综合档案管理制度.docx
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综合档案管理制度
综合档案管理制度
第一章总则
第一条为规范广州****建设管理有限公司(以下简称:
建管公司)档案管理,有效保护和利用档案,更好服务于企业经营和各项管理工作,根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、《广州市机关档案综合管理分类方案》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规,结合公司工作实际,特制订本制度。
第二条本制度所称档案,是指建管公司在各项经营管理工作活动中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条建管公司档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是反映企业历史面貌、维护企业经济利益、合法权益的一项工作,各部门应把档案工作纳入各项管理工作之中。
第四条建管公司全体员工都有维护档案管理工作的责任,有保护档案的义务,有按规定查阅利用档案的权利,任何单位和个人不得据为己有或不及时归档。
第五条本制度的适用范围为**园管理局和**建管公司管辖的区块综合开发项目。
第二章管理机构及职责
第六条建管公司档案按照集中统一的管理要求,由建管公司综合管理部对全公司档案管理工作实行统筹规划、组织协调,统一制度、监督指导。
第七条建管公司设立综合档案室,集中统一管理公司文书、基建、设备、会计、人员、声像、实物等档案,并对公司各部门档案管理工作进行业务指导。
第八条各职能部门应配备兼职档案员,负责本部门各门类、载体档案资料的收集、归档和移交工作。
第九条综合档案室的职责
(一)宣传、贯彻、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和上级有关规定与要求,制订建管公司档案管理工作的规章制度并组织实施。
(二)负责对建管公司各部门档案管理实施监督指导。
(三)负责对建管公司的档案收集、整理、保管、统计、借阅、利用、销毁和移交等工作。
(四)做好档案的提供利用及编研工作,为建管公司的各项工作服务。
(五)对建管公司在公文办理过程中形成的需归档的电子文档实行管理,并对其它门类档案进行信息化管理。
(六)按规定向上级档案馆移交档案。
第十条专职档案管理员的岗位职责
(一)认真贯彻、执行《档案法》及上级业务主管部门关于档案工作的方针、政策和规定。
(二)应用档案管理软件系统对建管公司的档案实施管理,熟练应用各种检索工具快速准确查找档案资料。
(三)负责建管公司各门类、载体档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和编研等工作。
(四)负责档案统计、库房管理工作,严格执行有关保密制度,做到不失密、不泄密,确保档案完整、安全。
(五)对违反《档案法》及建管公司有关档案管理规定的行为应及时予以制止、纠正。
第十一条兼职档案管理人员的岗位职责
(一)按照档案管理有关要求,认真做好本部门应归档文件材料的收集和初步整理工作,及时向综合档案室移交归档资料。
(二)及时收集、保管、整理、归档本部门形成及应由本部门存放的文件材料(包括统计年报、交流材料、专题报告、会议材料及其它档案材料)。
第三章文件材料的收集和归档
第十二条凡是记述和反映建管公司筹备、成立、建设、经营、管理、产权变动、党、政、工、团工作等方面形成的文件材料都是档案的前身,是公司生产经营活动的真实记录,均属归档范围。
各职能部门必须做好文件材料的收集、整理和移交归档工作。
(一)文书档案。
当年在公司管理工作中形成的文件材料,由综合管理部办文人员负责收集和初步整理后,于次年第一季度内移交综合档案室归档;由业务部门形成的有保存价值的文件材料,也应在次年第一季度内由部门兼职档案资料员整理后向综合档案室移交归档,并按规定和要求填写移交清单。
(二)公司重大会议和活动(重要纪念庆典活动)形成的文件材料,应在会议或活动结束一周内,由会议或活动主办单位的兼职档案员整理后向综合档案室移交。
(三)参加技术性会议、考察或培训带回的重要文件材料(行业规范、标准等),应在活动结束后一周内移交给综合档案室。
(四)声像、实物档案的归档工作应根据声像、实物档案本身的保存价值,由主办部门拟写说明(时间、地点、人物、内容、摄影者或授荣单位等),在形成一个月内移交给综合档案室。
(五)设备档案。
购进办公和交通设备的文件材料以及安装调试记录在安装验收交付使用后的一个月内向综合档案室移交归档。
(六)基建档案。
基建工程在立项时,要指定专人负责做好项目文件材料的收集、积累和保管工作;工程档案应在项目工程竣工验收后三个月内,由施工承包单位向生产使用单位的综合档案室移交竣工档案资料;产品、科研、技改项目的文件材料在项目试制鉴定验收后二个月内由主管部门向综合档案室移交归档。
(七)专项档案如法律业务档案、案件档案(纪检监察类)、审计文件资料一般由主办部门负责收集整理,结案后于次年三月底前移交综合档案室。
(八)会计档案由财务部门按照归档要求负责整理、立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
(九)已故人员档案由原保管部门整理立卷并存放一年后移交给综合档案室保管。
(十)公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件资料;公司产权变动过程中形成的文件材料;临时机构形成的文件材料;变更、修改、补充工作中形成的文件材料等应随时移交给综合档案室归档或处置。
第十三条档案管理工作要纳入建设、经营、行政等各项工作计划和管理程序,纳入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十四条档案归档要求
(一)公司各部门在工作中办理完毕的、具有保存价值的文件材料,都必须按有关规定移交公司所属档案部门归档。
(二)归档文件材料必须是原件。
各类文件材料一般归档一式一份,以公司名义发出的红头文件应一式两份,一份用于存档,一份用于文件汇编。
(三)凡移交归档的文件材料,应符合完整、准确、系统的要求;符合形成规律,能确切地反映真实内容和历史;归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水笔及复写纸等不耐久材料起草和批改归档文件材料。
第四章档案管理
第十五条建管公司档案分类方案、归档范围和归档要求详见附件。
第十六条档案保管
(一)档案材料存放应使用符合要求的专用档案柜,并放置在档案库房或指定的可封闭的安全办公场所。
(二)档案材料进库或调出必须严格办理登记手续。
(三)档案库房门窗必须坚固,要有防盗设施,每天下班前应对库房电器和门窗的关闭及安全情况进行检查。
(四)档案库房门窗、箱柜锁匙由专人保管,非档案人员未经许可和登记不得随意进入库房。
(五)库房内要保持整齐、整洁、通风、定期打扫,在档案柜中放置防虫防霉药品,做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防温、防虫、防有害气体等“八防”措施。
(六)库房温度控制在14-24℃,相对温度控制在45-60%,库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、腐蚀和污染性物品,要有安全防火措施(备有灭火器材),并定期检查更换。
(七)每半年对档案材料的数量、质量和保管情况进行一次全面检查,发现问题及时报告和处理。
(八)档管工作人员调动工作时,必须将所负责的工作交接清楚后,才能离任。
第十七条档案统计
(一)按照广州市档案局《广州市档案统计综合年报制度》要求,准确编制档案统计年报和基本工作情况,按规定及时报送上级档案业务部门。
(二)综合档案室设立档案分类目录、案卷目录、销毁清册以及年度综合管理统计工具,及时做好档案保管状况的统计。
(三)做好档案接收和销毁登记工作。
(四)每年12月底统计一次年度库存综合档案情况,包括档案总数量、各门类档案数量、库存及设备情况、档案人员变更情况以及档案利用情况。
(五)每年12月底统计一次本年度档案的归档情况,包括归档率、完整率的统计。
(六)对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。
库藏档案因移交、过期销毁等注销时,要注明原因,并保存移交、销毁依据。
第十八条档案利用和保密
(一)档案管理部门要以档案信息资源的开发、利用为目的,结合公司业务需求,积极开展专题目录、参考资料等多层次档案信息编研工作,提供及时、有效的档案利用服务。
(二)所有利用、借阅、查阅档案的人员必须到综合管理部填写《档案资料借阅登记表》,方可进行相关利用、查阅、借阅工作。
(三)查阅档案必须经公司综合管理部批准,其中查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经公司分管或主管领导批准。
(四)借阅者对所借阅的档案负安全、保密之责,不得自行转借,严禁遗失、污损、涂改、抽取、拆散等损坏档案的行为。
借阅者调动工作、离职、退休时应及时清理退还所借档案。
(五)对密级档案资料的管理和使用,按国家和公司保密工作相关规定执行。
(六)外单位查阅档案一律凭单位介绍信和本人身份证,经公司综合管理部负责人批准后方可查阅。
(七)档案的保密程度具有时效性,应随时间的变迁及时调整解密,以扩大档案的利用范围。
第五章档案的鉴定和销毁
第十九条档案鉴定和销毁
(一)按照档案保管期限表的规定,将本公司各类档案分为永久(为70年)、定期(30年、10年)、长期(为50年)、短期(为15年)。
其中文书档案、会计档案分为永久、定期两种:
文书档案定期分为30年、10年;会计档案定期分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
工程档案保管期限分为永久、长期(指工程档案的保管期限等于该工程的使用寿命)、短期(是指工程档案保存20年以下)。
档案保管期限的计算,基建档案应从归档以后(如一个项目分批归档,则从最后一批归档后)的下一年1月1日起算;会计档案从会计年度终了后的第一天算起;其它门类的档案则从案卷所属年度算起。
(二)对到期档案的鉴定工作,应在建管公司档案鉴定小组(综合档案室)的领导下,由档案人员和相关专业人员共同进行。
鉴定时必须坚持全面、历史和发展的原则,认真评定档案的价值。
对已超过保管期限的档案,根据其价值,提出存、毁意见。
(三)经鉴定需要销毁的档案,鉴定小组应写出销毁报告,并编制《档案销毁清册》一式两份,报公司领导审查批准和上级业务部门备案后,指定二人以上监销签字,进行安全销毁。
档案销毁报告和销毁清册应交给综合档案室存档一份,未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。
第二十条档案保密
(一)凡借阅综合档案室密级档案的人员必须严格执行《保密法》、《档案法》,严守国家秘密。
(二)划入密级的档案,档案封面上加盖密级章。
密级档案只能在综合档案室阅,未经许可不得私自摘录和复制,违者视情节轻重,按《保密法》和《档案法》的有关规定追究责任。
(三)对外提供资料发表文章等不得系统地提供或引用本公司密级档案材料。
第六章附则
第二十一条对违反档案管理规定的,视情节轻重,按照档案管理的法律法规等有关规定进行处理与追究责任;对作出突出成绩及贡献的集体和个人依照规定予以表彰。
第二十二条本制度由建管公司综合管理部负责解释、修改和补充。
第二十三条本制度自发布之日起执行。
附件:
1、档案综合管理分类方案
2、文书档案立卷归档管理办法
3、基建档案立卷归档管理办法
4、设备档案立卷归档管理办法
5、会计档案立卷归档管理办法
6、人员档案立卷归档管理办法
7、声像档案立卷归档管理办法
8、实物档案立卷归档管理办法
9、档案利用管理制度
10、档案库房管理制度
11、档案保密管理制度
附件1:
广州****建设管理有限公司
档案综合管理分类方案
1、分类原则
1.1遵照档案自然形成的规律和保持档案材料之间的有机联系。
1.2依据建管公司的实际,结合档案的内容和载体形态特点进行分类,以英文字母作类别代码。
1.3本方案适用于建管公司综合档案进行分类、组卷、整理和排架管理。
2、类别设置
公司形成的档案共分为七大类:
序号
代字
档案类别
序号
代字
档案类别
1
A
文书档案
5
F
已故人员档案
2
B
基建档案
6
G
声像档案
3
C
设备档案
7
H
实物档案
4
D
会计档案
备注
3、各类档案分类方案
A文书档案
B基建档案
C设备档案
C1办公设备(伍万元以上)
C2交通设备
D会计档案
D1财务报表
D2帐簿
D3凭证
D4工资册
D5其它
F已故人员档案
G声像档案
G1照片档案
G1.1底片
G1.2照片
G2录音档案
G3光盘
H实物档案
4、档案分类编号方法
4.1文书档案—A
文书档案的整理分类采用“年度——保管期限”的方法,依据档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》,归档文件以“件”为整理单位,每份文件为一件,在文件首页居中位置加盖归档章并填写年度、保管期限,其中保管期限代号:
1.永久;2.定期(30年、10年)。
(全宗号)
(年度)
(件号)
(机构或问题)
(保管期限)
(页数)
归档章式样
4.2基建档案—B
按基建项目编案卷顺序号,一级属类设:
1、工程项目类;2、房屋产权类。
一级属类下可根据实际需要设二级属类,作为每一个单项工程的项目序号。
其档案号结构模式是:
大类代号+分类号+案卷顺序号,例如:
B1.1-1
案卷顺序号(第1卷)
二级类目号(第1个项目)
一级类目号(工程项目)
大类类目号(基建档案)
目录号结构模式为大类代号+目录本顺序号:
B-1
4.3设备档案—C
按设备型号种类分一级属类,再按型号编案卷顺序号。
C1-1
案卷顺序号(第1卷)
一级类目号(办公设备)
大类类目号(设备档案)
目录号结构模式为大类代号+目录本顺序号:
C-1
4.4会计档案—D
按属类(财务报告、帐薄、凭证、工资表、其它)分开,然后在每一个属类编案卷顺序号,每一个属类若干年(固定)编一个流水号。
D1-1
案卷顺序号(第1卷)
一级类目号(报表)
大类类目号(会计档案)
目录号结构模式为大类代号+分类号+目录本顺序号:
D1-1
4.5已故人员档案—F
按时间先后顺序编流水号一人一卷或数卷编列。
F-1
案卷顺序号(第1卷)
大类类目号(已故人员档案)
目录号结构模式为大类代号+目录本顺序号:
F-1
4.6声像档案—G
按不同形式分类,一级属类:
1
声像档案
1.1
底片
1.2
照片
2
录音档案
3
光盘
(1)底片。
按形成先后顺序编案卷顺序号(流水号)
G1.1—1
(1)
底片顺序号(第1张)
案卷顺序号(第1册)
二级类目号(底片)
一级类目号(照片档案)
大类类目号(声像档案)
(2)照片
G1.2.2008—1
(1)
照片顺序号(第1张)
案卷顺序号(第1册)
四级类目号(形成年度)
二级类目号(照片)
一级类目号(照片档案)
大类类目号(声像档案)
(3)录音档案
G2.-1
案卷顺序号(第1盒录音带)
一级类目号(录音档案)
大类类目号(声像档案)
4.7实物档案—H
按类别和时间顺序编流水号。
档案号结构模式为大类代号+分类号+案卷顺序号(件号)。
H1-1
案卷顺序号(第1件)
一级类目号(奖状)
大类类目号(实物档案)
目录号:
H-1
附件2:
文书档案立卷归档管理办法
1.归档要求
1.1归档的文件材料,应根据规定分类整理,便于保管和利用;文件应按一定次序排列好、编号、编制归档文件目录、入盒、注明保管期限。
文件材料统一折叠取齐,左侧装订。
1.2文件制成和书写材料符合规定。
文件草拟必须用原稿纸或双行纸起草和修改,审批文件原稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水笔或档案专用圆珠笔,不得使用铅笔、一般圆珠笔、纯蓝墨水笔或红墨水笔。
1.3用复写纸打印或抄写的文件材料不能归档。
1.4归档的会议纪录,需使用规定用纸,并且必须用黑墨水笔或蓝黑墨水笔书写。
会议纪录必须具备时间、地点、内容、出席人员、列席人员、缺席人员(含原因)、主持人和记录人等内容。
1.5归档的文书材料必须齐全、完整。
归档的文件正本与原稿、正件与附件,请示与批复(或来函与复函)要同时归档,凡有原件的文件,不得以复印件归档。
2.归档范围及归档时间
2.1以建管公司职能部门名义发出或制订的文件、资料。
包括决议、决定、通知、通报、报告、计划、总结、请示、函件、会议记录、纪要、统计表、名册、照片、录音、电话记录和建管公司领导在各种会议上的讲话材料等,应于发出同时送综合档案室归档(连同文电底稿)。
2.2上级及主管部门下发的文件,以及各部门在工作中产生的反映本部门工作职能的文件材料,包括有关方针政策性和需要贯彻执行的决议、决定、指示、命令、规定、批转、通报、通知,在翌年三月底前送综合档案室归档。
2.3以建管公司名义发出或制度、签定的合同类文件,应于办理完毕10日内由建管公司主办部门负责将正、副本(连同审批材料复印件)送综合档案室归档。
2.4建管公司董事会会议纪录,会议结束后送综合档案室归档。
3.归档份数
3.1凡送综合档案室归档的文件材料,原稿和打印件均需归档。
3.2会议文件材料一份。
3.3以建管公司名义制发或签定的合同类文件资料,统一送综合档案室一份(有正副本之分的,正、副本各一份),连同审批材料一起归档。
3.4其它来住文件一份。
4.整理方法
4.1归档文件以件为保管单位,按事由结合时间、重要程度等排列,即将同一
问题的文件材料进行相邻排列。
会议文件、会议纪录、会议纪要、统计报表、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的成套性文件分别集中排列。
4.2归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复与请示合为一件时,批复件在前,请示件在后。
装订时使用符合规范、指定的装订材料(包括不锈钢钉、棉线等)。
不锈钢钉的装钉方法是左侧上下各一钉;棉线装钉方法是三孔一线。
装钉时,不得压字迹。
4.3归档文件应依分类方法和排列顺序逐件编号,在文件首页居中位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置年度、保管期限、页数及件号等项目。
4.4归档文件应按件号逐件填写“归档文件目录”。
填写项目包括:
机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等,需要时还可增加其它项目;归档文件目录采用A4型规格竖式打印;归档文件目录应由目录夹、归档文件整理说明及归档文件目录组成,并装订成册。
4.5归档文件整理说明的内容包括:
立档单位全称、成立时间、机构设置及建管公司主要领导人情况、主要工作概况,文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量及需要说明的问题等)。
5.文书档案保管期限
建管公司文书档案归档范围及保管期限表
序号
归档范围
保管期限
一
本公司设立、变更、解散过程文件材料
1
本公司筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本公司的相关文件材料
永久
2
本公司设立登记的相关证照、证照变更登记文件材料
永久
3
本公司章程送审稿、批准稿及正式文本
永久
4
公司合并、分立、改制、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料
永久
二
本公司董事会构成及变更等方面的文件材料
1
本公司董事会构成及变更文件材料,发起人协议
永久
2
董事会会议形成的文件材料
(1)
会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单
永久
(2)
讨论未通过的文件材料
10年
3
董事履职和维护权益过程形成的文件材料
(1)
重要的
永久
(2)
一般的
30年
三
本公司资本登记、资本变动、融资文件材料
1
国有资产管理部门对本公司国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料
永久
2
其他非国有组织或机构资本对本公司投资、投入核算登记、确认文件材料
永久
3
本公司增资扩股、股权变更等文件材料
(1)
增资扩股文件材料
永久
(2)
股权转让文件材料
永久
(3)
债权融资文件材料
永久
4
本公司融资工作中形成的其他文件材料
(1)
重要事项
永久
(2)
一般事项
30年
四
本公司资产管理文件材料
1
资产权属证明文件材料
(1)
本公司特许经营权证文件材料,本公司资质认证、商誉评估、信用评级等文件材料
永久
(2)
本公司其他固定资产和无形资产权属文件材料
永久
2
本公司其他债权、债务登记文件材料
(1)
重要的
永久
(2)
一般的
30年
五
本公司领导班子办公会、经营班子会、经营例会会议文件材料、会议记录
永久
六
本公司召开的工作会议、专题会议、联合会议的文件材料
1
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像
(1)
重要的
永久
(2)
一般的
30年
2
代表发言、经验交流文件材料、简报
10年
七
本公司承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议的文件材料
1
请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活动安排、议程、名单、主报告、辅助报告,领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计、简报、新闻报道
永久
2
代表发言、经验交流
30年
3
委员会、分会会议和学术会议的讨论记录,会议代表登记表、接待安排
30年
八
有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本公司工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料
1
重要的
永久
2
一般的
30年
九
本公司向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示
1
重要事项
永久
2
一般事项、无批复重要事项
30年
3
无批复的一般事项
10年
十
本公司收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料
1
涉及本公司经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料
永久
2
与本公司经营管理等工作有关的一般性文件材料
10年
十一
本公司与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料
1
本公司非资本经营业务中与银行、保险、基金管理等金融机构业务往来的文件材料
(1)
重要事项
永久
(2)
一般事项
30年
2
本公司非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料
(1)
重要事项
永久
(2)
一般事项
30年
3
本公司与其他单位或个人发生业务关系形成的文件材料
永久
4
本公司对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料
(1)
重要的
30年
(2)
一般的
10年
6
本公司对外发布的公告、公示等文件材料
(1)
重要事项
永久
(2)
一般事项
30年
十二
本公司经营决策、建设项目管理、企业管理、资本经营、财务、物资管理、服务业务、统计等管理工作文件材料
1
经营计划、决策文件材料
(1)
本公司中长期规划、纲要,重要的经营决策文件材料
永久
(2)
本公司年度计划、任务目标、总结、统计文件材料
永久
(3)
本公司半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料
10年
(4)
本公司、所属和控股公司的经营目标责任书、业绩考核评价文件材料
30年
2
建设项目工作文件材料
(1)
建设项目工作规划、计划、总结等文件材料
永久
(2)
建设项目工作制度
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- 综合 档案 管理制度