清楚,使人一目了然
3.如何结算会议经费?
P81
会议经费的结算依据是会前经费预算。
会议召开之前应拟定会议开支预算,并经领导审核批准。
准备专门帐册,对会议的各项开支进行详细记录。
会议结束后,会议财务工作人员,秘书应按照经领导审定的预算进行决算。
一切会议都宜遵循勤俭节约的原则,精打细算,尽量减少不必要的开支,又保证会议质量和档次。
超过预算指标,又无正当理由的不予报销。
要作好会议经费的结算工作,及时向领导汇报,并向财务部门报销。
结算会议开支费用的程序如下:
通知与会人员结算时间地点---清点费用支出发票---核实发票---填写报销单,将发票贴于报销单背面---请领导签字---到财务部门报销---与相关部门及人员结清费用。
秘书要提醒与会人员结清食宿,会务等相关费用。
将经费使用情况向领导汇报。
4.如何跟踪反馈落实会议精神?
P84*
<1>会议决定事项的传达
对于会议事项传达的基本要求是:
准确.及时.到位,要认真领会会议精神,组织传达,并提出贯彻执行的意见.
<2>会议决定事项的催办与登记制度
<3>会议决定事项的反馈A.反馈的原则.一是迅速及时,二是真实准确.三是反馈渠道要保持畅通无阻
B.反馈的重点.主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息.因为决策不是目的,通过实施取得社会
效益才是目的
C.综合反馈.在总结的基础上系统的进行综合的反馈.要实事求是,找出经验教训,提出今后意见,如实向上次组织反馈
5.分析会前筹备,会中服务和会后落实工作P1P42P68
会前筹备:
<1>拟定会议议程,日程<2>提供会议地点备选方案<3>布置会场和安排座次
<4>发布会议信息<5>安排会议食宿<6>邀请嘉宾<7>准备会议资料,会议用品
<8>安排会议礼仪服务<9>检查会议常用视听设备是否正常
会中服务:
<1>安排会议值班<2>接待新闻媒体<3>进行会议记录,收集与会人员对会议的意见和建议<4>印发会议简报<5>安排与会人员的集体合影
会后落实:
会议文件资料收集.整理.立卷归档,会议纪要的整理印发,会议经费结算及对会议决议事项的检查催办
11.当办公室出现安全隐患时应如何处理?
P115
<1>确定安全检查周期,定期检查<2>发现隐患,立即报告.排除,在职责范围内排除危险或减少危险<3>发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告.跟进,直到解决
12.比较《安全隐患纪录表》与《设备故障表》并说明填写要求.P116
进行安全检查要包括办公室环境和办公室设备两部分.要区分”隐患记录及处理表”和”设备故障表”的使用.前者纪录的是隐患,包括办公环境和办公设备两部分.后者是记录办公设备运行中出现的故障.
13.上司要出差,秘书要作好那些差旅准备工作?
P137
<1>差旅准备的要求.A根据公司规定,弄清上司出差应享受的待遇B准备定票时一定要查用最新的时刻表C定房,定票时要考虑上司的个人爱好和习惯D平时注意学习定房定票的相关知识,以确保工作的顺利进行
<2>制定旅程计划表.A要明确上司旅行的意图,目的地,旅行时间,到达目的地后的商务活动计划B了解上司对交通工具及食宿的要求,熟悉本单位对出差的有关规定C制定旅程表时,向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取旅行有关资料,了解当地交通工具运行情况,旅行路线,,旅馆环境情况,目的地的货币,外汇管理规则,经商特点及有关护照,签证,健康规定常识;需要中转时,尽量选择衔接时间在2-4小时之间的班机,将时间的浪费降至最低.
<3>零用现金的管理A秘书必须建立一本零用现金账簿,了解花销的情况和去向B内部工作人员需要使用领取零用现金时,应填写“零用现金凭单”,提交花销的项目和通途,日期,金额C秘书要认真核对零用现金凭单,经授权人审批签字后,方可将现金支付给需用者.D秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途,内容,金额是否与零用现金凭单上填写的完全一样,然后将发票等证据附在用现金凭单后面E每当支出一笔现金,秘书均须及时在零用现金账簿上纪录F当支出的费用达到一定数额后或月末,秘书在到财务部门报销并将现金返还零用现金箱中进行周转
14.上司出差期间,秘书要做好哪些工作?
P144
<1>检查上司遗漏的东西.秘书应检查上司是否还有遗漏的东西,如果发现有遗漏办法是:
一是航空传真机传送过去,二是航空特快专递.秘书将东西寄出去后,还必须打电话告诉上司东西已经寄出去了
<2>抓住机会学习.秘书应当把上司出差的时间当作一个自学的好机会,努力充实自己
<3>电话的处理.在上司出差期间,如果有客人来电话找上司,秘书就要认真做好电话记录,把电话的时间和内容记录下来A如果事情比较重要,上司回来时,在接站的时候汇报;如果不急,就等待上司上班后在说B如果是重大突发事件,要立即向上司汇报C如果上司正在开会或与客户会谈,电话也找不到,可以把电话打到宾馆,请对方接电话的人写纸条,让上司晚上回旅馆后在等自己的电话,或者给自己来电话,如果事情不是很保密,也可以把事情的大致情况告诉接电话的人,让他直接转告上司
15.办理上司临时交办的事情要掌握哪些原则P147
<1>积极主动,千方百计<2>即要符合政策,又要灵活变通<3>件件有着落,事事有回音
16.什么是库存控制?
库存控制的作用有哪些?
P164
库存的定义涉及3个概念,即最大库存量,最小库存量和再订货量
<1>最大库存量是为了防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量,库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量
<2>最小库存量是以防物品全部消耗完而保持的该项物品的最小数量,当库存余额达到这个水平,必须采取紧急行动检查是否已经订货,并与供应商联系,确定可以接受的交货时间
<3>再订货量,也称重新订购线,这是提醒购买者库存需要重新订购的标准,当库存余额达到这个水平,必须订购新的货物来使余额达到最大库存量.
重新订购线=日用量*运送时间+最小库存量
作用:
<1>保证大量的资金不被不必要的库存占用<2>保证空间不被用来存储不必要的货物
<3>能监督个人和部门对物品的使用
<4>保持充足的库存,以保证组织的树立运作和消除由库存短缺而引起的工作迟缓
<5>监督任何偷窃和破坏造成的损失<6>可利用准确的库存进行估价
17.选择办公设备和用品供应商时应注意哪些问题P167
<1>价格和费用<2>质量和交货<3>服务和位置<4>安全和可靠性
18.办公设备和易耗品的订购方式通常有哪些P168
<1>直接去商店购买<2>电话订购<3>传真订购<4>网上订购
19.库存保管采取的措施主要有哪些?
P169
<1>储藏间或物品柜要上锁,保证安全,减少丢失,储藏需要的面积取决于单位对所需物品储存量的大小<2>各类物品要清楚的贴上标签,标示类别和存放地,一边能迅速找到物品
<3>新物品置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出,保证物品不会因过期而不的不销毁
<4>体积大,分量重的物品放在最下面,以减少从架子上取物时发生事故的危险
<5>小的物品.常用的物品应放在较大物品的前面,以便于看见和领取
<6>储藏间要有良好的通风,房间保持干燥
<7>储藏办公用品的房间有良好的照明,以便容易找到物品
20.衡量数码相机性能的指标有哪些?
P171
<1>分辨率<2>光学与数码变焦<3>镜头<4>测光系统<5>相当感光度<6>图像的存储格式<7>存储卡<8>光学取景器<9>LCD显示屏<10>闪光灯<11>电池<12>连接方式<13>白平衡<14>色彩位数<15>连续拍摄
21.数码相机的注意事项有哪些?
P175
<1>不适宜拍摄自然风光<2>拍摄时要尽量靠近被摄体<3>取景要准确
<4>在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光
22.刻录机的注意事项有哪些?
P187
<1>安装时注意散热<2>保持清洁<3>避免刻录机长时间工作
<4>刻录过程中的注意事项:
ABCP187
<5>及时取出盘片
23.扫描仪的注意事项有哪些?
P182
<1>不要忘记锁定扫描仪<2>注意扫描仪的清洁<3>不要带电接插扫描仪
<4>注意更新扫描仪驱动程序<5>不要使用太高的分辨率
<6>不要让扫描仪工作在震动的环境中<7>不要频繁开关扫描仪
24.使用投影仪的注意事项有哪些?
P193
<1>保持投影仪镜头的清洁<2>投影过程中不能用镜头盖遮挡画面
<3>不要关机后立即断电<4>不要带电插拔电缆<5>不要频繁开关机
25.摄像机的注意事项有哪些?
P197
<1>日常维护:
A拍摄时避免镜头直对阳光以免损伤CCD
B拍摄完毕保持时一定要去处磁带,卸下电池
C保存时放置在干燥的地方避免机器受潮,尽量避免在雨雪天拍摄,如要拍摄要妥善防护
D避免在低温下长时间拍摄,防止机器老化
E寒冷的冬天从室外进入室内机器容易结露,正确的方法是放罩在密封的塑料袋中,待机器与室内温度一直时在取出
<2>镜头的维护.当发现镜头上沾灰尘时,一定要用专用的镜头纸和吹气球来清理.在拍摄间隙中及时盖上镜头盖,这是对镜头保护非常重要的
<3>磁头的维护.应注意尽量不要在环境很脏的情况下使用摄像机,不能使用劣质录像带
<4>磁带.在把磁带插入摄像机时必须检查磁带有没有松弛,如有松弛就应该转动驱动轮把磁带拉平
<5>电池.当电池里的电池里的点还没有用完就继续充电,容易使电池的使用时间越来越短,所以最好等完全用完以后在充电.
26.如何使用投影仪将笔记本电脑屏幕上的内容投影到屏幕上?
P191
笔记本一般都提供了VGA输出接口,再加上自身的LCD显示器,因此没必要使用视频分配器连接.连接时候只用与投影仪配套的RGB视频电缆,将其一头接在笔记本电脑用来外接显示器的VGA显示端口上,另一头接在投影仪的RGB接入端口上即可.
28.怎样进行信息的筛选和校核?
P208214
筛选:
<1>看来源不同来源的信息,重要性不尽相同.上级形成的信息带有全局性,综合性和权威性,而平级和下级形成的信息主要起参考作用.秘书要从多种信息来源中把握重点单位.部门和人员的信息
<2>看标题.信息的标题一般可以反映信息的内容和价值,秘书要认真分析标题,把握信息的主
题,根据信息的标题确定信息价值的大小
<3>看正文.先浏览正文,了解其主要内容,初步确定是全部选用,还是部分选用,甚至不用,即初
选.初选后,对拟用信息在认真阅读,判断是否有价值
<4>决定取舍
校核:
<1>确定校核的内容.收集的信息材料并非都要进行校核,主要是对信息材料中的时间.地点.
人名.事实.数据等进行校核.要根据信息材料的用途,决定校核的具体内容
<2>选择校核的方法A溯源法B比较法C核对法D逻辑法E调查法F数理统计法
<3>核实.分析信息.利用掌握的第一手资料和权威性材料,甚至进行实地调查,对收集的信息
材料的某些事实进行核实,分析材料信息材料的内容
<4>作出判断.通过核对.计算.定性与定量分析和逻辑推理,判断信息的真实性.可靠性.对信
息是否失真加以认定,分析考证信息的可靠性与准确性,从而剔除虚伪和失真的信息
29.怎样进行信息分类?
P210
<1>熟悉信息的内容。
翻阅信息,从题目和内容中了解信息的总体构成情况
<2>选择分类的方法.A字母分类法,分类规则容易掌握,操作简单,不需要索引卡,能与地理或主体分类法想结合使用B地区分类法.便于相关地区特性的信息,分类方法容易掌握,但是需要有一定的地理知识,只使用与某些单位或部门C主体分类法.能使相关内容信息集中存放,信息能按逻辑顺序排列,方便检索,但是分类标准不好掌握,标题不能很好的反映主体,归类不易准确D数字分类法.信息按数字从高到低顺序排列,规则简单,适于电脑存储.但查找需要索引卡,费时间E时间分类法.可作大型信息系统的细分,一个案卷内部的信息可按时间排列.但需与索引系统配合使用,仅适合于时间特性较强的信息.
<3>辨类.分类的依据是信息的特征.信息分类首先要辨类,对信息资料进行主题分析,分辨其所属类别
<4>归类.遵循特定的原则和方法,按信息的不同内容.来源.时间,性质和作用,,根据一定规范的要求,对收集的信息分门别类的组织起来,使信息条理化
30.信息传递的方式有哪些?
P216
<1>信件<2>备忘录<3>报告<4>通知<5>指示<6>新闻稿<7>企业内部刊物<8>传阅单
<9>新闻发布会<10>声明<11>直接邮件
31.怎样进行信息的登记和存放排列?
P224P225
登记:
登记是建立信息的完整纪录,系统的反映信息存储情况。
信息登记有总括登记和个别登记两种类型。
总登记反映存储信息的全貌,一般登记存入册数.种类及总量等。
个别登记是按照信息存储的顺序逐件登记,便于掌握各类信息的具体情况.
排列:
对经过编码的信息要进行有序化的存放排序.常用的排序方法有:
时序排列法,按照接收信息的时间先后顺序存放排列;来源排列法,按信息来源的地区或部门,结合时间顺序,依次排列;内容排列法,按信息所反映的内容分类排列;字序排列,按信息的名称顺排列.
32.信息收集的方法与要求是什么?
P206
方法:
<1>观察法<2>阅读法<3>询问法<4>问卷法<5>网络法<6>交换法<7>购置法
要求:
<1>价值性.对各种信息辨别真伪,去粗取精,去伪存真,获得真实,准确,可靠的信息
<2>时效性.信息收集必须及时,适时.使有价值的信息不因错过时机而失效
<3>层次性.从不同来源,不同渠道收集信息,从不同深度加工信息,针对不同对象开发利用信息
<4>针对性.信息收集要明确服务对象的特点,针对实际需要,根据工作性质歌儿任务,获取有使用价值的信息<5>全面性.是指时间上的连续性和空间上的广泛.要全面收集各种需求的信息,保持信息的历史联系或专业内容联系,不仅收集与工作直接相关的信息,同时收集与管理活动有间接影响的各种信息
第三章
1.报告和请示的区别.P236
<1>性质要求不同.报告为汇报工作,反映情况,答复询问所用,因此报告机关不必等待上级机关的答复;请示则是为了某一问题请求上级机关批示或批准的公文,请示机关必定要等待上级机关的明确回复
<2>行文时限不同.报告行文的时限原则是,可以在事前,事后或工作进行中行文,而请示则必须在事前行文.
2.怎样作好缮印和校对的工作P262P264
缮印:
<1>文字准确,字迹工整清晰<2>符合规定体式,页面美观大方<3>不随意改动原稿
<4>装订整齐牢固<5>注意保密
工作程序:
<1>确定印制的文书.印制恩文要以定稿为依据,不的擅自改动<2>确定印制的格式.根据情况确定印制文书字号大小.字体.格式<3>完成印制.进行文书的缮写眷清,打印,复印
<4>交付印制的文书.
校对:
<1>校订清样上的错字.漏字.多字<2>规范字体.字号<3>检查版式.标题是否端正.页码是否连贯,行.字距是否匀称.版面是否美观<4>检查引文.人名.地名.数据.计量单位,专业术语是否有误<5>检查版式是否与文种格式统一,有无需调整和改版之处
要求:
<1>把握原则,仔细校对<2>认真仔细.一丝不苟<3>校对文稿时正确使用校对符号
<4>校对一般要进行一校.二校.三校3个校次
程序:
<1>准备好原稿和校样<2>选定校对方法.包括看校.对校.读校.折校<3>核对校正
3.怎样作好传阅工作P265-266
要求:
<1>迅速.准确的将文书送达阅文人<2>文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工<3>传阅的顺序是由管理层到一般人员
<1>确定传阅对象.包括需要有关部门或人员掌握文件精神和领导的批示意见的文件;不许要特别办理,只要有关单位.部门.人员了解的文件.收到文件后直接送有关部门和人员
<2>选择传阅方式.秘书根据本单位情况针对文书的内容选择传阅方式,加快传阅速度,提高传阅质量<3>传递文书.根据确定的传阅对象和传阅方式,将文书准确传递到接收者初.
<4>履行传阅手续.秘书要填写传阅文件登记单,以便掌握传阅情况
<5>检查清理文件.传阅文件退回后,秘书要认真清理检查,检查有无漏传,有无批办意见,有无阅文过长.内容过时.对传阅退文情况进行全面记录,以备考查
4.档案分类方法有哪些?
P268
<1>年度分类法<2>组织机构分类法<3>问题分类法
5.常用的档案检索工具有哪些?
P271
<1>归档文件目录<2>分类目录<3>主题目录<4>人名索引<5>全宗指南
6.如何鉴定档案的价值?
P273
<1>分析档案来源<2>分析档案的内容<3>分析档案的形式特征<4>分析档案的技术因素
<5>分析档案的功能因素
7.档案保管中应注意哪些问题?
P275277
档案保管工作的要求<1>做到防火,防水,防潮,防霉,防虫,防光,防尘<2>保持库房清洁卫生
1解档案库房的编号.楼房内的库房自下而上分层编号,每层的房间从楼梯口入口处自左至右顺序编号;平房应先分院或排,然后从左至右统一按顺序排号.库房编号含楼号,层号,房间号
2熟悉档案柜架的摆放与编号.档案柜架号自房间入口处计,从左到右依次编排;隔板号以一组档案柜架为准,从上到下依次编排
3调节保管场所的温湿度.保管一般纸质档案的温度为14C-20C.,相对湿度为50%-65%,一昼夜允许温度变化范围为+-2C,湿度为+-5%
4进行卫生,安全检查.卫生检查是查看库房的清洁状况,清除灰尘.垃圾,保持库房内外的清洁卫生5进行档案流动中的保护.利用档案中的借阅与退还,都要移动档案.为了防止档案的损坏,要在醒目处张贴借阅档案的保护措施要求.
注意事项:
<1>库房布局的安排.库房布局是对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分.库房区域应尽可能集中,同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中;办公室,阅览室等应靠近库房门口及楼梯间,业务技术用房应尽量布置在库房的一楼;利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里
<2>建立档案保管制度.包括档案定期检查制度.安全制度.档案进出库房登记制度.设备管理制度.卫生制度等.
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书 第一章